項(xiàng)目溝通管理中的問與答

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  前言： 作為項(xiàng)目管理辦公室的工作人員和項(xiàng)目管理的咨詢?nèi)藛T, 我們常常聽到來自項(xiàng)目經(jīng)理的有關(guān)項(xiàng)目溝通方面的很具體的問題, 在最近對(duì)北京一家公司項(xiàng)目工作人員的一個(gè)調(diào)查中,我們?cè)谑占降娜畮讉€(gè)問題(項(xiàng)目溝通方面)中挑選了最具有代表性的九個(gè)問題, 運(yùn)用我們?cè)陧?xiàng)目管理中的學(xué)習(xí)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)上述九個(gè)問題進(jìn)行了解答. 我們沒有把這九個(gè)問題進(jìn)行綜合論述, 而是采取了最簡單的問與答的形式, 主要是為了讓文章更加直觀, 一是為了使讀者身歷其境, 希望我們的建議對(duì)于有同樣疑問的項(xiàng)目管理工作人員有一點(diǎn)幫助, 第二也是希望在和讀者交流的過程中充分聽取讀者的意見和反饋, 以達(dá)到拋磚引玉的目的.以這樣的形式寫文章對(duì)于我們來說還是第一次,不足之處還望大家多予指正.

    1) 針對(duì)超出我能力范圍的項(xiàng)目，我將如何與我的上司進(jìn)行交流？

    建議：

    a） 說明我的困難之處
    b) 分析項(xiàng)目需求和項(xiàng)目面臨的狀況。我是否能夠完成此項(xiàng)目？我有哪些不足之處？我的不足是否會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目走向失??？
    c) 針對(duì)這些挑戰(zhàn)，我應(yīng)該如何制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃？

    分析：在管理一個(gè)超出能力范圍的項(xiàng)目前，首先需要對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：
    從技術(shù)上來看，
    1.　此項(xiàng)目是否是公司的確認(rèn)項(xiàng)目－－必須完成，不可更改
    2.　是否確認(rèn)需要我來負(fù)責(zé)此項(xiàng)目－－公司沒有其他更加合適的人員來負(fù)責(zé)此項(xiàng)目
    3.　仔細(xì)分析項(xiàng)目需求及目前自己的能力水平－－看自己和項(xiàng)目還有哪些差距，這些差距是否可以彌補(bǔ)
    4.　確認(rèn)自己超出能力范圍時(shí)，是否可以通過增加所缺能力的人員來為項(xiàng)目增加此項(xiàng)能力
    5.　要求公司請(qǐng)專家進(jìn)行指導(dǎo)
    6.　對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行深入分析，將超出能力范圍的部分進(jìn)行外包
    從計(jì)劃上來看，
    1.　對(duì)項(xiàng)目編制一個(gè)系統(tǒng)的計(jì)劃，并對(duì)此計(jì)劃進(jìn)行評(píng)估
    2.　針對(duì)項(xiàng)目的難點(diǎn)問題，舉行項(xiàng)目會(huì)議進(jìn)行深入的討論，評(píng)估難度系數(shù)
    3.　針對(duì)技術(shù)難點(diǎn)，分析技術(shù)難點(diǎn)，制定一個(gè)技術(shù)培訓(xùn)計(jì)劃
    4.　制定一個(gè)完整的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，并要求全體項(xiàng)目成員進(jìn)行評(píng)估

    2) 我制定的團(tuán)隊(duì)交流計(jì)劃需要詳細(xì)到何種程度？（我需要和我的團(tuán)隊(duì)成員針對(duì)我的計(jì)劃交流到何種程度）

    建議：你不需要對(duì)核心成員外的所有團(tuán)隊(duì)成員來解釋你的每一條款。通常你只需要向你的團(tuán)隊(duì)成員解釋以下幾點(diǎn)：
    a) 我們需要的交付成果是什么？
    b) 我們的項(xiàng)目如何完成公司的總體構(gòu)想？
    c) 項(xiàng)目當(dāng)前階段，我們團(tuán)隊(duì)成員的應(yīng)交付成果是什么？

    分析：一個(gè)項(xiàng)目的失敗，不是這個(gè)項(xiàng)目沒有計(jì)劃，而是項(xiàng)目的計(jì)劃沒有得到很好的實(shí)施。一個(gè)項(xiàng)目交流計(jì)劃要得到很好的貫徹，需要有以下的條件：
    1. 將制定的工作計(jì)劃在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議中進(jìn)行討論，有兩個(gè)好處：1、可以確定項(xiàng)目計(jì)劃的可行性，2、可以使每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員切實(shí)理解項(xiàng)目計(jì)劃，以便更好的實(shí)施
    2. 將項(xiàng)目計(jì)劃和個(gè)人結(jié)合，確保每個(gè)人都知道他在這個(gè)項(xiàng)目中所處的位置，讓每個(gè)人都知道其工作的重要性，提高大家的積極性
    3. 將我們?cè)谶@些計(jì)劃中需要哪些工作成果，每個(gè)工作成果都要達(dá)到什么要求，在可能的情況下盡量作出模板
    4. 向團(tuán)隊(duì)成員解釋時(shí)，需要讓每個(gè)人聽清楚并讓他們明白工作的期限和可交付物
    5. 讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員說明各自對(duì)自己需要完成的任務(wù)以及完成任務(wù)的期限的理解，

    3) 如何讓我的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員明白項(xiàng)目文檔過程的重要性？

    建議：

    a）解釋我認(rèn)為項(xiàng)目文檔重要性的原因，和項(xiàng)目成員不作項(xiàng)目文檔對(duì)項(xiàng)目可能造成的危害。
    b）告訴團(tuán)隊(duì)成員整個(gè)團(tuán)隊(duì)將工作在一個(gè)個(gè)性化文檔最小化的團(tuán)隊(duì)中，確保項(xiàng)目文檔不會(huì)太混亂
    c）確信團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)在需要的時(shí)候才使用文檔。

    分析：讓團(tuán)隊(duì)成員養(yǎng)成做項(xiàng)目文檔的習(xí)慣。一定時(shí)候就可以讓他們體會(huì)到編寫項(xiàng)目文檔的好處
    一個(gè)完善的項(xiàng)目文檔可以：
    1. 在完成的過程中，可以盡早