關于印發(fā)《上外賢達學院公文處理規(guī)定》的通知

關于印發(fā)《上外賢達學院公文處理規(guī)定》的通知

各院、部、處：

經(jīng)2013年5月28日校長辦公會議討論決定，印發(fā)《上外賢達學院公文處理規(guī)定》，請遵照執(zhí)行。

特此通知。

附件：《上外賢達學院公文處理規(guī)定》

校長辦公室

2013年5月30日

抄  送：董事長、校領導

上外賢達學院校長辦公室        2013年5月30日印發(fā)

上外賢達學院公文處理規(guī)定

第一章總則

第一條 為進一步推進本校公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《黨政機關公文處理條例》（中辦發(fā)[2012]14號）要求，結合我校實際情況，制定本規(guī)定。

第二條 公文是學校管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法治校和進行校務活動的重要工具。

第三條 公文處理工作是指公文的擬制、辦理、立卷歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條 公文處理實行分級負責，集中管理的工作機制。校長辦公室是學校公文處理的管理部門，主管并指導全校的公文處理；負責公文辦理過程中的督查工作。各單位應指定專職或兼職人員負責公文處理。

第二章公文種類

第六條 適用我校的主要公文種類：

決定。適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位和人員。

通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。

通知。適用于批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)上級公文、發(fā)布規(guī)章、任免干部、傳達要求下級執(zhí)行及有關單位需要周知或者執(zhí)行的事項。

通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。

報告。適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復上級的詢問。

請示。適用于向上級請求指示、批準。

意見。適用于對重大問題提出見解和處理辦法。

函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向不相隸屬的有關主管部門請求批準等。

紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章公文格式

第七條 公文一般由：發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)部門和印文日期、抄送單位、頁碼等組成。

第八條 學校印發(fā)公文，第一頁使用上海外國語大學賢達經(jīng)濟人文學院文件的發(fā)文標志。

第九條 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字號、年份和序號組成。根據(jù)不同事項分成三大類：

（一）凡涉及全校性重要事項的上行文和下行文，以學校或校黨委名義發(fā)文，發(fā)文字號用“上外賢達辦[××××] ×號”或“上外賢達黨[××××] ×號”，由校辦統(tǒng)一編號。發(fā)文署名為學校或校黨委全稱。

（二）凡屬學校工作某一方面重要的事項上行文和下行文，發(fā)文字號用“上外賢達加主辦部門代字”[××××] ×號”，由主辦部門編號。發(fā)文署名為學校全稱。各單位發(fā)文字號按照《上外賢達學院各單位發(fā)文字號一覽表》執(zhí)行（詳見附件1）。

（三）凡學校與不相隸屬的校外單位傳送的平行文，在上述發(fā)文機關代字號后加函字。例如“上外賢達教函〔××××〕×號”，發(fā)文署名為學校全稱。

第十條 成文日期為簽發(fā)日期。

第十一條 發(fā)文的版式按照《中華人民共和國國家標準》（GB/T 9704—2012）執(zhí)行（實行細則另定）。

第十二條 發(fā)文用紙采用國際標準A4型。

第十三條 加蓋學校或校黨委印章。

第四章行文規(guī)則

第十四條 行文應當確有必要，講究實效，注重針對性和可操作性。

第十五條 請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

第十六條 學校除校長辦公室及黨委辦公室以外的內(nèi)設機構不得以本單位名義套用學校發(fā)文標志行文。

第十七條 各單位在校內(nèi)行文流轉(zhuǎn)編號按照《上外賢達學院各單位內(nèi)部行文編號一覽表》（詳見附件2）執(zhí)行，在各單位字號后加文種第一個字，如“賢達教請〔××××〕×號”，行文編號設在標題下面居右側位置。由各單位負責編號，署名為本單位。用紙采用國際標準A4型，標題方正小標宋小2號，行距30；字符距標準。正文：仿宋4號；行距23；頁邊距：上、下3.7；左、右 2.8（詳見附件3）。

第五章公文擬制

第十八條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十九條 公文起草應當做到：

（一）符合法律法規(guī)和黨的路線方針政策，表述準確，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）一切從實際出發(fā)分析問題，做到實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）文種正確，內(nèi)容簡潔，觀點明確，結構嚴謹，表述準確，文字精煉，標點正確，篇幅力求簡短。

（四）文內(nèi)使用非規(guī)范性簡稱，應先用全稱并注明簡稱。

（五）引用公文應當列出標題，并在標題之后用括號注明發(fā)文字號。

（六）結構層次序數(shù)，第一層為“一、”,第二層為“（一）”，第三層為“１．”，第四層為“（１）”。

（七）擬制公文的第一頁一律使用《上海外國語大學賢達經(jīng)濟人文學院發(fā)文稿紙》（附件4），明確負責人、擬稿人、核稿人后送校長辦公室。

第二十條 校辦負責辦理審核后送領導人簽發(fā)，必須由文秘主管進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關部門職權范圍內(nèi)的事項，是否經(jīng)過協(xié)商、會簽。

（四）文種使用是否準確，公文格式是否規(guī)范。

（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。

第二十一條 公文應當按簽發(fā)權限送分管校領導簽發(fā)。

（一）政策性強、涉及面廣的重要公文，包括重要的“請示”、“報告”，由學校主要負責人簽發(fā)。

（二）內(nèi)容屬于各校領導分管范圍的公文，可由分管領導簽發(fā)；如涉及其他分管領導分管范圍的，應當先送有關校領導會簽。

（三）簽發(fā)人簽發(fā)時，應當簽署意見、姓名和完整日期。

第二十二條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文稿，給予退回并說明理由。

第六章 公文辦理

第二十三條 公文辦理包括收文、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條 收文辦理按照《關于印發(fā)<校長辦公室、黨委辦公室公文收文辦理流程>的通知》（上外賢達辦[2013］18號）執(zhí)行。

第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：已經(jīng)簽批的公文，校辦或黨辦負責在印發(fā)前對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式進行復核，若需再作修改的，應當報原簽批人復審；復核后的公文，確定分送范圍和印制份數(shù)后印發(fā)。

第二十六條 發(fā)文辦理完畢，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和學校有關規(guī)定，及時收集需要歸檔的公文的定稿、正本和會簽稿、重要修改稿等，保證有關材料的齊全、完整，由校辦負責整理歸檔。

第七章 附則

第二十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行

第二十八條 本規(guī)定校長辦公室負責解釋。

附件1：

上外賢達學院各單位發(fā)文字號一覽表

公文擬稿部門

機關代字號

發(fā)文字號

校長辦公室

校辦

上外賢達校辦[××××] ×號

黨委辦公室

黨辦

上外賢達黨辦[××××] ×號

教務處

教

上外賢達教[××××] ×號

學生處

學

上外賢達學[××××] ×號

招畢辦

招畢

上外賢達招畢[××××] ×號

人事處

人

上外賢達人[××××] ×號

財務處

財

上外賢達財[××××] ×號

外事處

外

上外賢達外[××××] ×號

保衛(wèi)處

保

上外賢達保 [××××] ×號

后勤處

后

上外賢達后 [××××] ×號

信息技術中心

信

上外賢達信[××××] ×號

圖書

圖

上外賢達圖[××××] ×號

崇明校區(qū)管委會

崇

上外賢達崇管[××××] ×號

督查辦

督

上外賢達督[××××] ×號

注：與不相隸屬校外單位發(fā)文，在機關代字號后加“函”字，如上外賢達財函[××××] ×號。

附件2：

上外賢達學院各單位內(nèi)部行文編號一覽表

擬稿單位

單位代字

各單位編號

校長辦公室

校辦

賢達校辦[××××] ×號

黨委辦公室

黨辦

賢達黨辦[××××] ×號

教務處

教

賢達教[××××] ×號

學生處

學

賢達學[××××] ×號

招畢辦

招畢

賢達招畢[××××] ×號

人事處

人

賢達人[××××] ×號

財務處

財

賢達財[××××] ×號

外事處

外

賢達外[××××] ×號

保衛(wèi)處

保

賢達保 [××××] ×號

后勤處

后

賢達后 [××××] ×號

信息技術中心

信

賢達信[××××] ×號

圖書

圖

賢達圖[××××] ×號

崇明校區(qū)管委會

崇管

賢達崇管[××××] ×號

督查辦

督

賢達督[××××] ×號

商學院

商

賢達商 [××××] ×號

外語學院

外

賢達外[××××] ×號

文化產(chǎn)業(yè)與管理學院

文

賢達文 [××××] ×號

教育學院

教

賢達教[××××] ×號

法學院

法

賢達法[××××] ×號

繼教院

繼

賢達繼[××××] ×號

國教院

國

賢達國[××××] ×號

注：在各單位字號后可文種第一個字，如“賢達教請〔××××〕×號”

附件3：

關于XXXXXXXXXXX的通知

                                          賢達XX[20XX]XX號

  XXXXXXXXX：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

上外賢達學院XXX院/部/處

                                      201X年X月X日

附件4：

請用黑色水筆書寫

上海外國語大學賢達經(jīng)濟人文學院發(fā)文稿

文種：                                 發(fā)文字號：       [    ]     號

密級： 保密□  緩急：加急□            發(fā)文日期： 20    年    月   日

簽發(fā)：

標題：

（送文共    頁，含附件）

主送：

抄送：

主辦單位及負責人：

擬稿人：

核稿人：

校辦擬辦意見：

審  核：

復  核：

印  發(fā)：

會簽：

注：發(fā)文字號、發(fā)文日期校辦填寫