時(shí)間，如何左右企業(yè)信息化項(xiàng)目計(jì)劃？

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時(shí)間，一個(gè)看起來不怎么起眼的家伙，我們?cè)谧鲂畔⒒?xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候往往會(huì)忽視它。但是，在項(xiàng)目后續(xù)的實(shí)施過程中，我們企業(yè)往往需要為此買單。就是因?yàn)樵谛畔⒒?xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，沒有考慮到時(shí)間對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)程的影響，從而人為增加了信息化項(xiàng)目推動(dòng)的困難。
　　在信息化項(xiàng)目計(jì)劃中，為什么時(shí)間因素這么重要？到底需要注意哪些時(shí)間的影響？請(qǐng)聽筆者慢慢道來。
　　一、 跨年度實(shí)施信息化項(xiàng)目是一個(gè)大忌
　　在年末實(shí)施信息化項(xiàng)目，特別是跨年實(shí)施。也是一個(gè)比較忌諱的時(shí)間。一方面，年假一般比較長(zhǎng)，從十天到半個(gè)月不等。在這段時(shí)間中，員工很可能把前期的項(xiàng)目培訓(xùn)內(nèi)容忘個(gè)一干二凈。因?yàn)闆]有實(shí)際操作，而光憑培訓(xùn)所取得的知識(shí)，很容易忘掉。另一方面，在年底的話，大家捫心自問，有多少員工會(huì)堅(jiān)持到最后。企業(yè)員工要么會(huì)提高請(qǐng)假回老家，要么會(huì)在那邊算日子還有幾天放假。在這種人員結(jié)構(gòu)不爭(zhēng)氣、人心渙散的情況下，實(shí)施信息化項(xiàng)目，其效果能夠好到哪里去呢？
　　所以，筆者在信息化項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，一般都不跨越年度。
　　若信息化項(xiàng)目在年底不能夠?qū)嵤┩瓿傻脑?，則考慮看看是否能夠在年初開始?；蛘吣軌虬堰M(jìn)度趕一下，在年底之前把項(xiàng)目完成。總之一句話，不要讓信息化項(xiàng)目在企業(yè)中過年即可。
　　如筆者以前在企業(yè)中負(fù)責(zé)一個(gè)OA項(xiàng)目的時(shí)候，就差一點(diǎn)讓這個(gè)辦公自動(dòng)化項(xiàng)目在企業(yè)中過年了。那時(shí)候，本來計(jì)劃的好好的，可以在年底之前把OA項(xiàng)目上上去。但是，因?yàn)樵谥型?a href=http://52tianma.cn/gongsi/xt/ target=_blank class=infotextkey>企業(yè)管理層出了點(diǎn)事情，所以，不得不把OA項(xiàng)目順延了一個(gè)月。如此的話，在年底之前若把OA上上去的話，時(shí)間就比較緊張，因?yàn)槲覀児镜?a href=http://52tianma.cn/oa/ target=_blank class=infotextkey>OA系統(tǒng)中還集成了工作流管理的相關(guān)功能，所以項(xiàng)目周期相對(duì)來說比較長(zhǎng)。后來沒有辦法，一方面只要利用周末休息的時(shí)間加班加點(diǎn)，另一方面，調(diào)整工作流的相關(guān)管理功能，現(xiàn)讓其實(shí)現(xiàn)主要流程的管理。如此調(diào)整之后，終于在放年假之前的半個(gè)月把OA系統(tǒng)上上去了，還有半個(gè)月的時(shí)間用來鞏固項(xiàng)目的成果。如此的話，年假過后員工來上班的時(shí)候，對(duì)這個(gè)OA系統(tǒng)還是有比較深刻的記憶，不會(huì)忘得一干二凈。
　　二、 領(lǐng)導(dǎo)換屆過程中實(shí)施信息化項(xiàng)目，不好
　　在戰(zhàn)場(chǎng)上，最忌諱的就是臨陣換將。而在信息化項(xiàng)目的實(shí)施過程中，最忌諱的也就是換領(lǐng)導(dǎo)了。我們知道，很多的信息化項(xiàng)目，都是一些牽涉范圍比較廣的。這些項(xiàng)目的話，基本上都是一把手工程，需要一把手的鼎力支持。但是，若在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，經(jīng)常換領(lǐng)導(dǎo)，特別是企業(yè)一般手或者信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，這對(duì)于項(xiàng)目的影響往往是致命的。
　　如前不久，筆者的一位朋友就為這個(gè)問題在困擾著。筆者朋友是一家大型酒店的信息化負(fù)責(zé)人，他們的CRM項(xiàng)目剛上到一半，很不幸，就換了一個(gè)總經(jīng)理。俗話說，新官上任三把火，新老總一上任之后，就開始著手部署自己的管理方式。由于管理方式的變化，各個(gè)部門為了配合領(lǐng)導(dǎo)，所以，不得不先把CRM項(xiàng)目放在一邊。如此，這個(gè)項(xiàng)目就整整的停頓了半年以上。如要在重新開始的話，則可能很多基礎(chǔ)性的工作，如項(xiàng)目培訓(xùn)、流程梳理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理等工作都需要從頭開始了。
　　可見，若在信息項(xiàng)目的實(shí)施過程中，領(lǐng)導(dǎo)換屆對(duì)項(xiàng)目的影響有多大了。不過在大部分時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)的更換我們這些小羅羅是沒有多大決定權(quán)的。不過，我們?cè)谛畔⒒?xiàng)目規(guī)劃的時(shí)候，可以關(guān)注一下這方面的內(nèi)容。
　　如當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的任期快要到期的時(shí)候，那就不要再費(fèi)心的去爭(zhēng)取什么信息化項(xiàng)目了。有些人比較“狡猾”，希望在領(lǐng)導(dǎo)快離職的時(shí)候，去找領(lǐng)導(dǎo)簽字，以為領(lǐng)導(dǎo)要走了，審核不會(huì)很嚴(yán)格，必要容易簽字。這也確實(shí)是事實(shí)。但是，很多新領(lǐng)導(dǎo)上任后，會(huì)把這些已經(jīng)審核但是還沒有上馬的項(xiàng)目否定掉，以顯示自己的權(quán)威。如此的話，我們前期的準(zhǔn)備工作也就都泡湯了。
　　如在做信息化計(jì)劃的時(shí)候，需要把項(xiàng)目的結(jié)束日期最好定義在領(lǐng)導(dǎo)離任之前，而不要跨越領(lǐng)導(dǎo)的任期。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)換人畢竟不是下面的一個(gè)小羅羅換人，對(duì)于企業(yè)的影響是非常深遠(yuǎn)的；而且，領(lǐng)導(dǎo)的過渡期也往往需要幾個(gè)月時(shí)間。這往往會(huì)影響信息化項(xiàng)目的實(shí)施。所以，在作信息化項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，需要避免這種情況。
　　如在領(lǐng)導(dǎo)突然離職時(shí)，則最好調(diào)整信息化項(xiàng)目的計(jì)劃，趕在其離職之前把項(xiàng)目上上去。一般來說，企業(yè)老總的離職業(yè)至少需要提前三個(gè)月告知。所以，當(dāng)我們知道領(lǐng)導(dǎo)的離職意向時(shí)，就需要調(diào)整我們信息化項(xiàng)目的計(jì)劃，爭(zhēng)取在老總離職之前，先把信息化系統(tǒng)上上去，去的一個(gè)階段性的成果。
　　總之，作為企業(yè)的信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，要盡量避免一個(gè)信息化項(xiàng)目夸越兩屆領(lǐng)導(dǎo)。
　　三、 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)旺季開展信息化項(xiàng)目，不順
　　若把企業(yè)的信息化項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)旺季，那會(huì)如何呢？很可能企業(yè)從上到下，就被我們這個(gè)項(xiàng)目搞得個(gè)雞犬不寧。我們都知道，現(xiàn)在很多信息化項(xiàng)目，所牽涉的范圍都比較廣，而在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)旺季，出于成本的考慮，企業(yè)也往往不擴(kuò)員，不然在淡季的時(shí)候如何養(yǎng)這批人呢？所以，在旺季的話，員工的工作一般都會(huì)明顯的變得忙碌起來。在這種情況下，若我們開始實(shí)施信息化項(xiàng)目，那么不是火中加油、忙上添亂嗎？而且，有可能我們還會(huì)成為員工的出氣筒，他們把工作中遇到的一些問題都拿我們項(xiàng)目來出氣。這絕不是危言聳聽。
　　在做信息化項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)旺季的影響，筆者認(rèn)為該注意以下幾個(gè)方面。
　　一是部門旺季與生產(chǎn)旺季的區(qū)別。有時(shí)候，由于部門性質(zhì)的不同，部門的旺季跟企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)旺季有所不同。如財(cái)務(wù)部門除了平時(shí)的旺季之外，在陽(yáng)歷年底年初還會(huì)特別的忙。而對(duì)于其他部門來說，元旦前后則是比較空閑的時(shí)候。所以，在實(shí)施財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)的時(shí)候，就不能放在這個(gè)時(shí)間，雖然此時(shí)其他部門有比較充足的時(shí)間，可以提供比較好的配合。但是，此時(shí)，財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目管理的主角沒有足夠的時(shí)間參與到信息化項(xiàng)目中去，仍然是不行的。所以，在考慮部門化的信息化項(xiàng)目時(shí)，如進(jìn)銷存管理、生產(chǎn)計(jì)劃管理等部門級(jí)別的信息化管理軟件的時(shí)候，要特別注意部門旺季與企業(yè)旺季的不同。最好在制作信息化項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，先聽聽項(xiàng)目主角的建議，了解清楚淡旺季的情況，不要簡(jiǎn)單的認(rèn)為，企業(yè)旺季就是部門的旺季；企業(yè)比較空閑，部門也一定閑。
　　二是在企業(yè)進(jìn)入旺季之前，最好能夠給系統(tǒng)一到三個(gè)月的過渡期。如五金企業(yè)，一般是8月份進(jìn)入旺季。如果五金企業(yè)準(zhǔn)備上ERP項(xiàng)目的話，則最好不要安排在7月底上線。雖然沒有在企業(yè)旺季的時(shí)候推行信息化項(xiàng)目，但是，因?yàn)?月底用戶對(duì)于erp系統(tǒng)可能還不是特別的熟悉，在操作起來的時(shí)候，會(huì)有些失誤；而且ERP系統(tǒng)往往要求在上線的初期執(zhí)行手工作業(yè)與系統(tǒng)作業(yè)并行的策略。如此的話，就會(huì)成倍的增加員工的工作量，這會(huì)使得員工本來工作都已經(jīng)飽和的他們，負(fù)擔(dān)更加的重；企業(yè)由于對(duì)于系統(tǒng)不熟悉造成的疏漏，會(huì)使他們的工作忙上添亂。所以，企業(yè)信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要根據(jù)項(xiàng)目的復(fù)雜程度不同，讓其能夠在企業(yè)進(jìn)入生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)旺季之前，讓企業(yè)員工有足夠的過渡時(shí)間，從而讓系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)平緩的過渡。
　　在信息化項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，除了考慮這些時(shí)間因素之外，還需要考慮額外的一些情形。如某些企業(yè)可能每年都會(huì)去參加廣交會(huì)，則若把CRM項(xiàng)目計(jì)劃放在廣交會(huì)的時(shí)候?qū)嵤┑脑挘@然不合適，需要調(diào)整項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃。如有些企業(yè)，六月份雖然是淡季，但是需要進(jìn)行年中的盤點(diǎn)。若能夠把ERP項(xiàng)目趕在這個(gè)時(shí)間之前上線的話，則年中盤點(diǎn)的數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)可以直接拿來用，這就可以避免后續(xù)再進(jìn)行重復(fù)的盤點(diǎn)了。因?yàn)槲覀冊(cè)贓RP項(xiàng)目上線的時(shí)候，需要精確的庫(kù)存數(shù)據(jù)。而且為了保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，我們也要求在ERP項(xiàng)目的初期，能夠加大庫(kù)存盤點(diǎn)的頻率等等。所以筆者認(rèn)為，信息化項(xiàng)目規(guī)劃中若把時(shí)間因素考慮進(jìn)去，則就是一門比較深的學(xué)問了。若沒有充分的信息化項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，則很少有人能夠全面的考慮這些因素的影響?？荚嚧缶庉嬚?