南寧市水利局發(fā)文辦文管理制度

關于印發(fā)《南寧市水利局發(fā)文辦文管理制度》的通知

南水發(fā)〔2013〕2號

局機關各科室，局屬各單位：

經(jīng)2013年1月11日局務會研究通過，現(xiàn)將修訂后的《南寧市水利局發(fā)文辦文管理制度》印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

                          南寧市水利局

                              2013年1月28日

南寧市水利局發(fā)文辦文管理制度

為進一步規(guī)范使用公文文種和發(fā)文字號，實現(xiàn)我局機關公文管理工作的規(guī)范化、標準化、精細化，保證發(fā)文工作安全有序，提高行文發(fā)文辦事效率，現(xiàn)對南寧市水利局機關公文文種使用作進一步規(guī)范，對發(fā)文辦文管理進行調(diào)整，請遵照執(zhí)行。

第一章 總則

第一條 為使我局的發(fā)文辦理工作規(guī)范化、制度化、提高公文質(zhì)量和辦文效率，維護公文的嚴肅性，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》、《水利部公文處理辦法》、《關于規(guī)范國家行政機關公文處理有關問題的通知》（南府辦〔2012〕169號）和《關于做好黨政機關公文處理工作條例貫徹落實工作的通知》（南府辦函〔2012〕188號）的要求，制定本制度。

第二條 發(fā)文辦理是指以本局名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、登記、簽發(fā)、復核、繕印、用印、分發(fā)等程序。

第三條 辦公室負責主管本局的發(fā)文辦理工作并指導局屬單位的發(fā)文辦理工作。

第四條 所有以本局名義發(fā)出的各類公文均統(tǒng)一歸辦公室一個窗口，由辦公室審核后按程序辦理。根據(jù)工作實際，特殊文號的對外發(fā)文經(jīng)辦公室授權可由業(yè)務科室直接辦理，但必須經(jīng)辦公室核備。

第五條 辦公室應指定專人負責發(fā)文辦理工作。

第二章 公文格式

第六條 各類公文的適用范圍

（一）南水黨組〔公文年號〕 號

適用于本局黨組向市委、市政府、市紀委請示、報告、建議事項的公文。文種用“請示”、“報告”或“意見”。標題用“（中共南寧市水利局黨組）關于××××××的請示（報告或意見）”或“關于××××××的請示（報告或意見）”。

（二）南水黨〔公文年號〕 號

適用于本局機關黨委名義發(fā)文。文種用“通知”、“請示”、“報告”或“意見”。標題用“（中共南寧市水利局機關委員會）關于××××××通知（請示、報告或意見）”或“關于××××××通知（請示、報告或意見）”。

（三）南水報〔公文年號〕 號

1．適用于向上級，如市委、市政府和自治區(qū)水利廳等請求指示，批準、解決有關事項等內(nèi)容的公文。文種用“請示”。標題用“（南寧市水利局）關于××××××的請示”。

2．適用于向上級，如市委、市政府和自治區(qū)水利廳等匯報工作、反映情況等內(nèi)容的公文。文種用“報告”。標題用“南寧市水利局關于××××××的報告”。

3．適用于對重要問題向上級，如市委、市政府和自治區(qū)水利廳等提出建議和處理意見的公文。文種用“意見”。標題用“南寧市水利局關于××××××的意見”。

（四）南水發(fā)〔公文年號〕 號

1．適用于轉(zhuǎn)發(fā)市委、市政府、市紀委和自治區(qū)水利廳的重要公文。文種用“通知”。標題用“（南寧市水利局）轉(zhuǎn)發(fā)××××××的通知”。

2．適用于發(fā)布全市水利改革、發(fā)展方面重大決策、措施、方案、意見以及指導全局工作的重要公文、規(guī)范性公文。文種用“決定”、“通知”或“意見”。標題用“（南寧市水利局）關于××××××的決定（通知或意見）”。

3．適用于變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項的公文。文種用“決定”。標題用“（南寧市水利局）關于撤銷××××××的決定”。

4．適用于向縣（城區(qū)、開發(fā)區(qū)）水利主管部門、局機關科室及局屬單位布置工作、了解情況的公文。文種用“通知”。標題用“（南寧市水利局）關于××××××的通知”。

5．適用于表彰先進、批評錯誤、通報情況的公文。文種用“通知” “通報”或“意見”。標題用“（南寧市水利局）關于××××××的通知（通報或意見）”。

（五）南水***〔公文年號〕 號

適用于以局名義制發(fā)的屬于日常業(yè)務工作問題的下行文， 文種用“通知”或“批復”、標題用“（南寧市水利局）關于××××××的通知（或批復）”。

（六）南水函〔公文年號〕 號

1．適用于答復征求意見的公文。文種用“函”。標題用“（南寧市水利局）關于××××××的復函”。

2．適用于不相隸屬機關或平行單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項的公文。文種用“函”。標題用“（南寧市水利局）關于（商洽、商請、請求、同意）××××××的函（復函）”。

3．適用于答復市人大代表建議、市政協(xié)委員提案的公文。文種用“函”。標題用“（南寧市水利局）關于××××××的答復函”。

（七）南水干〔公文年號〕 號

適用于市局機關和局局屬單位干部任免的公文。文頭南寧市水利局黨組大紅頭，文種用“通知”。標題用“關于××××××同志任（免）職的通知”。

（八）南水紀要〔公文年號〕 號

適用于專門用于記載、傳達由本局主持召開的各類重要會議的會議情況和議定事項。文種用“會議紀要”。標題用“（南寧市水利局）××××××會議紀要”或“關于××××××的會（會議）紀要”。

（九）會議通知

適用于印發(fā)本局組織召開的一般性會議文件以及科室組織召開的全市水利專業(yè)會議的公文。文種用“通知”。標題用“（南寧市水利局辦公室）關于召開××××××會議的通知”。

第七條  各類公文格式應符合《黨政機關公文處理工作條例》和本市的有關規(guī)定。用紙、版式、組成公文的眉首、主體、版記三部分要素必須規(guī)范和不可缺少。

第三章 行文規(guī)則

第八條  發(fā)文應當確有必要，應堅持精簡的原則，保證發(fā)揮公文的效用。

第九條  行文應遵循隸屬關系。一般不要越級行文；不要錯用文種，向不相隸屬部門“請示”、“報告”或發(fā)“通知”。

第十條  以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。

第十一條  除辦公室外，局內(nèi)設各科室不得對外正式行文。

第十二條  以局名義下發(fā)的重要文件，應同時抄送自治區(qū)水利廳。

第十三條  “請示”應當一文一事；“報告”不得夾帶請示事項。

第十四條  除市領導同志直接交辦的事項外，不得以本局名義向市領導個人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第十五條  與行政機關聯(lián)合行文時，主辦機關排列在前；與同級或相應的黨的機關、人民團體聯(lián)合行文時，按照黨、政、軍、群的順序排列。

第四章 辦理程序

第十六條  公文草擬

（一）全局性的工作文件；批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā))局屬單位的請示、報告或意見的按語。主要由局辦公室負責起草和修改。

（二）屬于具體業(yè)務事項的文件，由相關業(yè)務科室負責起草。

（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、本局的職權和與主送機關的行文關系確定，并且屬于國家規(guī)定的黨政機關公文種類。

（四）公文的內(nèi)容要符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。提出新的政策規(guī)定，要切實可行并加以說明；闡述的情況要確實，事實依據(jù)充分；觀點要明確，提出的措施切實可行；執(zhí)行期限要恰當，附件齊全；引用文件要查對原文，逐字核準，應先引標題，后引發(fā)文字號。

（五）公文的語言文字要正確反映和表達意圖，條理清楚，層次分明、結(jié)構(gòu)嚴謹；文句通順，文字精煉，語言規(guī)范、語氣得體；篇幅力求簡短，標點正確，數(shù)字的使用要前后一致，時間應寫明具體的年月日。

（六）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（七）擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項，應主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，由局領導出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，應列明各方理據(jù)，提出建設性意見，報請市人民政府協(xié)調(diào)或裁定。

第十七條  公文審核

（一）擬稿人擬出文稿后，交所在科室負責人核稿簽名，在送局領導審批簽發(fā)前，統(tǒng)一遞交辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合有關規(guī)定等。

（二）以南水發(fā)字號的公文在送局領導審批簽發(fā)前，應當提前征求相關科室意見，取得一致意見并經(jīng)政策法規(guī)科合法性審查后方可行文。

（三）行文中需要其他科室人員配合組建工作組的，由局辦公室協(xié)調(diào)后方可寫入擬辦文稿。

 （四）送辦公室審核的文稿，要統(tǒng)一使用本局套紅文件稿紙(發(fā)文紙)，并填寫好相應項目；正文按規(guī)范打印，并附送電子文件；有附件的，附件要齊全；轉(zhuǎn)發(fā)文的，所附轉(zhuǎn)發(fā)文應是原件；因辦文而形成發(fā)文的，要附上來文原文或復印件；征求意見后所形成的發(fā)文，對所收集到的各方意見都要附上。

（五）辦公室對沒有按公文處理規(guī)定辦理，手續(xù)、材料不齊的，以及內(nèi)容不成熟或質(zhì)量上有問題需作大量修改的文稿，可以采取退、改、補三種辦法處理。

第十八條  公文登記

（一）辦公室經(jīng)審核對文稿進行了適當修改后，逐項確定公文的文種、格式、標題、密級、緊急程度、印發(fā)份數(shù)、發(fā)送范圍等，并對公文進行編號，由辦公負責人簽確認，然后進行發(fā)文登記。

（二）發(fā)文登記的內(nèi)容包括：發(fā)文日期、主辦單位、擬稿人、文件編號、份數(shù)、標題、主送單位、備注等。

第十九條  公文簽發(fā)

（一）對外印發(fā)的公文，要針對不同文種、不同分管范圍送呈不同的局領導簽發(fā)。

1.以局名義制發(fā)的請示、意見、報告等上行文，以局名義下發(fā)的重要決定、通知、通報、意見等文件，以局名義制發(fā)的作為平行文時的“意見”等均先送分管領導審核，最后由主要領導簽發(fā)。

2.以局名義制發(fā)的屬于日常業(yè)務工作問題的下行文和平行文，按照分工，由分管領導審核并簽發(fā)。

3.以辦公室名義制發(fā)的文件，由分管領導簽發(fā)；以辦公室名義制發(fā)的函件，由辦公室主任簽發(fā)。

（二）聯(lián)合行文要進行會簽。由本局主辦的，本局首先簽署意見，然后送協(xié)辦單位依次會簽。屬本部門牽頭掛文號的聯(lián)合行文，掛哪個文號的文件，審核程序同前，會簽、蓋章、分發(fā)等由文件擬稿科室負責辦理。一般不使用復印件會簽。

第二十條  公文復核

公文正式印制前，辦公室應進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一規(guī)范等。

第二十一條  公文打印、校對及印刷

（一）對打印稿件必須應進行校對。公文主辦科室或擬稿人負責進行一校并在公文呈批表上簽名，辦公室負責再進行二次校對。校對應注意：

1.在校對過程中如發(fā)現(xiàn)有疑問或發(fā)現(xiàn)原稿在文字上有原則性錯漏時，應向擬稿人或辦公室負責人提出意見更正；對文理不通或明顯筆誤之處，應作修正。文件內(nèi)容原則上不得改動，確需改動時，請示有關領導審定。

2.校對時要注意核對文件的公文格式是否符合要求，文內(nèi)的標點符號、各小標題所用的字體是否一致，表示層次的序數(shù)詞是否符合規(guī)定，段落是否分明。

（二）印刷數(shù)量多、時間要求緊或用于張貼的通告等公文， 經(jīng)請示局領導同意可送印刷廠印刷，辦公室派人跟蹤落實。

第二十二條  公文用印

（一）所有正式發(fā)出的公文均需加蓋印章。凡聯(lián)合行文的，聯(lián)合行文的機關均須加蓋印章。

（二）加蓋印章由辦公室專人負責，必須按規(guī)定認真操作，以維護公文的嚴肅性。要注意局印章與辦公室印章用印位置的不同；聯(lián)合發(fā)文時兩個印章與三個或以上印章用印位置的不同。

第二十三條  公文分發(fā)

（一）公文裝訂好后，起草的文件由擬稿科室分發(fā)，并填寫科室文件發(fā)文登記簿以備查找，文件發(fā)放過程中，要嚴格按發(fā)文范圍進行，不得隨意少發(fā)、亂發(fā)、不發(fā)，尤其文件報送領導要及時、安全、準確發(fā)送，不準延誤。密級文件，按保密規(guī)定控制知密范圍。不得利用明碼電報、傳真系統(tǒng)傳送密件。

（二）緊急公文應在信封封面加注緊急程度。

（三）除特殊要求外，報送的公文，一律各寄發(fā)1份。

（四）建設項目審批、水行政處罰、信訪處理公文，由經(jīng)辦科室按有關規(guī)定核發(fā)，但必須同時抄送辦公室1份。

（五）除上述分發(fā)外，須按下列份數(shù)分送和存檔：

1.普發(fā)文件：局領導，各科室各1份；辦公室另留底 1份；局檔案室1份。

2.其它公文：分管局領導1份；主辦科室1份；辦公室1份；局檔案室1份。

3．按規(guī)定需要公開的公文按政務信息公開要求送局信息中心備案公開。

第二十四條 發(fā)文制作程序

（一）起草文件→填寫發(fā)文處理箋→起草文件科室負責人審核→局辦公室審核→分管、主要領導簽發(fā)（會簽）→公文登記→公文印制→公文蓋章→公文分發(fā)。

（二）業(yè)務發(fā)文。對局屬各單位自行管理的業(yè)務發(fā)文，可參照局機關發(fā)文管理制度。

第二十五條  立卷歸檔

（一）公文辦結(jié)后，由辦公室負責整理立卷。立卷要求底稿1份，正件1份，相關文件原件或復印件l份。底稿包括草稿、修改稿(有局領導修改意見字跡)、套紅文件稿紙(發(fā)文紙)等有關資料，以備查考。

（二）請示的批復原件附入原請示件立卷歸檔；征求意見的答復文與來文合并立卷歸檔；報送材料、數(shù)據(jù)或表格的公文與來文合并立卷歸檔；貫徹執(zhí)行上級文件精神所形成的發(fā)文，發(fā)文與來文分別立卷歸檔。

（三）辦公室負責保管當年的立卷公文，次年則按規(guī)定時間，將立卷公文移交局檔案室進行歸檔。

第二十六條 規(guī)范性文件的起草、報批、頒布和備案，按照市政府有關規(guī)定辦理。

第二十七條 各科室每年的文件資料，除了送局檔案室歸檔及日常工作必留的外，第二年的1-3月份，由各科室落實專人送局辦公室，按相關保密和文件銷毀程序共同銷毀不需要再存檔的文件、資料。

第二十八條  本制度自印發(fā)之日起實行，并由局辦公室負責解釋。