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泛普OA辦公系統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案資料的接收征集、整理、編目、保管、鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、利用管理等工作。

檔案管理大體上分為文檔、科檔、會(huì)檔三大部分，其管理大體上也是按文檔、科檔、會(huì)檔劃分管理到人的。文檔在從收發(fā)文至檔案的轉(zhuǎn)化過程中，有的單位由單位總文書立卷（立件）、有的單位由各處室文書立卷（立件）、有的由檔案室統(tǒng)一立卷（立件），其立卷（立件）原則、業(yè)務(wù)流程各不相同。

泛普檔案系統(tǒng)主要包括：

文書檔案：

文檔管理的工作中，首先是檔案資料的收集、整理、立卷（立件），文檔的立卷（立件）是以年為單位，在一年終結(jié)時(shí)，收集一年的文件，包括單位發(fā)文、收文、各部門收發(fā)文，上年遺漏文件或上年無批復(fù)的請(qǐng)示文件等，根據(jù)各文件的內(nèi)容確定其去向：歸檔、保存、清退、銷毀。對(duì)歸檔的文件給定文件的保管期限和分類號(hào)。然后按部門或分類組卷。

就立卷（立件）部門而言目前有以下三種方式：

1. 部門文書組卷，檔案部門集中編目
2. 總文書立卷（立件），交檔案部門保管
3. 檔案部門統(tǒng)一立卷（立件）

主要功能包括：

1. 數(shù)據(jù)的輸入與編輯功能

   檔案數(shù)據(jù)的錄入有多種渠道，系統(tǒng)應(yīng)提供滿足各種渠道的數(shù)據(jù)錄入。

   • 對(duì)檔案部門已經(jīng)組卷但尚未錄入計(jì)算機(jī)的可以逐條手工錄入，全文數(shù)據(jù)可以直接啟動(dòng)用掃描儀掃描，也可以將預(yù)先掃描的文件或其他方式產(chǎn)生的文件直接引入。 ?
   • 對(duì)收發(fā)文過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)自動(dòng)立卷后轉(zhuǎn)儲(chǔ)成檔案數(shù)據(jù)。對(duì)全文信息可以用圖形的方式存儲(chǔ)，也可以轉(zhuǎn)換成純文本后存儲(chǔ)。 ?
   • 系統(tǒng)支持錄音錄象的多媒體存儲(chǔ)，多媒體存儲(chǔ)的檔案資料可以在工作站上播放。對(duì)聲音、圖象多媒體數(shù)據(jù)不提供編輯功能。
2. 移交管理功能

   系統(tǒng)提供公文信息的接收功能，公文在辦理完畢并終結(jié)后，移交到公文檔案的接收系統(tǒng)中進(jìn)行整理。

3. 自動(dòng)立卷（立件）的功能

   對(duì)文檔而言，應(yīng)具有自動(dòng)立卷或輔助立卷的功能。自動(dòng)立卷前，應(yīng)對(duì)本年度的公文進(jìn)行合法性檢查，對(duì)不滿足立卷要求的公文提醒用戶修改或作不歸檔處理。詳見公文管理。

4. 打印的功能

   打印出檔案部門所需的各種規(guī)格的報(bào)表，其規(guī)格參見相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。其中有案卷外封面、案卷內(nèi)封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、總目錄、分類目錄、著錄卡片、專題目錄、全引目錄、移交、銷毀、接收清冊(cè)等等。其標(biāo)準(zhǔn)有的是國標(biāo)，有的是行標(biāo)、有的是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

5. 借閱管理

   包括借（查）閱登記、借（查）閱情況統(tǒng)計(jì)、催還通知。

6. 統(tǒng)計(jì)的功能

   可以按時(shí)間、類別、保管期限統(tǒng)計(jì)。要求統(tǒng)計(jì)口徑相對(duì)靈活、多樣。提供常用的統(tǒng)計(jì)口徑，用戶也可以根據(jù)需要指定自己的統(tǒng)計(jì)口徑。

7. 查詢的功能

   檔案保存的目的是提供查詢，因此要求有較靈活的查詢，可以提供多途徑的查詢，可以作全文搜索和只做指定范圍的搜索，對(duì)不在館內(nèi)的檔案提供去向和下次進(jìn)館的時(shí)間。如移交出館(室)提供移交的時(shí)間和接收方名稱；對(duì)已外借的檔案提供借出的時(shí)間和應(yīng)歸還的時(shí)間；對(duì)已銷毀的檔案提供銷毀的時(shí)間等等。

   查詢時(shí)可以用瀏覽的方式顯示，只顯示概要信息，也可以顯示一個(gè)文檔的詳細(xì)信息。預(yù)先提供常用的檢索途徑，對(duì)不同的檔案有不同的檢索途徑，如文檔可以預(yù)置主題詞、文號(hào)、標(biāo)題、成文日期的范圍等檢索途徑。同時(shí)提供按任意條件組合的檢索。

   檢索后可以即時(shí)打印出調(diào)卷單，同時(shí)向檔案部門提交調(diào)卷申請(qǐng)。對(duì)已外借的檔案也可以向檔案部門提出調(diào)卷申請(qǐng)，檔案部門收到調(diào)卷申請(qǐng)后，在該卷(件)檔案歸還時(shí)，向申請(qǐng)人發(fā)出受理答復(fù)，通知調(diào)卷人借閱檔案。

   對(duì)檢索后直接閱讀文件內(nèi)容的檢索，系統(tǒng)自動(dòng)記錄對(duì)文件的使用次數(shù)、檢索人的有關(guān)信息，以便于統(tǒng)計(jì)。

   系統(tǒng)提供遠(yuǎn)程的查詢功能。