建筑設計企業(yè)的上海OA信息化

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     一.引言

　　建筑設計過程是典型的知識生產的過程。建筑設計企業(yè)是典型的知識型企業(yè)。它具有如下特點：首先，知識型企業(yè)員工主要由專業(yè)人員、管理人員等知識型人才組成。企業(yè)的生產和工作主要由他們組織、實施和完成，非知識型工人的比例逐漸減少；其次，知識型企業(yè)具有完備智能信息系統(tǒng)，利用企業(yè)內綜合信息網絡和組件系統(tǒng)把所有的生產經營活動合成一個整體；第三，知識型企業(yè)生產組織系統(tǒng)有靈活有效的生產組合形式。

　　隨著市場經濟的不斷發(fā)展，業(yè)主對設計要求越來越高，他們不僅需要設計師滿足其各項基本要求，而且期望設計師從專業(yè)角度，作出符合他們不斷變化的更高層次的方案，而且進一步降低成本。只有能不斷推出有創(chuàng)意方案來引導市場的設計才能贏得競爭。建筑設計企業(yè)的核心競爭力將從經營轉化到創(chuàng)新能力。提高設計企業(yè)持續(xù)創(chuàng)新力的重要舉措是構建符合知識型企業(yè)的管理模式。

　　二.關于知識和知識管理

　　對設計單位來說，知識管理是一種新的管理理念，是一種運用集體的智慧提高應變能力和創(chuàng)新能力的方法。

　　知識根據不同的分類法，可以分成不同的類型。按照聯(lián)合國經合組織（OECD）的報告中將知識分為四類：知道是什么的知識（Know－what）；知道為什么的知識（Know－why）；知道怎么做的知識（Know－h(huán)ow）；知道是誰的知識（Know－who）。從知識形式化程度來分，知識可分為顯性的（可編碼）知識（Explicit knowledge）和隱性的知識（Tacit knowledge），又稱言傳性知識和意會性知識。顯性知識能夠以文本、圖像、表格和專家系統(tǒng)的形式表述，可以閱讀、解釋、討論與應用，并可以用紙面形式或電子形式保存在知識儲備庫中，并可通過推理機等機制，產生新的有價值的知識。所謂隱性知識就是比較復雜，無法用文字描述的經驗式知識、不容易文件化與標準化的獨特性知識，以及必須經由人際互動才能產生共識的組織知識。

　　從建筑工程設計的特點出發(fā)，知識活動中涉及的知識主要有三類：（1）設計產品的知識：主要有設計中的規(guī)范規(guī)程；產品開發(fā)中內含的設計約束；對工程設計的各種約束和要求；成功設計的實例以利于新設計參考和借用。(2).設計過程的知識：包括設計手冊；設計的企業(yè)習慣，反映企業(yè)在多年設計中積累下來的經驗數據和計算模型；總結開發(fā)過程中解決各種難題的經驗。(3)掌握設計知識的專家和工程師：知識管理既是對知識的一般操作管理，也是對人的管理，可以用專長知識關鍵詞來描述專家信息。專家的具體屬性有個人信息、成果信息、特長信息等。

　　只有深入研究這三類知識，才能對工程設計類知識的各種操作進行全面管理。

　　知識管理（KM， Knowledge Management）是信息時代的新興管理思潮與方法，隨著信息技術的蓬勃發(fā)展，知識管理的觀念結合網絡技術、數據庫技術和人工智能技術等工具，成為企業(yè)累積知識財富，提高競爭力的有力手段。知識管理的概念，不同的領域、不同的角色強調的側面各有不同，概念內涵也有差異，圖書館學家重視文件檔案的收集與儲存，信息科學家強調信息技術的應用，管理學家著重于人與人之間知識的分享與激發(fā)。一般來說，知識管理是適應知識經濟時代的管理，用知識和智慧對知識進行管理，以便最有效地開發(fā)、配置和利用知識資源，增強競爭力并贏得市場。

　　三.知識管理系統(tǒng)的構建

　　根據設計企業(yè)的實際情況，將知識管理作為管理的主題，首先要構建符合設計企業(yè)特點的知識管理系統(tǒng)。

　?。ㄒ?建筑設計過程中的知識運作特點.

　　建筑工程設計中獲取所需知識的方式主要是：創(chuàng)新、類比式學習、詢問和查找。

　　創(chuàng)新就是在無法直接獲取知識的情況下通過自己的努力，學習、分析、嘗試乃至創(chuàng)新去解決問題。在很多情況下，這種選擇是在重新創(chuàng)造已經存在的知識，這就不能稱之為創(chuàng)新而是企業(yè)最不愿意見到的重復勞動了。

　　類比式學習就是根據和設計目標類似的案例，進行模仿和推理，這是設計過程常用的方法，前提是要有類似案例的積累。

　　詢問就是去問掌握這種知識的人，查找就是在可用的資源中尋找問題的答案。詢問和查找存在一個共性問題，就是去問誰，到哪兒去找。這正是知識管理系統(tǒng)可以解決的：專家黃頁、論壇等都可以為公司員工的詢問活動提供幫助，知識庫則是查找知識的最重要資源之一。

　　（二)設計知識庫的建立.

　　根據設計過程中的知識類型和知識獲取特點，設計企業(yè)應對內部和外部的知識進行分類、組織、編碼、儲存和維護，針對性地建立三種知識庫，來滿足設計過程的需求。

　　設計資料庫：設計資料庫主要是設計企業(yè)中圖書館、情報室、資料室所收集和提供的知識。主要是各類設計規(guī)程、規(guī)范、圖集，供設計作參考的各類出版物、期刊、和其他各類資料。在組織該類知識庫時，設計企業(yè)根據本身的特點，應遵循以下原則：常用資料應齊全，不常用的資料應提供快速獲取途徑如館際互借、網絡圖書館等手段，確保設計師有足夠的工作資源。

　　設計檔案庫：工程設計資料是設計信息的記錄、積累與總結，它既包括設計成品，也包括設計所依據的基礎資料；既是設計成果的反映，也是設計過程與經驗的反映。完整的設計資料是設計單位賴以生存、持續(xù)發(fā)展的資源。大量的案例，是進行類比式學習的前提。使用得當，可極大地減少重復勞動，提高生產率。

　　專家和經驗：人才和經驗是知識型企業(yè)的最寶貴資源，專家們的經歷和經驗、心得均屬于一種隱性知識。建立專家地圖，提煉專家經驗。建立具有本企業(yè)的特點的統(tǒng)一措施、操作程序、工作模式，不但是一種企業(yè)的有效積累，更是對企業(yè)特有知識產權的保護。

　?。ㄈ┙ㄖこ淘O計知識管理系統(tǒng)的建立.

　　對設計單位而言，知識管理咨詢的核心是電腦。經過精心編碼的知識儲存在數據庫中，企業(yè)員工都可方便地調用，通常稱此為知識管理的編碼戰(zhàn)略。電子文件管理是支撐知識管理的關鍵技術之一。

　　將知識信息存入數據庫，借用數據庫管理系統(tǒng)對知識進行管理，是一條比較容易實行的途徑，尤其適用于設計知識庫這類知識總體規(guī)模不太大、推理所占比重較小的應用場合。

　　為達知識管理的目的、在數據庫管理的基礎上，利用人工智能原理，構造如圖1所示的知識管理系統(tǒng)。

　　知識管理的基本模塊，包括建立和維護知識庫，工程實例類知識處理，經驗類知識處理，設計資料類知識處理，主要有搜索、編輯、修改、添加等操作。

　　設計企業(yè)應以知識管理系統(tǒng)為基礎，搭建以網絡為平臺的工作環(huán)境，在網上實現設計流程和設計檔案的記錄與存檔，增加設計流程的透明度。在局域網上最大限度地提供公共信息資源，如員工指南、知識地圖、已完成項目數據庫、項目小組協(xié)作狀況、設計項目報告、員工技能評估等。通過快速檢索查詢和方便重復利用，為設計人員節(jié)約大量前期準備工作時間，從而節(jié)省設計時間、加快設計速度、縮短設計周期，實現工程項目的動態(tài)管理，把不同設計階段所完成的中間過程都納入到系統(tǒng)中，加強項目的整個流程管理，使重復勞動減少到最低極限，從而在更大程度上提高整體設計工作的水平。

　　四.知識管理實施的方法和原則

　　知識管理可以整合和利用信息與人力資源，加強組織的競爭能力，提高組織的創(chuàng)新能力。這里從以下幾個重點來分析:

　?。ㄒ唬┲R型員工的管理和激勵機制.

　　從知識管理的角度看，擁有隱性知識資本的設計人才是最有價值的，他們是勞動力的主體。設計企業(yè)的人力資源管理的重點是，識別和發(fā)現每一位設計師的隱性知識和潛能，然后創(chuàng)造一種能使這些潛能充分施展和不斷得到滋養(yǎng)的環(huán)境。設計企業(yè)要建立創(chuàng)新失敗寬容機制和知識寬松交流機制，要不斷地為設計師提供各種培訓和教育工具。設計企業(yè)中的設計師，一方面必須承擔起管理自己的職業(yè)發(fā)展的責任；另一方面要盡力保證企業(yè)的競爭力。

　　設計企業(yè)隱性知識外化為顯性知識是最困難的一個環(huán)節(jié)。要解決這個問題，必須在公司中建立優(yōu)秀的公司文化，搭建或創(chuàng)造出一個平臺或激勵機制，鼓勵隱性知識間的相互交流，鼓勵隱性知識與顯性知識間的相互轉化，鼓勵公司的員工通過學習和培訓不斷將新思想、新知識和新技能內化到自己的工作中去，個人的隱性知識則可能成為推動公司發(fā)展和進步的動力，成為組織隱性知識的一部分，并且還要有適當的激勵機制相配合。企業(yè)要讓員工意識到，知識的所有者要想保住知識的最佳方法不是壟斷已有的知識，而是在現有的知識基礎上不斷的創(chuàng)新發(fā)展，創(chuàng)造出新知識。鼓勵員工將自己的隱性知識與大家分享，走集體創(chuàng)新之路，充實自己以增加組織的競爭力。

　?。ǘ?將設計企業(yè)建立成學習型、傳授型組織.

　　一般而言，業(yè)主需要設計企業(yè)提供可靠的專業(yè)知識，并希望設計師為他們設計出最貼合人性、最有個性、最有吸引力和最經濟的作品。但設計師大部分工作都是重復應用專業(yè)化的技能，解決雖復雜但雷同的問題。顧客的需求、企業(yè)的期望和專業(yè)人員的習慣性行為是有差異的。用一套科學、系統(tǒng)的方法積極地管理設計企業(yè)的學習過程，開發(fā)設計師、項目小組的專業(yè)智能，激發(fā)他們的創(chuàng)造力，對設計企業(yè)的設計創(chuàng)新力的提高會產生巨大的推動。建立學習型、傳授型組織的方法有這樣一些：

　　通過嚴格要求和反復鍛煉提高設計師的高級技能：通過提出復雜問題，給予系統(tǒng)深入的指導，對表現良好的員工給予豐厚的嘉獎，提出強烈刺激使員工理解、整理、發(fā)展自己的專業(yè)知識，提高設計師的業(yè)務素質；不斷推動專業(yè)人員超越書本知識，引導他們步入更復雜的智能領域，面對顧客、實際操作系統(tǒng)、高度差異化的外部環(huán)境及文化差異等，提高設計師的智能水平，增強專業(yè)挑戰(zhàn)；利用網絡系統(tǒng)和軟件，使專業(yè)人員在系統(tǒng)和軟件中獲取知識，提高解決問題的能力；鼓勵專業(yè)人員共享信息，增強交流，提高知識在企業(yè)內的傳遞速度、廣度等。在公司中建立團隊工作機制，定期組織公司內跨項目的人員的學術研討會，讓更多的人員參與和共享研發(fā)活動中的隱性知識，以此降低人員流失所造成的隱性知識流失，同時以網絡為紐帶，以實時信息匯總為管理制度，促使隱性知識顯性化。建立相應的激勵機制，在組織上創(chuàng)造知識共享的制度。

　　要盡量降低員工使用知識管理系統(tǒng)的成本；要讓員工知道系統(tǒng)的存在，學會使用系統(tǒng)，讓他們從主觀上知道有比自己摸索更好的選擇，造成不必要的重復勞動和資源浪費。

　　五.結語

　　對設計企業(yè)進行知識管理是一種長期、長效的行為，企業(yè)要從各個環(huán)節(jié)上予以重視和投入。隨著經濟全球化步伐的加快和網絡技術的迅猛發(fā)展，知識的生命周期越來越短。設計企業(yè)要在這種環(huán)境中保持強勁的可持續(xù)發(fā)展能力，知識管理將成為必由之路。