企業(yè)沈陽OA信息化實(shí)施“兩部曲”

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所謂“結(jié)構(gòu)化”就是這類知識受到某個(gè)管理制度的約束，當(dāng)有新知識產(chǎn)生時(shí)，能及時(shí)進(jìn)入知識庫。知識在進(jìn)入知識庫時(shí)，會(huì)被設(shè)置“標(biāo)簽”或“元數(shù)據(jù)”，可實(shí)現(xiàn)分類管理。“標(biāo)簽”或“元數(shù)據(jù)”是反映文件屬性的“關(guān)鍵詞”。

知識庫提供多種“檢索策略”。在需要時(shí)，能通過“檢索”及時(shí)找到。甚至能將知識推送給需要這些知識的人，比如：通過標(biāo)簽或元數(shù)據(jù)訂閱某類文件，也可將知識與業(yè)務(wù)流程連接，或者做成“知識地圖”。這樣可以在需要這些知識時(shí)，能夠立刻獲取。

企業(yè)里的顯性知識只有做到“結(jié)構(gòu)化”，才算被企業(yè)真正管理起來了。否則，知識分散在員工個(gè)人電腦里；或者雖然存在于企業(yè)的知識庫里，但與外界沒有聯(lián)系，成為“知識孤島”，這樣的知識顯然已經(jīng)顯化，但需要用時(shí)找不到，不能被有效共享和利用。這樣的顯性知識不能發(fā)揮作用和價(jià)值。

為了做好知識的“結(jié)構(gòu)化”，這里給大家介紹兩個(gè)工具：企業(yè)內(nèi)容管理和知識地圖。

企業(yè)內(nèi)容管理

知識顯化后， 需要一個(gè)新的載體， 就成為文檔。文檔是 “ 企業(yè)內(nèi)容”的一部分，所以，對顯性知識的管理可以借助企業(yè)內(nèi)容管理（Enterprise Content Management，ECM）的工具和方法。

現(xiàn)在的ECM系統(tǒng)集成了WEB內(nèi)容管理、文檔管理、數(shù)字資產(chǎn)管理、影像管理、記錄管理、協(xié)作管理、知識管理、門戶管理于一體?？蓪?shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)容的全過程管理，包括獲取、存貯、管理、保護(hù)、呈現(xiàn)等過程，并且可以與業(yè)務(wù)流程結(jié)合。

ECM不但可以對結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)和文檔進(jìn)行管理，還可以將員工的郵件、掃描件、復(fù)印件、傳真件等非結(jié)構(gòu)性的文件管理起來，實(shí)現(xiàn)知識的“結(jié)構(gòu)化”。所以，當(dāng)我們將隱性知識顯性化后，后面就可以借助ECM工具來做知識管理了。順便說一句，我們只是利用ECM工具來做知識管理系統(tǒng)，顯然ECM不等于知識管理。ECM只能管理顯性知識，無法管理隱性知識；ECM除了管理顯性知識外，還可以管理數(shù)據(jù)和信息。

ECM與云計(jì)算系統(tǒng) ECM與云計(jì)算系統(tǒng)結(jié)合，理論上，可以管理企業(yè)全部的顯性知識。使用今天的IT技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)將全部的文檔存放到計(jì)算機(jī)里。如果再使用云計(jì)算系統(tǒng)，員工沒有本地硬盤。這樣一來，員工生成的全部文檔都在公司的云服務(wù)器里，被公司全部管理起來。

知識的多維分類 借助于ECM工具，知識庫里的文件可實(shí)現(xiàn)多維分類，滿足不同人的分類需求。比如技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的文件，項(xiàng)目管理人員希望將這些文件按項(xiàng)目分類，而人事部門希望按項(xiàng)目組和項(xiàng)目經(jīng)理分類，技術(shù)企劃人員和新入職的研發(fā)人員則希望按技術(shù)種類進(jìn)行分類。

知識庫里的文件只有一套，但系統(tǒng)可根據(jù)文件的“元數(shù)據(jù)”，根據(jù)不同人的分類需求，將文件以不同的分類形式呈現(xiàn)給不同的人。

知識的使用者還可以根據(jù)自己的需求，訂閱需要的文件。只要設(shè)定自己的“檢索策略”，也就是一套元數(shù)據(jù)的組合檢索方案，比如：2010年至2014年3D技術(shù)的發(fā)展趨勢調(diào)研報(bào)告。當(dāng)有滿足條件的文件進(jìn)入知識庫時(shí)，立刻會(huì)被推送給需求者。借助企業(yè)內(nèi)容管理的強(qiáng)大工具，可以實(shí)現(xiàn)對顯性知識的結(jié)構(gòu)化管理。