CIO關(guān)注：中小企業(yè)erp軟件教程十大“軟著陸”經(jīng)驗(yàn)

龐大的erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)如何在弱小的中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)著陸，這是那些構(gòu)想所謂“erp系統(tǒng)視頻教程普及時(shí)代”的企業(yè)管理者和廠商們必須直面的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。而這一問(wèn)題正在無(wú)數(shù)失敗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，呈現(xiàn)出一些得以解決的曙光。

“資金很有限，投入價(jià)太高”，這句話用以描述大型erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)之于中小企業(yè)最為貼切。但亦有古語(yǔ)云: “工欲善其事、必先利其器”，在競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)瞬息萬(wàn)變、商業(yè)機(jī)會(huì)稍縱即逝的今天，erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)絕不是跨國(guó)公司、全球500強(qiáng)們的專利，具有發(fā)展?jié)摿Φ闹行⌒推髽I(yè)已經(jīng)開(kāi)始從整體戰(zhàn)略發(fā)展的愿景出發(fā)，拿出“若為發(fā)展故，二者皆可拋”的精神，努力說(shuō)服各方投資人勒緊褲腰帶，高舉沒(méi)有困難要上、有困難努力克服困難也要上的旗幟，傾囊而出，購(gòu)買龐大的erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)了。

也許大型企業(yè)對(duì)erp系統(tǒng)視頻教程的定位是更好的輔助企業(yè)管理，而中小企業(yè)這條單薄的小船費(fèi)盡心力捕獲了erp系統(tǒng)視頻教程這條大魚，既不能就地冰凍封存、也不能因?yàn)槁吠镜倪b遠(yuǎn)險(xiǎn)惡而放棄。精心籌劃的多步選型、枯燥漫長(zhǎng)的用戶培訓(xùn)、轟轟烈烈的藍(lán)圖討論、煩惱耗神的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、苦難無(wú)期的并行階段……中小型企業(yè)拼命一搏，思考的則是怎樣盡全力保護(hù)好這筆巨大的投入，并且通過(guò)積極學(xué)習(xí)與科學(xué)管理把投入變?yōu)橥顿Y，加快企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息化的建設(shè)，為企業(yè)不斷調(diào)整的運(yùn)營(yíng)策略提供有力的支持，實(shí)現(xiàn)多維度運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)、多端口的準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)、共享，得到諸如資金周轉(zhuǎn)率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率明顯提高等等這些實(shí)打?qū)嵉幕貓?bào)。

與erp系統(tǒng)視頻教程相關(guān)的有很多行話，“DOUBLE IT ”定律、“沒(méi)完沒(méi)了的erp系統(tǒng)視頻教程，不見(jiàn)不散的項(xiàng)目組”……聽(tīng)起來(lái)簡(jiǎn)單有趣，實(shí)際深藏著對(duì)erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)管理難度的感嘆。下面，筆者就從幾個(gè)方面與大家共同深入探討中小企業(yè)管理erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)的幾個(gè)心得。

1 核心業(yè)務(wù)流程 處理的固化

erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)是企業(yè)業(yè)務(wù)流程的固化載體，但中小企業(yè)由于資金規(guī)模有限、市場(chǎng)占有率不高等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，處于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的相對(duì)弱勢(shì)。上有供應(yīng)商的擠壓、下有客戶的制約，往往在業(yè)務(wù)處理中，處于受制于人的境地。

供應(yīng)商為實(shí)現(xiàn)渠道扁平化，會(huì)出臺(tái)各類措施，諸如訂貨返點(diǎn)、應(yīng)付代金券、行業(yè)銷售優(yōu)惠折扣等; 而客戶需求也不好滿足，為他們訂的貨還沒(méi)到，但客戶可能已經(jīng)等不及了，非要從你的倉(cāng)庫(kù)里借一臺(tái)用用，這也是挺合理的，到了再還你唄，可惜此批非彼批，成本差異很大，不過(guò)上帝的聲音哪能“SAY NO”，狠狠心給吧，不過(guò)對(duì)不住erp系統(tǒng)視頻教程了，結(jié)果序列號(hào)搞得亂七八糟，獲利分析無(wú)從談起; 有的客戶買了產(chǎn)品，月余后，突然不開(kāi)心，要退貨，可惜發(fā)票又交不回來(lái)了，已經(jīng)抵扣，撂下一句話: “您老自己看著辦吧”。

五花八門的要求層出不窮，用管理部門的話就是“客戶的想像力是無(wú)窮的”，一千個(gè)客戶有一千種折磨你的辦法。經(jīng)常聽(tīng)到那些中小規(guī)模企業(yè)的工作人員們說(shuō): “人家是客戶，受點(diǎn)罪也認(rèn)了，可咱是客戶的時(shí)候，咋還要低三下四呢！”這就是中小企業(yè)的不容易，沼澤中還要茁壯成長(zhǎng)，擠壓中還要長(zhǎng)得更加粗壯，否則就得等死。

很多時(shí)候，企業(yè)只看到了固化流程失去的部分客戶，而沒(méi)有看到固化流程給管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)的效率，這些效率實(shí)質(zhì)上就是利潤(rùn)，效率的提高就意味著成本的節(jié)約。

其一，想優(yōu)化先僵化，綜合分析整體業(yè)務(wù)流，舍棄小部分極特殊業(yè)務(wù)，保障整體運(yùn)轉(zhuǎn)和流程的順暢。不能在核心流程上進(jìn)行固化，就很難使系統(tǒng)正常運(yùn)作，使各部門處于糾錯(cuò)、改錯(cuò)的泥潭之中。

其二，對(duì)于部分中國(guó)特色的需求的處理，在不違反國(guó)家各項(xiàng)法律法規(guī)的前提下，要集中調(diào)研，各模塊組織會(huì)議，整體分析，給出明確的解決方案，分別利用IT手段、行政規(guī)定進(jìn)行規(guī)范管理，力求化無(wú)序?yàn)橛行?，化混亂為規(guī)律。

總之，無(wú)論是來(lái)自上游還是下游的呼聲，我們都要綜合分析業(yè)務(wù)情景，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)整體規(guī)劃。防止各部門長(zhǎng)時(shí)間陷入對(duì)特例的機(jī)動(dòng)處理，長(zhǎng)期處于大勞動(dòng)量中，產(chǎn)生疲沓情緒，從而更加影響到系統(tǒng)的正常運(yùn)行和后續(xù)管理水平的提高。

2 成立erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程結(jié)合的核心管理機(jī)制，有組織、有計(jì)劃地推進(jìn)EPR系統(tǒng)的改進(jìn)工作

流程與系統(tǒng)是唇齒相依的關(guān)系，沒(méi)有了流程的改進(jìn)就等于提前宣告了系統(tǒng)無(wú)果而終的命運(yùn)。而有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行流程重組本身就保障了系統(tǒng)更順利地被應(yīng)用。erp系統(tǒng)視頻教程項(xiàng)目實(shí)施完畢，改進(jìn)工作就應(yīng)該充當(dāng)排頭兵了，這個(gè)時(shí)候一把手原則就更加適用了。大的系統(tǒng)往往是多個(gè)模塊串連、多個(gè)部門管理，要想把各個(gè)“兵種”集中統(tǒng)一調(diào)配、集中統(tǒng)一行動(dòng)，沒(méi)有高層的有力支持，沒(méi)有專門的機(jī)構(gòu)和制度進(jìn)行不斷的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)工作，是根本不可能達(dá)成的。

就拿簡(jiǎn)單的物料估價(jià)方式來(lái)講吧，何種物料以何種估價(jià)方式存在，進(jìn)行銷售、成本核算、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)，產(chǎn)品管理部門會(huì)根據(jù)目前企業(yè)情況提出需求，主數(shù)據(jù)、銷售、訂貨、物資、財(cái)務(wù)、技術(shù)部一起進(jìn)行討論，全面評(píng)估可能出現(xiàn)的問(wèn)題，確認(rèn)最終結(jié)論，制訂測(cè)試方案，各模塊配合測(cè)試，然后進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改，財(cái)務(wù)部再對(duì)更改后的損益情況進(jìn)行核查……

由此可見(jiàn)，沒(méi)有強(qiáng)有力的核心組織，erp系統(tǒng)視頻教程項(xiàng)目就會(huì)因?yàn)殡A段性的結(jié)束而從此被束之高閣，過(guò)不了多久，erp系統(tǒng)視頻教程就成了替代老信息系統(tǒng)的新的垃圾集散地、成了效率低下的借口，然后就會(huì)被厭惡、唾棄，進(jìn)而走進(jìn)被遺忘的角落。目前已經(jīng)有剛剛上馬大型erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)的中小企業(yè)，由于數(shù)據(jù)嚴(yán)重失真、沒(méi)有嚴(yán)格的流程制度做保障而在探討改用原有老系統(tǒng)的情況了(見(jiàn)案例分析)。

核心管理機(jī)制要定期組織會(huì)議、整合來(lái)自不同方面的聲音，制訂改進(jìn)項(xiàng)目，跟蹤實(shí)施時(shí)間表，同時(shí)堅(jiān)持不懈地從一線收集使用建議，將系統(tǒng)功能的開(kāi)發(fā)利用與實(shí)際管理需求結(jié)合起來(lái)，以系統(tǒng)管理促內(nèi)部效率、以效率促企業(yè)發(fā)展。

3 erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)培訓(xùn)手冊(cè)需要不斷完善與更新

● 上線平穩(wěn)運(yùn)行后，各模塊按部門操作職能重新編寫操作手冊(cè)。

目前erp系統(tǒng)視頻教程項(xiàng)目實(shí)施方法中普遍采取顧問(wèn)知識(shí)傳遞，企業(yè)關(guān)鍵用戶在藍(lán)圖設(shè)計(jì)完畢后根據(jù)培訓(xùn)情況撰寫操作手冊(cè)的方式。但由于后續(xù)實(shí)施測(cè)試、并行后的問(wèn)題一般都比較多，伴隨著一些問(wèn)題的清晰化和解決方式方法的改變，就會(huì)有不少的配置和操作上的修改。上線后工作量非常大，用戶往往疲于奔命，操作手冊(cè)的更新和整理工作一般會(huì)被擱置起來(lái)，所以一旦平穩(wěn)運(yùn)行后，就必須迅速著手組織各模塊的使用部門重新編寫操作手冊(cè)。

● erp系統(tǒng)視頻教程核心管理部門統(tǒng)一收集，按照操作手冊(cè)跨部門進(jìn)行測(cè)試。

手冊(cè)的重要性自不必贅述，所以公司的流程管理部門需要統(tǒng)一收集，關(guān)鍵要部門間交叉測(cè)試。交給其他部門測(cè)試的最大好處，就是能模擬一個(gè)新到職的員工，判斷按照操作手冊(cè)是否能夠進(jìn)行操作，并得出正確的結(jié)果。除了進(jìn)行知識(shí)管理外，erp系統(tǒng)視頻教程項(xiàng)目上馬后的關(guān)鍵用戶流失問(wèn)題也一直是令企業(yè)頭疼的難題，一旦沒(méi)有了可以提供系統(tǒng)化培訓(xùn)的人員，別說(shuō)系統(tǒng)原理的講解了，就連新人入職的操作都會(huì)舉步維艱，進(jìn)入角色的速度非常慢，嚴(yán)重影響公司整體鏈條的運(yùn)轉(zhuǎn)。

● 按照測(cè)試人員提交的測(cè)試報(bào)告，返回編寫部門重新整理，重新提交。

erp系統(tǒng)視頻教程項(xiàng)目中顧問(wèn)公司不負(fù)責(zé)給所有的操作人員培訓(xùn)，他們只負(fù)責(zé)對(duì)每個(gè)模塊的關(guān)鍵用戶進(jìn)行培訓(xùn)，而公司留檔的培訓(xùn)手冊(cè)也必須由關(guān)鍵用戶撰寫。但是由于各種原因，諸如關(guān)鍵用戶流失、上線之初工作量大等，手冊(cè)不一定寫得很好，所以必須重新修改和完善。撰寫人由于操作比較熟練，所以很容易忽視一些看似理所當(dāng)然但是新手卻難以理解的問(wèn)題。為了讓手冊(cè)保持可用性，筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，應(yīng)該讓關(guān)鍵用戶寫完手冊(cè)后，由其他部門的人按照手冊(cè)進(jìn)行操作驗(yàn)證，我們稱這些人為“測(cè)試培訓(xùn)手冊(cè)的人”，他們往往被戲稱為小白鼠，他們對(duì)其他模塊的操作、甚至是界面都一無(wú)所知。小白鼠們測(cè)試不通過(guò)的問(wèn)題都會(huì)體現(xiàn)在測(cè)試報(bào)告中，然后再發(fā)還給撰寫人，撰寫人再根據(jù)測(cè)試報(bào)告提出的問(wèn)題進(jìn)行修改。這樣就很好地保證了手冊(cè)的指引性和完整性，真正成為一本實(shí)用的“傻瓜指南”。

● 建立手冊(cè)負(fù)責(zé)制，有新的操作方法，必須不斷更新。

erp系統(tǒng)視頻教程核心管理機(jī)構(gòu)，要有計(jì)劃地、階段性地組織修改和整理，按照上面的測(cè)試方法進(jìn)行檢驗(yàn)、備份。很多企業(yè)在這方面由于前期沒(méi)有很好地堅(jiān)持，又有后續(xù)人員不斷地更迭，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人的調(diào)整，手冊(cè)更新成了“釘子”問(wèn)題，積重難返。只好遇新人就找顧問(wèn)公司、遇問(wèn)題就打服務(wù)電話，erp系統(tǒng)視頻教程真就成了燙手的山芋，跟它沾邊就是錢，成了企業(yè)最大的消費(fèi)品。