如何提高員工的工作效率(上)

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一、影響工作效率的8種通病及其對(duì)策
    每個(gè)辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機(jī)無(wú)法正常工作、文件雜亂無(wú)章或是丟失、辦公室里人來(lái)人往使人根本無(wú)法高效工作——這并不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動(dòng)地適應(yīng)這些毛病而不是對(duì)它們加以改進(jìn)。  檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的8種通病，然后加以改進(jìn)。
    1、過(guò)時(shí)的技術(shù)設(shè)備
    過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、軟件和其他技術(shù)設(shè)備將會(huì)降低工作效率。例如，一名用性能低下的個(gè)人電腦的圖形設(shè)計(jì)人員每次打開(kāi)或保存一幅圖像時(shí)都要等待20-30秒鐘；用低速撥號(hào)上網(wǎng)的員工也面臨同樣的問(wèn)題，網(wǎng)頁(yè)可能打不開(kāi)，甚至?xí)斐呻娔X死機(jī)。
    怎樣判斷技術(shù)設(shè)備是否過(guò)時(shí)呢？一條通用的準(zhǔn)則就是，如果你的計(jì)算機(jī)不能運(yùn)行一套關(guān)鍵軟件的最新版本，那么就需要進(jìn)行升級(jí)了。你在新設(shè)備上的投資將很快會(huì)在提高的工作效率中收回來(lái)。
    2、工作空間安排不合理
    花上幾天時(shí)間觀察公司的工作方式，找出由于工作空間安排不合理造成的效率低下問(wèn)題。例如，由于桌面不夠大，每次要打開(kāi)文件都要跑到別的房間去；由于電腦離電話太遠(yuǎn)，每次電話會(huì)議結(jié)束后你都要重新輸入會(huì)議記錄。
    要解決這些問(wèn)題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書(shū)本從桌面上移開(kāi)或是多拉一根電話線這樣簡(jiǎn)單。
    3、效率低下的文件管理制度
    文件管理的雜亂無(wú)章會(huì)造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時(shí)間浪費(fèi)。要解決這一問(wèn)題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件?？纯词欠裥枰黾游募?，使所有的員工都能夠容易地將文件最類，以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲(chǔ)藏室去，使員工更容易找到常用的文件。
    4、未加管制的信息流
    由于電子郵件和移動(dòng)電話等通訊技術(shù)的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場(chǎng)信息、垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò)。這些外來(lái)因素會(huì)分散員工的注意力，降低工作效率。
    減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過(guò)濾工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開(kāi)。在辦公室時(shí)關(guān)掉移動(dòng)電話。只將電子郵件地址或是移動(dòng)電話號(hào)碼告訴相關(guān)的人。
    5、組織拙劣的會(huì)議
    召開(kāi)不必要、沒(méi)有重點(diǎn)的會(huì)議將會(huì)降低工作效率，打擊員工的士氣。經(jīng)常會(huì)發(fā)生這樣的情形：?jiǎn)T工們被如集起來(lái)開(kāi)會(huì)討論某個(gè)主題，結(jié)果會(huì)期拖得過(guò)長(zhǎng)，決定未能作出，或者是偏離了會(huì)議要解決的問(wèn)題。
    開(kāi)會(huì)之前要看看這一問(wèn)題能否通過(guò)打電話或是其他方式解決。如果確實(shí)需要開(kāi)會(huì)，要限制時(shí)間，用議事日程使會(huì)議不要跑題。指定會(huì)議主持人，其責(zé)任是在有跑題跡象時(shí)采取行動(dòng)，使會(huì)議回到正軌。
    6、低于標(biāo)準(zhǔn)的研究資源
依靠不可靠或是過(guò)時(shí)的雜志、網(wǎng)站、白皮書(shū)或是其他資源將會(huì)使你付出更多的勞動(dòng)。
    只訂閱那些員工真正會(huì)去看的出版物，鼓勵(lì)員工使用更有價(jià)值的搜索工具。也就是說(shuō)不訂那些沒(méi)人看的報(bào)紙和雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料。另外，尋找從打印出來(lái)的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫(kù)的轉(zhuǎn)變。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進(jìn)行工作，看看能不能找到光盤版——這樣搜索起來(lái)就非常方便快捷。
    7、干擾
    許多小公司的辦公室不夠?qū)挸?，同事的大聲說(shuō)話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開(kāi)關(guān)門的聲音都會(huì)降低整個(gè)辦公室的工作效率。
重視工作場(chǎng)所的噪聲污染問(wèn)題并采取措施。將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓門。用屏風(fēng)、植物等在開(kāi)放的辦公地點(diǎn)中營(yíng)造私人空間，減少視覺(jué)干擾。
    8、混亂
    許多成功的主管的桌面都有一個(gè)非常突出的特點(diǎn)——沒(méi)有雜物，非常整齊?；靵y會(huì)造成干擾，降低工作效率。 環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個(gè)放在過(guò)道上的盒子，或是辦公桌上一臺(tái)已經(jīng)損壞了的設(shè)備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。
    二、快速治理辦公室混亂局面的5種方法
    書(shū)本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計(jì)算機(jī)電纜經(jīng)常絆倒人……
    如果你的公司的辦公室是這個(gè)樣子，那么，你就得改善 一下辦公室的管理了。采取以下5個(gè)步驟，營(yíng)造出高效率的辦公環(huán)境。
    1、將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方
隨便看看你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。過(guò)期的文件、不用的信箋、從來(lái)不開(kāi)的臺(tái)燈……不一而足。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。
    2、將過(guò)期的文件加以清理存放
    沒(méi)有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文件柜“瘦身”——對(duì)過(guò)期文件加以清理存放。如果一個(gè)文件你在過(guò)去12個(gè)月里都沒(méi)有找來(lái)看過(guò)，那么它就在此列。這項(xiàng)工作耗時(shí)不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時(shí)間又騰出了空間。
    3、注意你的電腦顯示器
    在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時(shí)，要釋放更多的空間是比較困難的。一個(gè)選擇是使用顯示器架，可以將文件和其他東西放到它下面；另一選擇是選用LCD顯示器，它只占用的空間只有CRT顯示器的三分之一。
    4、充分利用辦公空間
    如果辦公場(chǎng)所狹小，就要想辦公充分利用每一寸空間?？梢詫⒓茏影驳綁ι?，桌子下面可以用來(lái)放文件或電腦主機(jī)。如果桌上要擺傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等多種辦公設(shè)備，可以考慮購(gòu)買一臺(tái)多功能一體機(jī)。
    5、扔掉舊的閱讀材料
    你可能保存著不少不再需要的過(guò)期的出版物，那么請(qǐng)?jiān)谇謇磙k公室雜物時(shí)將它們?nèi)拥?。如果?dān)心會(huì)丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要的文章剪下來(lái)。不要用太多的空間來(lái)存放出版物，這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。