人力資源規(guī)劃：HR新人從那里開始著手

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    一個公司的人力需求,在這個公司還沒有達到一定規(guī)模的時候,往往是根據(jù)老板的財力與公司業(yè)務(wù)拓展狀況來訂定,亦即無規(guī)則可循,而其需求可能僅僅是季節(jié)性或臨時性的工作需求,而未經(jīng)評估引進一群人,若公司財力與業(yè)務(wù)拓展許可或許仍能繼續(xù)提供就業(yè)機會,若業(yè)務(wù)緊縮或經(jīng)營環(huán)境變化,就很容易因此而造成裁員、人浮于事等現(xiàn)象.但企業(yè)人力需求的多少除需要科學(xué)合理的工作設(shè)計外,完善的工作分析亦能避免找錯人、多找人等經(jīng)營上的風險.

    工作分析的目的:

    一、組織規(guī)劃

    人力資源規(guī)劃者在動態(tài)的企業(yè)環(huán)境中分析組織的人力需求,所以必須要獲得廣泛的信息.在組織內(nèi)工作任務(wù)的分配狀況可以從工作分析中得到較詳細的資料,根據(jù)這些資料可以作為企業(yè)利潤分配時的準繩.另外在組織不斷發(fā)展中,工作分析可作為預(yù)測工作變更上的基本資料,并且可以讓該職位上的員工或其主管預(yù)先進行準備這個職位改變后的相關(guān)工作.

    二、工作評價

    工作評價依賴工作分析去說明所有工作需要的各種條件,說明工作間之相互關(guān)系;并指出各個部門應(yīng)該包含哪些類型的工作.如果缺乏這些決定工作相對價值的事實資料,則評價人員單單憑借一些我們想象的標準去對工作進行公正合理的評價是不可能的.

    三、招聘征選

    利用工作分析來說明專業(yè)知識技能的標準,以及相關(guān)工作經(jīng)驗的要求,可以作為雇用該職位新進員工的考量標準,而且在招考新進人員時,用人單位可就工作分析當中所得到的職位范圍內(nèi)所需之專業(yè)技能制作筆試、口試或?qū)嶋H操作測驗試題,以測出應(yīng)征者的實際工作能力是否符合該職位的要求.

    四、建立標準

    工作分析可提供企業(yè)中所有工作的完整資料,對各項工作的描述都有清晰明確的全貌,故可指出錯誤或重復(fù)的工作程序,去發(fā)覺其工作流程所需改進之處.所以工作分析可謂為簡化工作與改善程序之主要依據(jù).

    五、員工任用

    人力資源部門在選拔或任用員工時,需要借助工作分析的指導(dǎo),才能了解哪些職位需要哪些知識或技術(shù),以及如何將適當?shù)娜瞬虐才庞谶m當?shù)穆毼簧?

    六、職業(yè)生涯管理

    在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下,從"縱"方面去整合上流程及下流程的工作,以達到"工作豐富化";而在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下,從"橫"方面去增設(shè)相關(guān)度較高的不同工作,以達到"工作多樣化";作為教育訓(xùn)練規(guī)劃及訓(xùn)練需求調(diào)查的基準,以遴選出需要訓(xùn)練的員工,再按照組織的需求及員工個人能力與興趣,提供訓(xùn)練發(fā)展之機會,并作為員工職業(yè)生涯規(guī)劃的重要參考資料.

    七、員工培訓(xùn)

    工作分析列出了所需職務(wù)、責任與資格,在指導(dǎo)員工培訓(xùn)工作上有相當?shù)膬r值.有效的員工培訓(xùn)計劃需要有關(guān)工作的詳細資料,它可提供有關(guān)準備和培訓(xùn)計劃所應(yīng)具備的資料,諸如培訓(xùn)課程的內(nèi)容、所需訓(xùn)練之時間、訓(xùn)練人員之遴選等.

    八、績效評估

    績效評估指的是將員工的實際績效與組織的期望做一比較.而透過工作分析可以決定出績效標準,去設(shè)定各項加權(quán)比重及績效考核制度中的評量標準并與公司經(jīng)營總目標、員工個人調(diào)薪標準結(jié)合.

    九、其它

    工作經(jīng)過詳細分析后,還有許多其它的效用,如有助于工作權(quán)責權(quán)范圍的劃定;改善勞資關(guān)系,避免員工與企業(yè)雙方無方因工作內(nèi)容定義不清晰而產(chǎn)生的抱怨及爭議.此外,工作分析亦有助于人力資源研究與管理,對于工作環(huán)境改善、人事經(jīng)費、員工調(diào)動與升遷等問題都有莫大的助益.

    工作分析的方法:

    一、重大事件法:是由熟悉工作的專家去找出工作中對績效有重大影響的行為

    二、面談式:可以采個人、小組的方式來進行,其進行的原則為:

    (一)與主管密切配合

    (二)與被面談?wù)弑M力建立融洽的氣氛

    (三)準備完整的問題表格

    (四)要求對方依工作重要性程度依序列出

    (五)收集完善的資料讓任職者及其上司閱覽,以利補修.

    三、工作條件法:是研究工作者本身的信息,由SME去定義工作所需的知識、技能、態(tài)度、及個人特質(zhì).并將每種要素分為四種尺度,讓員工在從事一項新工作時知道所必須具備的技能是什么,以及應(yīng)該接受的訓(xùn)練有哪些.

    四、能力需求量表:強調(diào)個人特質(zhì)勝過工作特質(zhì),但和工作事件方法不一樣,因為量表并不是標準化的格式.這種方法使用一系列的行為錨定量表去測量去衡量在37種能力指數(shù)中,某工作需要的多寡.此方法提供給工作者一個標準化的信息.

    五、工作存量法:是由SME設(shè)計一張任務(wù)列表,然后依照每個任務(wù)所需花費的時間多寡、相對的重要性.去給予比重,這些比重是由計算機分析得知.

    六、職位分析問卷:包含194個項目,代表工作的行為、條件、特征,可將寬廣多樣的工作一般化.分為六大內(nèi)容:

    信息輸入:工作者在何處如何得到工作必要的信息.

    心里過程:在工作中推論、決策、計劃、處理信息過程.

    工作輸出:在工作中物質(zhì)的活動,使用工具、裝置.

    與他人關(guān)系:在工作中與他人的關(guān)系.

    工作內(nèi)容:物質(zhì)的與社會的內(nèi)容.

    其它特征:與上述的活動、條件、特征不同,但與工作有關(guān).

    七、范圍試驗研究:是由SME找出工作中達到績效所需的KSAOs,再由重要性或所需花費的時間去評定  它.

    八、功能性的工作分析:以一個標準化的格式去搜集工作的全部信息,然后依照工作的功能等級或功能導(dǎo)向去評定它.

    九、門檻特質(zhì)分析:分為三種,第一為需求及工作分析(DATA)說明工作任務(wù),第二標準工作特質(zhì)(STA)說明所需特質(zhì),最后是技術(shù)職能分析(TCA)說明所需技術(shù).

    工作分析的步驟:
    1.決定用途:
    (1)非計量性適合編寫職位說明書
    (2)計量性-可比較各工作的數(shù)值以利薪酬高低考慮
    2.收集背景資料:就現(xiàn)有組織圖、流程圖及職位說明書了解所欲分析工作的各種關(guān)系
    3.選擇代表性的職位
    4.收集各種工作分析的資料
    5.讓任職者與其上司認可收集到的資料
    6.編寫職位(工作)說明書
    通常工作分析會產(chǎn)出兩種信息:工作說明書、工作規(guī)范

    工作說明書與工作規(guī)范最大的不同,在于工作說明書是以"工作"為主角,而工作規(guī)范是以擔任某工作的"員工"為主角.

    一、工作說明書:是一個工作有關(guān)任務(wù)、職責、與責任的窗體,它描繪出某特定工作內(nèi)的任務(wù)、責任、工作情況與活動,為工作分析后的書面摘要.典型的工作說明書內(nèi)容常包括工作基本資料(名稱、類別、部門、日期)、工作摘要(目標、角色)、直屬主管、監(jiān)督范圍、工作職責(每日、定期、不定期)等,有些工作說明書會把工作規(guī)范(Job specification)的內(nèi)容一并納入.

    二、工作規(guī)范:員工在執(zhí)行工作上所需具備的知識、技術(shù)、能力、和其它特征的清單,工作規(guī)范是工做分析的另一項成果,有時與工作說明書并不分開;主要包括工作行為中被認為非常重要之個人特質(zhì),針對"什么樣的人適合此工作"而寫,乃人員甄選的基礎(chǔ),內(nèi)容以工作所需的知識、技術(shù)、能力為主.

    工作說明書是在描述工作,而工作規(guī)范則是在描述工作所需之人員資格,工作規(guī)范主要是以指導(dǎo)如何招募和選用人員;目前大部份為簡化計,工作說明書與工作規(guī)范兩者多予合并,工作規(guī)范乃成為工作說明書中職位擔任人員之所需資格條件之一項.

    從工作分析談人力需求,具有正面之意義,人力資源部門在做各項精確預(yù)估人力需求時應(yīng)以明確有效的數(shù)據(jù)或統(tǒng)計或報告來支撐,在規(guī)劃作業(yè)工作較無法量化情形下唯有靠詳盡的工作分析才能訂出需求人力與所需人力規(guī)格,所以,人力需求應(yīng)建立在科學(xué)化的分析技巧上,而不應(yīng)植基在憑直覺的經(jīng)營模式,因為需求人數(shù)一確定,隨之而來的則是每月固定的用人費用(包含:招聘、訓(xùn)練及其它事務(wù)性費用與薪資),所以,一份好的工作分析有助于一個公司透過人力資源管理運作與本身公司政策搭配來提升人力素質(zhì)(包含:人力需求制定、工作效率、員工對公司向心力等),當然公司之工作分析亦應(yīng)隨時空移轉(zhuǎn)而隨時更新,更新之同時本身即具有工作重新定位與工作重新分配之效果,藉此來平衡組織氣氛;人力資源將是未來企業(yè)競爭的決勝武器與最佳競爭利器。

關(guān)鍵詞：人力資源