紅河州文化體育局公文檔案管理制度

一、公文制度

（一）發(fā)文稿的起草和審稿

1．凡是以州文體局名義的行文，文稿擬好以后，應(yīng)先由主辦科室審核并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，送辦公室審核。

2．文稿審核的重點(diǎn)：是否需要行文，以什么文種行文；文稿內(nèi)容是否符合黨和國家的方針、政策、法律法規(guī)及規(guī)章；提出的政策界限、要求和措施是否明確具體，是否符合實(shí)際，切實(shí)可行；涉及其他部門的事宜是否經(jīng)過協(xié)商；意見是否一致；文字表述是否清楚；概念是否準(zhǔn)確；語法是否規(guī)范；文稿是否需要召開一定會(huì)議進(jìn)行討論。

3．科室負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審核，提高文稿質(zhì)量，杜絕差錯(cuò)。

4．上行文一事一報(bào)，如需上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)的事項(xiàng)，文種一律用“請(qǐng)示”，如只需上級(jí)了解掌握情況的，則用“報(bào)告”。

5．下行公文，文種一般用“通知”，平行文則用“函”。

（二）行文簽發(fā)

1．以局黨組和文體局名義向州委、州政府、省級(jí)文化體育主管部門請(qǐng)示、報(bào)告的上行公文，由黨組書記、局長(zhǎng)簽發(fā)。

2．以局黨組和文體局名義向州委、州人大、州政府、州政協(xié)以及省級(jí)業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告的公文，由黨組書記、局長(zhǎng)或受局長(zhǎng)委托的副局長(zhǎng)簽發(fā)。

3．打印上行公文時(shí)，必須在文號(hào)右側(cè)打印上簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的姓名。

4．局機(jī)關(guān)發(fā)布重大決定，規(guī)范性文件，由局長(zhǎng)簽發(fā)。

5．以文體局名義向下級(jí)、平級(jí)的行文或函件，如行文內(nèi)容只涉及具體業(yè)務(wù)工作的，由分管副局長(zhǎng)簽發(fā)。

6．須經(jīng)黨組書記、局長(zhǎng)簽發(fā)的文件，在本人出差或外出期間，由受委托的黨組成員或副局長(zhǎng)簽發(fā)。

7．以科室名義下發(fā)的公文，由科室負(fù)責(zé)人簽發(fā)，但文稿必須交辦公室審核，必要時(shí)送局領(lǐng)導(dǎo)審核。

（三）來文批辦

1．來文查收后，應(yīng)及時(shí)（當(dāng)天或第二天內(nèi)）送辦公室閱批，按照局領(lǐng)導(dǎo)的分工和科室的職責(zé)，提出擬辦意見，速送局領(lǐng)導(dǎo)審批。

2．各科室應(yīng)按局領(lǐng)導(dǎo)的批示，迅速辦理公文，辦文中遇到難以解決的問題，應(yīng)及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室報(bào)告，不得久拖不辦。

3．對(duì)需要有關(guān)科室提出處理的公文，辦公室根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)的批注意見，及時(shí)送達(dá)對(duì)應(yīng)科室研究辦理，各科室應(yīng)提出辦理意見，擬好送審稿分送分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

4．對(duì)于一般報(bào)告性公文傳閱性公文，局領(lǐng)導(dǎo)或科室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)進(jìn)行圈閱，表示已經(jīng)閱知。

5．各科室辦理公文中，行文要加大督辦力度，要注意收集各地各單位貫徹執(zhí)行文件的情況，并及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)反饋，同時(shí)通報(bào)局辦公室。

（四）及時(shí)答復(fù)有關(guān)部門的請(qǐng)示事宜

1．各市縣文體局及州文體局直屬單位要求州文體局答復(fù)的事項(xiàng)，文種一律用“請(qǐng)示”，不得用“報(bào)告”，不用“請(qǐng)示”的不予答復(fù)。

2．除重大災(zāi)情、重大事故、突出事件、重要案情和緊急涉外事項(xiàng)外，各市縣和直屬單位的請(qǐng)示件，均由辦公室統(tǒng)一登記后送局領(lǐng)導(dǎo)審批，交有關(guān)科室辦理。原則上不直接送局領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，越級(jí)上行文一概不受理。

3．對(duì)需要有關(guān)科室提出處理意見的請(qǐng)示件，局辦公室根據(jù)請(qǐng)示內(nèi)容及科室職責(zé)，及時(shí)送達(dá)對(duì)應(yīng)科室辦理并提出擬辦意見，擬好送審稿送局領(lǐng)導(dǎo)審批。

4．答復(fù)的辦法，可以以州文體局的名義正式行文答復(fù)，也可以采取電話或口頭形式答復(fù)。實(shí)際操作時(shí)視請(qǐng)示內(nèi)容而定。

5．局領(lǐng)導(dǎo)審核不同意的請(qǐng)示件，由承辦科室電話答復(fù)呈報(bào)部門，說明原因，并作好電話記錄備查。

（五）公文打印

l．以州文體局名義印發(fā)的上行文下行文等，文稿擬好后由局辦公室統(tǒng)一編定文號(hào)，并由擬稿科室自行打印。

2．文稿打好后，由擬稿科室認(rèn)真進(jìn)行校對(duì)，送分管領(lǐng)導(dǎo)審核文稿內(nèi)容，在印發(fā)前由局辦公室作文字規(guī)范把關(guān)，并送印刷裝訂和發(fā)送。

3．局機(jī)關(guān)需要印發(fā)的一切文件材料，必須交由局辦公室統(tǒng)籌辦理，必要時(shí)由辦公室協(xié)調(diào)有關(guān)科室辦理，按照節(jié)儉的原則和推行無紙化辦公的要求，減少紙質(zhì)文件復(fù)印量。非特殊需要，未經(jīng)辦公室許可，不能大量復(fù)印紙質(zhì)文件。

（六）公文入檔

各科室辦理的一切公文，在辦理結(jié)束一星期內(nèi)，必須將原件交回局辦公室檔案管理人員處，檔案人員應(yīng)及時(shí)收回清理以備入檔。

二、檔案管理制度

（一）局機(jī)關(guān)的全部檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，實(shí)行專人、專室、專柜，任何單位、科室和個(gè)人不得分散保存檔案和將檔案據(jù)為已有。

（二）上級(jí)來文和本機(jī)關(guān)行文均應(yīng)登記、編號(hào)、分發(fā)、立卷歸檔。

（三）歸檔文件材料齊全、完整、保持文件間的內(nèi)在聯(lián)系，以便保管和利用。

（四）當(dāng)年的文件材料，務(wù)必由歸檔的立卷人按照對(duì)應(yīng)的編號(hào)整理后在次年的第一季度立卷歸檔，并要確保案卷質(zhì)量。

（五）根據(jù)局機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)，編制本機(jī)關(guān)的文件立卷的計(jì)劃、檔案分類方案和保管期限表，按照立卷類目，進(jìn)行整理、分類、鑒定、立卷。