怎樣提高機(jī)房管理系統(tǒng)下載人員的工作效率

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據(jù)了解，年初的機(jī)房管理系統(tǒng)下載技巧培訓(xùn)中，多數(shù)公司都將提高團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力和工作效率作為重點(diǎn)來強(qiáng)調(diào)。關(guān)于業(yè)務(wù)人員的工作效率問題，會后往往也可聽到經(jīng)理們訴說他們的難處，比如案子報批、結(jié)案、報支等流程過長，一些后勤職能部門服務(wù)意識缺乏等等。這些不但會影響業(yè)務(wù)人員工作效率的提高，一些操作的好機(jī)有時也會在等待中而錯失掉。一些人員也因此也常拿規(guī)范的外公司作對比，報怨自家公司的上的缺陷。
　　就此問題，我作為高級培訓(xùn)講師與外的一些同行做了交流，而美國朋友所反饋信息表明，其實(shí)大多美國公司同樣也存在著人員工作效率難以讓人滿意的問題。據(jù)佛羅里達(dá)傲行咨詢公司新近所做年度效率專項(xiàng)調(diào)查顯示，人員僅有10%的時間投入在了有效的工作上，其它絕大部分時間花在了：處理行政類事務(wù)31%，旅途耗時18%，私事（含打私話）處理17%，幫客戶處理雜事14%，時間控制不緊密的開發(fā)、客戶開發(fā)工作等10%。報告的評述說，這些數(shù)據(jù)足以讓企業(yè)者憂心忡忡的了。但更值得讓人思考的是，當(dāng)問及人員時間的大約分配情況時，幾乎所有人都誤以為自己的有效時間應(yīng)在50%以上。
　　至于企業(yè)人員時間分配情況，從一些高層朋友所提供的估算數(shù)據(jù)來看，行業(yè)和模式的不同，分配比例也會有些差異。比如說，實(shí)施經(jīng)銷制或代理模式的團(tuán)隊(duì)，與執(zhí)行分銷和通路精耕的團(tuán)隊(duì)相比，有效時間的分配一般來講也會依次略有遞增，但總體上人員工作效率的提高都存在很大的空間。同時大家也一致認(rèn)可，人員有效時間的提高，業(yè)績也會相應(yīng)地有所提升。
　　至于怎樣才能夠提高機(jī)房管理系統(tǒng)下載人員的有效時間，從目前普遍存在的問題來看，我想應(yīng)同時從以下幾個方面來考慮。
　　首先是理流程的合理化和高效化。一些上了規(guī)模的企業(yè)（民營企業(yè)最為典型），在引進(jìn)職業(yè)團(tuán)隊(duì)和逐步放權(quán)的初期，為防范，常常配套出臺一系列的制度，尤其是在涉及費(fèi)用的使用上，往往表現(xiàn)出申報、審批環(huán)節(jié)過多，且環(huán)環(huán)相扣，流程過長。團(tuán)隊(duì)在申請和結(jié)案審批報支過程中常常耗掉許多寶貴的時間，甚至?xí)e過不少機(jī)會。從老板的角度出發(fā)，為控制費(fèi)用和，將流程設(shè)計(jì)的環(huán)環(huán)相扣，滴水不漏，將心比心，應(yīng)是無可厚非的。所以要想對流程進(jìn)行簡便化和高效化的改造，職業(yè)人員首先要拋棄報怨，從現(xiàn)行流程執(zhí)行的問題點(diǎn)入手，藝術(shù)地與老板，漸進(jìn)式地推行適合本企業(yè)實(shí)際情況的系統(tǒng)。比如，制訂年度、季度直至月度的費(fèi)用使用計(jì)劃，并設(shè)計(jì)細(xì)化到月度的具體項(xiàng)目的臺賬，嵌入月度費(fèi)用使用超標(biāo)的預(yù)警系統(tǒng)，并配套出臺費(fèi)用使用的稽核和獎懲制度。做到費(fèi)用事前有鋼性的預(yù)算，事中有執(zhí)行監(jiān)控和預(yù)警，一切都在按計(jì)劃跑。老板在得到的系統(tǒng)同時，也會從中感受到你的能力，再與其流程的簡化時，障礙自然也就會少多了。
　　其次是設(shè)法盡量減少人員在行政性事務(wù)上的耗時。這首先需要公司的行政、財務(wù)、等系統(tǒng)要有較強(qiáng)的服務(wù)、服務(wù)的服務(wù)意識，要能主動了解和協(xié)助解決人員所急和所需。我們?？吹剑藛T為訂機(jī)票、車票而打上兩三個甚至更多個小時的電話，為報支差旅費(fèi)用到審計(jì)室、統(tǒng)計(jì)室和出納室樓上樓下地跑腿和等待。如果票務(wù)類的事情由行政部門統(tǒng)一辦理、報支事項(xiàng)由內(nèi)勤統(tǒng)一代辦，他們的時間又會節(jié)約出多少？據(jù)一些分析，簡化一些不必要的流程并將一些行政性的事務(wù)交由服務(wù)部門去做，人員的時間會得到30%以上的提高。
　　再者，就是人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作態(tài)度問題。工作積極主動、善于時間、遇到效率障礙能積極提出合理化建議的人員，與工作被動、消極、拖拉以及雖有積極性但不善時間的人員相比，在工作效率和工作績效上肯定會有很大的不同。
　　所以身為人員，在談及工作效率時，也應(yīng)懂得先找找或者反省一下自身工作態(tài)度及時間的問題。
　　另外，一個團(tuán)隊(duì)成員的工作效率問題，與其團(tuán)隊(duì)的中層管理者也有很大的關(guān)聯(lián)。作為一名經(jīng)理，能建立一支團(tuán)隊(duì)意識強(qiáng)、善于相互的隊(duì)伍，并懂得關(guān)注下屬的工作效率問題，相信下屬肯定也都會有積極的反擴(kuò)Ｕ庋，在經(jīng)理為提高團(tuán)隊(duì)的工作效率而做內(nèi)外部時，自然也就會容易得多。

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