內(nèi)容管理系列（六）：如何評價CMS（AMT研究院 倪娜）

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選擇和實施CMS將是許多組織面對的最大的IT項目之一。由于需要投入大量資金，所以，選擇恰當?shù)腃MS產(chǎn)品是十分重要的。

這部分粗略的闡述了在我們幫助客戶選擇CMS產(chǎn)品過程中獲得的一些經(jīng)驗教訓(xùn)，為我們的企業(yè)提供了一些思路和技巧，也為企業(yè)確定對CMS真實的需要提供了一種檢驗的方法。

市場上有如此多的賣主和產(chǎn)品，因此很難在他們之中進行比較。這種評價過程的準備和有規(guī)律的方法是十分關(guān)鍵的。

假設(shè)

在闡述評價CMS指導(dǎo)方針前，我們對組織購買的CMS的類型做幾點假設(shè)：

對大型組織來說，CMS是中等規(guī)模的

現(xiàn)有的發(fā)布系統(tǒng)將被新的CMS代替

CMS將管理企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)和internet web站點

CMS是企業(yè)范圍的

使用CMS，更多的內(nèi)容將會被發(fā)布。主要有：

簡單的網(wǎng)頁

復(fù)雜的網(wǎng)頁，有具體的布局設(shè)計和介紹

來自數(shù)據(jù)庫等動態(tài)信息

培訓(xùn)材料

在線手冊（政策方針、程序、手續(xù)，人力資源等）

一般業(yè)務(wù)文件

共計數(shù)千的網(wǎng)頁

網(wǎng)頁之間的擴展鏈接

問一問你自己：你的CMS業(yè)務(wù)目標和需要是什么？

業(yè)務(wù)目標和戰(zhàn)略

為什么你要購買CMS？在確定具體的需要前，你必須要決定通過實施CMS要達到的業(yè)務(wù)目標是什么。

這也必須反映了企業(yè)長期戰(zhàn)略和發(fā)展方向。

在紙上簡單的列出企業(yè)CMS的業(yè)務(wù)目標。確信這些目標是很清晰的、很容易理解的，同時這也目標在開始進入需要確定階段已經(jīng)被股東認可了。

確定需要

每個組織對CMS都有其獨特的需要。

讓所有的股東都參入確定需求的過程。這包括相關(guān)的IT團隊、業(yè)務(wù)單位和最終使用者。

如果你購買的是企業(yè)范圍的CMS，這個過程特別重要。

使用結(jié)果化研究方法，保證列表上的需要是易于處理的、也是充分的。如果這個過程是按照一定的規(guī)則進行的，那么項目就基本上不會面臨“特征蠕變”的危險了。

構(gòu)建需要

企業(yè)范圍CMS的需要列表會非常大。將這些需要分類，使列表更容易管理。

下面是一張分類表，為我們做了一個示范：

內(nèi)容創(chuàng)建

內(nèi)容管理

發(fā)布

介紹

合同和業(yè)務(wù)

這張列表包括了CMS整個生命周期，從最初創(chuàng)造內(nèi)容直至將內(nèi)容傳遞到最終使用者手中。 

內(nèi)容創(chuàng)作

這個功能是使用CMS的設(shè)計人員（內(nèi)容創(chuàng)作者）所需要的。沒有有效的創(chuàng)作過程，CMS的使用將會衰退，并在實施后一年里失敗。

需要包括：

整合的創(chuàng)作環(huán)境

CMS必須要為內(nèi)容創(chuàng)作者提供一個無縫連接的、強大的工作環(huán)境。保證設(shè)計人員能很容易地獲取CMS提供的所有功能。

內(nèi)容和介紹的分離

在沒有嚴格區(qū)分內(nèi)容和介紹的情況下，很難發(fā)布多種格式的內(nèi)容。

創(chuàng)作必須是基于類型的，并且在發(fā)布過程中應(yīng)用了所有格式。

多使用者創(chuàng)作

CMS將允許許多使用者同時使用。諸如記錄鎖定等的功能保證了沖突變化不會發(fā)生。

單一資源（內(nèi)容重復(fù)使用）

一個單一的網(wǎng)頁（或者甚至是圖表）常常在文章的不同地方使用，或者被傳遞給不同的使用者團體。

這是從相同的內(nèi)容資源出發(fā)，管理不同平臺（內(nèi)部局域網(wǎng)、internet）的前提條件。

元數(shù)據(jù)創(chuàng)作

獲取元數(shù)據(jù)（作者、主題、關(guān)鍵詞等等）在管理大型內(nèi)容知識庫時是十分重要的。

這包括關(guān)鍵詞索引、題目分類和主體圖等。

強大的鏈接

設(shè)計人員將會在不同網(wǎng)頁之間設(shè)計超級鏈接，這些鏈接在結(jié)構(gòu)重新設(shè)計后仍然是穩(wěn)定的。

非技術(shù)的創(chuàng)作

在設(shè)計網(wǎng)頁時，創(chuàng)作人員不是一定要懂得并使用HTML（或者其他技術(shù)知識）語言。

容易使用和高效率

一個CMS要獲得成功，它在創(chuàng)作和保持內(nèi)容方面要比較容易。

內(nèi)容管理

大多數(shù)CMS解決方案的核心是中央知識庫，該知識庫是由大量對內(nèi)容進行管理和操作的工具支持的。

主要的需要可以包括：

版本控制和存檔處理

對于知識產(chǎn)權(quán)的合法性、文件備份和文檔恢復(fù)而言，嚴格的版本控制是十分必要的。一個簡單的、功能強大的界面必須要具備這些功能。

工作流程

分散的內(nèi)容管理非常依賴于一個強大的工作流程模型，該模型能進行簡單的定制化操作，并且能自如地應(yīng)對組織的變化。

明白創(chuàng)作人員的需要：他們將要做所有艱難的工作

安全

充分的安全水平和查詢索引必須要到位，以保護內(nèi)容的完整性。

和外部系統(tǒng)整合

CMS僅僅是企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)和Web站點上發(fā)布信息的一個系統(tǒng)。

一個企業(yè)范圍的CMS要獲得成功，必須要和現(xiàn)有的其他企業(yè)系統(tǒng)完全整合在一起。

報告

CMS必須要提供向使用者和管理者提供廣泛的報告。理想地，一個系統(tǒng)應(yīng)該積極地報告任何發(fā)生的事情。

支持用戶報告同樣也是需要的。

一個企業(yè)范圍的CMS會失敗，除非所有的股東從一開始就參加了整個項目

發(fā)布

發(fā)布引擎將內(nèi)容存儲至知識庫中，并確定了最后要發(fā)布的網(wǎng)頁。這可以是一個動態(tài)或者一個批處理的過程。發(fā)布也需要一些關(guān)鍵的必要條件：

樣式表

通過使用樣式表控制網(wǎng)頁最終的外貌，樣式表提供了網(wǎng)頁設(shè)計的機動性和擴展性。

網(wǎng)頁模板

通過網(wǎng)頁模板，網(wǎng)頁整體布局設(shè)計被詳細說明了。理想地，一個非技術(shù)界面應(yīng)該提供管理模板的功能。

可延長性

整合代碼來提供額外的發(fā)布功能是十分簡單的。CMS必須在界面設(shè)計中支持“不斷改進”。

支持多種格式

CMS必須能支持多種格式，諸如HTML、打印、PDF、WAP等等。

為了能以任何格式獲得高質(zhì)量的內(nèi)容，內(nèi)容在被創(chuàng)作時就從介紹中分離出來是十分關(guān)鍵的。這將允許樣式表在每一張網(wǎng)頁中使用。

CMS最重要的部分是內(nèi)容本身

個性化

不同的信息或是基于使用者或是基于元數(shù)據(jù)發(fā)布的。這同時也是大型的門戶網(wǎng)站所需要的。

使用統(tǒng)計

CMS必須允許全面統(tǒng)計各種使用信息，這包括：最受歡迎的網(wǎng)頁、搜索引擎的使用情況。

這些信息允許跟蹤網(wǎng)站的成功之處，確定一切使用問題。

介紹

已經(jīng)發(fā)布的網(wǎng)頁一定要符合一定的標準，如果它們對你的使用者來說是有價值的。如果你要求賣主設(shè)計網(wǎng)頁界面和網(wǎng)頁布局，確定這些標準是十分重要的。

主要的需要包括：

可用性

這包括以下幾個方面：使用的靈活性、學(xué)習(xí)性和效率性等?？捎眯阅芡ㄟ^真實使用者原型設(shè)計方面的測試得到保證。

可用性的指導(dǎo)方針如下：

可訪問性

CMS必須遵循諸如W3C WAI等標準。

多瀏覽器支持

網(wǎng)頁必須在所有主要的瀏覽器上進行訪問（IE、Netscape、Opera等）。確定支持何種瀏覽器版本。

有限制的客戶端功能

你可以限制何種客戶端技術(shù)（Java、JavaScript、Flash等等）才能訪問該站點。這對于一個Web站點而言比企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)更重要。

速度

網(wǎng)頁大小一定要有所限制以保證下在時間對使用者來說是可以接受的。確定典型的使用者訪問方法（局域網(wǎng)、寬帶、調(diào)制解調(diào)器等）。

正確的HTML

所有的網(wǎng)頁一定要遵守現(xiàn)有的HTML語言規(guī)范。這保證了瀏覽器和平臺之間最大的兼容性。

有效的導(dǎo)航

必須向使用者提供一致的、全面的和便于使用的導(dǎo)航幫助。

元數(shù)據(jù)

所有的網(wǎng)頁必須提供充足的元數(shù)據(jù)，以此允許有效的標定指數(shù)和搜索。這也必須遵循一定的標準諸如Dublin Core。

實施CMS的全部成本包括企業(yè)內(nèi)部需要的技術(shù)和資源，而不僅僅是資金

合同和業(yè)務(wù)

項目管理和業(yè)務(wù)需求必須在CMS項目中同時被滿足。

關(guān)鍵的需要包括：

培訓(xùn)

賣主必須列出CMS成功所必要的培訓(xùn)材料，他們能夠提供的培訓(xùn)服務(wù)。

文檔

CMS必須由充足的文檔支持：提供給使用者、管理者和開發(fā)者。

保修

一旦軟件被購買了，保修期一定要提供。

維護協(xié)議

賣主必須列出他們首選的支持協(xié)議，包括服務(wù)水平協(xié)議和升級程序。

所需資源

具有CMS所需的各種硬件、軟件和操作系統(tǒng)。

所需技術(shù)

你的組織定制和維護CMS所需要的技術(shù)和知識是什么？

成本

包括CMS的固定成本和單個使用者成本。后者對大型組織來說通常更加重要。

可測量性

CMS支持的下載水平，增加使用量所需的額外資源（硬件和軟件）。

IT限制

確定CMS必須涉及或者面對的任何已有的硬件和軟件。這包括具體的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫或者Web服務(wù)器。

參考站點

賣主必須提供一系列站點，在這些站點上軟件已經(jīng)成功的實施了。而這些站點和你的組織的特征應(yīng)該是相吻合的。

一些技巧

理解你的內(nèi)容

對通過CMS發(fā)布的信息進行一次徹底得審查。這些內(nèi)容的特征將決定CMS所需要具備的功能。

當你選擇CMS時，千萬不要忽略內(nèi)容。

與企業(yè)需求緊密聯(lián)系

對CMS的任何需要都必須和企業(yè)的一個或多個需求相聯(lián)系。這有助于你識別需求，并按重要程度對其進行排列。

避免技術(shù)細節(jié)

必須確定你詳細說明了企業(yè)的需要，而不是實施細節(jié)。賣方必須免費向企業(yè)提供能滿足企業(yè)目標的方法和技術(shù)。

提供詳細說明

你面臨的挑戰(zhàn)是讓賣主理解你的需要，雖然你和賣主在很多方面都存在差異，諸如工作背景和理解力。避免使用行話，盡可能詳細的說明你的需要。

使用案例

案例提供了具體的解決方案和企業(yè)需求，案例也是支持CMS需求有效方法。而且在任何地方都可以使用。

更多而不是更少

很多需要比很少需要總是要好很多。CMS至少要為整個企業(yè)服務(wù)多年：如果最終的需要列表很長一點都不會令人奇怪。

評價賣方產(chǎn)品

一旦你的需要確定了，這些需要就成了選擇賣方的依據(jù)之一。

下面有一些被證明是正確的方法：

正式標準范本

賣方必須提供詳細的產(chǎn)品描述，著重介紹你的需要是怎樣被它們的系統(tǒng)滿足的。

這些回答可能以各種方式匯總起來，但是大部分是一個正式的標準范本。

使用這種方法保證賣方對于任何有關(guān)CMS的承諾或允諾都會負責(zé)和履行。

范例

你必須確保賣方提供的范例是真實的，而不僅僅是銷售把戲。為了證明產(chǎn)品的價值，他們必須要證明產(chǎn)品將如何滿足企業(yè)的需求。

最好的方法是創(chuàng)造一些假設(shè)情節(jié)。這些情節(jié)模擬了使用CMS能完成的一般或者重要的任務(wù)。

通過陳述性的方式介紹需要這些任務(wù)，在相對簡單的描述中，涉及到了相當多值得考慮的地方。

至少在產(chǎn)品介紹一周之前向賣方提供這些信息。這樣能允許在賣方的產(chǎn)品之間進行直接的比較。

得分

無論評價過程之后該做什么，你必須最后選擇一個令你滿意的賣主。

為了能以一個公平的方式進行選擇，涉及一個評分體系。在和賣主接觸前決定這個標準，并且將任何標準范本和范例納入這個評分體系中。

使用一個正式的評分體系排除了偏見和貪污腐敗的譴責(zé)和指控。

結(jié)論

選擇一個企業(yè)范圍的CMS通常是一次數(shù)百萬美元的支出。因此新的系統(tǒng)滿足你現(xiàn)有的和計劃的需求是十分重要的。

最重要的步驟是確定你的業(yè)務(wù)目標和需要。這個過程一定要所有相關(guān)的股東參與。

一旦你有了一張完整的需要列表，你就能比較不同賣主的產(chǎn)品了。

花一點時間在最初的階段，以此減少企業(yè)購買CMS過程中固有的投資風(fēng)險。項目也能更加成功（項目能滿足使用者的需求），項目實施過程中也可以少花點精力（目標是清晰的）。