時間，如何左右企業(yè)信息化項目計劃？

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時間，一個看起來不怎么起眼的家伙，我們在做信息化項目計劃的時候往往會忽視它。但是，在項目后續(xù)的實施過程中，我們企業(yè)往往需要為此買單。就是因為在信息化項目計劃的時候，沒有考慮到時間對于項目進程的影響，從而人為增加了信息化項目推動的困難。
　　在信息化項目計劃中，為什么時間因素這么重要？到底需要注意哪些時間的影響？請聽筆者慢慢道來。
　　一、 跨年度實施信息化項目是一個大忌
　　在年末實施信息化項目，特別是跨年實施。也是一個比較忌諱的時間。一方面，年假一般比較長，從十天到半個月不等。在這段時間中，員工很可能把前期的項目培訓內(nèi)容忘個一干二凈。因為沒有實際操作，而光憑培訓所取得的知識，很容易忘掉。另一方面，在年底的話，大家捫心自問，有多少員工會堅持到最后。企業(yè)員工要么會提高請假回老家，要么會在那邊算日子還有幾天放假。在這種人員結(jié)構不爭氣、人心渙散的情況下，實施信息化項目，其效果能夠好到哪里去呢？
　　所以，筆者在信息化項目計劃的時候，一般都不跨越年度。
　　若信息化項目在年底不能夠?qū)嵤┩瓿傻脑?，則考慮看看是否能夠在年初開始?；蛘吣軌虬堰M度趕一下，在年底之前把項目完成?？傊痪湓?，不要讓信息化項目在企業(yè)中過年即可。
　　如筆者以前在企業(yè)中負責一個OA項目的時候，就差一點讓這個辦公自動化項目在企業(yè)中過年了。那時候，本來計劃的好好的，可以在年底之前把OA項目上上去。但是，因為在中途企業(yè)管理層出了點事情，所以，不得不把OA項目順延了一個月。如此的話，在年底之前若把OA上上去的話，時間就比較緊張，因為我們公司的OA系統(tǒng)中還集成了工作流管理的相關功能，所以項目周期相對來說比較長。后來沒有辦法，一方面只要利用周末休息的時間加班加點，另一方面，調(diào)整工作流的相關管理功能，現(xiàn)讓其實現(xiàn)主要流程的管理。如此調(diào)整之后，終于在放年假之前的半個月把OA系統(tǒng)上上去了，還有半個月的時間用來鞏固項目的成果。如此的話，年假過后員工來上班的時候，對這個OA系統(tǒng)還是有比較深刻的記憶，不會忘得一干二凈。
　　二、 領導換屆過程中實施信息化項目，不好
　　在戰(zhàn)場上，最忌諱的就是臨陣換將。而在信息化項目的實施過程中，最忌諱的也就是換領導了。我們知道，很多的信息化項目，都是一些牽涉范圍比較廣的。這些項目的話，基本上都是一把手工程，需要一把手的鼎力支持。但是，若在項目的實施過程中，經(jīng)常換領導，特別是企業(yè)一般手或者信息化項目負責人，這對于項目的影響往往是致命的。
　　如前不久，筆者的一位朋友就為這個問題在困擾著。筆者朋友是一家大型酒店的信息化負責人，他們的CRM項目剛上到一半，很不幸，就換了一個總經(jīng)理。俗話說，新官上任三把火，新老總一上任之后，就開始著手部署自己的管理方式。由于管理方式的變化，各個部門為了配合領導，所以，不得不先把CRM項目放在一邊。如此，這個項目就整整的停頓了半年以上。如要在重新開始的話，則可能很多基礎性的工作，如項目培訓、流程梳理、基礎數(shù)據(jù)整理等工作都需要從頭開始了。
　　可見，若在信息項目的實施過程中，領導換屆對項目的影響有多大了。不過在大部分時候，領導的更換我們這些小羅羅是沒有多大決定權的。不過，我們在信息化項目規(guī)劃的時候，可以關注一下這方面的內(nèi)容。
　　如當領導的任期快要到期的時候，那就不要再費心的去爭取什么信息化項目了。有些人比較“狡猾”，希望在領導快離職的時候，去找領導簽字，以為領導要走了，審核不會很嚴格，必要容易簽字。這也確實是事實。但是，很多新領導上任后，會把這些已經(jīng)審核但是還沒有上馬的項目否定掉，以顯示自己的權威。如此的話，我們前期的準備工作也就都泡湯了。
　　如在做信息化計劃的時候，需要把項目的結(jié)束日期最好定義在領導離任之前，而不要跨越領導的任期。因為領導換人畢竟不是下面的一個小羅羅換人，對于企業(yè)的影響是非常深遠的；而且，領導的過渡期也往往需要幾個月時間。這往往會影響信息化項目的實施。所以，在作信息化項目計劃的時候，需要避免這種情況。
　　如在領導突然離職時，則最好調(diào)整信息化項目的計劃，趕在其離職之前把項目上上去。一般來說，企業(yè)老總的離職業(yè)至少需要提前三個月告知。所以，當我們知道領導的離職意向時，就需要調(diào)整我們信息化項目的計劃，爭取在老總離職之前，先把信息化系統(tǒng)上上去，去的一個階段性的成果。
　　總之，作為企業(yè)的信息化項目負責人，要盡量避免一個信息化項目夸越兩屆領導。
　　三、 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營旺季開展信息化項目，不順
　　若把企業(yè)的信息化項目實施的時間放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營旺季，那會如何呢？很可能企業(yè)從上到下，就被我們這個項目搞得個雞犬不寧。我們都知道，現(xiàn)在很多信息化項目，所牽涉的范圍都比較廣，而在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營旺季，出于成本的考慮，企業(yè)也往往不擴員，不然在淡季的時候如何養(yǎng)這批人呢？所以，在旺季的話，員工的工作一般都會明顯的變得忙碌起來。在這種情況下，若我們開始實施信息化項目，那么不是火中加油、忙上添亂嗎？而且，有可能我們還會成為員工的出氣筒，他們把工作中遇到的一些問題都拿我們項目來出氣。這絕不是危言聳聽。
　　在做信息化項目計劃的時候，對于企業(yè)生產(chǎn)旺季的影響，筆者認為該注意以下幾個方面。
　　一是部門旺季與生產(chǎn)旺季的區(qū)別。有時候，由于部門性質(zhì)的不同，部門的旺季跟企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營旺季有所不同。如財務部門除了平時的旺季之外，在陽歷年底年初還會特別的忙。而對于其他部門來說，元旦前后則是比較空閑的時候。所以，在實施財務信息化管理系統(tǒng)的時候，就不能放在這個時間，雖然此時其他部門有比較充足的時間，可以提供比較好的配合。但是，此時，財務信息化項目管理的主角沒有足夠的時間參與到信息化項目中去，仍然是不行的。所以，在考慮部門化的信息化項目時，如進銷存管理、生產(chǎn)計劃管理等部門級別的信息化管理軟件的時候，要特別注意部門旺季與企業(yè)旺季的不同。最好在制作信息化項目計劃的時候，先聽聽項目主角的建議，了解清楚淡旺季的情況，不要簡單的認為，企業(yè)旺季就是部門的旺季；企業(yè)比較空閑，部門也一定閑。
　　二是在企業(yè)進入旺季之前，最好能夠給系統(tǒng)一到三個月的過渡期。如五金企業(yè)，一般是8月份進入旺季。如果五金企業(yè)準備上ERP項目的話，則最好不要安排在7月底上線。雖然沒有在企業(yè)旺季的時候推行信息化項目，但是，因為7月底用戶對于erp系統(tǒng)可能還不是特別的熟悉，在操作起來的時候，會有些失誤；而且ERP系統(tǒng)往往要求在上線的初期執(zhí)行手工作業(yè)與系統(tǒng)作業(yè)并行的策略。如此的話，就會成倍的增加員工的工作量，這會使得員工本來工作都已經(jīng)飽和的他們，負擔更加的重；企業(yè)由于對于系統(tǒng)不熟悉造成的疏漏，會使他們的工作忙上添亂。所以，企業(yè)信息化項目負責人需要根據(jù)項目的復雜程度不同，讓其能夠在企業(yè)進入生產(chǎn)經(jīng)營旺季之前，讓企業(yè)員工有足夠的過渡時間，從而讓系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)平緩的過渡。
　　在信息化項目計劃的時候，除了考慮這些時間因素之外，還需要考慮額外的一些情形。如某些企業(yè)可能每年都會去參加廣交會，則若把CRM項目計劃放在廣交會的時候?qū)嵤┑脑?，顯然不合適，需要調(diào)整項目的時間計劃。如有些企業(yè)，六月份雖然是淡季，但是需要進行年中的盤點。若能夠把ERP項目趕在這個時間之前上線的話，則年中盤點的數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)可以直接拿來用，這就可以避免后續(xù)再進行重復的盤點了。因為我們在ERP項目上線的時候，需要精確的庫存數(shù)據(jù)。而且為了保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性，我們也要求在ERP項目的初期，能夠加大庫存盤點的頻率等等。所以筆者認為，信息化項目規(guī)劃中若把時間因素考慮進去，則就是一門比較深的學問了。若沒有充分的信息化項目管理經(jīng)驗，則很少有人能夠全面的考慮這些因素的影響。考試大編輯整理