如何保持電子郵件系統(tǒng)正常

電子郵件已經(jīng)成為一種讓人越來(lái)越上癮的商業(yè)工具，從人們使用他們的BlackBerry手持設(shè)備的情況看，這種趨勢(shì)還在增強(qiáng)。

但是有調(diào)查顯示由于電子郵件管理不善，無(wú)論何種規(guī)模的企業(yè)，平均每個(gè)員工每年都會(huì)損失七個(gè)工作日的工作時(shí)間。絕大部分人每個(gè)月都會(huì)花兩到三個(gè)小時(shí)來(lái)進(jìn)行電子郵件整理——通常是要跟蹤需要采取行動(dòng)的重要電子郵件，查找舊郵件。

HP的研究表明，頻繁到達(dá)的郵件和濃濃的睡意一樣，會(huì)破壞員工注意力的集中。而且會(huì)浪費(fèi)時(shí)間以及IT資源，而這些資源本應(yīng)用于解決真正的商業(yè)需求的。

“國(guó)際化工作的情況下，電子郵件會(huì)帶來(lái)很大的麻煩，這還不僅僅是說(shuō)語(yǔ)言的障礙，我們的同事中大部分都把英語(yǔ)作為第二語(yǔ)言，不同的文化和時(shí)區(qū)也給我們帶來(lái)了大麻煩。”Judi Edwards表示。他在過(guò)去三年里，曾經(jīng)是Levi Strauss & Co Europe的首席信息官。

“如果使用得當(dāng)，電子郵件會(huì)成為非常強(qiáng)大的通信工具。但是如果使用不當(dāng)?shù)脑?，它就?huì)成為浪費(fèi)時(shí)間、降低效率的罪魁禍?zhǔn)住！?/P>

企業(yè)越來(lái)越意識(shí)到必須采取某些措施來(lái)管理電子郵件的巨大力量，并且把人們從收件箱里拯救出來(lái)。

那么象Levi Strauss這樣的企業(yè)采取了什么樣的行動(dòng)呢？

“我們特別重視電子郵件超負(fù)荷的情況——企業(yè)里的每個(gè)人都在閱讀和回復(fù)電子郵件上花費(fèi)很多時(shí)間?！盓dwards表示。

“而且，即使在打個(gè)電話或者使用其他通訊方式會(huì)更合適的情況下，人們也還是使用電子郵件?！焙推渌^大部分公司一樣，發(fā)送或者接收電子郵件被不恰當(dāng)?shù)厥褂昧??！?/P>

對(duì)于很多公司來(lái)說(shuō)，要解決這個(gè)問(wèn)題最初的反應(yīng)是從技術(shù)上管理電子郵件。但是應(yīng)該從哪里開(kāi)始呢？IT供應(yīng)商們總是圍在我們身邊，用各種各樣的“解決方案”來(lái)轟炸我們的耳朵，所有的這些解決方案都被當(dāng)做是非常重要的，兜售給企業(yè)。

“作為一個(gè)企業(yè)最起碼所需要的能力是存儲(chǔ)，保存和監(jiān)控，在不超出預(yù)算的范圍內(nèi)。電子郵件應(yīng)該能夠方便地被用戶訪問(wèn)。并且能夠根據(jù)法律要求被快速找回。”Bev Nicholls表示。他是咨詢企業(yè)Transam的銷售和市場(chǎng)經(jīng)理。

在過(guò)去的兩年里，產(chǎn)品和服務(wù)如雨后春筍般涌現(xiàn)，從垃圾郵件過(guò)濾到存檔系統(tǒng)。

“既然電子郵件對(duì)于絕大部分組織來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的，那么保持電子郵件可靠性并管理好收件箱就是管理的基礎(chǔ)了?！盞eith Quinn表示。他為信息公司Essential Computing工作。

“這意味著要使用反病毒軟件、垃圾郵件過(guò)濾軟件和完美的存儲(chǔ)管理服務(wù)來(lái)保障電子郵件服務(wù)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。然后企業(yè)可以考慮諸如強(qiáng)力搜索之類的技術(shù)，讓用戶能夠從電子郵件中獲得更多有價(jià)值的信息。”

只依靠技術(shù)是不能解決電子郵件超負(fù)荷的問(wèn)題，因?yàn)殡娮余]件是人發(fā)送的，絕大部分安全問(wèn)題都是由人的錯(cuò)誤引起的。明智的IT總監(jiān)們現(xiàn)在開(kāi)始意識(shí)到用戶行為在有效管理電子郵件的工作中，作用重大。

Levi Strauss Europe已經(jīng)開(kāi)始采用一種以人為導(dǎo)向的方法，并且開(kāi)始在工作計(jì)劃中增加了電子郵件管理規(guī)則。

“整體計(jì)劃是要幫助人們能夠更有效率地使用時(shí)間，這一計(jì)劃的主要目的是為了滿足企業(yè)的需求，后者對(duì)于減少員工因?yàn)槭褂秒娮余]件不當(dāng)而造成的時(shí)間浪費(fèi)和效率降低非常不滿?！?/P>

“我們對(duì)于獲得的反饋非常滿意。人們說(shuō)他們能夠更好的管理自己的收件箱，并且感覺(jué)自己工作更富有效率了，而且最棒的是，他們的電子郵件質(zhì)量更高了?！?/P>

支撐所有電子郵件教育的基礎(chǔ)都是嚴(yán)格的、可接受的使用策略。電子通信類法規(guī)，比如Freedom of Information Act、Human Rights Act and Data Protection Act已經(jīng)改變了企業(yè)IT資源合理使用的范圍。

你的策略上一次被檢查，并引起用戶注意是在什么時(shí)候？更重要的是，是不是所有的用戶都收到了正式的通知來(lái)執(zhí)行這一策略？

最近飛機(jī)制造商波音公司的高級(jí)管理人員由于同該公司一名女性員工不恰當(dāng)?shù)亟粨Q電子郵件離職。這表明公司里的任何人都應(yīng)該牢記策略——從上到下，所有的人都一樣。

銀行業(yè)企業(yè)Association for Payment Clearing Services(Apacs)，“必須保存自己的數(shù)據(jù)，而且要成為行業(yè)的存儲(chǔ)器，”IT及辦公室服務(wù)總監(jiān)Sue Yoe表示。

對(duì)于Apacs來(lái)說(shuō)，電子郵件管理所面臨的主要問(wèn)題同這個(gè)行業(yè)里文件管理是一樣的。但是該組織的需求比其他企業(yè)來(lái)說(shuō)要更為寬廣，因?yàn)樗粌H僅需要保存自己的資料，還需要按照法律要求長(zhǎng)期保存成員單位的電子通信記錄。

這個(gè)行業(yè)依賴于電子通信架構(gòu)將外部行業(yè)連接起來(lái)，這讓Apacs創(chuàng)建了一種新的電子郵件策略來(lái)規(guī)范所有成員的電子通信，無(wú)論采用的是哪種媒體。

“我們意識(shí)到應(yīng)該給我們的員工以指導(dǎo)，不僅僅是針對(duì)法律問(wèn)題，還應(yīng)該告訴他們?nèi)绾胃行У奶幚怼畑’和‘y’，”Yoe表示?！拔覀円庾R(shí)到我們應(yīng)該對(duì)已經(jīng)使用了14年的電腦用戶指南和使用了5年的互聯(lián)網(wǎng)策略進(jìn)行全面的檢查，所以我們把兩者合二為一，形成了一個(gè)實(shí)用文檔，把這個(gè)新文件作為我們的策略。它照顧到了使用各種界面的用戶，并且包括了可能出現(xiàn)的任何關(guān)系的用戶，我們的法律要求，數(shù)據(jù)保護(hù)和在通信方面的競(jìng)爭(zhēng)。”

Apacs還在外部專家的幫助下建立了一個(gè)電子郵件規(guī)章制度，因?yàn)椴呗灾械暮芏鄡?nèi)容需要詳細(xì)的說(shuō)明。

“電子郵件無(wú)所不在，而且不通過(guò)外網(wǎng)能夠進(jìn)行行業(yè)外的通信，所以電子郵件規(guī)章制度還只是簡(jiǎn)單地強(qiáng)調(diào)了這個(gè)策略中關(guān)于其他信息的規(guī)定。”Yoe表示。

企業(yè)開(kāi)始處理這些問(wèn)題，為用戶提供一系列工具，從工作場(chǎng)所的最佳經(jīng)驗(yàn)到收件箱編輯工具、電子郵件軟件培訓(xùn)、常見(jiàn)問(wèn)題回答數(shù)據(jù)庫(kù)、用戶指南，以及諸如日歷、鼠標(biāo)墊等提醒物件等，并且從中收到了回報(bào)。

行為的改變不是一夜之間就能夠?qū)崿F(xiàn)的，所有的公司都必須著手進(jìn)行這樣的改變并且遵循整個(gè)計(jì)劃的安排，并且提供好用的工具來(lái)幫助用戶。

在越來(lái)越多的情況下，這些行為是由高級(jí)管理團(tuán)隊(duì)發(fā)起的，然后由各個(gè)部門專家組成的工作小組來(lái)實(shí)施，比如人力資源、IT、市場(chǎng)、通信和法律部門等。

IT部門時(shí)常會(huì)成為策略的所有者，但是最終歸誰(shuí)所有并不重要。重要的是高級(jí)管理人員能夠支持這一策略，并且按照策略的規(guī)定使用電子郵件。

將各種技術(shù)結(jié)合在一起，按照恰當(dāng)?shù)捻樞?，結(jié)合了最佳經(jīng)驗(yàn)和程序，用戶能夠擺脫被收件箱打攪的局面，對(duì)于這一媒介來(lái)說(shuō)技術(shù)問(wèn)題是很獨(dú)特的。

 “必須把大量的精力集中在人的身上，但是你需要做的不僅僅是例行公事?！盰oe表示，“你需要和他們一起工作，然后找到他們的目的所在?！保▃dnet）