關(guān)于印發(fā)華僑大學(xué)公文處理辦法的通知

華大綜〔2013〕1號

 關(guān)于印發(fā)華僑大學(xué)公文處理辦法的通知

學(xué)校各單位：

為促進(jìn)學(xué)校公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理的質(zhì)量和效率，參照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），學(xué)校制定了《華僑大學(xué)公文處理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

    附件：1.華僑大學(xué)公文發(fā)文字號一覽表

    2.黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 9704-2012）

    3.華僑大學(xué)公文式樣

華 僑 大 學(xué)

2013年1月4日

華僑大學(xué)公文處理辦法

第一章 總則

第一條  為進(jìn)一步規(guī)范我校公文處理工作，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012），結(jié)合我校實(shí)際，特制定本辦法。

第二條  華僑大學(xué)公文是我校黨政機(jī)關(guān)在公務(wù)活動過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策、依法行政和進(jìn)行公務(wù)工作的重要工具。

第三條  公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條  公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。

第五條  做好公文處理，是提高工作質(zhì)量和效率的重要環(huán)節(jié)。學(xué)校各單位各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，指定專人負(fù)責(zé)本部門日常公文處理工作，加強(qiáng)對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。

第六條  學(xué)校黨委辦公室、校長辦公室是我校公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)學(xué)校公文的處理工作并指導(dǎo)學(xué)校各部門的公文處理工作。

第二章  公文種類

第七條  《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文的主要種類有：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

（二）決定。適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

（四）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

（五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（九）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

（十）報(bào)告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

（十一）請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。

（十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。

（十四）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十五）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。

學(xué)校各單位各部門要結(jié)合工作實(shí)際，正確使用公文文種。

第三章  公文格式

第八條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成，分為版頭、主體、版記三部分。

（一）版頭部分

1.份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心內(nèi)左上角第一行。

2.秘密等級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限。

“絕密”指泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的重要國家秘密；“機(jī)密”指泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害的重要國家秘密；“秘密”指泄露會使國家的安全和利益遭受損害的一般國家秘密，及泄露會使學(xué)校安全和利益遭受損害的秘密。

保密期限在一年及一年以上的，以年計(jì)；保密期限在一年以下的，以月計(jì)。凡未標(biāo)明或未通知保密期限的，其保密期限按照絕密級事項(xiàng)三十年、機(jī)密級事項(xiàng)二十年、秘密級事項(xiàng)十年認(rèn)定。             

3.緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”、“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

“特提”指十分緊急，當(dāng)天必須辦理；“特急”指3天內(nèi)必須辦理；“加急”指5天內(nèi)必須辦理；“平急”指10天內(nèi)必須辦理。急件公文若未標(biāo)注時限按平急辦理。

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（“函”除外），也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。

我校黨政機(jī)關(guān)公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志及使用規(guī)范為：

（1）“華僑大學(xué)文件”：用于向上級機(jī)關(guān)請示、報(bào)告工作事項(xiàng)及提出工作意見；對重要工作情況和重大事件進(jìn)行通報(bào)和部署；制定和發(fā)布有關(guān)政策法規(guī)。

用于批復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示，提出工作要求；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的重要文件；其他有關(guān)事項(xiàng)的通知及需要以學(xué)校名義行文的行政事務(wù)。

（2）“華僑大學(xué)”：用于與國務(wù)院僑辦和福建省人民政府的有關(guān)部門，泉州、廈門等地方人民政府及其他有關(guān)機(jī)構(gòu)商洽工作，征詢意見或答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)等。

（3）“中共華僑大學(xué)委員會文件”：用于學(xué)校黨委傳達(dá)、貫徹黨的方針、政策；用于向上級黨委機(jī)關(guān)請示、報(bào)告工作事項(xiàng)及提出工作意見；作出重要工作部署；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件；批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的重要報(bào)告、請示。

（4）“中共華僑大學(xué)委員會”：就有關(guān)具體問題與同級機(jī)關(guān)黨組織進(jìn)行商洽，征詢意見，答復(fù)問題等。

（5）“中共華僑大學(xué)紀(jì)律檢查委員會文件”：用于向上級紀(jì)委機(jī)關(guān)請示、報(bào)告工作事項(xiàng)及提出工作意見；作出重要工作部署；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件。

（6）“中共華僑大學(xué)紀(jì)律檢查委員會”：就有關(guān)具體問題與同級紀(jì)委進(jìn)行商洽，征詢意見，答復(fù)問題等。

（7）學(xué)校各部門的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志應(yīng)完整標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，并加“文件”二字。如“中共華僑大學(xué)委員會組織部文件”、“華僑大學(xué)教務(wù)處文件”、“華僑大學(xué)城市建設(shè)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究院文件”。

5.發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

校級公文文號樣式為“華大△〔20**〕*號”；部門公文文號樣式為“△△〔20**〕*號”、“委△〔20**〕*號”。

校級非常設(shè)機(jī)構(gòu)發(fā)文，文號使用該機(jī)構(gòu)的辦公室（或秘書處）所掛靠的機(jī)關(guān)代字，如“華僑大學(xué)關(guān)心下一代工作委員會”發(fā)文，機(jī)關(guān)代字使用“華大退”；部門非常設(shè)機(jī)構(gòu)發(fā)文，機(jī)關(guān)代字使用該機(jī)構(gòu)主管部門的代字。

學(xué)校各部門的發(fā)文字號要按《華僑大學(xué)公文發(fā)文字號一覽表》（附1）使用，不得自行更改。如需增用字號，需報(bào)黨委辦公室、校長辦公室核準(zhǔn)。

6.簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（二）主體部分

1.標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。單位內(nèi)部行文時，標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可省略。

2.主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

3.正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

4.附件說明。公文附件的順序號和名稱。

5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

6.成文日期。署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文原則上由主辦機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人最后簽發(fā)。

7.印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和會議紀(jì)要、電報(bào)可以不加蓋印章。

8.附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話。

9.附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。

（三）版記部分

1.抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。

3.頁碼。公文頁數(shù)的順序號。

第九條  我校公文各要素的標(biāo)注規(guī)則，除本文件另有規(guī)定的以外，均執(zhí)行《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）標(biāo)準(zhǔn)。

第十條  公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

第十一條  公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十二條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十三條  行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級請示和報(bào)告。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過上級機(jī)關(guān)。

第十四條  學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除黨委辦公室、校長辦公室外，各部門一般不得以“文件”形式對外正式行文。

第十五條  向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，但不抄送下級機(jī)關(guān)。

（二）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。

（三）校內(nèi)“請示”需送校領(lǐng)導(dǎo)簽批的，由黨委辦公室、校長辦公室進(jìn)行收文后呈校領(lǐng)導(dǎo)閱批，不得自行多頭呈送。

（四）向上級機(jī)關(guān)請示問題，要用“請示”文種。不應(yīng)當(dāng)在“報(bào)告”、“意見”等非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)。

請示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。

請示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報(bào)。

（五）學(xué)校各單位遞交的請示、報(bào)告、意見經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)簽批后，視情況退原請示、報(bào)告單位保存，以便按批示執(zhí)行；或者黨委辦公室、校長辦公室（或有關(guān)職能部門）書面批復(fù)原請示單位。

第十六條  向下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的分管領(lǐng)導(dǎo)或直接上級機(jī)關(guān)。

（二）學(xué)校黨政職能部門在職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，可依據(jù)部門職權(quán)相互行文和向全校行文，但不得以部門名義發(fā)布重大政策性、指令性公文。須經(jīng)學(xué)校黨委或行政審批的事項(xiàng)，經(jīng)校黨委或行政同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明“經(jīng)……同意”。部門可聯(lián)合行文，但應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得向下行文。

第十七條  屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。同級部門在商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)時，應(yīng)當(dāng)使用“函”的形式。

第五章  發(fā)文辦理

第十八條  發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、校辦文書復(fù)核、簽發(fā)（會簽）、編號、擬稿人校對、繕印、用印、分發(fā)、歸檔等過程。

第十九條  公文起草應(yīng)該做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

（四）文種正確，格式規(guī)范。文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

（五）行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。公文根據(jù)行文方向分為上行文、平行文、下行文三種。

1.上行文：向上級機(jī)關(guān)的行文。一般用請示、意見、報(bào)告等文種。

2.平行文：平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文使用平行文。一般用函、意見、通知、通報(bào)、紀(jì)要等文種。

3.下行文：對下級機(jī)關(guān)的行文。一般用通知、通報(bào)、意見、決定、批復(fù)等。

（六）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（七）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（八）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

（九）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（十）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（十一）涉密公文的擬制，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定，盡量減少悉知人員，草擬中的過程稿應(yīng)視同成文稿同等密級管理，并標(biāo)定相同的密級。

（十二）公文擬制中一般不得引用中央領(lǐng)導(dǎo)同志未公開發(fā)表的內(nèi)部講話；不得以政策、法律、法規(guī)的未定稿作為擬文的依據(jù)。

（十三）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。

第二十條  各部門擬寫的學(xué)校公文，應(yīng)當(dāng)在本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見確認(rèn)之后，通過OA發(fā)給學(xué)校發(fā)文機(jī)關(guān)黨委辦公室、校長辦公室核稿。審核的重點(diǎn)是：

（一）行文理由是否充分，行文根據(jù)是否準(zhǔn)確。

（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否符合學(xué)校及有關(guān)部門的政策或規(guī)定；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

（三）涉及相關(guān)部門、學(xué)院職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。

（五）是否經(jīng)過必要的會簽，是否需要定密。

（六）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)規(guī)定。

第二十一條  經(jīng)審核不能發(fā)文的公文文稿應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需要進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送黨委辦公室、校長辦公室復(fù)核。

第二十二條  公文簽發(fā)

（一）以學(xué)校行政（黨委）名義上報(bào)上級機(jī)關(guān)的公文，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，由校長（書記）簽發(fā)；校長（書記）在外出差期間，由主持工作的校領(lǐng)導(dǎo)請示校長（書記）后簽發(fā)，并在簽發(fā)人處注明：“已請示校長（書記）同意”；平行文和下行文，由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)公文，應(yīng)明確簽署意見，圈閱視為同意。

（二）公文呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批時，應(yīng)將有關(guān)附件和相關(guān)文件材料一并附后。

（三）公文一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即為定稿，不得再改動，特殊情況需作修改時，須由主辦部門負(fù)責(zé)人審核并經(jīng)簽發(fā)人同意后方可改動。

（四）學(xué)校各單位草擬、會簽公文，送黨委辦公室和校長辦公室審核公文及呈送校領(lǐng)導(dǎo)審批公文，應(yīng)當(dāng)給領(lǐng)導(dǎo)留出研究、決策時間。

1.報(bào)請1位校領(lǐng)導(dǎo)審批的公文不得少于3個工作日，報(bào)請兩位以上校領(lǐng)導(dǎo)審批的公文不得少于5個工作日；報(bào)送急件不得少于2個工作日；報(bào)送特急件，應(yīng)當(dāng)事先與校長辦公室、黨委辦公室進(jìn)行情況溝通，說明原因，根據(jù)實(shí)際需要抓緊辦理。

2.學(xué)校各單位之間的會簽，不得超過2個工作日；校長辦公室、黨委辦公室審核在2個工作日內(nèi)完成；秘書科在收到公文后應(yīng)在1個工作日內(nèi)送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)一般不超過3個工作日。

3.向上級機(jī)關(guān)報(bào)送的請示，審批時間一般事項(xiàng)不得少于兩周，緊急事項(xiàng)不得少于7個工作日。

4.各單位如不能在規(guī)定時間內(nèi)完成公文的會簽、審核、簽發(fā)，應(yīng)及時向有關(guān)部門說明原因。

第二十三條  公文復(fù)核、繕印

（一）已簽批的公文由主辦部門按公文格式在辦公系統(tǒng)編排正式文件并認(rèn)真校對。辦公系統(tǒng)自動生成的公文，如不符合公文格式，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)整，做到準(zhǔn)確無誤。

（二）繕印正式文件以簽批件原稿為依據(jù)，不得改動。如必須對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改時，應(yīng)按程序報(bào)黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)人審批，重大改動需經(jīng)簽發(fā)人同意。

（三）繕印公文，必須符合公文規(guī)定格式，版頭鮮明，套印準(zhǔn)確，排列整齊，字跡清晰，頁面整潔美觀，頁碼不錯不漏，份數(shù)準(zhǔn)確，雙面印刷，左側(cè)裝訂。應(yīng)當(dāng)正確使用學(xué)校公文用紙。

（四）公文標(biāo)題的排列，應(yīng)整齊、美觀、醒目、做到詞義完整、排列對稱、間距恰當(dāng)。行字?jǐn)?shù)不多時排一行，字?jǐn)?shù)較多時可排兩行或多行，呈正梯形、倒梯形、齊肩型等。排列時應(yīng)避免將兩個或兩個以上的字組成的詞或詞組拆開分置在兩行首尾的“切詞”現(xiàn)象。

（五）當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)進(jìn)行行間距、字間距調(diào)整，不得使用“此頁無正文”的方法解決。以學(xué)校名義制發(fā)的公文、會議紀(jì)要，由黨委辦公室、和校長辦公室統(tǒng)一編排發(fā)文字號后學(xué)校統(tǒng)一印制；學(xué)校各單位制發(fā)的公文，依據(jù)管理權(quán)限，由各部門按照本辦法要求，自行編排發(fā)文字號后印發(fā)。

（六）向國務(wù)院僑辦、省委、省政府等上級機(jī)關(guān)上報(bào)公文，請示一般送10份，涉及領(lǐng)導(dǎo)出訪的外事請示報(bào)送8份，重要簡報(bào)、資料送10份，一般性簡報(bào)、資料送5份；部門提交學(xué)校的匯報(bào)稿或討論文稿送30份，重要簡報(bào)、資料送13份。

第二十四條  公文用印

（一）加蓋印章要規(guī)范，印章位置應(yīng)端正、居中，上距正文1行之內(nèi)，下壓成文日期，騎年蓋月。

（二）公文加蓋印章的份數(shù)應(yīng)與原稿件標(biāo)注印刷的份數(shù)一致，多余份數(shù)不予加蓋印章；主辦部門如需增加公文印數(shù)，須提出意見后報(bào)校長辦公室負(fù)責(zé)人同意。

第二十五條  公文發(fā)送

（一）公文印制完成后，主辦部門應(yīng)及時到校辦文印室領(lǐng)取，加蓋學(xué)校印章后，自行通過有關(guān)郵局和快遞公司寄發(fā)。校級普發(fā)性公文，由黨委辦公室、校長辦公室通過OA進(jìn)行分發(fā)，并在學(xué)校網(wǎng)站發(fā)布。部門公文由部門根據(jù)發(fā)放范圍自行分發(fā)。

（二）涉密公文應(yīng)按保密規(guī)定，通過機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞。

第六章  收文辦理

第二十六條  收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序。學(xué)校各部門要指定專人負(fù)責(zé)收文辦理工作，認(rèn)真查看OA中的待辦事宜，根據(jù)分發(fā)范圍及時提交本部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱或簽署批辦意見及做好承辦、傳閱、催辦工作。

（一）簽收。凡上級機(jī)關(guān)、校外有關(guān)部門發(fā)送給華僑大學(xué)的公文、傳真、信函，及學(xué)校各部門向?qū)W校遞交的請示、報(bào)告、意見，統(tǒng)一由黨委辦公室、校長辦公室機(jī)要室拆封、編號、登記，并注明簽收時間。學(xué)校各部門收到上級機(jī)關(guān)發(fā)給學(xué)校的公文，如需校領(lǐng)導(dǎo)批閱，或需跨部門閱知或辦理，須送黨委辦公室、校長辦公室機(jī)要室收文，后按程序辦理；如屬本部門直接辦理或閱知的一般例行性業(yè)務(wù)公文，可自行收文辦理。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

（三）初審。辦公室收到交由學(xué)校辦理的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核重點(diǎn)：是否應(yīng)當(dāng)由學(xué)校辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，將退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性的文件根據(jù)文件的內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送；對校領(lǐng)導(dǎo)作有批示的閱件，黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)送有關(guān)部門或有關(guān)人員閱辦并負(fù)責(zé)催辦，圈閱視為閱知。對于批辦性公文，辦公室應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)批示，或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的文件，由辦公室協(xié)調(diào)明確主辦部門并負(fù)責(zé)催辦；緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限，主辦部門根據(jù)辦理時限按要求及時辦理。

各承辦部門收到交辦的公文后，非緊急公文應(yīng)當(dāng)在5個工作日之內(nèi)提出具體意見報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)審批，不得延誤、推諉。如不能在規(guī)定期限內(nèi)辦理完畢，應(yīng)向交辦部門說明理由，必要時要向來文單位說明情況。對不屬于本部門職責(zé)范圍或不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦部門并說明理由。

（五）傳閱。根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)及時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳和延誤。

（六）催辦。校長辦公室應(yīng)及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文交由督辦科專人負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

第二十七條  涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

第七章  公文歸檔

第二十八條  公文辦結(jié)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第二十九條  歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進(jìn)行整理，保證歸檔公文的齊全、完整，能真實(shí)反映學(xué)校的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十條  收文由主辦部門存檔，辦件要將收文和辦理結(jié)果一起存放。多個部門辦理的收文，由主辦部門存檔，其他部門保存附件或其他形式的公文副本。

第三十一條  學(xué)校公文由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)存檔，部門公文由發(fā)文部門存檔。聯(lián)合行文由主辦部門存檔，其他部門保存附件或其他形式的公文副本。

第八章  公文管理

第三十二條  學(xué)校公文由黨委辦公室、校長辦公室統(tǒng)一管理，部門公文由各部門統(tǒng)一管理。黨委辦公室、校長辦公室將依據(jù)相關(guān)規(guī)定加強(qiáng)對學(xué)校公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第三十三條  上級機(jī)關(guān)的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，下一級機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或黨委辦公室、校長辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印文件視同原文件保存和管理。公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章，并視同正式文件妥善保管。

第三十四條  公開發(fā)布學(xué)校公文，須進(jìn)行保密審查并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)或黨委辦公室、校長辦公室主任批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文同正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第三十五條  公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第三十六條  不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別，可以銷毀。銷毀秘密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，保證不丟失、不漏銷，同時應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊⒂啥艘陨媳O(jiān)銷。任何個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十七條  部門合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并。部門撤銷時，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交學(xué)校檔案館。工作人員調(diào)離崗位時，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退，并將經(jīng)手辦理的電子公文辦結(jié)歸檔，未按要求完成歸檔工作的人員，相關(guān)部門不得為其辦理離崗簽字手續(xù)。新設(shè)立部門和部門分立，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照職能分工辦理公文移交。

第三十八條  密碼電報(bào)的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九章  電子公文

第三十九條  電子公文是指在學(xué)校辦公系統(tǒng)中形成的具有規(guī)范格式公文的電子數(shù)據(jù)。學(xué)校制發(fā)的電子公文在學(xué)校內(nèi)部具有與紙質(zhì)公文同等的行政效力，可以作為學(xué)校內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。

第四十條  學(xué)校各單位工作人員應(yīng)當(dāng)通過計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)處理公文，按照本實(shí)施辦法和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔工作。

第四十一條  利用學(xué)校計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)處理的涉密公文，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，確保涉密公文的安全。絕密公文應(yīng)按規(guī)定在機(jī)要室專用計(jì)算機(jī)設(shè)備中處理，在辦公系統(tǒng)申請發(fā)文字號時應(yīng)將標(biāo)題簡化并隱去內(nèi)容，嚴(yán)格控制知悉范圍。

第四十二條  學(xué)校電子公文形成后，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定，及時將電子公文辦結(jié)、歸檔，校長辦公室、黨委辦公室應(yīng)及時將電子公文數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并實(shí)行“異地異質(zhì)”保存。

第十章  附則

第四十三條  本辦法所稱的“學(xué)校各部門”，指我校黨委各部（室）、各行政職能處（室）、各學(xué)院、各直屬（附屬）單位。

第四十四條  本辦法自發(fā)布之日起施行。2007年1月1日起施行的《華僑大學(xué)公文處理辦法》（華大辦〔2007〕1號）同時廢止。

第四十五條  本辦法由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)解釋。

附件1

華僑大學(xué)公文發(fā)文字號一覽表

表一

校級和機(jī)關(guān)各部門發(fā)文公文字號

表二

各院（系）、直屬（附屬）單位的校內(nèi)發(fā)文字號

注:各學(xué)院、直屬（附屬）單位向?qū)W校遞交請示、報(bào)告、意見等公文時，及向?qū)W校各部門發(fā)函時，均統(tǒng)一按此規(guī)范編定文號；黨政公文使用同一文號序列管理；在本單位內(nèi)的內(nèi)部發(fā)文，均使用此文號對公文進(jìn)行統(tǒng)一管理。

附件2

GB/T 9704-2012

黨政機(jī)關(guān)公文格式

1   范圍

  本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了黨政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文的式樣。

    本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)和單位的公文可以參照執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其余可以參照本標(biāo)準(zhǔn)并按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2   規(guī)范性引用文件

  下列文件對于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T 148  印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

GB 3100  國際單位制及其應(yīng)用

GB 3101  有關(guān)量、單位和符號的一般原則

GB 3102(所有部分)  量和單位

GB/T 15834 標(biāo)點(diǎn)符號用法

GB/T 15835 出版物上數(shù)字用法

3   術(shù)語和定義

    下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

    字 word

    標(biāo)示公文中橫向距離的長度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一個字指一個漢字寬度的距離。

3.2

    行 line

    標(biāo)示公文中縱向距離的長度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。

4   公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

    公文用紙一般使用紙張定量為60 g/㎡~0g/㎡的膠版印刷紙張或復(fù)印紙。紙張白度80%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。

5   公文用紙幅面尺寸及版面要求

5.1       幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

GB/T 9704-2012

5.2  版面

5.2.1          頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸156mm×225mm。

5.2.2          字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特殊情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

5.2.3          行數(shù)和字?jǐn)?shù)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特殊情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

5.2.4          文字的顏色

    如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

6   印制裝訂要求

6.1 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

6.2 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

6.3 裝訂要求

    公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

    騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：

a）訂位為兩訂外訂眼距版面上下緣各70mm處，允許誤差±4mm；

b）無壞訂、漏訂、重釘，釘腳平伏牢固；

c）騎馬訂釘鋸訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

7   公文格式各要素編排規(guī)則

7.1  公文格式各要素的劃分

本標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分割線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分割線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

7.2  版頭

7.2.1          份號

如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

7.2.2   密級和保密期限

如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

7.2.2          緊急程度

如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

7.2.4           發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)署于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

7.2.5   發(fā)文字號

編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)注下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

7.2.6   簽發(fā)人

由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

7.2.7   版頭中的分割線

發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

7.3  主體

7.3.1          標(biāo)題

一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

GB/T 9704-2012

7.3.2   主送機(jī)關(guān)

編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行應(yīng)仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記，標(biāo)注方法見7.4.2.。

7.3.3           正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

7.3.4   附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

7.3.5   發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章

7.3.5.1              加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機(jī)關(guān)發(fā)文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

7.3.5.2     不加蓋印章的公文

單一機(jī)關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。

7.3.5.3     加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。

簽名章一般用紅色。

7.3.5.4    成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

7.3.5.5              特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所剩空間處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

7.3.6   附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下空一行位置。

7.3.7   附件

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。

7.4  版記

7.4.1  版記中的分割線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

7.4.2          抄送機(jī)關(guān)

如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

7.4.3          印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。

7.5             頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

8   公文中的橫排表格

    A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

9         公文中計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號和數(shù)字的用法

公文中計(jì)量單位的用法應(yīng)符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），標(biāo)點(diǎn)符號的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T15835。

10      公文的特定格式

10.1        信函格式

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170mm，居中排布。

如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格距版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8.

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標(biāo)題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8.

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

10.2        紀(jì)要格式

紀(jì)要標(biāo)志由“×××××紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。

標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。

11      式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；聯(lián)合行文公文首頁版式1見圖3；聯(lián)合行文公文首頁版式2見圖4；公文末頁版式1見圖5；公文末頁版式2見圖6；聯(lián)合行文公文末頁版式1見圖7；聯(lián)合行文末頁版式2見圖8；附件說明頁版式見圖9；帶附件公文末頁版式見圖10；信函格式首頁版式見圖11；命令（令）格式首頁版式見圖12。

附件3

格式一

000001                                                                        

機(jī)密★1年

特急

華大×〔201×〕××號

華僑大學(xué)關(guān)于××××××××××的通知

學(xué)校各單位：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1.××××××××××××

2.××××××××××××××××××××× ×××××××××

                        華僑大學(xué)（印章）

201×年××月××日

附件1

×××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

抄送：×××××××××××××××××××××

華僑大學(xué)校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

格式二

000001                                          

機(jī) 密

華大×〔201×〕×× 號                簽發(fā)人：×××

華僑大學(xué)關(guān)于×××××××的請示

國務(wù)院僑務(wù)辦公室：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

華僑大學(xué)（印章）

201×年××月××日

（聯(lián)系人：×××，電話：13×××××××××）

抄送：×××××××××××××××××××××

華僑大學(xué)校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

格式三

華大×〔201×〕×× 號

華僑大學(xué)轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院僑務(wù)辦公室關(guān)于

××××××××××的通知

××××××××××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

                              華僑大學(xué) （印章）

                        201×年××月××日

國務(wù)院僑辦關(guān)于×××××的通知

僑×發(fā)〔201×〕××號

各直屬單位：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

                     國務(wù)院僑務(wù)辦公室

201×年××月××日

抄送：×××××××××××××××××××××

華僑大學(xué)校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

格式四

華大委〔201×〕××號                

  ★

華僑大學(xué)關(guān)于×××××××的報(bào)告

中共國務(wù)院僑辦黨組：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××。

    中共華僑大學(xué)委員會（印章）

201×年××月××日

（聯(lián)系人：×××，電話：13×××××××××）

抄送：×××××××××××××××××××××

中共華僑大學(xué)委員會辦公室    201×年××月××日印發(fā)

格格式五

000001                              華大函〔201×〕××號

機(jī)  密

特  急

××××××××××××××××

×××××××××××

×××××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

華僑大學(xué)

201×年××月××日

抄送：×××××××，×××××××，×××××××。

格式六

××××?xí)h紀(jì)要

××××年××月××日上（下）午，×××校長主持召開××?xí)h，×××××。紀(jì)要如下：

一、×××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

出 席：×××   ×××  ××× ×××

×××   ×××

請 假：×××   ×××

列 席：×××   ×××  ××× ×××

記 錄：×××   ×××

分送：×××××××××××××××××××××

華僑大學(xué)校長辦公室                201×年××月××日印發(fā)

華僑大學(xué)校長辦公室                    2013年1月4日印發(fā)