淺析當(dāng)下企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀

在企業(yè)不斷信息化的今天，電子文檔已經(jīng)成為公司最重要的信息載體之一，目前國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)的文件都分散在各部門的服務(wù)器或者員工自己的電腦上，其中不乏很多機(jī)密資料。

文檔管理的忽視會(huì)導(dǎo)致大量問(wèn)題的出現(xiàn)。每個(gè)企業(yè)在成長(zhǎng)過(guò)程中都會(huì)遇到這方面的問(wèn)題，那么對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)究竟怎樣才能實(shí)現(xiàn)公司所有文檔資料的規(guī)范管理呢？要解決這個(gè)問(wèn)題，我們首先要看一下目前公司文檔管理中所遇到的一些普遍存在的問(wèn)題。

1、紙質(zhì)文檔難以檢索、容易腐爛發(fā)霉、占用存儲(chǔ)空間大，一旦損壞資料難以恢復(fù)，很多企業(yè)還以管理紙質(zhì)文檔為主，經(jīng)年累月耗費(fèi)人力、物力巨大。

2、文檔資料分散在各部門服務(wù)器或者員工個(gè)人電腦上，想要做到統(tǒng)一管理、集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一備份有心無(wú)力也無(wú)從做起，一旦出現(xiàn)硬盤損壞、感染病毒或者誤操作刪除文件等情況，就會(huì)導(dǎo)致大量資料丟失，造成巨大損失。

3、企業(yè)不斷發(fā)展壯大，文檔數(shù)量也呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，如何快速精確查找?guī)啄昵盎蛘攥F(xiàn)在的某篇文檔資料。

4、公司重要文檔被人修改但不知道是誰(shuí)何時(shí)操作，如何記錄每一份文檔被哪些員工、何時(shí)、做過(guò)哪些操作。

5、企業(yè)員工離職、換崗等人員流動(dòng)和企業(yè)內(nèi)部文件傳遞流動(dòng)過(guò)程中，如何確保核心機(jī)密資料不外泄。

6、企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中有一些文檔會(huì)經(jīng)過(guò)很多工作人員傳輸和反復(fù)修改，如：合同、報(bào)價(jià)單、方案等，會(huì)產(chǎn)生很多版本，版本的混淆一旦造成工作上的失誤，后果無(wú)法估量，如交付的生產(chǎn)設(shè)計(jì)圖紙不是最新的版本，簽合同時(shí)誤用了以前的版本等，這些都會(huì)造成嚴(yán)重的后果。

7、企業(yè)總公司、分公司、各個(gè)部門以及員工之間的公文流轉(zhuǎn)速度緩慢，重要文件的交流和共享形式繁瑣而低效，且無(wú)法對(duì)文件本身和版本進(jìn)行有效控制。

8、企業(yè)每天都有很多份文件需要部門領(lǐng)導(dǎo)或者多個(gè)部門協(xié)同審批流轉(zhuǎn)，逐個(gè)找審批人這種方式過(guò)程繁瑣且效率低下，給企業(yè)造成了不必要的時(shí)間和成本上的浪費(fèi)。

以上這些問(wèn)題，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中或多或少都會(huì)碰到，甚至還有很多沒(méi)有列出來(lái)的問(wèn)題，如何管理這日益增長(zhǎng)的電子文檔資料，已經(jīng)成為企業(yè)必須面對(duì)和解決的棘手問(wèn)題之一。

泛普軟件（http://52tianma.cn/）——

國(guó)內(nèi)知名的云計(jì)算服務(wù)提供商。

領(lǐng)先的SaaS管理云運(yùn)營(yíng)商。

致力于研發(fā)和開(kāi)發(fā)云計(jì)算有關(guān)的技術(shù)、模式、產(chǎn)品和服務(wù)。

國(guó)內(nèi)率先提出“大協(xié)同”理念。

率先推動(dòng)軟件由開(kāi)發(fā)商主導(dǎo)向用戶主導(dǎo)的軟件生產(chǎn)模式的變革。

以“資源積累、用戶按需實(shí)時(shí)組裝、多租戶共享”為指導(dǎo)思想。

把傳統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)和SaaS服務(wù)軟件機(jī)構(gòu)融為一體。

成熟的CServer PaaS平臺(tái)以及完善的SaaS應(yīng)用產(chǎn)品。

泛普軟件為客戶提供更優(yōu)質(zhì)的免費(fèi)OA系統(tǒng)、HR人事管理系統(tǒng)、免費(fèi)進(jìn)銷存系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等管理云應(yīng)用系統(tǒng)。

更多精彩內(nèi)容請(qǐng)關(guān)注泛普軟件官方微信！

發(fā)布：2007-04-20 09:54 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

相關(guān)欄目：

下一篇：服飾管理軟件“理念與實(shí)行”的關(guān)系分析

淺析當(dāng)下企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀

泛普OA辦公系統(tǒng)下載其他應(yīng)用