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北海市交通運輸局公文處理制度

　　核心提示：北海市交通運輸局公文處理制度（2013年2月修訂）第一章總則第一條為使本局的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據國務院、自治區(qū)人民政府和市人民政府關于國家行政機關公文處理有關規(guī)定，結合本局的...

北海市交通運輸局公文處理制度

（2013年2月修訂）

第一章總則

第一條為使本局的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據國務院、自治區(qū)人民政府和市人民政府關于國家行政機關公文處理有關規(guī)定，結合本局的實際情況，特制定本制度。

第二條本局的公文是在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達黨和國家的方針、政策，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗，依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第六條局機關各科室及全體工作人員應當高度重視公文的處理工作，模范遵守本制度并加強對本部門、本單位公文處理工作的領導和檢查。

第七條局辦公室是本局公文處理的管理機構，負責局機關的公文處理工作，并指導局屬各單位公文處理工作。

第八條局屬各事業(yè)單位應當配備專職人員負責公文處理工作。

第九條積極推進辦公信息化建設，積極推廣電子公文和二維條碼應用，逐步實現文件網絡傳輸和網上辦理，減少紙質文件，降低運行成本，提高工作效率。

第二章公文格式與行文規(guī)則

第十條本局行政公文格式執(zhí)行《國家行政機關公文格式》國家標準。

第十一條行文應當確有必要，注重實效，切實做到精簡，實行發(fā)文總量控制，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。凡國家法律法規(guī)已作出明確規(guī)定的，一律不再發(fā)文。上級部門已經通過公開渠道向全社會公布的政策法規(guī)、規(guī)范性文件，一律不再照章轉發(fā)。部署臨時性、階段性工作，通過批轉辦理能夠解決和執(zhí)行落實的文件，一般不再以正式文件轉發(fā)。對可以傳閱的文件一般不轉發(fā)，對會議已作布置的事項一般不發(fā)文。可以通過簡報、便函、傳真或電話、面商解決的，原則上不正式發(fā)文。

嚴格控制文件篇幅，盡量發(fā)短文。一般性公文控制在2000字以內，屬于部署工作、安排計劃的公文、專題報告原則上不超過5000字，請示性公文控制在1500字以內。

第十二條本局常用的公文種類主要有“通知”、“通報”、“報告”、“請示”、“批復”、“函”、“答復”、“會議紀要”等8種。

第十三條根據隸屬關系和職權范圍，本局的行文關系如下：

（一）可以同北海市人民政府各部門、下一級人民政府的交通等相關業(yè)務部門、局屬各單位互相行文。

（二）可以同北海市人民政府各部門或下一級人民政府、相應的軍隊機關、同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位聯合行文。

（三）除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，不得向下一級政府正式行文。

（四）局機關內設機構除辦公室外，不得對外正式行文。

（五）局屬各事業(yè)單位根據工作需要，可以同相關業(yè)務部門、縣區(qū)交通運輸局及其所屬各單位互相行文。

第十四條屬于局屬各事業(yè)單位職權范圍內的事務，由各單位自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。局屬各事業(yè)單位的重要行文，應當同時抄報本局。

第十五條屬于局屬各事業(yè)單位職權范圍內的具體問題，辦文單位應當直接報送各事業(yè)單位處理。

第十六條局屬各事業(yè)單位之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，則責令糾正或撤銷。

第十七條成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準；聯合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。

第十八條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級請示和報告時，應當抄報被越過的上級機關。

“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。

第十九條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本局名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第三章發(fā)文辦理

第二十條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第二十一條嚴格簽批流程，除了急件、密件外，原則不得越級呈批。在未實現辦公自動化之前，發(fā)文基本程序為：

局屬單位主辦人員擬稿——單位主要負責人會簽——局相關業(yè)務科室負責人審核、會簽——局辦公室文核——局領導會簽或簽發(fā)——打字員打印——擬稿人一校——局辦公室二?！蜃謫T印刷、裝訂——用印、封發(fā)。

局機關科室主辦人員擬稿——科室負責人核稿——相關科室會簽——局辦公室文核——局領導會簽或簽發(fā)——打字員打印——擬稿人一?！洲k公室二校——打字員印刷、裝訂——用印、封發(fā)。

原則上由擬稿人全程跟蹤落實、催辦和反饋，局辦公室予以協助。

第二十二條擬稿人與核稿人不能為同一人。擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、校對人員名字必須由本人簽字，不得由別人代簽。

第二十三條擬制公文，必須使用、填寫發(fā)文稿紙。文字內容為打印的，需使用空白A4型號紙張，并盡量雙面打印，以節(jié)約紙張；文字內容為手寫的，使用局印制的方格稿紙，文字書寫工整、規(guī)范。

第二十四條草擬公文應做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文機關的職權和主送機關的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度，由擬稿人全程跟蹤催辦。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，再次引用該公文，可以只引文號，不引標題。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。

（九）公文中的數字，除部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第二十五條擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文。如有分歧，則：

（一）上報的公文，如與有關單位、部門意見不能一致，主辦部門（局機關各科室，局屬各事業(yè)單位）的主要負責人（必要時局領導）應當出面協調，仍不能取得一致時，須在文中列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后，報請上級機關協調或裁定。

（二）局內的會簽文稿，應如實報局領導協調或裁定。

（三）局外會簽的公文，由主辦部門指定專人承辦。局外單位對我局會簽稿有重大修改的，應重新報送局領導審批。

會簽公文，有不同意見時不應直接修改文稿，經協商仍不一致的可附上書面意見，供領導審定，必要時召開會議研究決定。

會簽文稿均以會簽單位領導人簽字為有效。局機關各科室的負責人如外出不在時，可指定本科室一名工作人員代為核稿或會簽文稿，但回來后對有關文稿須補簽。

第二十六條送審的文稿，必須附上文稿引用和涉及的有關文件、法規(guī)或材料。

第二十七條局屬事業(yè)單位代局擬稿，必須是由局領導或局機關主辦科室交辦的，或者代擬稿單位在征得局領導、有關科室同意之后，方可嚴格按本制度規(guī)定辦理。

第二十八條加強文稿審核把關，提高文件質量。

局業(yè)務科室負責人核稿，重點是：是否需要行文；應當會簽的是否會簽，會簽是否取得一致意見，不同意見是否如實反映；是否符合黨和國家的方針政策，是否符合法律、法規(guī)及規(guī)定，與過去發(fā)的文件是否抵觸、矛盾，不一致的地方或出臺的改革措施是否有解釋和說明；文字是否正確反映了行文的意圖；是否遵守語法，合乎邏輯，使用標點符號、數字、計量單位是否規(guī)范等。

局辦公室負責人核稿，重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求；公文的格式是否符合本制度的規(guī)定等。

實行退辦制度，對不按照秩序辦理、存在嚴重差錯和疏漏的發(fā)文稿件，一律退回重辦。

第二十九條以本局名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)；以本局名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。

（一）向上級機關的請示、重要報告以及政策性強、涉及面廣的重要公文，應由局長簽發(fā)。

（二）一般性報告、下行文和平行文，可根據領導分工，由分管的局領導簽發(fā)。

（三）轉發(fā)性公文及由局領導授權的一般性公文，可由局辦公室負責人簽發(fā)。

（四）需印發(fā)執(zhí)行會議決定事項的公文和重要的會議紀要，由主持會議領導簽發(fā)，涉及重大事項的應由局長簽發(fā)。

第三十條本局發(fā)文文號的種類及適用范圍為：

(一)向上級報告工作、請求指示、批準，需要自治區(qū)交通運輸廳直屬行業(yè)管理局審批的事項，需要市級綜合部門審批的事項，發(fā)文文號為“北交報”；

（二）涉及面廣、需要下級周知和共同執(zhí)行的重要事項，干部任免、退休，轉發(fā)上級機關重要性文件和普發(fā)性、需要周知的文件等，發(fā)文文號為“北交發(fā)”；

（三）涉及部門不多、需要個別單位辦理的事項，行政審批事項和批復下級單位的請示事項，向不相隸屬機關和平行機關行文，向有關主管部門反映意見，轉發(fā)上級機關批復的文件，轉發(fā)與行業(yè)相關事項的文件等，發(fā)文文號為“北交函”；

（四）人大代表建議和政協提案辦理答復件，發(fā)文文號為“北交復”；

（五）會議紀要，發(fā)文文號為“北交紀要”。

局機關發(fā)文文號可根據需要進行相應調整。

第四章收文辦理

第三十一條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十二條公文由專職人員統一簽收、登記。通過會議或其它途徑收到的公文，收文者回單位后應及時將公文送專職人員登記處理。

第三十三條簽收、登記后，專職人員應附上公文處理箋或傳閱箋送局辦公室負責人或代理人審閱并簽署擬辦意見認后，及時、準確地分送局領導批示或有關部門辦理。需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門，或者呈送局領導確定。

第三十四條收到下級機關上報需要辦理的公文，辦公室進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；附件是否齊全等。

第三十五條對不符合規(guī)定的公文，即有下列情形之一者，經局辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

（一）內容不符合國家有關法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定的；

（二）要求辦理或解決的事情不屬于本機關職權范圍或不應由本機關受理的；

（三）無特殊情況和理由而越級請示的；

（四）屬于本級機關職權范圍內的事項而要求上級機關處理的；

（五）內容涉及有關部門但未經與有關部門協商、協調，或不符合會簽程序的；

（六）一文多事，多頭請示或該加蓋印章而不蓋印章的；

（七）報告中夾帶請示事項的；

（八）附件不齊全的；

（九）其它違反本制度規(guī)定的。

第三十六條涉密的公文，按保密規(guī)定辦理。緊急公文，應當明確辦理時限。

第三十七條承辦部門收到交辦的公文后，應當及時辦理，不得延誤、推諉。傳閱件不得超過兩個工作日。緊急公文應當按時限要求辦理，按時限辦理確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當書面說明理由并及時退回交辦的部門，不得積壓不辦。

第三十八條公文辦理中遇到有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商。如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致的，主辦部門應如實向局領導反映，并提出擬辦意見，供局領導決策。

第三十九條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和日期，其他審核人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第四十條收到需要辦理的公文，應使用公文處理箋或傳閱箋，不得直接在公文上簽名和書寫辦理意見等現象，保持公文的整潔。

第四十一條送局領導批示或者交有關部門辦理的公文，局辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。

第五章公文歸檔

第四十二條公文辦理完畢，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第四十三條歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理（立卷）。確保歸檔公文的齊全完整，正確反映本局的主要工作情況，以便于保管和利用。

第四十四條聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十五條本局領導兼任其他單位職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。

第四十六條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十七條擬制、修改和簽批的公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合檔案保護要求。

第六章公文管理

第四十八條公文由局辦公室專職人員統一收發(fā)、登記、用印、歸檔和銷毀。

第四十九條上級機關的公文，除密級文件和注明不準復印、翻印的以外，可以復印。

第五十條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋發(fā)文單位證明章，視同正式文件妥善保管。

第五十一條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第五十二條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經局辦公室負責人批準，可以銷毀。

第五十三條銷毀秘密公文，應當履行報批手續(xù)，并由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷，并進行登記。

第五十四條單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交檔案部門。

第五十五條工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按有關規(guī)定移交、清退。

第七章附則

第五十六條公文處理中涉及電子文件的有關規(guī)定另行制定。

第五十七條局辦公室對上級機關和本局下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查。

第五十八條本制度自印發(fā)之日起施行。

第五十九條本制度由局辦公室負責解釋。

發(fā)布：2007-03-27 15:18 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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