oa辦公系統常見問題

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 　為解決公司多年來辦公不規(guī)范、執(zhí)行無痕跡、辦理結果無反饋的問題，公司在開始實施OA協同辦公自動化系統， 系統的成功應用， 基本實現水鋼辦公自動化、文檔一體化; 實現以流程為導向、以事找人的工作方式;從跨部門、跨地域的角度出發(fā)，解決公司在辦文、辦事、溝通、協作、共享的管理需求，實現整體協同辦公。但是由于實施工期緊，任務重，所以后續(xù)培訓工作只覆蓋到系統管理員、關鍵用戶、公司領導和秘書，其他人員由關鍵用戶自行進行培訓。

　　從現在使用情況看，培訓工作沒有落實到位，導致一部分使用人員對流程不熟悉，對常見問題不知道如何解決，因此使用OA協同辦公系統存在著一定的障礙。現將主要存在的問題及解決辦法歸納如下，以供參考。

　　一、正文無法打開，提示報錯。

　　問題分析：

　　原因1：運行OA系統需要多個第三方控件的支持， IE 瀏覽器默認設置不支持這些控件的安裝，因此登錄系統后，控件自動安裝失敗，導致OA正文無法打開。

　　解決方法1：

　　第一步登錄OA系統，在OA系統中點擊“綜合資料庫” -“OA系統相關資料”—“ IE 設置腳本”，彈出知識信息對話框;

　　第二步在知識信息對話框中點擊“ IE 設置.vbs ”并下載，完畢后運行安裝該程序，出現是否允許加入可信任站點時，選擇允許;

　　第三步如果您計算機安裝了360 安全衛(wèi)士等軟件，在運行“ IE 設置.vbs ”會出現提示對話框，請選擇確定、允許、不處理等按鈕。

        解決方法2：

　　第一步把OA系統的訪問地址添加到IE 瀏覽器的可信任站點;

　　第二步在可信任站點自定義級別中設置所有選有選項為允許。

 　   原因2：在計算機中同時安裝了MS Office 和 WPS Office ，導致OA系統在調用正文時產生混亂，導致正文無法打開。

　    解決方法：卸載WPS Office 。

 　   原因3：發(fā)文單位文件擬稿時采用MS Office Word 2007，如果客戶端安裝的是MS Office Word 2003 ，應為低版本不能向上兼容，所以導致正文打不開。

　　解決方法： 登錄微軟官方網站下載MS Office 2003 和MS Office 2007 的兼容補丁包，(下載地址為http://www.microsoft.com/downloads/zh-cn/confirmation.aspx?familyId=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displayLang=zh-cn )，也可以在OA系統中“綜合資料庫” - “OA系統相關資料”里下載。

 　   原因4：本計算機MS Office 發(fā)生故障，產生錯誤。

　　解決方法：如果是MS Office Word 模板故障，在用戶文件夾\Application Data\Microsoft\Templates 找到Normal.dotm 模板文件，刪除，重新運行MS Office Word即可;如果是其他特殊故障，重新安裝MS OfficeWord。

　    原因5：本計算機沒有安裝MS Office 。

　　解決方法：安裝MS Office 。

 二、打開正文時，出現圖一所示，并彈出顯示框無打開格式或亂碼;附件是mdi 格式的文件無法打開

　　分析原因：出現這種情況， 表示此文件是領導批示件， 需要用Microsoft OfficeDocument Imaging 打開，如果Microsoft Office Document Imaging 在本機沒有安裝，就會導致領導批示件及mdi 文件打不開。

　　解決措施：Microsoft Office Document Imaging 是MS Office 辦公軟件的一個組件，默認不會安裝。在安裝MS Office 時選擇完全安裝，或者自定義安裝，在“ Office工具”選項下選擇Microsoft Office Document Imaging 從“從本機運行全部程序”安裝即可。如果計算機已經安裝了MS Office ，只需要修復安裝，選在“添加和刪除功能” ，在“Office 工具”下點擊Microsoft Office DocumentImaging 選擇“從本機運行全部程序” 。

 三、辦理文件時不能在批示單的相應欄目中填寫批示意見。

　　分析原因：OA系統中批示權限欄目是和人員及所處環(huán)節(jié)綁定， 如果前一環(huán)節(jié)發(fā)送時選錯后續(xù)環(huán)節(jié)或者后續(xù)處理人，在后續(xù)環(huán)節(jié)中將不能填寫相關的批示意見。

　　解決方法：可以在“流程日志”或“辦文跟蹤”中查看當前公文所處在環(huán)節(jié)是否正確，如果環(huán)節(jié)不正確，把公文返回上一環(huán)節(jié)，要求重發(fā)，或者請求OA系統管理員處理。

 四、把其他公文“轉發(fā)”成部門或公司收文是出錯，如圖四所示。

　　分析原因：OA系統中公文“轉發(fā)”可以把公司發(fā)文、部門發(fā)文、文件專遞等流程的文件轉發(fā)為部門收文，“轉發(fā)”公文的權限只有部門文書有，其他人員轉發(fā)將會出錯。

　　解決方法：請部門文書進行轉發(fā)。

 五、收到文件后轉發(fā)成部門，原文件任然留在“待辦”欄目中，將會導致待辦文件越積越多，怎么辦?

　　分析原因：收到公文后，點擊“轉發(fā)”按鈕，就可以把外來文件轉發(fā)成部門收文，外來文件的標題、時間、正文等將會轉成部門收文的相關要素，然后通過部門收文流程在部門內部流轉，原外來文件將不必再在部門內部流轉，因此可以送結束。

　　解決方法：送結束。

 六、公文蓋章處理完成后，發(fā)現正文錯誤，需要重新修改，撤銷印章修改后，發(fā)現正文無法打開，提示出錯。

　　分析原因：產生這個問題的原因是擬稿時采用了MS Office 2007 ，MS Office 2007 和電子簽證存在兼容性問題，因此撤銷印章時會產生錯誤。

　　解決方法：起草公文時，使用MS 2003擬稿。

 七、刪除文件時提示“公文已在流轉中，刪除失敗!原因是您沒有權限刪除。如需幫助，請與系統管理員聯系” ，文件不能刪除。

　　分析原因：用戶起草的公文在擬稿階段具有刪除權限，公文處于流轉階段時，只有系統管理員具有相應的操作權限，其他人員沒有刪除權限。

　　解決方法：聯系系統管理員，請求刪除。

 八、因操作不慎，公文在批示單、正文、送辦理人或送辦理環(huán)節(jié)時出錯。

　　分析原因：由于不慎或者對流程不熟悉造成的。

　　解決方法：公文在流轉過程中，權限和環(huán)節(jié)及角色綁定，只有在對應環(huán)節(jié)中對應角色可以對某些內容進行修改，因此，發(fā)現出錯時，可以返回對應環(huán)節(jié)進行修改，如果無法返回，則請求系統管理員進行相應的操作。

     以上問題是比較常見的問題，在使用OA系統過程中，可能會發(fā)現其他問題，我們將不斷完善，不斷滿足需求，力爭把OA系統建設成為公司公文流轉的好幫手。