郵件簽名檔5大誤區(qū)

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若 標(biāo)題太爛，別人是不會(huì)讀你的郵件的。根據(jù)軟件公司Varonis Systems一份2012年的研究，普通人每天收到50多封郵件，而1/4的人每天收到的郵件多于100封。讓我們假設(shè)你的標(biāo)題夠出色，收件人打開了你的郵件。但還沒完呢，還有另一個(gè)經(jīng)常被人忽略的元素：郵件下方你的簽名。它或許會(huì)是讓收件人留下長久印象的機(jī)會(huì)。

“人們很容易忘記，繼郵件主題和正文后，還有一個(gè)可脫穎而出的地方，”Cassera Communications公司的個(gè)人品牌專家梅麗莎·卡薩拉（Melissa Cassera）說，“我將郵件簽名看作展現(xiàn)才智和取悅他人的機(jī)會(huì)。”電郵營銷供應(yīng)商Constant Contact新市場(chǎng)開發(fā)總監(jiān)羅恩·凱茨（Ron Cates）也承認(rèn)簽名檔的重要性：“這是一個(gè)極好的營銷機(jī)會(huì)，難度在于必須簡(jiǎn)明扼要，”他說。“若使用不當(dāng)，可能適得其反。”

卡薩拉和凱茨說優(yōu)化郵件簽名檔的最佳方式，就是避免犯下面五個(gè)常見錯(cuò)誤：

1. 列出所有聯(lián)系方式

當(dāng)有多個(gè)電話號(hào)碼、郵箱地址、網(wǎng)站和社交網(wǎng)絡(luò)賬號(hào)時(shí)，你可能恨不得將它們?nèi)谐鰜?。卡薩拉說這種做法大錯(cuò)特錯(cuò)。

“收件人會(huì)受不了，”她說。反之，你只需列出一兩個(gè)聯(lián)系方式。你可以加上一句話，告訴對(duì)方如何最快地聯(lián)系上你。比如，卡薩拉以“Twitter是聯(lián)系我的最快方式”結(jié)束郵件，并附上她的Twitter賬號(hào)。

凱茨說太多聯(lián)系方式會(huì)讓你顯得過于絕望，還可能讓收件人感到困惑。“除非你有一家店或一間辦公室，否則地址也沒什么意義，”他說。“可以加入1至2個(gè)社交網(wǎng)絡(luò)圖標(biāo)，但切記不要太多。你提供的選擇越多，對(duì)方點(diǎn)擊的幾率就越低。”

2. 用圖片做簽名檔

一些電郵供應(yīng)商或設(shè)備都有攔截郵件圖像的默認(rèn)設(shè)置。若你的簽名是含有名字、頭銜和商標(biāo)的圖像，你得做好心理準(zhǔn)備，收件人可能什么都看不到喔！

凱茨說若你想附上圖像，記得在圖像后面附上替代文本，如此一來，收件人就不會(huì)看到一個(gè)空白框了。“還有什么比簽名檔無法顯示的郵件更糟的呢？”他說。

3. 毫不考慮小屏幕使用者

據(jù)凱茨透露，至少一半的收件人用移動(dòng)設(shè)備閱讀郵件。這也意味著，你的簽名將在小屏幕上顯示。

“必須確保所有東西都可以用大拇指觸碰，”凱茨說，“拇指已經(jīng)成為新的鼠標(biāo)。若收件人無法簡(jiǎn)單將拇指放到鏈接上，你的郵件只會(huì)落得被刪的命運(yùn)。”

他還提出必須注意字體的使用。“在移動(dòng)設(shè)備上，閱讀速度會(huì)降低，”他說，“所以，最好用11至14號(hào)大小的無襯線字體。適用性必須始終優(yōu)先于設(shè)計(jì)。”

4. 加入不相關(guān)的信息

若你有博客或經(jīng)營著什么小生意，你很可能會(huì)想提高人氣。在郵件簽名檔附上網(wǎng)站鏈接是個(gè)好主意，但前提是，得確保內(nèi)容與收件人相關(guān)。

“比如，我要附上一個(gè)博客的鏈接，這個(gè)博客必須是最近有更新過的，”凱茨說。“將數(shù)月未更新的頁面發(fā)到別人，可能會(huì)產(chǎn)生反效果。它傳遞著你態(tài)度不夠認(rèn)真的信息。”

5. 過時(shí)的簽名

卡薩拉說傳統(tǒng)的結(jié)尾詞，如“真誠的”，“祝一切順利”和“祝健康”等確實(shí)不錯(cuò)，而且也遵循了商務(wù)禮儀的通用規(guī)則，但這些用語不會(huì)讓對(duì)方注意到你。與此相反，她建議在簽名中注入個(gè)性。你是熱情奔放，活潑搞笑？還是愛開人玩笑？或是單蠢呆萌？善于利用你的特點(diǎn)，并以令人意外的方式結(jié)束你的郵件。

“為了符合所謂的專業(yè)形象，我們總淡化自己的個(gè)性。但是，專業(yè)與否其實(shí)是因人各異，”她說。“若對(duì)方因你的結(jié)束語感到被冒犯，你很可能不會(huì)想跟這樣的人共事。”

卡薩拉以簡(jiǎn)單活潑的話語作為郵件的結(jié)束，“愿你快樂，發(fā)光，閃亮。”她說，當(dāng)她允許個(gè)性在郵件中展現(xiàn)出來之后，她的生意就火了。“你必須讓對(duì)方有回復(fù)你的欲望，”她說，“許多回復(fù)我的人都評(píng)論了我獨(dú)特的結(jié)尾辭。”