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如何規(guī)劃實時內(nèi)容管理
如何規(guī)劃實時內(nèi)容管理
作者:
TechRepublic.com
有效地實行實時內(nèi)容管理能夠使公司加速轉換為一家實時企業(yè),并隨之帶來巨大的商業(yè)價值.當你對內(nèi)容管理系統(tǒng)進行規(guī)劃時,需要完成三方面的工作:創(chuàng)建結構化的知識庫,重新整理信息維護的過程,利用操作系統(tǒng)的整合訪問。
分析
作為一名CIO,你需要與你的項目經(jīng)理,以及業(yè)務單位的主辦人配合工作,使關鍵業(yè)務過程中的延遲問題得以消除.如果你的客戶發(fā)現(xiàn)你的服務代表沒有進行相關的文書工作,也沒有掌握第一手信息,他們將對你們的工作感到相當失望.因此,你必須向客戶展示你們的工作是依照財務制度,安全或保密規(guī)則進行的.由于你錯過了規(guī)定時期或者給出了錯誤信息,導致一項任務耗用大量人力物力時,你將會受到來自于政府方面的處罰.因此,實時企業(yè)要求對業(yè)務需求作出實時響應.
由于實時內(nèi)容管理能夠提供并保持最新信息,因此你的職員能夠為他們服務的客戶提供有效幫助.如何對實時內(nèi)容管理進行交付?這里列舉了需要完成的三件事情:
- 正確且簡化的工作流程
- 建立未受感染,結構化的數(shù)據(jù)倉庫
- 提供簡單且及時的信息訪問
過程
更快的工作流程縮減了再檢查的時間,并且減少工作人員對錯誤數(shù)據(jù)進行修正的機會.為保持信息的可靠性,當你改變數(shù)據(jù)的使用方式時,你需要同時改變你的數(shù)據(jù)維護程序.對于一些非結構化的內(nèi)容,如文檔(通常包括網(wǎng)頁),許多企業(yè)像出版月刊一樣設置他們的內(nèi)容維護程序.而實時企業(yè)需要的是類似于24小時新聞頻道的處理過程.
為實現(xiàn)新的內(nèi)容管理過程工作效率的最大化,你需要遵循三個原則進行規(guī)劃設計:
1.信息維護的相關程序應當在信息建立之前完成.(盡管這是一個常識性問題,但很多公司還是沒有遵照這條原則開展工作.) 2.信息必須完整和準確. 3.不必要的延遲應當在知識庫的升級過程中得到消除. 許多公司的web發(fā)布加大了其內(nèi)容服務的復雜程度.當Institutional Investor雜志第一次在線發(fā)布時,由于web服務提供商使用手工勞動將Word文件轉換為HTML文檔,導致web內(nèi)容沒有得到及時更新.最終,雜志社通過使用內(nèi)部自動化處理過程消除了延誤.
公司通常比較關注自動操作.他們試圖建立一個能夠取代人工操作過程的電子模擬系統(tǒng).在許多情形中,可操作的數(shù)據(jù)(如訂單狀態(tài))是被看作操作過程或管理過程的副產(chǎn)品來進行維護的.但是這種情形很少發(fā)生在參考數(shù)據(jù)中,無論是結構化數(shù)據(jù)(如價格)或非結構化數(shù)據(jù)(如產(chǎn)品描述).參考數(shù)據(jù)通常通過管理過程得到改變,其改變程度與計劃,設計,市場各方面因素相關聯(lián);此外,參考數(shù)據(jù)還可以通過非正式過程得到改變,即與可操作數(shù)據(jù)同時變化.
實時企業(yè)需要盡可能的定義這些過程來消除延遲.Premier Farnell是引導歐洲工業(yè)產(chǎn)品的關鍵人物,他創(chuàng)建了一個新型的內(nèi)容管理過程,用來支持電子商務中內(nèi)容管理的實現(xiàn).從而使供應商能夠通過電子通道和XML格式提供產(chǎn)品數(shù)據(jù).
東芝作為一家大型的PC制造商,他們利用web作為自己最主要的市場渠道.公司市場部經(jīng)理Con Mallon指出,有效地利用web,能夠傳遞"更頻繁的市場信息,并且取得的效果".為主動利用web進行信息發(fā)布的工作,東芝對其內(nèi)容管理過程進行了改善,并且賦予信息發(fā)布的具體執(zhí)行者更多的權責.
對描述業(yè)務決定和政策的內(nèi)容來說,決定的制定可能是最關鍵的步驟.可以授權經(jīng)理讓他們迅速作出相關決定.需要注意的是,作出日常決定(如web上銷售信息的終止)的經(jīng)理人數(shù)應該得到嚴格控制.舉例說,歐洲一家航空公司在2002年通過設置明晰的價格限制,使其授權的經(jīng)理能夠在價格限制范圍內(nèi)做出相應決定.這一舉動取得了良好的市場反應,并使這家航空公司在競爭中處于價格調(diào)整的優(yōu)勢地位.
知識庫
過時的文檔管理系統(tǒng)通常只支持非實時過程.然而,實時企業(yè)能夠賦予這些文檔管理系統(tǒng)發(fā)揮更多的作用,只要其內(nèi)容是存儲在一個結構化知識庫中.舉例說明,Premier Farnell公司以前采用印刷品目錄來提供產(chǎn)品信息,其目錄的每一頁內(nèi)容由一個設計者決定,同時他需要負責版面設計.在Premier Farnell公司的電子商務計劃中,每個購買者僅僅需要運行一個簡單的搜索,就可以創(chuàng)建一個頁面.但是相關設計者卻無法實時地對版面進行改變.為使在線目錄具備必要的靈活性,公司重新對知識庫進行整理,并且使用XML將數(shù)據(jù)轉化成結構化數(shù)據(jù).這一過程使公司能夠為客戶提供更廣泛的電子商務服務.
訪問
信息的可利用性要求人們無論在何時何地,都能夠獲取到他們所需要的信息內(nèi)容.在辦公室工作的人們,需要花費大量時間并且利用搜索引擎,對想了解的內(nèi)容數(shù)據(jù)庫進行訪問.然而,實時企業(yè)中的職員很少需要從事這項繁瑣的工作.他們利用過程和應用程序使參考信息得到整合,使系統(tǒng)能夠提供他們需要的信息,從而避免了繁瑣的分類工作.此外需要注意的是,集成訪問通常需要得到內(nèi)容恢復和可操作系統(tǒng)的綜合支持.
位于波士頓的Brigham and Women's醫(yī)院使用其內(nèi)部定制系統(tǒng)(ordering system),對病人記錄和醫(yī)療文獻進行集成訪問.當醫(yī)生每次開處方或進行檢查治療時,都能夠利用這個定制系統(tǒng)對知識庫信息進行訪問.并根據(jù)相關的病例記錄和醫(yī)學研究,對每次處方和治療的適當性進行檢查.醫(yī)生也可以不考慮系統(tǒng)給出的信息,前提是他必須具備一個合理而正確的理由.這套定制系統(tǒng)每天平均對醫(yī)療信息進行13,000次訪問.醫(yī)生如果使用醫(yī)療門戶搜索相關信息資料,那么他們每天只能訪問3,000次.由此可見,這個定制系統(tǒng)的整合,使醫(yī)生開出的處方有據(jù)可依,并且早期的結果預測能夠減少醫(yī)療錯誤的發(fā)生.
在許多情形中,無線訪問的優(yōu)點都說明了這項技術面臨的挑戰(zhàn)(如規(guī)劃,導航和交互)已經(jīng)取得了巨大的投資回報.Policlinico Agostino Gemelli是羅馬一家擁有2,000張床位的醫(yī)院,他們使用一個基于無線局域網(wǎng)的個人數(shù)字助理收集并提供臨床數(shù)據(jù).當這個解決方案在四個病區(qū)率先使用后,訪問相關信息條目不再需要浪費大量時間,并且在醫(yī)療過程中有效地減少了延誤問題.
來源:ZDNET
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