人力資源淺談秘書的等級(jí)

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人力資源淺談秘書的等級(jí)

總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會(huì)議.在這件事下,什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?通知到的所有參會(huì)的人員.然后秘書自己也參加會(huì)議來做服務(wù),這是"任務(wù)".但我們想要的結(jié)果是什么呢?下面是一至九段秘書的不同做法.

一段秘書的做法:發(fā)通知--用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知,然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品.并參加會(huì)議.

二段秘書的做法:抓落實(shí)--發(fā)通知后,再打一遍電話與參會(huì)的人確認(rèn),確保每個(gè)人被及時(shí)通知到.

三段秘書的做法:重檢查--發(fā)通知,落實(shí)到人后,第二天在會(huì)前30分鐘提醒與參會(huì)者參會(huì),確定有沒有變動(dòng),對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人,立即匯報(bào)給總經(jīng)理,保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況,也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間.

四段秘書的做法:勤準(zhǔn)備--發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知后,去測試可能用到的投影,電腦等工具是否工作正常.并在會(huì)議室門上貼上小條:此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議.

五段秘書的做法:細(xì)準(zhǔn)備--發(fā)通知.落實(shí)到人,會(huì)前通知,也測試了設(shè)備,還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是什么?總裁的議題是什么?然后給與會(huì)者發(fā)過去與這個(gè)議題相關(guān)的資料,供他們參考(領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的,否則就不會(huì)經(jīng)常對(duì)過去一些決定了的事.或者記不清的事爭吵).

六段秘書的做法:做記錄--發(fā)通知,落實(shí)到人,會(huì)前通知,測試了設(shè)備,也提供了相關(guān)會(huì)議資料,還在會(huì)議過程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄(在得到允許的情況下,做個(gè)錄音備份).

七段秘書:發(fā)記錄--會(huì)后整理好會(huì)議記錄(錄音)給總經(jīng)理.然后請(qǐng)示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會(huì)議的人員,或者其他人員.

八段秘書的做法:定責(zé)任--將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù),一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人,然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后,形成書面?zhèn)渫?交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份.并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況,并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理

九段秘書的做法:做流程--把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)的"會(huì)議"流程,讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程,把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段,形成不依賴與任何人的會(huì)議服務(wù)體系!

從以上九個(gè)不同段位的秘書的工作方法我們可以看出.由于對(duì)結(jié)果的追求程度不同,秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大的變化.

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