重慶泛普OA辦公軟件系統(tǒng)合同跟蹤管理

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重慶泛普OA辦公軟件系統(tǒng)合同跟蹤管理
 
一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程
為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性，特制訂了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》。本流程分兩個階段執(zhí)行，首先為書面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項目、各部門所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。
    1．合同跟蹤內(nèi)容的書面整理及審批階段
(1) 部門行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容
合同簽訂后1個工作日內(nèi)，部門行政助理在部門負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù)《合同跟蹤內(nèi)容表》(附表5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過OA系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求款項名稱、金額、收付款方式、收支部門和對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。
    (2) 部門負(fù)責(zé)人審核收付款對應(yīng)的成果驗收
    部門負(fù)責(zé)人在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項收付款對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容完整無遺漏。
    (3) 財務(wù)部經(jīng)理審核款項金額和對應(yīng)的收付款方式
    財務(wù)部經(jīng)理在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式和收支部門準(zhǔn)確無誤。
    (4) 法務(wù)部主管復(fù)核
    法務(wù)部主管在1個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復(fù)核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式及對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容與合同約定相符。
    2．合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段
    (1) 部門行政助理在1個工作時內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項目管理系統(tǒng)，將每項成果驗收內(nèi)容作為一項事務(wù)錄入項目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與對應(yīng)的各項成果驗收事務(wù)相關(guān)聯(lián)，然后分別通知財務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。
    (2) 財務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在1個工作時內(nèi)分別核對款項名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項收付款是否已與各項成果驗收對應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，核對無誤后分別點擊“審核”鍵。
    注：房屋銷售合同(意向書)的跟蹤在房產(chǎn)銷售軟件系統(tǒng)中實施。
    二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項
1．合同概況中的“合同號”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內(nèi)部查詢所用的合同編號，若最終合同文本上采用對方單位所提供的編號的，仍須按本制度要求進行內(nèi)部的合同編號并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號必須編寫正確，一旦保存即無法更改；“批準(zhǔn)流程”指合同的批準(zhǔn)流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項目”指合同所屬的項目及部門，若某份合同同屬于某一項項目和某一個部門，則必須同時關(guān)聯(lián)該項目及該部門，以便通過項目及部門均可查詢該合同。
2．合同收付款項是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。在錄入時必須遵循以下原則：除預(yù)付款、定金等到期即付的款項外，其余每筆收付款均需對應(yīng)一項或多項成果驗收內(nèi)容(至少一項)，可通過“添加成果”鍵添加對應(yīng)的成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項收付款內(nèi)容與成果驗收內(nèi)容對應(yīng)的目標(biāo)進行關(guān)聯(lián)，以便通過項目管理系統(tǒng)實時反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項的“預(yù)計日期”即預(yù)計收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護，務(wù)必使日期合理、準(zhǔn)確，如果日期不合理、準(zhǔn)確，將影響該項收付款項資金計劃的報批。
3．如有部分合同義務(wù)不屬于任何一項與合同收付款項對應(yīng)的成果驗收內(nèi)容，但其對合同的履行起到關(guān)鍵作用的，則該類義務(wù)需在“主要義務(wù)”欄內(nèi)摘錄，并關(guān)聯(lián)與該項義務(wù)相對應(yīng)的事務(wù)；“我方聯(lián)系人”即該項義務(wù)的主要責(zé)任人，由部門(子公司)負(fù)責(zé)人指定；開始日期及結(jié)束日期均應(yīng)予以明確，以便查閱、跟蹤、預(yù)警之用；“說明”欄中須填寫合同主要義務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)的違約責(zé)任。