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采購戰(zhàn)略瞄準中長期
采購與企業(yè)經(jīng)營其它方面的關(guān)系之密切是不言而喻的,這種關(guān)系不是單向的,而是互動的。在制定采購戰(zhàn)略的時候,尤其要考慮這一因素。
對采購品市場最了解的是采購部,而不是生產(chǎn)或行政部門。傳統(tǒng)的方式是采購需求方(如生產(chǎn)部門)向采購部門提出采購任務(wù)清單,采購部門以完成清單上的任務(wù)為工作目標。工作績效的比照標準則是上一次的類似的采購行為。這樣的故事在我們采購部門的辦公室里一天天地單調(diào)地重復(fù)著。但在很多跨國公司卻并非如此。
某跨國公司的采購總監(jiān)說:“采購是企業(yè)的利潤之源,質(zhì)量之本和效率之始。”雖然不無夸張,卻也不失正論。采購部門必須主動從企業(yè)整體利益的角度來考慮問題,而不是被動地從滿足其它部門需要的角度來思考采購。
下面的問題是具有代表性的:
一個遠在廣州的供應(yīng)商所提供的原料A可以滿足工廠的需求,一個水平稍差的供應(yīng)商在蘇州。我們可不可以通過供應(yīng)商發(fā)展計劃幫助蘇州的供應(yīng)商改進產(chǎn)品和管理,達到我們的需求,從而替換廣州的供應(yīng)商,減少運輸成本?
公司所有的機票都是各部門單獨而零散購買的??刹豢梢杂刹少彶控撠?zé)通過一個機票代理商進行統(tǒng)一購買,從而獲得價格折扣?總經(jīng)理在辦公會議上強調(diào)通過增加銷售額來擴大利潤,采購部門可不可以通過削減采購成本來減緩銷售部門的壓力?
只有站在主動出擊的立場上,才有資格談采購戰(zhàn)略。在一個大型跨國公司的采購總監(jiān)的任務(wù)清單上,以下的問題是可以稱作“戰(zhàn)略問題”而需要他們主動去解決的:
采購成本模型和成本結(jié)構(gòu)的優(yōu)化
和供應(yīng)商的聯(lián)系渠道、供應(yīng)商的風(fēng)險管理
新供應(yīng)商的選擇和現(xiàn)有供應(yīng)商的發(fā)展
價值分析:成本、質(zhì)量、效率和服務(wù)的平衡
供應(yīng)商的新技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)
政府和立法機構(gòu)的行為對采購的影響
采購部門的獨立研究
跨國采購中的貨幣和關(guān)稅風(fēng)險的管理
電子商務(wù)
采購活動中避免環(huán)境污染
順便提一下,在很多中國企業(yè)中,如果采購還是放在行政和生產(chǎn)的架構(gòu)中,上述清單中的很多問題是沒有辦法放在議事日程上的。
阻礙制定采購戰(zhàn)略的原因
阻礙國內(nèi)企業(yè)制定中長期采購戰(zhàn)略的因素主要有以下幾方面:
沒有主動搜集市場信息的意識。市場是千變?nèi)f化的,可是企業(yè)在制定采購價格的時候,信息只是來源于供應(yīng)商,或者來自一些有限資料上的只言片語。當政府即將推出一個相關(guān)行業(yè)法規(guī)時,企業(yè)的采購部門沒有反應(yīng),還在按“老皇歷”辦事。當原材料的質(zhì)量發(fā)生問題時,沒有人去供應(yīng)商的工廠中看個究竟,而只是一兩個電話通報一下情況,籠統(tǒng)地提出一下改進的要求。當供應(yīng)商的服務(wù)出現(xiàn)問題的時候,企業(yè)只是就事論事,沒有人知道市場上的供求關(guān)系發(fā)生了變化,買方市場變成了賣方市場,供應(yīng)商就會抬高身價。最近的一個例子是國際原油價格上漲,很多國內(nèi)企業(yè)的庫存不足,只好聞風(fēng)抬價,招致?lián)p失。這些例子告訴我們,沒有對于信息系統(tǒng)準確的把握,就不可能有戰(zhàn)略,就沒有成本的大幅度降低、質(zhì)量和效率的顯著提高。
老化的管理方式和對于需求的陌生:在一些國內(nèi)企業(yè),甚至沒有一個采購成本結(jié)構(gòu)表,不知道什么是戰(zhàn)略性的原材料,什么是不太重要的采購目標。采購部門和生產(chǎn)部門或其它需求部門沒有通常的交流機制,雙方都在“揣測”對方的情況,而不是把問題拿到桌面上來開誠布公地交流。在采購部門內(nèi)部,大家都在各自為戰(zhàn),沒有采購技巧的交流,沒有共同學(xué)習(xí)的機制??梢韵胂螅约翰涣私庾约?,怎么能夠形成拳頭呢?
“知己知彼,百戰(zhàn)不殆。”這句古老的戰(zhàn)爭法則同樣適用于采購。作為企業(yè)同外界發(fā)生聯(lián)系的重要窗口,只有在了解外界市場環(huán)境和內(nèi)部需求的前提下才能夠制定準確的戰(zhàn)略。也只有在這個前提下,發(fā)展采購的技巧才有意義。
幫助制定采購戰(zhàn)略
雖然決定采購戰(zhàn)略的因素很多,但有一些問題是帶有普遍性的,而且也是國內(nèi)企業(yè)急需解決的。下面的問題清單可能對你的工作有一些幫助。
是買方市場還是賣方市場?對于任何一種被采購的資源和服務(wù),都存在這個問題。在不同的市場環(huán)境下,供應(yīng)商所承諾的價格和服務(wù)都是不同的。市場的性質(zhì)問題,是很多采購問題發(fā)生的背后的和真正的原因。在買方市場的條件下,買主傾向于多家采購以獲得更優(yōu)惠的承諾;在賣方市場的條件下,買主則傾向于一家采購以獲得規(guī)模優(yōu)勢。但買方市場和賣方市場不是絕對的,不僅大環(huán)境會變,在一個特定的地區(qū)內(nèi)或一個更細分的市場內(nèi),小環(huán)境也會變。所以采購經(jīng)理要特別注意這方面的分析和把握。
哪些是最重要的采購資源?在大部分的生產(chǎn)性工業(yè)企業(yè),都存在一些采購品種,它們的品種數(shù)目可能只占總品種數(shù)目的10%以下,但占采購總成本的70%以上,如彩電企業(yè)的顯像管、鋼鐵廠中的鐵礦石、制藥廠的原料藥等。在這些采購品上花費與其成本量相匹配的精力是完全值得的。
與其它部門之間建立有效的工作接口。這些部門包括財務(wù)、生產(chǎn)、技術(shù)研發(fā)和銷售。國內(nèi)的企業(yè)一般認為對采購-財務(wù)界面有良好的管理,可使這種良好的管理經(jīng)常是體現(xiàn)在付款問題上,財務(wù)的管理職能、控制職能和預(yù)測職能沒有得到充分的發(fā)揮。采購部門與生產(chǎn)部門似乎總是冤家,它們之間的溝通是必要的。傳統(tǒng)的國內(nèi)企業(yè),采購量的信息來自于生產(chǎn)部門;而在成熟的跨國公司,采購量的信息來自于銷售部門的銷售預(yù)測。采購部門與技術(shù)研發(fā)部門的關(guān)系主要體現(xiàn)在質(zhì)量領(lǐng)域,采購部門應(yīng)該尊重技術(shù)研發(fā)部門對于質(zhì)量標準的制定權(quán)和對質(zhì)量事故的最后裁決權(quán)。
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