會議的成本

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日本太陽公司有一個很有名的會議成本公式：

會議成本＝每小時平均工資的3倍X2X開會人數(shù)X會議時間（小時）。

平均工資乘以3，是因為勞動產(chǎn)值是平均工資的3倍，乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性的工作。因此，參加會議的人越多，成本越高，有了成本分析。如果開會的效率再不高，會議上經(jīng)常扯閑話，對管理資源的浪費就更無法計算。

提起開會，大家都很無奈。不開會，工作卡殼推不動，凡事都開會，則又特別占用時間。尤其是對于那些弱相關(guān)或不相關(guān)部門，被要求參加會議基本上就是在扼殺時間，部門領(lǐng)導(dǎo)、骨干人員把大量的時間用于開會，按職責(zé)做好本職工作的時間就非常有限了。在一些管理不規(guī)范的企業(yè)，開會時間甚至可以占用管理者的1/3的時間，按太陽公司的計算公式推算，這是多么大的浪費？！

相對于增加成本，更為嚴(yán)重的是，開會事必會在某種程度破壞既有的規(guī)則，破壞規(guī)則對于組織管理害莫大焉，一是為一件事破壞規(guī)則，制度的嚴(yán)肅性便不復(fù)存在，便凡事都可找到理由破壞規(guī)則，企業(yè)管理便沒有規(guī)則可言，工作亦無秩序可循，亂象由此而生。二是開會容易讓事事靠會議解決習(xí)慣，流程、職責(zé)、制度便產(chǎn)生松弛。于是乎制度規(guī)定對自己有用的便堅持，不利于自己的便尋找借口逃脫制度約束懲罰，制度不是為規(guī)范高效管理保駕護航，反而成了一部分人投機取巧、逃脫懲罰的工具。三是組織活動依賴于會議而不按流程和制度辦事，則企業(yè)中行事規(guī)則便往往變成比職位大小，比嘴巴大小。這樣形成一個非常壞的風(fēng)氣，首先是置領(lǐng)導(dǎo)于尷尬境地，不發(fā)言，事情沒進(jìn)展，一說話，操辦者便逃脫責(zé)任（好了也是你領(lǐng)導(dǎo)的，辦壞了也你領(lǐng)導(dǎo)決定的），其次也使職能部門養(yǎng)成惰性，平時不把工作做扎實，不做細(xì)致調(diào)研分析，事事靠領(lǐng)導(dǎo)作指示，感覺是尊敬領(lǐng)導(dǎo)，實則是推卸責(zé)任（領(lǐng)導(dǎo)是人不是神，也不能事事拍對吧）！四是會議太多，組織的驅(qū)動便不再由職責(zé)、流程制度驅(qū)動，而變成單純靠會議、靠人靠驅(qū)動，人走事停，人忘政息。領(lǐng)導(dǎo)不在，不但工作態(tài)度會不一樣，甚至許多緊急工作也無法進(jìn)行，造成企業(yè)貽誤戰(zhàn)機，這對處于完全競爭市場的企業(yè)，其后果何其可怕？！

有鑒于會議如此多的弊端，我們在會議管理上確實要提高效率，能不開就不開，能兩分鐘說完的事決不超過兩分半鐘，能縮小范圍的盡量縮小范圍。若說溝通，一封郵件，一條短消息，即時溝通工具，都完全可以達(dá)成目的。

在筆者的咨詢客戶中，有一些管理者非常在意開會的效率，為了控制會議時間，有些公司甚至在會議室不設(shè)桌椅，站著開會，還有的會議，限制發(fā)言者的時間（不允許浪費別人的時間），規(guī)定觀點必須在2分鐘表達(dá)清楚，如果規(guī)定時間觀點不能表述清楚，則可能被轟下臺。

筆者在最近的咨詢活動中，曾與十多位管理者就他們參加會議的時間進(jìn)行調(diào)研，被訪者不少人承認(rèn)至少三分之一的工作時間用于應(yīng)付各種會議。我想如果建設(shè)能有規(guī)范的職責(zé)和流程，普遍建立效率意識和規(guī)則意識，他們可以節(jié)省多少成本？如果能以職責(zé)和流程驅(qū)動而非會議驅(qū)動，把開會的時間用于工作，他們的產(chǎn)出和質(zhì)量將會是多么大的提高。當(dāng)然，真正規(guī)范了，即使不長工資，絕大多數(shù)干部職工可以不用疲于奔命的加班加點，能規(guī)范的做事，高效地做事，規(guī)律的生活，我想這是我們大多數(shù)職業(yè)人的職業(yè)追求吧。