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鹽城工學院公文處理辦法
第一章 總 則
第一條 為使我校學校層面的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,根據(jù)中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號),并結(jié)合我校實際,制定本辦法。
第二條 公文是指學校在黨政管理等過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法處理黨務(wù)、行政和進行公務(wù)活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全、保密。
第五條 黨委辦公室、校長辦公室是我校黨政系統(tǒng)公文處理主要責任部門,負責學校層面的黨政公文處理。
公文種類
第六條 我校常用公文種類有:
一、通知:用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,傳達要求有關(guān)單位辦理和需要周知或執(zhí)行的事項,任免人員,發(fā)布規(guī)章制度。
二、決定:用于對學校重要事項做出決策和安排,獎懲有關(guān)單位及人員。
三、意見:用于對重要問題提出見解和處理辦法。
四、請示:用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
五、報告:用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復上級機關(guān)的詢問。
六、批復:用于答復下級部門、單位的請示事項。
七、規(guī)定:用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定有約束力的行為規(guī)范。
八、通報:用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或交流重要情況。
九、函:用于部門、單位之間商洽工作、詢問和答復問題,向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準、聯(lián)系協(xié)調(diào)工作等。
十、決議:用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。
十一、會議紀要:用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第二章 公文格式
第七條 學校層面的黨政公文行文格式:
公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成,其中字體加粗部分為必備要素。
一、涉及國家秘密的公文必須標明密級和保密期限,其中,絕密、機密級公文還應當標明份數(shù)、序號。
二、緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“急”、“特急” 。
三、發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱、規(guī)范化簡稱、規(guī)范化簡稱加“文件”或者加括號標明文種;聯(lián)合行文,主辦單位排列在前。
四、發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文只標主辦單位發(fā)文字號。
五、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。完整的標題由發(fā)文單位名稱、公文事由和文種3部分組成。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不加標點符號。
六、主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān),應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。
七、正文是公文的主體,用來表述公文內(nèi)容。
八、公文如有附件,應當在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。
九、發(fā)文單位署名,適用于黨委公文、行政上行文和聯(lián)合發(fā)文,應當用全稱或規(guī)范化簡稱,位于正文的右下方。
十、成文日期以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準。
十一、公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,由主辦部門加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文單位都應當加蓋印章。
十二、公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
十三、抄送機關(guān)指除主送機關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān),應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。抄送機關(guān)名稱標注于印制版記上方。
十四、印制版記由公文印發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成,位于公文末頁下端。
十五、公文中各組成部分的標識規(guī)則參照國家標準執(zhí)行。
第八條 公文用紙統(tǒng)一采用A4型紙,左側(cè)裝訂。
第九條 學校層面的黨政公文形式主要包括:
一、中共鹽城工學院委員會文件
1.學校黨委重大決策方案、實施方案;
2.黨政工作計劃及總結(jié);
3.黨委、紀委委員的換屆;
4.學校機構(gòu)調(diào)整;
5.黨群人事任免;
6.基層黨組織、黨員、黨務(wù)工作者表彰與黨員違紀處分;
7.黨務(wù)重要工作以及大型活動部署。
二、中共鹽城工學院委員會
適用于向上級機關(guān)報告、請示工作等。
三、中共鹽城工學院委員會辦公室
1.轉(zhuǎn)發(fā)上級黨委部門的重要文件;
2.發(fā)布學校領(lǐng)導的重要講話;
3.轉(zhuǎn)發(fā)校黨建工作有關(guān)規(guī)章制度(需經(jīng)黨委常委會議或書記辦公會討論通過);
4.涉及全校性工作的通知。
四、鹽城工學院文件
1.學校行政重大決策方案、實施方案;
2.行政人事任免;
3.學校財務(wù)預決算、人員編制方案;
4.學校先進集體、先進個人、優(yōu)秀教師表彰;
5.教職工違紀處分,學生開除、退學處分;
6.學校“三好學生”、優(yōu)秀學生干部、先進班級、學生獎學金、高考優(yōu)秀學生、優(yōu)秀畢業(yè)生表彰;
7.行政重要工作以及大型活動部署。
五、鹽城工學院
適用于向上級機關(guān)報告、請示工作等。
六、鹽城工學院校長辦公室
1.轉(zhuǎn)發(fā)上級行政部門的重要文件;
2.發(fā)布學校領(lǐng)導的重要講話(行政工作方面);
3.轉(zhuǎn)發(fā)校行政工作有關(guān)規(guī)章制度(需經(jīng)行政辦公會或校長辦公會討論通過);
4.涉及全校性工作的通知;
5.一般性對外聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作的文件;
6.學生一般違紀處分決定。
七、中共鹽城工學院委員會常委會議紀要
適用于記載和傳達黨委常委會議情況及議定事項。
八、中共鹽城工學院委員會書記辦公會議紀要
適用于記載和傳達書記辦公會議情況及議定事項。
九、鹽城工學院行政辦公會議紀要
適用于記載和傳達行政辦公會議情況及議定事項。
十、鹽城工學院書記、校長辦公會議紀要
適用于記載和傳達書記、校長辦公會議情況及議定事項。
十一、鹽城工學院專門工作委員會、專門工作領(lǐng)導小組會議紀要
適用于記載和傳達專門工作委員會、專門工作領(lǐng)導小組辦公會議情況及議定事項。
第三章 行文規(guī)則
第十條 行文應當確有需要,注重實效,堅持少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā),可長可短的公文要短。
第十一條 要按照職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系確定行文關(guān)系,一般不得越級請示和報告。如確需越級行文,應當抄送被越過的上級部門。
第十二條 學校行文按黨政系統(tǒng)分別以學校黨委、行政名義行文或聯(lián)合行文。
第十三條 學校內(nèi)設(shè)機構(gòu)除黨委辦公室、校長辦公室外,不得對外正式行文。因工作需要,紀委、工會、團委、鹽城市廣播電視大學可向上級主管部門行文,鹽城市廣播電視大學可向各縣(市、區(qū))電大行文。
第十四條 報送“請示”應當一文一事,一般只寫一個主送部門,需要同時送其他機關(guān)的,應當用抄送形式。“報告”不得夾帶請示事項。
發(fā)文辦理
第十五條 發(fā)文辦理應通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng),按照部門擬稿、部門負責人審稿、分管校領(lǐng)導審簽、黨辦校辦核稿、主要校領(lǐng)導簽發(fā)、黨辦校辦編號、登記、排版、擬稿人校對、黨辦校辦用印、分發(fā)、相關(guān)部門辦理的程序進行。
一、草擬文稿
以學校名義在校內(nèi)行文或向上級機關(guān)請示、報告工作,根據(jù)校領(lǐng)導意見,由相關(guān)職能部門或黨辦校辦擬稿。重要公文,領(lǐng)導干部要親自草擬或主持起草。
擬稿應注意以下事項:
1. 文稿內(nèi)容要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和學校有關(guān)規(guī)定。
2. 文稿要做到觀點明確、情況屬實、條理清楚、層次分明、語言精煉、標點準確、篇幅簡潔。
3. 人名、地名、數(shù)字、引文要準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。時間要寫具體的年月日。
4. 公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
5. 文內(nèi)用字規(guī)范,應符合中華人民共和國國家通用語言文字法規(guī)定,不得出現(xiàn)繁體字、異體字、二簡字或錯別字;文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,首次應當用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
6. 公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
二、核稿
校級黨政公文,由黨辦、校辦負責核稿。由部門代為起草的文稿,經(jīng)部門負責人審核、分管校領(lǐng)導審簽后,應送黨辦校辦進行復核。對于不符合擬稿要求的文稿,要由擬稿單位補充修正。審核的主要內(nèi)容包括:
1. 是否需要行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定。
2. 是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī),同上級和有關(guān)部門及學校歷來的規(guī)定是否有矛盾。
3. 涉及其他部門的事項是否已協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。
4. 重要規(guī)章制度或其他重要事項是否經(jīng)過黨委常委會議、書記辦公會議、行政辦公會議、校長辦公會議或?qū)iT工作委員會、專門工作領(lǐng)導小組會辦通過。
5. 對文稿的內(nèi)容、文字、格式等進行必要的修正補充。
三、簽發(fā)
1. 以學校名義的發(fā)文,先由擬稿部門負責人審簽,如涉及其他部門,需請相關(guān)部門會簽后送分管校領(lǐng)導審簽,黨辦校辦核稿后,送主要校領(lǐng)導簽發(fā)。會議通過的文件,由分管校領(lǐng)導審閱并簽發(fā)。
以黨辦校辦名義的發(fā)文,由黨辦校辦主任簽發(fā)。
2. 文件簽發(fā)后,由黨辦校辦統(tǒng)一編號、登記、排版,再由擬稿人最終校對后發(fā)文。
四、用印、發(fā)送
公文如發(fā)文手續(xù)完備,即予用印。公文用印要端正、清晰,印章蓋在文件末尾發(fā)文日期處,上部邊緣不能壓蓋到正文,下部邊緣要壓蓋發(fā)文日期,并應注意盡量使年月日露出。公文應按注明范圍發(fā)送。
網(wǎng)上辦公系統(tǒng)中的領(lǐng)導簽發(fā)稿紙、原稿和正本由黨辦校辦打印歸檔。
五、辦理
各相關(guān)部門負責人及相關(guān)人員及時登錄網(wǎng)上辦公系統(tǒng),根據(jù)文件要求辦理相關(guān)工作。
第四章 收文辦理
第十六條 上級來文的辦理除篇幅較長的會議材料和涉密文件外,一般應通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng),按照黨辦校辦登記、文本數(shù)字化、黨辦校辦主任閱簽、校領(lǐng)導批示、黨辦校辦根據(jù)校領(lǐng)導批示傳其他校領(lǐng)導閱示或轉(zhuǎn)主辦部門承辦、相關(guān)部門協(xié)辦的程序辦理。
一、凡注明送本校的上級來文、兄弟單位來函、公文,由黨辦校辦簽收并編號登記。
二、學校領(lǐng)導在外開會帶回的文件及各部門收到的涉及學校或幾個部門的公文,要交黨辦校辦登記辦理。凡親收件一律交親收人啟封,但其中有公事文函的,仍應交黨辦校辦登記辦理。
三、對重要的電話指示、通知、答復,應使用“鹽城工學院黨辦校辦電話記錄處理單”記錄來電部門或人員、來電時間、來電號碼、來電內(nèi)容,登記編號并簽署接電人姓名,視作收文處理。重要的電報、傳真亦作收文處理。
四、根據(jù)黨辦校辦負責人閱簽意見和校領(lǐng)導批示,進行文件傳閱。學校收文辦理由秘書科具體負責,公文一律通過秘書人員傳遞,不得橫傳。
五、承辦公文的單位和個人,要按公文要求與領(lǐng)導批示意見,認真負責地迅速辦理,緊急公文應按時限要求辦理。
六、公文處理應當件件有著落。秘書對經(jīng)手公文要及時催辦。對于重要、緊急的公文,部門領(lǐng)導要親自督促、檢查。
第十七條 校內(nèi)各部門請示、報告應通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)辦理,按照部門擬稿、部門負責人核稿、部門轉(zhuǎn)發(fā)給職能部門會簽或轉(zhuǎn)發(fā)給黨辦校辦、黨辦校辦主任閱簽、校領(lǐng)導批示、黨辦校辦根據(jù)校領(lǐng)導批示傳閱的程序辦理。
一、由部門負責人審核提出意見后,送黨辦校辦。
二、秘書編號、登記后,由黨辦校辦主任閱簽,根據(jù)簽批意見呈校領(lǐng)導批示。
三、請示問題應當一文一事,必要時可附上相關(guān)材料,以供領(lǐng)導審批時參考。
四、審批時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見,其他審批人可視具體情況簽署意見。
五、分管校領(lǐng)導對收到的請示要及時研究處理,如涉及幾個方面的問題,則商請其他校領(lǐng)導會辦、會簽,或提交學校的有關(guān)會議研究決定。校領(lǐng)導簽署批辦意見后,由黨辦校辦轉(zhuǎn)交有關(guān)部門執(zhí)行。
第五章 公文歸檔
第十八條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》和學校有關(guān)規(guī)定,及時整理、立卷、歸檔(包括紙質(zhì)文檔和電子文檔)。個人不得保存應當歸檔的公文。
第十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、內(nèi)外特征和保存價值等要素整理立卷,保證歸檔公文的齊全、完整,便于保管和利用。
第二十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理、立卷、歸檔,其他機關(guān)保存副本或復制件。
第二十一條 本校領(lǐng)導、職工在校外單位兼任職務(wù)時形成的公文,不在本校歸檔。
第二十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當在規(guī)定的時間內(nèi)向校檔案館移交。
第六章 公文管理
第二十三條 校級層面的公文由黨辦校辦統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第二十四條 上級部門的公文,除涉密公文和注明不準翻印的以外,經(jīng)有關(guān)校領(lǐng)導批準,可以翻印。
第二十五條 公開發(fā)布上級部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準。
第二十六條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第二十七條 公文被撤銷或廢止,視作自撤銷、廢止之日起,不產(chǎn)生效力。
第二十八條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒定并經(jīng)部門負責人批準,可以銷毀。
第二十九條 銷毀涉密公文應當經(jīng)校保密委員會主任批準,到指定場所由2人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中絕密公文(含密碼電報)的銷毀情況應當進行登記。
第三十條 部門、單位合并時,合并前的應歸檔公文須分別整理立卷歸檔,合并后的公文合并管理。部門、單位撤銷時,應將需要歸檔的公文整理立卷歸檔。
工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第七章 附 則
第三十一條 本辦法由黨委辦公室、校長辦公室負責解釋。校內(nèi)其他中層部門、單位的公文處理辦法,由黨辦、校辦另行制定。
第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起施行,原《鹽城工學院公文處理辦法》(鹽工發(fā)〔2005〕84號)同時廢止。
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