怎樣用沈陽(yáng)OA信息化來(lái)應(yīng)對(duì)員工流動(dòng)？

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

     在咨詢業(yè)務(wù)快速增長(zhǎng)、專業(yè)能力迅速提升的同時(shí)，A公司的不少優(yōu)秀員工被客戶和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手以高職高薪挖角。表面上，員工的高流動(dòng)率似乎會(huì)嚴(yán)重影響A公司的發(fā)展。但實(shí)際上，它的發(fā)展步伐不但沒(méi)有放慢，近幾年反而不斷加快。這是如何實(shí)現(xiàn)的呢？

    如何降低員工高流動(dòng)率的影響，保證企業(yè)的穩(wěn)定與發(fā)展，是大多數(shù)知識(shí)密集型企業(yè)長(zhǎng)期面臨的一個(gè)難題。咨詢公司A同樣也面臨著這樣問(wèn)題，但是，它的發(fā)展步伐不但沒(méi)有放慢，近幾年反而不斷加快，目前已經(jīng)牢固樹(shù)立了自己所在領(lǐng)域的強(qiáng)大品牌和專業(yè)實(shí)力。這是如何實(shí)現(xiàn)的呢？

    總結(jié)A公司的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，我們看到它通過(guò)知識(shí)管理找到了一條應(yīng)對(duì)員工高流動(dòng)率的有效途徑。

    作為最早引進(jìn)并實(shí)踐知識(shí)管理的企業(yè)之一，A公司截止到2007年底，在內(nèi)部知識(shí)管理系統(tǒng)當(dāng)中已經(jīng)積累的文檔總數(shù)量約25萬(wàn)篇，平均每個(gè)工作日更新的文檔數(shù)量達(dá)到200篇，已經(jīng)形成了700多個(gè)知識(shí)地圖，員工每年平均貢獻(xiàn)文檔數(shù)量為300篇，文檔的重用率在70%左右。這些來(lái)自個(gè)人、來(lái)自項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)的沉淀為A公司搭建了一個(gè)公司級(jí)的穩(wěn)定的可積累的知識(shí)平臺(tái)，使得個(gè)體員工離職的影響能夠被最小化。此外，A公司還推廣應(yīng)用了多種方法，來(lái)促進(jìn)知識(shí)保存和傳遞，減少員工高流動(dòng)率的影響。

   1 導(dǎo)師制--縮短新人適應(yīng)期

    當(dāng)有員工離職的時(shí)候，企業(yè)最緊要的事情就是招聘新人填補(bǔ)空缺，讓新人盡快進(jìn)入角色，縮短新人適應(yīng)期，減少員工離職帶來(lái)的沖擊。

    A公司的做法之一是導(dǎo)師制，即給所有新入職的員工明確一位導(dǎo)師。在新員工試用期開(kāi)始時(shí)，由人力資源專管人員與相關(guān)同事一起協(xié)商，考慮該員工的導(dǎo)師人選。導(dǎo)師的正式職責(zé)一般到員工轉(zhuǎn)正為止，但多數(shù)情況下，即使在轉(zhuǎn)正之后，導(dǎo)師和員工仍然能夠保持良好的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。

    一般來(lái)說(shuō)，導(dǎo)師和直接經(jīng)理不是同一人擔(dān)任，直接經(jīng)理更多承擔(dān)業(yè)務(wù)管理職責(zé)，而導(dǎo)師更多承擔(dān)專業(yè)輔導(dǎo)角色。導(dǎo)師通常要求是專業(yè)資深、富有經(jīng)驗(yàn)的人員，A公司規(guī)定原則上公司合伙人、副合伙人、業(yè)務(wù)線經(jīng)理每年至少為一名新員工、至多為五名新員工擔(dān)任導(dǎo)師。

  2  知識(shí)地圖--根據(jù)角色系統(tǒng)學(xué)習(xí)

    為促進(jìn)新員工盡快進(jìn)入角色，同時(shí)也為使一些填補(bǔ)中高職位人員流動(dòng)空缺而晉升的員工能夠快速適應(yīng)角色要求，A公司的另一個(gè)重要方法就是制作知識(shí)地圖。所謂知識(shí)地圖，就是針對(duì)特定的需要，將相關(guān)的知識(shí)和信息進(jìn)行梳理、分類、分級(jí)并形成相應(yīng)的索引、鏈接，幫助使用人員快速檢索和方便閱讀。

    A公司的知識(shí)地圖主要針對(duì)崗位、專業(yè)領(lǐng)域或項(xiàng)目等設(shè)立，幫助相關(guān)人員快速掌握該崗位、該專業(yè)領(lǐng)域或者該項(xiàng)目的基礎(chǔ)知識(shí)、核心方法、重要經(jīng)驗(yàn)，從而使相關(guān)人員能夠盡快形成相應(yīng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，快速達(dá)到知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的要求。

    隨著對(duì)具體崗位的要求的變化、專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)的不斷積累等，知識(shí)地圖會(huì)不斷更新。多數(shù)知識(shí)地圖要求定期檢查、更新，更新的周期一般為一個(gè)月到半年不等。

   3沈陽(yáng)OA系統(tǒng)系統(tǒng)--搭建企業(yè)級(jí)知識(shí)平臺(tái)

    要想減少員工流動(dòng)對(duì)公司的影響，最根本的就是把個(gè)體的知識(shí)轉(zhuǎn)化為公司的知識(shí)，把個(gè)體的知識(shí)積累、個(gè)體間的知識(shí)共享，轉(zhuǎn)化為公司級(jí)的知識(shí)積累和共享。

    公司級(jí)的知識(shí)積累和共享需要公司級(jí)的知識(shí)管理系統(tǒng)，而不僅僅是共享文件夾、郵件系統(tǒng)或者個(gè)體間的聊天記錄，因而A公司在2001年左右就開(kāi)始使用知識(shí)管理系統(tǒng)，并且延用至今。在這個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中積累了幾年間所有的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，形成了海量的知識(shí)庫(kù)。

    特別需要強(qiáng)調(diào)的是，這個(gè)系統(tǒng)的功能除了知識(shí)管理，還包括流程管理、項(xiàng)目管理、客戶管理等。A公司的絕大多數(shù)業(yè)務(wù)都可以通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行管理，這促使這個(gè)系統(tǒng)成為絕大多數(shù)人每天必用的一個(gè)工作平臺(tái)，也促進(jìn)了知識(shí)管理和實(shí)際業(yè)務(wù)的緊密結(jié)合，從而避免了知識(shí)管理和實(shí)際業(yè)務(wù)兩張皮，避免了知識(shí)管理實(shí)際成為業(yè)務(wù)工作之外的額外工作，或者成為難于訪問(wèn)、少人問(wèn)津的檔案館等情況的發(fā)生。

   4 寫(xiě)作計(jì)劃--總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、留存知識(shí)

    有了知識(shí)管理系統(tǒng)只是有了一個(gè)可積累的工具，員工的知識(shí)不會(huì)自動(dòng)形成文字記錄進(jìn)去。為了使員工的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌蛐纬晌淖殖恋硐聛?lái)，A公司使用了多種方法，包括寫(xiě)作計(jì)劃、三講制度和AAR制度。

    A公司為了更好地促進(jìn)員工個(gè)人的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)積累和共享傳播，要求公司所有咨詢顧問(wèn)制定個(gè)人的年度寫(xiě)作計(jì)劃，寫(xiě)作文章并發(fā)表到公司自己的刊物，或者外面的知名媒體。在每半年一次的顧問(wèn)晉級(jí)中，管理機(jī)構(gòu)會(huì)根據(jù)顧問(wèn)發(fā)表文章的數(shù)量、發(fā)表到什么級(jí)別的刊物上，換算成為相應(yīng)的文章寫(xiě)作積分。這一積分將成為顧問(wèn)晉級(jí)的重要考核指標(biāo)，達(dá)不到一定積分?jǐn)?shù)量的顧問(wèn)，將不能夠晉級(jí)到更高一個(gè)級(jí)別。

    5 三講制度--交流、分享個(gè)人知識(shí)

    三講就是講知識(shí)、講技能、講解決方案。A公司內(nèi)部大約每?jī)芍茏笥揖蜁?huì)以某個(gè)主題召開(kāi)一次座談會(huì)，所有對(duì)這個(gè)主題感興趣的員工都可以參加。三講通常需要準(zhǔn)備PPT，相關(guān)同事會(huì)對(duì)三講的過(guò)程做紀(jì)要或?qū)懧?tīng)后的心得。

    三講的過(guò)程就是知識(shí)不斷共享與轉(zhuǎn)移的過(guò)程。共享的內(nèi)容也不只限于成功經(jīng)驗(yàn)，失敗的共享更可以避免其他同事重蹈覆轍。

    除了整個(gè)公司范圍內(nèi)的三講之外，三講制度也包括部門(mén)內(nèi)部、項(xiàng)目?jī)?nèi)部的交流與共享。例如，A公司在做大型項(xiàng)目之前，往往會(huì)舉辦項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)會(huì)，從公司或從外部邀請(qǐng)某個(gè)領(lǐng)域的資深專家，將其豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)傳遞給整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

    另外，每個(gè)季度或半年，A公司會(huì)召集所有的項(xiàng)目經(jīng)理或顧問(wèn)到公司總部，將近期項(xiàng)目的成果、給客戶帶來(lái)哪些價(jià)值以及有哪些可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)與方法等進(jìn)行集中的交流。這樣，項(xiàng)目經(jīng)理們就會(huì)對(duì)每個(gè)項(xiàng)目有一個(gè)大致的了解，以后再遇到類似的項(xiàng)目，就知道如何解決了。

   6 ＡＡＲ文檔--凝結(jié)經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)后人

    AAR即After Action Review，行動(dòng)后總結(jié)。A公司要求所有工作結(jié)束后都開(kāi)展AAR活動(dòng)，要求相關(guān)參與人員及時(shí)總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，并形成顯性的書(shū)面文檔。目前A公司已在市場(chǎng)活動(dòng)、項(xiàng)目銷售、項(xiàng)目執(zhí)行等各個(gè)重要環(huán)節(jié)，積累了很多各類AAR文檔。

    這些AAR文件在相應(yīng)的工作手冊(cè)、工作Checklist（檢查表）形成或更新的同時(shí)，會(huì)成為手冊(cè)、Checklist的基礎(chǔ)素材。

    以上這些做法幫助A公司盡可能減小了員工流動(dòng)帶來(lái)的影響，不但保持了業(yè)務(wù)的穩(wěn)定，還能夠?qū)崿F(xiàn)加速的發(fā)展。其實(shí)和其他咨詢公司或知識(shí)密集型企業(yè)相比，A公司推行知識(shí)管理的意義，不僅僅在于對(duì)員工流動(dòng)的減震，更在于在實(shí)踐知識(shí)管理的過(guò)程中，A公司形成的學(xué)習(xí)文化、共享文化和溝通文化提升了企業(yè)的凝聚力和向心力，從而盡可能地減少了不合理的員工流動(dòng)。即使因?yàn)楦鞣N原因離開(kāi)的員工，也往往保留著A公司的即時(shí)通信系統(tǒng)（RTX）賬號(hào)，可以通過(guò)各種方式和A公司同事保持著知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的交流和溝通，這可能是更難能可貴的。