ERP系統(tǒng)切換七式

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

分割系統(tǒng) 降低難度

為降低整體切換的實(shí)施難度，一致決定將系統(tǒng)切換劃分為財(cái)務(wù)＋物流系統(tǒng)、生產(chǎn)制造系統(tǒng)兩部分，進(jìn)行階段性實(shí)施。

之所以如此劃分，是由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和物流數(shù)據(jù)是密切相關(guān)的，如庫(kù)存、進(jìn)貨等物流數(shù)據(jù)，都會(huì)反應(yīng)在財(cái)務(wù)上，因此，把它們一起進(jìn)行切換是比較合理的選擇。

相對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和物流數(shù)據(jù)，生產(chǎn)數(shù)據(jù)比較獨(dú)立，單獨(dú)切換不會(huì)嚴(yán)重影響應(yīng)用效果。

主線工作盡快上線

切換階段要把握重點(diǎn)，先解決主要需求，后調(diào)整末端流程和實(shí)施次要需求。因此，主線業(yè)務(wù)必須盡快上線應(yīng)用，如財(cái)務(wù)處理。只有關(guān)鍵業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，才能推動(dòng)整體實(shí)施進(jìn)度。

實(shí)施中必須處理好關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)大多發(fā)生在業(yè)務(wù)銜接的節(jié)點(diǎn)上，往往牽扯到各部門(mén)各人員間的責(zé)任、利益和工作量，容易引發(fā)沖突和扯皮現(xiàn)象。

溝通就顯得尤為重要，要把問(wèn)題上升到一定高度，進(jìn)行分析。沖突和扯皮現(xiàn)象的實(shí)質(zhì)是原有責(zé)、權(quán)、利之間的沖突，是業(yè)務(wù)流程或業(yè)務(wù)執(zhí)行的問(wèn)題，可以通過(guò)分化矛盾和會(huì)議討論，群策群力，給出解決辦法。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)務(wù)必準(zhǔn)確

在春發(fā)ERP項(xiàng)目中，由于部分業(yè)務(wù)操作人員不能準(zhǔn)確理解業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)操作的聯(lián)系，造成系統(tǒng)切換的開(kāi)始階段，數(shù)據(jù)處理混亂、錯(cuò)誤率高，整體數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，這直接影響后續(xù)業(yè)務(wù)操作的準(zhǔn)確率。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備必須充分。尤其是倉(cāng)儲(chǔ)等物流數(shù)據(jù)，erp系統(tǒng)實(shí)施后，見(jiàn)效最快的是物流系統(tǒng)，如果初始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，會(huì)造成有勞無(wú)功的后果。

物流系統(tǒng)的數(shù)據(jù)初始化工作應(yīng)該細(xì)致和充分，可以讓公司的財(cái)務(wù)管理部門(mén)與物流管理部門(mén)聯(lián)合，一起完成數(shù)據(jù)初始化和盤(pán)點(diǎn)等工作，這樣有利于系統(tǒng)對(duì)接后，帳務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，同時(shí)縮短實(shí)施時(shí)間。

針對(duì)此問(wèn)題，春發(fā)ERP項(xiàng)目實(shí)施小組采取了過(guò)程跟蹤方法，跟蹤業(yè)務(wù)操作人員的業(yè)務(wù)處理流程，還進(jìn)行進(jìn)一步的現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行抽查，及時(shí)解決問(wèn)題。

其中，對(duì)銷(xiāo)售、采購(gòu)、預(yù)算、質(zhì)量管理等涉及業(yè)務(wù)操作的數(shù)據(jù)，采用實(shí)施過(guò)程控制的管理手段，在數(shù)據(jù)資源錄入階段，結(jié)合軟件系統(tǒng)預(yù)警控制和嚴(yán)格的業(yè)務(wù)管理，對(duì)數(shù)據(jù)資源的合法性和可執(zhí)行性，加以審核、控制，將管控前移，減少無(wú)效數(shù)據(jù)對(duì)正常業(yè)務(wù)流程的影響。

“團(tuán)隊(duì)”化實(shí)施策略

ERP系統(tǒng)的切換成功是通過(guò)業(yè)務(wù)操作人員來(lái)實(shí)現(xiàn)的，必須消除人員的懼怕和抵觸心理，“授人以魚(yú),不如授人以漁”，要使員工感到能與企業(yè)一起成長(zhǎng)，從而實(shí)現(xiàn)員工的個(gè)人價(jià)值。

對(duì)業(yè)務(wù)操作人員的培訓(xùn)必須到位。如果業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作流程與工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程和管理流程界定不清，將影響實(shí)施的準(zhǔn)確執(zhí)行。

尤其是項(xiàng)目切換的特殊階段，項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)必須向業(yè)務(wù)部門(mén)管理者和業(yè)務(wù)操作人員，解釋清楚各個(gè)操作流程，培養(yǎng)業(yè)務(wù)操作負(fù)責(zé)人。每個(gè)部門(mén)培養(yǎng)出1～2業(yè)務(wù)操作骨干，使他們能在完成切換工作的同時(shí)，對(duì)本部門(mén)內(nèi)部人員也進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)，以滾雪球的方式壯大實(shí)施團(tuán)隊(duì)。

由于處在系統(tǒng)切換階段，不能摒棄業(yè)務(wù)部門(mén)的原始操作，存在業(yè)務(wù)處理的并行操作，所以業(yè)務(wù)人員的工作量相當(dāng)大。在這一艱苦的實(shí)施階段，可以先從容易的實(shí)施環(huán)節(jié)入手，用成功的實(shí)施成果，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)的隊(duì)員，做好實(shí)施團(tuán)隊(duì)的后勤保障，使實(shí)施團(tuán)隊(duì)無(wú)后顧之憂，團(tuán)結(jié)一心實(shí)現(xiàn)成功。

讓“一把手”任組長(zhǎng)

項(xiàng)目切換階段是提升原始的業(yè)務(wù)操作，并將其移植到信息管理平臺(tái)上的過(guò)程。原有的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)操作格局，將面臨重新調(diào)整和定位，有些部門(mén)、有些人的工作內(nèi)容可能減輕了，同時(shí)另外一些部門(mén)和人員的工作內(nèi)容可能會(huì)增加，相關(guān)的權(quán)力和利益也將重新劃分。這個(gè)階段容易引發(fā)沖突和扯皮現(xiàn)象。

如何使企業(yè)的管理和業(yè)務(wù)人員快速適應(yīng)這種變化，是企業(yè)高層管理者和項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。此時(shí)。

必須保證項(xiàng)有一位權(quán)力集中、裁決公正、指揮有力的公司高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出任項(xiàng)目組長(zhǎng)，這樣在遇到矛盾時(shí)，他能給予方向性的指導(dǎo)和行政上的支持，同時(shí)創(chuàng)造良好的實(shí)施環(huán)境。

引入績(jī)效考核

引入績(jī)效考核和部門(mén)審計(jì)制度，使所有業(yè)務(wù)操作人員必須對(duì)本職工作負(fù)責(zé)。如建立執(zhí)行規(guī)范的業(yè)務(wù)審核監(jiān)督機(jī)制。

在系統(tǒng)切換階段，天津春發(fā)允許出現(xiàn)業(yè)務(wù)操作失誤，但是在同一節(jié)點(diǎn)上的業(yè)務(wù)操作失誤重復(fù)出現(xiàn)2次，將受到處罰。其次，春發(fā)建立了由財(cái)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)執(zhí)行的審計(jì)機(jī)制，這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，降低錯(cuò)誤單據(jù)的數(shù)量。比如，數(shù)據(jù)系統(tǒng)的源頭是單據(jù)，保證在規(guī)定的時(shí)間完成規(guī)范的單據(jù)的輸入，可以解決80％的數(shù)據(jù)管理問(wèn)題。

此外，春發(fā)還將由于業(yè)務(wù)操作失誤對(duì)經(jīng)營(yíng)管理造成的損失，列入公司質(zhì)量管理體系文件中，作為質(zhì)量事故給以處理。

準(zhǔn)確執(zhí)行

項(xiàng)目切換階段對(duì)流程和方案設(shè)計(jì)的執(zhí)行必須堅(jiān)決果斷。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)修改，準(zhǔn)確執(zhí)行。即便方案設(shè)計(jì)再合理，如果沒(méi)有準(zhǔn)確的執(zhí)行，效果同樣不能顯現(xiàn)。

應(yīng)該嚴(yán)格按照整體設(shè)計(jì)方案準(zhǔn)確實(shí)施，使系統(tǒng)切換有條不紊地進(jìn)行。已經(jīng)實(shí)施的部分必須要看到成效，才能確保后續(xù)實(shí)施的跟進(jìn)。要避免出現(xiàn)因局部實(shí)施失敗形成的負(fù)面影響，這樣將直接打擊實(shí)施人員的積極性，造成實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。（sysvs）