黃山市環(huán)境保護(hù)局公文處理辦法

　　為加強(qiáng)市環(huán)保局機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位公文處理，規(guī)范公文辦理程序，提高擬文質(zhì)量，減少文件數(shù)量，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）和 《黃山市政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文運(yùn)行程序的通知》（黃政辦〔2011〕8號(hào)）以及《安徽省環(huán)境保護(hù)廳公文處理辦法》（環(huán)辦〔2012〕171號(hào)）要求，現(xiàn)就加強(qiáng)本局公文處理，制定本辦法：

第一條  市環(huán)保局公文（包括電子公文），是市環(huán)保局實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。

第二條  公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。應(yīng)當(dāng)遵循實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。

第三條  市環(huán)保局辦公室負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)的公文處理工作，并指導(dǎo)和督促各事業(yè)單位的公文處理工作。

各科室、各事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作，帶頭遵守公文處理的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按照法律法規(guī)、有關(guān)政策及職權(quán)對(duì)公文進(jìn)行審核，并對(duì)本部門(mén)起草的公文質(zhì)量負(fù)責(zé)。

第四條  準(zhǔn)確掌握使用公文的種類(lèi)。市環(huán)保局常用公文種類(lèi)：

1.決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)單位和個(gè)人、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

2.公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

3.意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

4.通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

5.通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

6.通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

7.報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

8.請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

9.批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。

10.函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

11.紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

第五條  規(guī)范市環(huán)保局發(fā)文代字，凡以市環(huán)保局名義印發(fā)的文件，統(tǒng)一使用規(guī)定的發(fā)文代字，市環(huán)保局公文的主要發(fā)文代字：

1.黃環(huán)黨組。主要適用于市環(huán)保局黨組向上級(jí)黨組織報(bào)告、請(qǐng)示工作或呈報(bào)意見(jiàn)，向下級(jí)黨組織安排部署工作，發(fā)布重要通知事項(xiàng)等。

2.黃環(huán)黨組函。主要適用于局黨組向有關(guān)部門(mén)或單位黨組商洽、通知、答復(fù)有關(guān)事項(xiàng)。

3.黃環(huán)黨支。主要適用于局黨支部向住建委黨委報(bào)告、請(qǐng)示工作，通知全局黨員開(kāi)展學(xué)習(xí)、布置工作等。

4.黃環(huán)。主要適用于向市委、市政府、省環(huán)保廳等上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告請(qǐng)示工作和呈報(bào)意見(jiàn)。

5.黃環(huán)發(fā)。主要適用于向下級(jí)環(huán)境保護(hù)部門(mén)傳達(dá)市委、市政府及省環(huán)保廳的重要決策、指示，部署全局性和重要工作，發(fā)布重要規(guī)范性文件以及其他必須以市環(huán)保局名義辦理的重要事項(xiàng)。

6.黃環(huán)辦。主要適用于向有關(guān)單位通知重要事項(xiàng)、答復(fù)有關(guān)事項(xiàng)或與兄弟地市環(huán)境保護(hù)部門(mén)商洽工作等。向下級(jí)環(huán)境保護(hù)部門(mén)印發(fā)工作計(jì)劃、工作安排、組織檢查、評(píng)審、工作總結(jié)，辦理局內(nèi)其他事務(wù)等。

7.黃環(huán)函。主要適用于與市環(huán)保局沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位之間知照和商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。

第六條  規(guī)范公文格式。公文一般包括版頭、主體、版記三個(gè)部分，由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。

第七條  遵守行文規(guī)則。行文關(guān)系應(yīng)當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況下需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。不得越權(quán)行文。

（一）               上行文。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

1.原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要可以同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

2.下級(jí)環(huán)境保護(hù)部門(mén)報(bào)送的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以市環(huán)保局名義向市政府或省環(huán)保廳請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)。

3.請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

4.除市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)或省環(huán)保廳領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得以市環(huán)保局名義向市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)或省環(huán)保廳領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文，也不得以個(gè)人名義向市委、市政府或省環(huán)保廳報(bào)送公文。

5.以市環(huán)保局名義向市委、市政府報(bào)送的公文，必要時(shí)抄送省環(huán)保廳，或向省環(huán)保廳報(bào)送的公文，必要時(shí)抄送市委、市政府。

（二）下行文。向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

1.除主送機(jī)關(guān)外，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文還應(yīng)當(dāng)抄送市政府或省環(huán)保廳。

2.除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題外，一般情況下不得直接向各區(qū)縣人民政府正式行文或提出指令性要求；如確需行文，應(yīng)當(dāng)報(bào)請(qǐng)市政府批轉(zhuǎn)或由市政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)，也可報(bào)經(jīng)市政府同意后直接行文，文中應(yīng)當(dāng)注明“經(jīng)市政府同意”。

3.市環(huán)保局可以在職權(quán)范圍內(nèi)向下級(jí)環(huán)境保護(hù)部門(mén)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送該下級(jí)環(huán)境保護(hù)部門(mén)的所在地人民政府。需要商請(qǐng)同級(jí)其他部門(mén)解決的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)用函的形式直接行文。

4.涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商一致后行文，不得擅自行文。

（三）平行文。根據(jù)職權(quán)范圍，市環(huán)保局可以與市委、市政府各部門(mén)，各地市環(huán)境保護(hù)部門(mén)相互行文。也可以與市委、市政府各部門(mén)以及具有行政職能的事業(yè)單位等聯(lián)合行文。

（四）市環(huán)保局下屬各事業(yè)單位行文可根據(jù)自身工作職能確定發(fā)文代字；非以環(huán)保局名義對(duì)外行文不得使用市環(huán)保局文頭紙和發(fā)文代字。

第八條  認(rèn)真擬制公文。公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

（一）公文起草：

1.符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

2.一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

3.內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。報(bào)送市委、市政府和省環(huán)保廳的請(qǐng)示、報(bào)告，一般控制在1000字以內(nèi)，重要文件不超過(guò)2000字。

4.文種使用正確，格式規(guī)范。

5.擬文前深入調(diào)查研究、充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。凡涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，必須征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。

（二）公文審核。公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文稿進(jìn)行初步審核簽字后，交市環(huán)保局辦公室進(jìn)行審核簽字，并確定發(fā)文代字后，送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。審核的重點(diǎn)：

1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。公文內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策落實(shí)和辦法是否切實(shí)可行。

2.涉及有關(guān)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。

3.公文文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地點(diǎn)、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。

4.需提交局務(wù)會(huì)審議的重要公文文稿，應(yīng)先征求有關(guān)科室和下屬單位意見(jiàn)，并由局辦公室進(jìn)行初審后提交。

5.經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門(mén)，由起草部門(mén)修改后重新報(bào)送。

（三）公文簽發(fā)。市環(huán)保局公文必須經(jīng)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。

1.重要公文和上行文由市環(huán)保局主要負(fù)責(zé)人或委托其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

2.簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)當(dāng)由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

第九條  公文辦理。包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

（一）               收文辦理主要程序。

1.簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。

2.登記。對(duì)公文的標(biāo)題、來(lái)文單位、辦理時(shí)限等信息應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

3.初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由市環(huán)保局辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退還來(lái)文單位并說(shuō)明理由。

4.承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)局負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文應(yīng)當(dāng)急事急辦。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，由明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。

5.傳閱。根據(jù)局負(fù)責(zé)人批示和工作需要，將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

6.催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)催辦。

7.答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

（二）發(fā)文辦理主要程序：

1.復(fù)核。已經(jīng)局負(fù)責(zé)人簽批的公文，擬稿人在印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)審；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批負(fù)責(zé)人復(fù)審。

2.登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)由機(jī)要室確定發(fā)文字號(hào)，并作詳細(xì)記載，由擬稿人確定分送范圍和印制份數(shù)。

3.印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文印制中注意保密。

4.核發(fā)。公文印制完畢，擬稿人應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

（三）涉密公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要部門(mén)或者收發(fā)件單位機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過(guò)密碼電報(bào)或者符合國(guó)家規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

（四）需要?dú)w檔的公文（含電子公文）及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案法律法規(guī)以及市環(huán)保局檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，如由市環(huán)保局主辦，則原件由市環(huán)保局歸檔；如由市環(huán)保局會(huì)辦，市環(huán)保局保存相關(guān)復(fù)印件。如果局負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行其他機(jī)關(guān)職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由兼職機(jī)關(guān)存檔。

第十條  加強(qiáng)公文管理。市環(huán)保局公文由局辦公室統(tǒng)一管理。

1.公文的印發(fā)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

公文被撤銷(xiāo)的，視為自始無(wú)效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

2.涉密公文確定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)先行采取保密措施，并報(bào)市委、市政府批準(zhǔn)密級(jí)后，按照所定密級(jí)嚴(yán)格管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人管理。

公文的密級(jí)需要變更或者解除的，由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)決定。

3.涉密公文公開(kāi)發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開(kāi)發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。

4.涉密公文一般不得復(fù)制、匯編，確因工作需要的，需經(jīng)局負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一律不得復(fù)制。

復(fù)制的涉密公文應(yīng)當(dāng)視同原件管理。復(fù)制件的份數(shù)和使用情況必須進(jìn)行登記。

5.對(duì)不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷(xiāo)毀。涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷(xiāo)毀。清退或銷(xiāo)毀涉密公文必須履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷(xiāo)。個(gè)人不得私自銷(xiāo)毀、留存涉密公文。

6.工作人員離崗離職時(shí)，其所在科室、單位應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第十一條  市環(huán)保局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)本辦法的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并負(fù)責(zé)對(duì)本辦法的解釋。

第十二條  本辦法自印發(fā)之日起開(kāi)始施行。