解放員工有利于提高工作效率

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現如今，似乎每個人都在談論“協(xié)作”，尤其是將“協(xié)作”作為一項業(yè)務手段。不可否認，兩者緊密相連，但最近的討論忽視了等式另一端的“專注”。
　　首先要聲明一點，我推崇協(xié)作。雖然近期有不少文章批評頭腦風暴，我仍是協(xié)作論的支持者。但認為“協(xié)作是解決一切問題的靈藥”，這種觀點在我看來同樣失之片面。正如上個世紀大部分時候我們都在喋喋不休地講個人需求，而不是團隊需求，如今我們的行為有矯枉過正的風險。我們絕不能忘記“專注”對于做（好）工作的重要性。
　　但也別急著馬上就要動手在辦公室里豎起隔板來，不妨先想一想，轉變行為方式或許比豎隔板更有助于促進專注。
　　大多數人早就知道辦公室格子間對于專注工作并沒有幫助。隔板雖然擋住了視線，讓你不能看到臨近的同事，有一種私密的錯覺，但任何人在格子間里坐上超過一個小時就知道，這些隔板幾乎擋不住任何聲響。
　　獨立辦公室也好不了多少。即便有自己的私人辦公室，也很可能無法在里面專注工作。為什么？因為如果你在那兒，所有人都知道到那兒去找你。去年，我們調查了10,000多名員工，“突然拜訪”在工作場所18項最常見的浪費時間因素中列在第一位。
　　因此，毫不奇怪，當我們在采訪中和在研討會上問到人們“他們最出色的工作是在哪里完成的？”，我們常常聽到的答案是家里、小餐廳、街對面的咖啡館，基本上都是別人沒法找到他們的地方。從我們進行的數千份空間利用研究中，我們也發(fā)現，個人工作空間的平均使用時間僅占核心工作日的35%。人們不會在自己的座位上呆很長的時間。
　　這絕不是說他們沒在工作。事實上，大多數人工作都很努力，但他們不是在自己的座位上工作，而是在會議室、在客戶那里、在出差，或在其他的地點很專注地工作。
工作中沒時間思考
　　“最需要集中注意力的工作在哪里完成”——對于我們的這個問題，最常見的回答是“家里”。不僅僅是因為家里是可以避免分心的地方，而且也因為我們白天的工作排得滿滿當當，大多數人能專注做事的時間只有每天的清晨、深夜或周末。
　　最近，我遇到的一位軟件工程師將此歸咎于“管理者帶來的問題”。由于工作性質關系，管理者幾乎總是在開會，工作日程排得如此之滿，內部會議只能見縫插針。不管員工是不是正在那兩個小時里心無旁騖地專注工作，管理者要開的會還得開，因為他只有這個時間有空。誰叫他是管理者呢。
　　作為一名企業(yè)管理者，我認為這也是“管理者遇到的問題”。我總是在日程安排方面遇到麻煩——日程已經排滿，余下的都是些15分鐘、30分鐘這樣一小段一小段的時間，只夠我回復郵件。即便是那些沒有被會議填滿的日子，我的日程看來也已滿滿當當，根本不容我坐下來，專心致志地處理一些頗費思量的事情。
　　怎么解決？我們必須減少開會次數、縮短會議時間，同時提高開會效率。但除此之外，我們還需要表明態(tài)度，告訴大家專注也很重要，同時在核心工作日給我們一個能專注工作的空間。我認識的有些人已經限定了自己每日參加會議的次數。有些團隊實行無會議日或無會議時段。無論哪種方式，我們需要更周到地安排日程。
　　給員工靈活性
　　假定你明白了這個道理，那么人們要到哪里去做需要專注的工作？在辦公室里提供一些場所，讓員工有需要時能在那里專注工作，這一點很重要。同樣重要的是給人們足夠的靈活性，讓人們可以利用辦公室以外的地方。
　　很多管理者擔心一旦員工離開辦公室，別人想找他們的時候無法立即找到他們。但如果能夠解決時間問題，讓人們不時離開一下辦公室應該不會影響到協(xié)作。事實上，我們的調查顯示，人們認為每周在家工作的理想時長平均為1-2天（準確地說是1.3天）。大多數人感覺在辦公室工作有好處，但沒必要把所有的時間都耗在辦公室里，這樣做同樣也能讓他們受益。
　　零隔板、零成本的解決方案
　　接下來，我們不妨想想，用幾條有效的約定能取得怎樣的效果。回想一下大學時代，你是怎樣學習的，在哪里學習。我上的是賓夕法尼亞大學。我最喜歡的學習地點是費舍藝術圖書館（Fischer Fine 。主閱覽室里沒有墻的阻隔，一個大開間、高屋頂、采光良好的美好空間。即便坐滿了人（時常有這樣的情況），這里也非常安靜，落下一根針都可以聽到。這里很安靜，是因為它有一項不成文的約定。喜歡與同鄰座閑聊，想小組一起學習的人，或者希望能在“學習時”遇到另一半的人，不管怎樣，他們都會到其他地方去。來圖書館里學習的每個人都清楚這一點。無需監(jiān)督執(zhí)行，因為所有人都遵守這項約定。
　　不過，這并不是說一定得在辦公室里搞一個寬敞的圖書室，重點是無需花錢，就可以打造出專注的空間。在我們辦公室，工作日里需要集中注意力完成工作的人可以帶上筆記本電腦轉到安靜區(qū)域。有些人全天都呆在那里。他們向周圍的人發(fā)出的信號是，他們需要時間完成專注的工作。
　　沒錯，協(xié)作在工作中至關重要。但如果人們沒有時間思考與他人的談話內容，我們將鮮有好點子。為達到平衡，我們思考工作方式的時間至少也不能少于關注辦公室環(huán)境的時間。

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