知識(shí)地圖在項(xiàng)目型組織中的應(yīng)用

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

項(xiàng)目型組織是指那些一切工作都圍繞項(xiàng)目進(jìn)行、通過項(xiàng)目創(chuàng)造價(jià)值并達(dá)成自身戰(zhàn)略目標(biāo)的組織。項(xiàng)目型組織例子有很多，比如咨詢公司、人力資源外包企業(yè)、企業(yè)的新產(chǎn)品研發(fā)部門、和IT部門。這種組織最主要的特征是，它的一切業(yè)務(wù)以項(xiàng)目為導(dǎo)向，業(yè)務(wù)有效運(yùn)作的依賴于客戶、項(xiàng)目、工作流的協(xié)同，核心競爭力在于項(xiàng)目過程經(jīng)驗(yàn)的沉淀以及有效復(fù)用，發(fā)展瓶頸在于有效利用這些知識(shí)，并將各種資源高效率協(xié)同有序進(jìn)行，提高項(xiàng)目管理水準(zhǔn)。

針對這種項(xiàng)目型組織發(fā)展的瓶頸，業(yè)界曾提出了項(xiàng)目管理＋流程管理＋知識(shí)管理的理念（簡稱“1+1+1”解決方案），強(qiáng)調(diào)將項(xiàng)目管理、知識(shí)管理或流程管理三種管理方法進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合從而提高項(xiàng)目管理應(yīng)用效果。

這種方式其實(shí)在業(yè)界已有很多的實(shí)際應(yīng)用。知識(shí)地圖是其中應(yīng)用的方式之一。顧名思義，知識(shí)地圖，是知識(shí)指引、導(dǎo)航，所以很多時(shí)候我們說它是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的指南。在項(xiàng)目型組織中，通過建立知識(shí)地圖，可以有效的將項(xiàng)目管理的通用管理過程和重復(fù)性的項(xiàng)目實(shí)施過程，按照一定的維度細(xì)分將其規(guī)范化，同時(shí)融入知識(shí)管理的理念，將項(xiàng)目過程中的寶貴知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，得到不斷積累和成長，從而使項(xiàng)目型組織建立起穩(wěn)定的可持續(xù)積累的業(yè)務(wù)框架。

項(xiàng)目型組織中建立知識(shí)地圖，最典型的應(yīng)用方式是按照以下這三步建立起項(xiàng)目知識(shí)體系。

第一步：建立崗位指南，讓新人快速熟悉項(xiàng)目工作

建立新人快速上手的工作知識(shí)地圖，讓新員工在進(jìn)公司之后，全面快速地了解其將要所接受的培訓(xùn)計(jì)劃和學(xué)習(xí)計(jì)劃。這里有崗位職責(zé)、項(xiàng)目管理制度、新崗位的知識(shí)和技能要求以及相關(guān)培訓(xùn)資料清單等等，進(jìn)行這些內(nèi)容的學(xué)習(xí)為新手盡快地適應(yīng)新崗位，快速成長奠定了良好的基礎(chǔ)。

第二步：建立項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范，將項(xiàng)目過程標(biāo)準(zhǔn)化

對于項(xiàng)目型企業(yè)來說，其核心競爭力之一就在于對各類型項(xiàng)目的過程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，提高快速交付能力。許多項(xiàng)目都具有重復(fù)性特征，需要在不同的時(shí)間和不同的地區(qū)不斷重復(fù)地進(jìn)行，為了減少任意性，根據(jù)一定的維度流程，對這些工作進(jìn)行規(guī)范化管理很有必要，比如項(xiàng)目啟動(dòng)流程、需求調(diào)研分析流程、系統(tǒng)安裝流程、試運(yùn)行流程、項(xiàng)目驗(yàn)收流程，通過嚴(yán)格的流程定義、流程執(zhí)行和優(yōu)化，既能降低管理的隨意性，減少許多人為的干擾因素，同時(shí)通過持續(xù)進(jìn)行的流程優(yōu)化，達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。

首先是根據(jù)項(xiàng)目涉及的工作內(nèi)容和性質(zhì)劃分項(xiàng)目類型，如藍(lán)凌管理咨詢公司，將IT類項(xiàng)目，可分為單純的咨詢項(xiàng)目、產(chǎn)品項(xiàng)目、咨詢＋產(chǎn)品項(xiàng)目等，甚至針對產(chǎn)品項(xiàng)目再進(jìn)行細(xì)分，包括標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品和定制產(chǎn)品。通過對項(xiàng)目的分類，再建立針對不同類型項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施工作流程結(jié)構(gòu)。

其次劃分項(xiàng)目的階段，明確每階段的過程活動(dòng)，確定活動(dòng)間的關(guān)聯(lián)，明確每項(xiàng)工作的前置任務(wù)。

再其次，對各種需要重復(fù)進(jìn)行的工作任務(wù)建立規(guī)范化的工作流程作業(yè)。許多項(xiàng)目工作，包括項(xiàng)目變更、需求評審等，在項(xiàng)目中總是在重復(fù)多次發(fā)生的，可以運(yùn)流程管理方法對這些重復(fù)性的工作進(jìn)行有效的管理。

比如，根據(jù)以上步驟制作出來的關(guān)于項(xiàng)目啟動(dòng)階段工作流程，如圖 1所示。

圖 1 項(xiàng)目啟動(dòng)工作流程

最后考慮不同的項(xiàng)目需求和特點(diǎn)，對于某一項(xiàng)目工作任務(wù)，可設(shè)定在不同類型項(xiàng)目中為必選、可選或不需要。

第三步：建立項(xiàng)目知識(shí)庫，將項(xiàng)目實(shí)施過程中的知識(shí)沉淀下來，進(jìn)行有效復(fù)用。

咨詢行業(yè)里面有句行話：不要重復(fù)發(fā)明輪子。項(xiàng)目每一步要完成的工作內(nèi)容所涉及到的相關(guān)知識(shí)文檔是項(xiàng)目型組織能夠積累產(chǎn)生的真正價(jià)值和財(cái)富?；陧?xiàng)目推動(dòng)的知識(shí)型組織必須不斷積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，將個(gè)人的知識(shí)資本轉(zhuǎn)化為組織的知識(shí)資本，將在項(xiàng)目中形成的各種知識(shí)視同組織的資產(chǎn)進(jìn)行管理，形成強(qiáng)大的無形資產(chǎn)。對處于新商業(yè)環(huán)境中的項(xiàng)目型組織，其良好的知識(shí)管理能力，極大地降低了關(guān)鍵人才所帶來的經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)，有效的知識(shí)管理可促進(jìn)其知識(shí)積累與擴(kuò)散，并使企業(yè)的創(chuàng)新能力得到持續(xù)保持。

一方面，將項(xiàng)目整個(gè)過程實(shí)施的關(guān)鍵知識(shí)文檔組織到一起，建立項(xiàng)目知識(shí)地圖。另一方面，進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)體系分類，建立項(xiàng)目管理知識(shí)地圖。比如將知識(shí)庫進(jìn)行以下分類：項(xiàng)目實(shí)施方法論、項(xiàng)目管理專業(yè)知識(shí)、能力素質(zhì)、行業(yè)解決方案、訓(xùn)練教材、最佳實(shí)踐和外部參考資料等等。

這樣做的好處是，我們將組織中，大量隱性的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，通過工作總結(jié)、案例總結(jié)、研究報(bào)告等將自己的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)沉淀下來，還可以累積組織外部的項(xiàng)目管理方面的參考資料，提供給其他組織成員共享、學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

總之，知識(shí)地圖在項(xiàng)目型組織的應(yīng)用很多，比如項(xiàng)目專家網(wǎng)絡(luò)圖，將組織中擅長某些領(lǐng)域的專家資源進(jìn)行羅列，讓員工在遇到疑難問題時(shí)能快速找到解決相關(guān)問題的專家等。在項(xiàng)目型組織中建立新人指引工作知識(shí)地圖，讓新員工得到及時(shí)、快速的培訓(xùn)，最短時(shí)間適應(yīng)新的崗位，降低了企業(yè)人力資源成本；組織內(nèi)部建立起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目實(shí)施流程地圖，提高了項(xiàng)目成員的工作效率以及組織的管理水平；合理分類沉淀組織中的管理經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，將組織隱形的知識(shí)資產(chǎn)得以保值和增值。這些都有效地促進(jìn)了組織知識(shí)的管理，實(shí)現(xiàn)了軟實(shí)力的提升，同時(shí)也增強(qiáng)了企業(yè)的整體競爭力。


作者：藍(lán)凌咨詢顧問 蔡蕓偉