oa辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題

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 　為解決公司多年來(lái)辦公不規(guī)范、執(zhí)行無(wú)痕跡、辦理結(jié)果無(wú)反饋的問(wèn)題，公司在開(kāi)始實(shí)施OA協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)， 系統(tǒng)的成功應(yīng)用， 基本實(shí)現(xiàn)水鋼辦公自動(dòng)化、文檔一體化; 實(shí)現(xiàn)以流程為導(dǎo)向、以事找人的工作方式;從跨部門(mén)、跨地域的角度出發(fā)，解決公司在辦文、辦事、溝通、協(xié)作、共享的管理需求，實(shí)現(xiàn)整體協(xié)同辦公。但是由于實(shí)施工期緊，任務(wù)重，所以后續(xù)培訓(xùn)工作只覆蓋到系統(tǒng)管理員、關(guān)鍵用戶(hù)、公司領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)，其他人員由關(guān)鍵用戶(hù)自行進(jìn)行培訓(xùn)。

　　從現(xiàn)在使用情況看，培訓(xùn)工作沒(méi)有落實(shí)到位，導(dǎo)致一部分使用人員對(duì)流程不熟悉，對(duì)常見(jiàn)問(wèn)題不知道如何解決，因此使用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)存在著一定的障礙?，F(xiàn)將主要存在的問(wèn)題及解決辦法歸納如下，以供參考。

　　一、正文無(wú)法打開(kāi)，提示報(bào)錯(cuò)。

　　問(wèn)題分析：

　　原因1：運(yùn)行OA系統(tǒng)需要多個(gè)第三方控件的支持， IE 瀏覽器默認(rèn)設(shè)置不支持這些控件的安裝，因此登錄系統(tǒng)后，控件自動(dòng)安裝失敗，導(dǎo)致OA正文無(wú)法打開(kāi)。

　　解決方法1：

　　第一步登錄OA系統(tǒng)，在OA系統(tǒng)中點(diǎn)擊“綜合資料庫(kù)” -“OA系統(tǒng)相關(guān)資料”—“ IE 設(shè)置腳本”，彈出知識(shí)信息對(duì)話(huà)框;

　　第二步在知識(shí)信息對(duì)話(huà)框中點(diǎn)擊“ IE 設(shè)置.vbs ”并下載，完畢后運(yùn)行安裝該程序，出現(xiàn)是否允許加入可信任站點(diǎn)時(shí)，選擇允許;

　　第三步如果您計(jì)算機(jī)安裝了360 安全衛(wèi)士等軟件，在運(yùn)行“ IE 設(shè)置.vbs ”會(huì)出現(xiàn)提示對(duì)話(huà)框，請(qǐng)選擇確定、允許、不處理等按鈕。

        解決方法2：

　　第一步把OA系統(tǒng)的訪問(wèn)地址添加到IE 瀏覽器的可信任站點(diǎn);

　　第二步在可信任站點(diǎn)自定義級(jí)別中設(shè)置所有選有選項(xiàng)為允許。

 　   原因2：在計(jì)算機(jī)中同時(shí)安裝了MS Office 和 WPS Office ，導(dǎo)致OA系統(tǒng)在調(diào)用正文時(shí)產(chǎn)生混亂，導(dǎo)致正文無(wú)法打開(kāi)。

　    解決方法：卸載WPS Office 。

 　   原因3：發(fā)文單位文件擬稿時(shí)采用MS Office Word 2007，如果客戶(hù)端安裝的是MS Office Word 2003 ，應(yīng)為低版本不能向上兼容，所以導(dǎo)致正文打不開(kāi)。

　　解決方法： 登錄微軟官方網(wǎng)站下載MS Office 2003 和MS Office 2007 的兼容補(bǔ)丁包，(下載地址為http://www.microsoft.com/downloads/zh-cn/confirmation.aspx?familyId=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displayLang=zh-cn )，也可以在OA系統(tǒng)中“綜合資料庫(kù)” - “OA系統(tǒng)相關(guān)資料”里下載。

 　   原因4：本計(jì)算機(jī)MS Office 發(fā)生故障，產(chǎn)生錯(cuò)誤。

　　解決方法：如果是MS Office Word 模板故障，在用戶(hù)文件夾\Application Data\Microsoft\Templates 找到Normal.dotm 模板文件，刪除，重新運(yùn)行MS Office Word即可;如果是其他特殊故障，重新安裝MS OfficeWord。

　    原因5：本計(jì)算機(jī)沒(méi)有安裝MS Office 。

　　解決方法：安裝MS Office 。

 二、打開(kāi)正文時(shí)，出現(xiàn)圖一所示，并彈出顯示框無(wú)打開(kāi)格式或亂碼;附件是mdi 格式的文件無(wú)法打開(kāi)

　　分析原因：出現(xiàn)這種情況， 表示此文件是領(lǐng)導(dǎo)批示件， 需要用Microsoft OfficeDocument Imaging 打開(kāi)，如果Microsoft Office Document Imaging 在本機(jī)沒(méi)有安裝，就會(huì)導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)批示件及mdi 文件打不開(kāi)。

　　解決措施：Microsoft Office Document Imaging 是MS Office 辦公軟件的一個(gè)組件，默認(rèn)不會(huì)安裝。在安裝MS Office 時(shí)選擇完全安裝，或者自定義安裝，在“ Office工具”選項(xiàng)下選擇Microsoft Office Document Imaging 從“從本機(jī)運(yùn)行全部程序”安裝即可。如果計(jì)算機(jī)已經(jīng)安裝了MS Office ，只需要修復(fù)安裝，選在“添加和刪除功能” ，在“Office 工具”下點(diǎn)擊Microsoft Office DocumentImaging 選擇“從本機(jī)運(yùn)行全部程序” 。

 三、辦理文件時(shí)不能在批示單的相應(yīng)欄目中填寫(xiě)批示意見(jiàn)。

　　分析原因：OA系統(tǒng)中批示權(quán)限欄目是和人員及所處環(huán)節(jié)綁定， 如果前一環(huán)節(jié)發(fā)送時(shí)選錯(cuò)后續(xù)環(huán)節(jié)或者后續(xù)處理人，在后續(xù)環(huán)節(jié)中將不能填寫(xiě)相關(guān)的批示意見(jiàn)。

　　解決方法：可以在“流程日志”或“辦文跟蹤”中查看當(dāng)前公文所處在環(huán)節(jié)是否正確，如果環(huán)節(jié)不正確，把公文返回上一環(huán)節(jié)，要求重發(fā)，或者請(qǐng)求OA系統(tǒng)管理員處理。

 四、把其他公文“轉(zhuǎn)發(fā)”成部門(mén)或公司收文是出錯(cuò)，如圖四所示。

　　分析原因：OA系統(tǒng)中公文“轉(zhuǎn)發(fā)”可以把公司發(fā)文、部門(mén)發(fā)文、文件專(zhuān)遞等流程的文件轉(zhuǎn)發(fā)為部門(mén)收文，“轉(zhuǎn)發(fā)”公文的權(quán)限只有部門(mén)文書(shū)有，其他人員轉(zhuǎn)發(fā)將會(huì)出錯(cuò)。

　　解決方法：請(qǐng)部門(mén)文書(shū)進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。

 五、收到文件后轉(zhuǎn)發(fā)成部門(mén)，原文件任然留在“待辦”欄目中，將會(huì)導(dǎo)致待辦文件越積越多，怎么辦?

　　分析原因：收到公文后，點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕，就可以把外來(lái)文件轉(zhuǎn)發(fā)成部門(mén)收文，外來(lái)文件的標(biāo)題、時(shí)間、正文等將會(huì)轉(zhuǎn)成部門(mén)收文的相關(guān)要素，然后通過(guò)部門(mén)收文流程在部門(mén)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，原外來(lái)文件將不必再在部門(mén)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，因此可以送結(jié)束。

　　解決方法：送結(jié)束。

 六、公文蓋章處理完成后，發(fā)現(xiàn)正文錯(cuò)誤，需要重新修改，撤銷(xiāo)印章修改后，發(fā)現(xiàn)正文無(wú)法打開(kāi)，提示出錯(cuò)。

　　分析原因：產(chǎn)生這個(gè)問(wèn)題的原因是擬稿時(shí)采用了MS Office 2007 ，MS Office 2007 和電子簽證存在兼容性問(wèn)題，因此撤銷(xiāo)印章時(shí)會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。

　　解決方法：起草公文時(shí)，使用MS 2003擬稿。

 七、刪除文件時(shí)提示“公文已在流轉(zhuǎn)中，刪除失敗!原因是您沒(méi)有權(quán)限刪除。如需幫助，請(qǐng)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系” ，文件不能刪除。

　　分析原因：用戶(hù)起草的公文在擬稿階段具有刪除權(quán)限，公文處于流轉(zhuǎn)階段時(shí)，只有系統(tǒng)管理員具有相應(yīng)的操作權(quán)限，其他人員沒(méi)有刪除權(quán)限。

　　解決方法：聯(lián)系系統(tǒng)管理員，請(qǐng)求刪除。

 八、因操作不慎，公文在批示單、正文、送辦理人或送辦理環(huán)節(jié)時(shí)出錯(cuò)。

　　分析原因：由于不慎或者對(duì)流程不熟悉造成的。

　　解決方法：公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，權(quán)限和環(huán)節(jié)及角色綁定，只有在對(duì)應(yīng)環(huán)節(jié)中對(duì)應(yīng)角色可以對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行修改，因此，發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)時(shí)，可以返回對(duì)應(yīng)環(huán)節(jié)進(jìn)行修改，如果無(wú)法返回，則請(qǐng)求系統(tǒng)管理員進(jìn)行相應(yīng)的操作。

     以上問(wèn)題是比較常見(jiàn)的問(wèn)題，在使用OA系統(tǒng)過(guò)程中，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)其他問(wèn)題，我們將不斷完善，不斷滿(mǎn)足需求，力爭(zhēng)把OA系統(tǒng)建設(shè)成為公司公文流轉(zhuǎn)的好幫手。