如何應(yīng)對(duì)老板晦澀難懂的郵件

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為了尋求老板的指導(dǎo)性意見，許多員工都會(huì)在電子郵件的措辭上絞盡腦汁，但是他們卻經(jīng)常收到老板晦澀難懂的回復(fù)，比如：“太好了！”或“聽起來不錯(cuò)”，有時(shí)甚至收不到任何回復(fù)。由此產(chǎn)生的結(jié)果是：迷茫和挫敗感。

隨著電子郵件數(shù)量的增多以及越來越多的人開始使用移動(dòng)設(shè)備匆匆瀏覽電子郵件，老板和下屬之間因電子郵件產(chǎn)生誤解的可能性也在不斷增加。老板們有些時(shí)候?qū)嵲谑翘α?，以至于不能仔?xì)地閱讀電子郵件。而員工們拙劣的電子郵件寫作技巧更是火上澆油。如果老板和員工的溝通風(fēng)格有沖突，那么還可能將引發(fā)更嚴(yán)重的問題。

 
吉爾·坎彭(Jill Campen)是蘇格蘭工坊北美公司(Scotwork North America)的顧問，最近有一次，坎彭感到困惑不解，因?yàn)閷?duì)于她字斟句酌、請(qǐng)求老板批準(zhǔn)她為客戶培訓(xùn)所準(zhǔn)備的發(fā)言的電子郵件，她的老板馬蒂·芬克爾(Marty Finkle)只給出了一個(gè)詞的回復(fù)：“完成！”坎彭對(duì)著這個(gè)回復(fù)苦思冥想了半個(gè)小時(shí)，她覺得通過電子郵件解決這個(gè)問題太讓她心煩了。她拿起了電話，詢問芬克爾：“你是怎么了？‘完成’？這個(gè)詞是什么意思？”

蘇格蘭工坊北美公司是新澤西州帕西波尼(Parsippany)一家提供談判技巧培訓(xùn)和咨詢服務(wù)的公司，芬克爾是這家公司的首席執(zhí)行長。芬克爾對(duì)這通電話頗為不解。他告訴坎彭，他相信她的工作能力，并繼續(xù)解釋道，他當(dāng)時(shí)正急著回復(fù)一位客戶的電子郵件，并清空他收件箱中每天多達(dá)100封至150封的郵件。當(dāng)收到坎彭的電子郵件時(shí)，他的第一反應(yīng)就是：“我們之前已經(jīng)討論過這件事情了。我可以用最快速的方式解決這封郵件。”在談話的尾聲，兩個(gè)人都笑了。

去年11月，加利福利亞州帕洛阿爾托(Palo Alto)的市場調(diào)查公司Radicati集團(tuán)發(fā)布了一份預(yù)期數(shù)據(jù)，稱普通公司員工平均每天收發(fā)的電子郵件數(shù)量將于2017年達(dá)到136封，高于今年的平均每天121封。紐約的商務(wù)溝通培訓(xùn)師南希·安科維茨(Nancy Ancowitz)稱，收到電子郵件數(shù)量最多的經(jīng)理們簡直是“被電子郵件的大潮淹沒了”。安科維茨表示，許多經(jīng)理都不得不同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)任務(wù)來應(yīng)付工作，他們“在等紅燈的時(shí)候還得在移動(dòng)設(shè)備上用大拇指打字并發(fā)送郵件”。

有些老板根本就不回復(fù)電子郵件。在2006年佛羅里達(dá)州立大學(xué)(Florida State University)研究人員開展的一項(xiàng)研究中，700名接受調(diào)查的員工中，有近三分之一的人表示，在過去的一年中，他們的老板曾經(jīng)對(duì)他們“不予理睬”過。

佛羅里達(dá)州勞德代爾堡(Fort Lauderdale)的商業(yè)培訓(xùn)師喬伊斯·K.雷諾茲(Joyce K. Reynolds)稱，經(jīng)理們有些時(shí)候會(huì)用沉默來敦促員工自己找到問題的解決之道。她說：“老板們有自己的日程安排。他們也并不總是知道問題的答案。有些時(shí)候，老板們根本就不想給出答案。”

杰克·阿普爾曼(Jack Appleman)是紐約州門羅縣(Monroe)的一名企業(yè)寫作培訓(xùn)師，也是《十步走向成功的商務(wù)寫作》(10 Steps to Successful Business Writing)一書的作者。阿普爾曼表示，在有些情況下，由于員工們所發(fā)電子郵件的主題含糊不清或具有誤導(dǎo)性，老板們只是草草瀏覽了他們的電子郵件。如果郵件的主題早已發(fā)生了變化，而某位員工仍然在沿用之前一長串往來郵件的標(biāo)題，那么老板的反應(yīng)很可能就是，“我認(rèn)為這個(gè)問題已經(jīng)解決了”。阿普爾曼稱，郵件主題應(yīng)該提出明晰的要求，比如：“報(bào)告：需要在下午五點(diǎn)前得到批復(fù)”。

新澤西州櫻桃山(Cherry Hill)的芭芭拉·帕赫特(Barbara Pachter)是一名溝通顧問和培訓(xùn)師，她說，有些發(fā)件人寫的電子郵件結(jié)尾拖拉，這令老板們煩惱不已，比如：“如果并不是太麻煩的話，我只是想……”。帕赫特稱，通常，發(fā)件人都想盡力客氣些，但這卻顯得他們很不積極。在發(fā)送電子郵件前大聲地讀一遍是一個(gè)可以確保語氣既不軟弱無力又不顯得頤指氣使的好方法。

帕赫特說，還有一些員工會(huì)在一個(gè)30行或者更長的“超級(jí)段落”中夸夸其談，整封電子郵件就像是“一片黑乎乎的冰面”，直到最后才提出他們的問題。

加利福利亞州利弗莫爾(Livermore)的寫作和公司溝通培訓(xùn)師麥克·孔索爾(Mike Consol)稱，涵蓋多項(xiàng)主題的電子郵件可能會(huì)讓人感到困惑，通常說來一封郵件只針對(duì)一個(gè)問題是最好的；還有些問題可能太過復(fù)雜了，無法通過電子郵件來處理，比如人事或制定新策略的問題。

 
如果老板和員工的溝通風(fēng)格不盡相同，那么即使寫得很好的電子郵件也可能帶來令人失望的結(jié)果。去年，比爾·利特曼(Bill Littman)用盡心思寫成的一封有關(guān)一位客戶建議的電子郵件只得了老板布萊恩·簡恩克斯科(Bryan Janeczko)一個(gè)字的回復(fù)：“好”。利特曼對(duì)此感到不滿。利特曼說，這封電子郵件“似乎被忽視了”。他致電給簡恩克斯科問道：“你看了我寫的內(nèi)容了嗎？”

簡恩克斯科是紐約怪異起源咨詢公司(Wicked Start Consulting)的創(chuàng)始人和首席執(zhí)行長，他說他認(rèn)為利特曼的電子郵件寫得很好并且很有價(jià)值。他讀這封郵件的時(shí)候正“忙得不可開交”。他說，利特曼作為公司的合伙人和運(yùn)營總監(jiān)深得他的信任，并且他認(rèn)為自己簡短的回復(fù)能夠傳達(dá)出贊成的含義。在安科維茨的指導(dǎo)下，簡恩克斯科意識(shí)到作為一個(gè)性格外向的人，他直截了當(dāng)、風(fēng)風(fēng)火火的溝通方式在某些時(shí)候會(huì)與內(nèi)向性格的利特曼那種更謹(jǐn)慎的溝通方式產(chǎn)生沖突。簡恩克斯科開始在電子郵件中給予利特曼更加深思熟慮的回復(fù)，并且雙方增加了面談的機(jī)會(huì)。

了解自己的溝通風(fēng)格——以及同事們的溝通風(fēng)格——有助于防止誤解的產(chǎn)生。艾莉森·泰伯(Allison Tabor)曾經(jīng)在一家工程類企業(yè)擔(dān)任過多年主管，她那時(shí)就意識(shí)到，在電子郵件往來中，自己有些時(shí)候會(huì)被某些更喜歡溫和、縝密溝通方式的員工視作唐突無禮的人。泰伯說：“曾經(jīng)有員工說過，‘哎呦，這話真?zhèn)恕?rsquo;”現(xiàn)在泰伯是加利福利亞州 拉蒙(San Ramon)培訓(xùn)及商業(yè)咨詢公司Coppia Communications的創(chuàng)始人及老板。她已經(jīng)開始根據(jù)不同員工的風(fēng)格來調(diào)整自己書寫每封電子郵件的語氣。

還有一些老板和員工想出了折衷方案，以建立良好的電郵關(guān)系。謝麗爾·科菲爾德(Cheryl Cofield)是亞特蘭大佐治亞理工學(xué)院(Georgia Institute of Technology)的文化、多元化及包容性總監(jiān)。她總是喜歡給她的老板珀?duì)?middot;亞歷山大(Pearl Alexander)發(fā)送長篇大論、行文周密的郵件。三年前，當(dāng)這兩位女士開始共事時(shí)，擔(dān)任人事策略高級(jí)總監(jiān)的亞歷山大總是對(duì)于自己沒有時(shí)間馬上寫出考慮細(xì)致的回復(fù)郵件感到焦慮。

一段時(shí)間以后，科菲爾德意識(shí)到她的老板信任她，自己也無需匯報(bào)過多的細(xì)節(jié)。她開始在電子郵件的開篇而不是結(jié)尾就提出問題。亞歷山大則開始在收到科菲爾德的郵件后發(fā)送一個(gè)簡短的回復(fù)，說自己會(huì)盡快回復(fù)。亞歷山大還留出了更多用以回復(fù)電子郵件、打電話和面談的時(shí)間。亞歷山大說：“我比以前更精于此道了。”