單一采購(gòu)成功五要素

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在公司設(shè)法提高外購(gòu)程序的效率之時(shí)，有諸多原因能使單一采購(gòu)（sole sourcing）成為既節(jié)約成本又節(jié)省時(shí)間的可行選擇。

單一采購(gòu)是指買(mǎi)家與一位服務(wù)供應(yīng)商來(lái)定義、磋商并購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的一種做法。以往，買(mǎi)家采用單一采購(gòu)是因?yàn)樗群?jiǎn)單又迅速，不像多供應(yīng)商采購(gòu)程序那樣，要分階段進(jìn)行，還要各個(gè)審查，顯得困難重重。而現(xiàn)在情況則不同，采用單一采購(gòu)大多是出于買(mǎi)家和服務(wù)供應(yīng)商之間已經(jīng)建立的信任。

就采購(gòu)成本和決策時(shí)間而言，與多供應(yīng)商采購(gòu)相比，單一采購(gòu)能發(fā)揮出巨大的潛在效率。然而，單一采購(gòu)容易受一些問(wèn)題的影響，買(mǎi)家必須早早著手解決這些問(wèn)題，以確保最終取得成功。

單一采購(gòu)還是多方采購(gòu)

在下述情況下可以選擇單一采購(gòu)方式：

●快捷的程序至關(guān)重要。

●服務(wù)供應(yīng)商的聲譽(yù)至關(guān)重要。

●服務(wù)供應(yīng)商具有獨(dú)特的能力；有時(shí)，供應(yīng)商能提供獨(dú)特的業(yè)務(wù)方案（如講究效率，同時(shí)增加收入），或者能幫助買(mǎi)家改進(jìn)程序，增加價(jià)值。

●擬定的采購(gòu)協(xié)議錯(cuò)綜復(fù)雜。這通常是由交易額的大小、與其他程序之間的相互依賴(lài)性或戰(zhàn)略重要性來(lái)決定。

●與供應(yīng)商之間已經(jīng)有了"交織在一起的"聯(lián)盟關(guān)系（如：服務(wù)供應(yīng)商擁有關(guān)鍵的軟件或?qū)Ｓ袡?quán)）。

●買(mǎi)家和服務(wù)供應(yīng)商的個(gè)人或兩家機(jī)構(gòu)之間有著高度的信任；這常常是以供應(yīng)商以往提供服務(wù)的能力為基礎(chǔ)的。

●公司文化有利于采用雙方協(xié)作的單一來(lái)源。

●買(mǎi)家與服務(wù)供應(yīng)商之間存在廣泛的聯(lián)盟機(jī)會(huì)（如：交叉銷(xiāo)售產(chǎn)品，管理銷(xiāo)售渠道或提供技術(shù)、研究能力）。

而買(mǎi)家在下述情況下會(huì)選擇多供應(yīng)商采購(gòu)方式：

●市場(chǎng)提供的服務(wù)范圍清楚明確。

●買(mǎi)方的重點(diǎn)在于：通過(guò)更大范圍的價(jià)值比較，以獲取最低價(jià)。

●在對(duì)采購(gòu)方式的選擇進(jìn)行嚴(yán)格的分析方面，買(mǎi)方本身能力欠缺，因而，需要對(duì)不同實(shí)力的服務(wù)供應(yīng)商提供的多種解決方案加以比較評(píng)估。

●原先建立的關(guān)系中沒(méi)有占主導(dǎo)地位的關(guān)系可以左右采購(gòu)方式的選擇。

●公司準(zhǔn)則、政府政策或文化規(guī)定采用多供應(yīng)商采購(gòu)方式。

●變革管理和實(shí)施挑戰(zhàn)很小。

●公司對(duì)任何一種單一采購(gòu)均持極其懷疑的態(tài)度，從而使決策過(guò)程減慢，采購(gòu)程序的可信度也受到影響。

有調(diào)查表明，公司在考慮單一采購(gòu)時(shí)，與供應(yīng)商已有的關(guān)系和快捷程序的需要成了最有影響力的兩大因素。采用單一采購(gòu)的所有決策中，有一半是基于這兩大因素做出的。

買(mǎi)家透露，在考慮單一采購(gòu)時(shí)，他們最不可能選擇的是那些拿著誘人的計(jì)劃書(shū)找上門(mén)的服務(wù)供應(yīng)商?？紤]到外購(gòu)過(guò)程中更換服務(wù)供應(yīng)商會(huì)帶來(lái)高額成本，因此，在原有的基礎(chǔ)上發(fā)展與供應(yīng)商的關(guān)系可以使單一采購(gòu)成功的機(jī)會(huì)增大，但單憑這一點(diǎn)還不能保證成功。

對(duì)買(mǎi)家來(lái)講，成功的關(guān)鍵在于：切實(shí)制定一種嚴(yán)格有序的單一采購(gòu)方式。以下一些做法很有必要：

精心確定買(mǎi)家目標(biāo)和所需服務(wù)。

建立一個(gè)框架體系（涉及財(cái)務(wù)和其他一些因素），以幫助雙方了解解決方案何時(shí)可以被接受。

打好基礎(chǔ)，以便雙方有效地管理解決方案的實(shí)施和不斷履行。

通過(guò)建立這樣的程序，買(mǎi)方施加了一定的壓力，促使自身和服務(wù)供應(yīng)商都不斷努力，提高工作效益，同時(shí)也加強(qiáng)了雙方之間富有成效的工作關(guān)系。

單一采購(gòu)五大要素

下述五大因素可以使單一采購(gòu)獲得成功，其中幾個(gè)因素雖然對(duì)多供應(yīng)商采購(gòu)方式來(lái)講也很重要，但對(duì)單一采購(gòu)來(lái)講，更是重中之重。

1.發(fā)展關(guān)系。良好的關(guān)系具有多種特征，諸如相互尊重、盡可能協(xié)調(diào)好雙方利益的愿望、解決分歧的承諾和能力、對(duì)彼此意愿的信任等。

總之，在外購(gòu)時(shí)，供應(yīng)商要做的遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只是提供服務(wù)。單一采購(gòu)的一個(gè)目標(biāo)就是盡可能發(fā)展雙方的關(guān)系。由于買(mǎi)家和供應(yīng)商可以多花一些時(shí)間在一起，因此雙方發(fā)展關(guān)系的機(jī)會(huì)很多。

例如，單一采購(gòu)使買(mǎi)家有機(jī)會(huì)從供應(yīng)商處尋求解決問(wèn)題的真知灼見(jiàn)，而非現(xiàn)成的解決方案。這些個(gè)性化的解決方案要求買(mǎi)家和供應(yīng)商之間互有透明度，進(jìn)行信息的交流溝通。通過(guò)這些交流，隨著買(mǎi)家不斷征求供應(yīng)商的意見(jiàn)、對(duì)供應(yīng)商信任度的增加，雙方的關(guān)系也在不斷發(fā)展。這些都為鞏固雙方的關(guān)系創(chuàng)造了機(jī)會(huì)，而這在多供應(yīng)商采購(gòu)方式中是不可能有的。

還有，談判的方式也為雙方奠定長(zhǎng)久的關(guān)系提供了機(jī)會(huì)。雙方應(yīng)本著解決問(wèn)題的觀點(diǎn)來(lái)建立關(guān)系，而不是采用投標(biāo)程序去激化分歧。在談判過(guò)程中雙方應(yīng)以利益為重。

2.讓高層領(lǐng)導(dǎo)參與。單一采購(gòu)更多依賴(lài)兩家機(jī)構(gòu)的最高層之間的信任。

這一點(diǎn)之所以重要有幾個(gè)原因。特定的解決方案常常是按買(mǎi)家的需求量身定做的，包括實(shí)際提供的服務(wù)和協(xié)議中的商業(yè)條款。因此，這些決策不僅需要供應(yīng)商和買(mǎi)家雙方最高層的許可同意，而且還需要他們理解并參與協(xié)議的具體內(nèi)容。高層管理人員一般都會(huì)授權(quán)下屬人員，讓他們對(duì)采購(gòu)程序負(fù)責(zé)，這種習(xí)慣做法常常帶來(lái)麻煩。

而且，如果沒(méi)有高層管理人員制定明確的方向并對(duì)決策負(fù)責(zé)的話，下屬經(jīng)理人往往會(huì)把單一采購(gòu)程序演變成沒(méi)完沒(méi)了的基準(zhǔn)測(cè)試，"看看我們是否爭(zhēng)取到了公平的交易。"這種做法通常會(huì)得出模糊不清的結(jié)論，還會(huì)導(dǎo)致雙方企求的信任破裂。

3.征得董事會(huì)同意。由于所討論的采購(gòu)方式具有重要的經(jīng)濟(jì)影響，因此，還必須征得董事會(huì)的同意接受。

單一采購(gòu)很容易招致人們的批評(píng)指責(zé)，因?yàn)闊o(wú)論是服務(wù)供應(yīng)商、服務(wù)范圍、解決方案，還是價(jià)格，都讓買(mǎi)家無(wú)從選擇。單一采購(gòu)還會(huì)因其缺乏客觀性而招致來(lái)自公司內(nèi)部的批評(píng)。

但是，這一結(jié)論忽視的是：買(mǎi)家與供應(yīng)商會(huì)一起花費(fèi)大量時(shí)間共同努力，為其特定需求設(shè)計(jì)解決方案。

當(dāng)?shù)谝淮蜗驅(qū)Υ艘粺o(wú)所知或知之甚少的董事會(huì)介紹這種采購(gòu)方式時(shí)，董事會(huì)的通常反應(yīng)就是對(duì)該種方式的合理性提出質(zhì)疑。董事會(huì)關(guān)注的事情有：管理人員是否考慮了所有的選擇，采用的解決方案對(duì)買(mǎi)方機(jī)構(gòu)來(lái)講是否最具成本效益，等等。為此，買(mǎi)家還要再去收集有關(guān)資料，有可能重新設(shè)計(jì)采購(gòu)程序，以便從其他供應(yīng)商處獲取計(jì)劃書(shū)。

不可避免的結(jié)果是，買(mǎi)家在外購(gòu)程序上不得不花費(fèi)額外的時(shí)間、精力和資源。當(dāng)董事會(huì)最終得出的結(jié)論與最初向他們介紹的情況一致時(shí)（即針對(duì)公司的具體情況，單一采購(gòu)是一種可行的方式），買(mǎi)家所花費(fèi)的時(shí)間和金錢(qián)往往比采用多供應(yīng)商采購(gòu)方式花的還要多。

為避免這一后果，采用單一采購(gòu)之初，或在該程序開(kāi)始之前，就應(yīng)征得董事會(huì)的同意，并給董事會(huì)提供對(duì)采購(gòu)程序的設(shè)計(jì)施加影響的機(jī)會(huì)，或者至少要讓董事會(huì)覺(jué)得他們的參與必不可少。

4.進(jìn)行比較，確保價(jià)值。買(mǎi)家必須采用一種復(fù)雜的外部比較分析程序以確保采購(gòu)的公正性。買(mǎi)家要密切參與服務(wù)范圍的開(kāi)發(fā)和不斷改進(jìn)，還要知道從供應(yīng)商那里尋求的是什么服務(wù)，需要多少服務(wù)才能達(dá)到自己的目標(biāo)。買(mǎi)家和供應(yīng)商必須齊心協(xié)力，共同為供應(yīng)商設(shè)定特定的目標(biāo)，這就要求買(mǎi)家進(jìn)行一些分析，而如果買(mǎi)家有幾種解決方案可供比較的話，這些分析本來(lái)是可以省掉的。

通過(guò)對(duì)可能的解決方案的每一部分進(jìn)行比較，供應(yīng)商能夠繼續(xù)有效地"競(jìng)爭(zhēng)"該項(xiàng)交易。買(mǎi)家有可能從協(xié)議的服務(wù)范圍中抽掉部分或全部服務(wù)，這給供應(yīng)商造成了壓力，可以確保供應(yīng)商以合理的價(jià)格盡可能提供最佳的解決方案。買(mǎi)家必須一開(kāi)始就向供應(yīng)商明確表示，如若目標(biāo)達(dá)不到，買(mǎi)家隨時(shí)可能采用多供應(yīng)商采購(gòu)方式取而代之。

5.具體明確－－－越具體越好。買(mǎi)家必須明確規(guī)定解決問(wèn)題、分析問(wèn)題和評(píng)估解決方案所采用的程序。這就要求買(mǎi)家控制整個(gè)程序，制定具體的里程碑和終極目標(biāo)。這樣，買(mǎi)家就能對(duì)交易過(guò)程中的決策和問(wèn)題進(jìn)行控制。明確這一程序的目的是為了建立一個(gè)框架，在該框架下，雙方清楚地知道規(guī)定的里程碑和終極目標(biāo)，并且最終了解何時(shí)達(dá)成了公平交易。

除了為該程序設(shè)定時(shí)間期限和目標(biāo)以外，買(mǎi)家應(yīng)該設(shè)定服務(wù)范圍和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)節(jié)等級(jí)，這些細(xì)節(jié)等級(jí)可用來(lái)衡量雙方的關(guān)系成功與否。

必須明確哪些程序是在服務(wù)范圍之內(nèi)。這一點(diǎn)應(yīng)該由買(mǎi)家決定，盡管供應(yīng)商可以提出一些其他的辦法。另外，買(mǎi)家還必須規(guī)定供應(yīng)商各種角色和職責(zé)的精確水平。例如，要求供應(yīng)商為其解決方案開(kāi)發(fā)出責(zé)任矩陣，以幫助買(mǎi)家和供應(yīng)商迅速描述出一些關(guān)鍵責(zé)任，使買(mǎi)家明白該方案中哪些活動(dòng)要保留，哪些要舍棄，每種活動(dòng)的財(cái)務(wù)影響如何。

此外，買(mǎi)家必須堅(jiān)持供應(yīng)商的計(jì)劃書(shū)中明確規(guī)定衡量解決方案成功與否的標(biāo)準(zhǔn)。迫使雙方在具體的標(biāo)準(zhǔn)上達(dá)成一致，能使雙方都清楚明白。

單一采購(gòu)并非對(duì)每家公司來(lái)說(shuō)都是最佳選擇。但是，如果情況適合的話，它不失為一種可行的方法。買(mǎi)家必須權(quán)衡許多因素：供應(yīng)商滿(mǎn)足特定需要的能力－－－提供現(xiàn)成的服務(wù)，或是為顧客量身定做、設(shè)計(jì)解決方案；目前雙方關(guān)系的牢固程度；所需的服務(wù)范圍；供應(yīng)商以后提供新的服務(wù)的能力；以及單一采購(gòu)在公司中的接受程度。