重慶泛普OA辦公軟件系統(tǒng)合同跟蹤管理

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重慶泛普OA辦公軟件系統(tǒng)合同跟蹤管理
 
一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程
為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性，特制訂了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》。本流程分兩個(gè)階段執(zhí)行，首先為書面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項(xiàng)目、各部門所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。
    1．合同跟蹤內(nèi)容的書面整理及審批階段
(1) 部門行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容
合同簽訂后1個(gè)工作日內(nèi)，部門行政助理在部門負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù)《合同跟蹤內(nèi)容表》(附表5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過OA系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門和對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。
    (2) 部門負(fù)責(zé)人審核收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收
    部門負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項(xiàng)收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容完整無遺漏。
    (3) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核款項(xiàng)金額和對(duì)應(yīng)的收付款方式
    財(cái)務(wù)部經(jīng)理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項(xiàng)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式和收支部門準(zhǔn)確無誤。
    (4) 法務(wù)部主管復(fù)核
    法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復(fù)核，確保每項(xiàng)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式及對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容與合同約定相符。
    2．合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段
    (1) 部門行政助理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，將每項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容作為一項(xiàng)事務(wù)錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與對(duì)應(yīng)的各項(xiàng)成果驗(yàn)收事務(wù)相關(guān)聯(lián)，然后分別通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。
    (2) 財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)分別核對(duì)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項(xiàng)收付款是否已與各項(xiàng)成果驗(yàn)收對(duì)應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，核對(duì)無誤后分別點(diǎn)擊“審核”鍵。
    注：房屋銷售合同(意向書)的跟蹤在房產(chǎn)銷售軟件系統(tǒng)中實(shí)施。
    二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項(xiàng)
1．合同概況中的“合同號(hào)”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內(nèi)部查詢所用的合同編號(hào)，若最終合同文本上采用對(duì)方單位所提供的編號(hào)的，仍須按本制度要求進(jìn)行內(nèi)部的合同編號(hào)并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號(hào)必須編寫正確，一旦保存即無法更改；“批準(zhǔn)流程”指合同的批準(zhǔn)流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項(xiàng)目”指合同所屬的項(xiàng)目及部門，若某份合同同屬于某一項(xiàng)項(xiàng)目和某一個(gè)部門，則必須同時(shí)關(guān)聯(lián)該項(xiàng)目及該部門，以便通過項(xiàng)目及部門均可查詢?cè)摵贤?br /> 2．合同收付款項(xiàng)是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。在錄入時(shí)必須遵循以下原則：除預(yù)付款、定金等到期即付的款項(xiàng)外，其余每筆收付款均需對(duì)應(yīng)一項(xiàng)或多項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容(至少一項(xiàng))，可通過“添加成果”鍵添加對(duì)應(yīng)的成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項(xiàng)收付款內(nèi)容與成果驗(yàn)收內(nèi)容對(duì)應(yīng)的目標(biāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以便通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項(xiàng)的“預(yù)計(jì)日期”即預(yù)計(jì)收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護(hù)，務(wù)必使日期合理、準(zhǔn)確，如果日期不合理、準(zhǔn)確，將影響該項(xiàng)收付款項(xiàng)資金計(jì)劃的報(bào)批。
3．如有部分合同義務(wù)不屬于任何一項(xiàng)與合同收付款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容，但其對(duì)合同的履行起到關(guān)鍵作用的，則該類義務(wù)需在“主要義務(wù)”欄內(nèi)摘錄，并關(guān)聯(lián)與該項(xiàng)義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)；“我方聯(lián)系人”即該項(xiàng)義務(wù)的主要責(zé)任人，由部門(子公司)負(fù)責(zé)人指定；開始日期及結(jié)束日期均應(yīng)予以明確，以便查閱、跟蹤、預(yù)警之用；“說明”欄中須填寫合同主要義務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)的違約責(zé)任。