寧波市港航管理局公文處理辦法

關于印發(fā)寧波市港航管理局公文處理辦法的通知

局各部門：
　 《寧波市港航管理局公文處理辦法》（修訂稿）經(jīng)第20次局長辦公會議審議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
　　附件：1.有關常用發(fā)文單位、部門規(guī)范化簡稱（統(tǒng)稱）
　　      2.寧波市港航管理局退文通知單
　　      3.寧波市港航管理局來文處理單
　　      4.寧波市港航管理局工作督辦通知單
　　                                                                                                  寧波市港航管理局

2013年7月2日

寧波市港航管理局公文處理辦法

第一章總則

　　第一條 為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高辦文質(zhì)量和效率，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）和《寧波市港航管理局工作規(guī)則》要求，制訂本辦法。
　  第二條 局公文是指本局實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。
　　第三條 本辦法適用于中共寧波市港航管理局委員會、寧波市港航管理局、寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處（以下統(tǒng)稱“本局”）的公文處理工作。
　　第四條 公文處理是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效、規(guī)范的原則，做到及時、準確、安全、保密。
　　第五條 局辦公室是局公文處理的管理部門，負責局機關的公文處理工作并指導下級單位的公文處理工作。局辦公室應當配備專職人員負責電子公文和紙質(zhì)公文處理工作。

第二章公文主要種類

　　第六條 本局常用的公文種類主要包括：
　?。ㄒ唬Q定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。
　?。ǘ┩ǜ?。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。
　?。ㄈ┩ㄖ?。適用發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
　?。ㄋ模┩▓蟆＿m用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
　　（五）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。
　?。┱埵?。適用于向上級機關請求指示、批準。
　?。ㄆ撸┡鷱?。適用于答復下級機關的請示事項。
　?。ò耍┮庖?。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
　?。ň牛┖?。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。
　　“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關權限決定的法定效力。
　?。ㄊh紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
　　第七條 “決定”和“通報”兩個文種用于獎勵時，應當依據(jù)法律的規(guī)定和職權，根據(jù)獎勵的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應的文種?！巴ǜ妗币部梢栽谶m當場合粘貼公布和刊登報紙等方式發(fā)布。

第三章公文格式

　　第八條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。公文各個要素標注的具體要求按照《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》以及市交通委、省港航局有關規(guī)定執(zhí)行。
　　第九條 公文應有政府信息公開建議，公開建議應按下列程序進行審查：
　　1.承辦科（室、所，以下統(tǒng)稱“部門”）在起草文件時，按照《寧波市關于政府信息公開前進行審查的規(guī)定》，對信息進行全面審查，提出是否公開建議。
　　2.局辦公室在核稿時，要把政府信息公開情況作為一項重要審核內(nèi)容。對沒有提出是否公開建議、沒有標明信息分類、沒有明確公開時限的，做退稿處理。
　　3.最后簽發(fā)文件的局領導負責對是否公開進行審核把關，難以確定的可提出研究。
　　第十條公文的排版
　　公文用紙一般采用國際標準A4型紙（210mm×297mm）。
　　（一）公文的字號、字體：標題用2號華文中宋體字或方正小標宋簡體字；正文用3號仿宋體字。一般一頁22行，一行28個字。
　　（二）公文的行間距為：固定值28磅。
　?。ㄈ┕牡捻撨吘酁椋荷?span>37mm，下35mm；左28mm，右26mm。
　　（四）公文段落排版：第一層“一”為黑體，第二層“（一）”為楷體。
　?。ㄎ澹┨厥馇闆r說明：
　　1.當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌隆⒊晌娜掌跁r，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標注“此頁無正文”的方法解決。
　　2.A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
　　3.公文中計量單位的用法應當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標點符號的用法應當符合GB/T 15834，數(shù)字用法應當符合GB/T 15835。
　　第十一條 本局常用發(fā)文字號：
　　（一）中共寧波市港航管理局委員會、紀委、團組織文件
　　1.甬港航黨〔〕號：適用于以本局黨委名義制發(fā)的決定、意見、通知、通報、報告、請示及基層黨組織干部任免等文件。
　　2.甬港航紀〔〕號：適用于以本局紀委名義制發(fā)的決定、意見、通知、通報、報告、請示等文件。
　　3.甬港航團〔〕號：適用于以本局團總支名義制發(fā)的決定、意見、通知、通報、報告、請示等文件。
　　以上文件分別蓋局黨委、局紀委、局團總支印章。
　?。ǘ幉ㄊ懈酆焦芾砭治募?/span>
　　1.甬港航〔〕號：適用于以寧波市港航管理局名義制發(fā)的決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復等文件，規(guī)范性文件發(fā)布必須采用該文號?？勺鳛樯闲形摹⑾滦形暮吐?lián)合發(fā)文。
　　2.甬港航干〔〕號：適用于任免干部通知。
　　3.甬港航函〔〕號：適用于以寧波市港航管理局名義在不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
　　以上文件蓋局印章。
　?。ㄈ幉ㄊ泻降拦芾砭?、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處文件
　　1.甬航道〔〕號、甬船檢〔〕號：適用于以寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處名義制發(fā)的決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復等文件?？勺鳛樯闲形?、下行文和聯(lián)合發(fā)文。
　　2.甬航道函〔〕號、甬船檢函〔〕號：適用于以寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處名義在不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
　　以上文件分別蓋寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處印章。
　?。ㄋ模幉ㄊ懈酆焦芾砭止瘑T會文件
　　甬港航工會〔〕號：適用于以寧波市港航管理局工會委員會名義制發(fā)的各類文件。蓋局工會印章。
　?。ㄎ澹h紀要
　　〔〕號：適用于記載會議主要情況和議定事項。本局黨委會議紀要、局長辦公會議紀要和專題會議紀要均采用該文號。
　　局長辦公會議紀要根據(jù)局領導班子任屆按期編號，局黨委會會議紀要、專題會議紀要按獨立序列實行年度編號。
　　（六）寧波市港航管理局會議文件
　　甬港航會〔〕號：適用于以寧波市港航管理局名義通知召開、舉辦的各種會議和培訓班。系統(tǒng)內(nèi)以寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處名義召開、舉辦的會議和培訓班均采用該文號。蓋局印章。
　?。ㄆ撸幉ㄊ懈酆焦芾砭洲k公室文件
　　甬港航辦〔〕號：適用于局辦公室業(yè)務范圍內(nèi)的文件以及一般性事項通知、通報等。蓋局辦公室印章。
　　（八）便函文件
　　〔〕號：適用于進行一般事項的匯報、商洽、通知、答復等。中共寧波市港航管理局委員會、寧波市港航管理局、寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處統(tǒng)一用《寧波市港航管理局》便函文稿，均采用該流水號。
　?。ň牛╅單募?/span>
　　甬港航閱〔〕號：適用于印發(fā)領導講話、調(diào)查研究報告、資料性文件等（全市港航工作會議等重要會議領導講話除外），不下發(fā)紙質(zhì)文件，不蓋章。
　?。ㄊ╇娮游募?/span>
　　電〔〕號：適用于轉(zhuǎn)發(fā)本局沒有具體實施意見的上級或同級有關文件，不下發(fā)紙質(zhì)文件。
　?。ㄊ唬幉ǜ酆叫畔?/span>
　　涉及港航業(yè)務信息、簡報的，統(tǒng)一用“寧波港航信息”文樣發(fā)文。

第四章行文規(guī)則

　　第十二條 行文應當確有必要，講究實效，注重針對性和可操作性。
　?。ㄒ唬┌l(fā)文內(nèi)容上，凡法律法規(guī)已作明確規(guī)定的，一律不再制發(fā)文件；可發(fā)可不發(fā)、可轉(zhuǎn)發(fā)可不轉(zhuǎn)發(fā)的文件一律不發(fā)；能通過口頭傳達、面談、電子郵件布置，或通過電話可以請示、答復的事項，不應發(fā)文；與已發(fā)文件內(nèi)容雷同，沒有新內(nèi)容和具體措施意見的，不應發(fā)文；涉及同一事項的工作部署、配套政策、責任分工等文件，盡量合并下發(fā)。
　　（二）發(fā)文范圍上，嚴格控制發(fā)文主送和抄送范圍，可主送可不主送、可抄送可不抄送的文件一律不主送、不抄送；能利用局內(nèi)外網(wǎng)公布的通告、通報等公開周知的文件，原則上不再印發(fā)紙質(zhì)文件。
　?。ㄈ┌l(fā)文規(guī)格上，未提具體貫徹意見和要求的轉(zhuǎn)發(fā)件一律采用電子文件形式；能以局辦公室名義印發(fā)的文件一律不以局名義印發(fā)；能使用便函的，—律不印發(fā)正式函或文件，能以信箋頭、“白頭”文件等形式印發(fā)的，不以“紅頭”文件形式印發(fā)。
　　第十三條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。
　?。ㄒ唬┫蛏霞墮C關行文，應當遵循以下原則：
　　1.報市交通委、省港航局等上級機關的請示、報告，一律以局名義上報。原則上主送一個上級機關，不能多頭報送，同時根據(jù)需要抄送相關上級和同級機關，不抄送下級機關。
　　2.下級機關的請示事項，如需以本局名義向上級機關請示的，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。
　　3.請示應當一文一事。請示和報告要區(qū)分，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。上行文的“意見”按“請示”公文要求辦理。
　　4.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。
　?。ǘ┫蛳录墮C關行文，應當遵循以下原則：
　　1.向下級機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。
　　2.涉及多個部門或外單位職權范圍內(nèi)的事務，未協(xié)商一致的，不得擅自行文。
　　第十四條 同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。局內(nèi)設機構除局辦公室外不得對外正式行文。

第五章公文擬制

　　第十五條 公文擬制包括公文擬稿部門起草、局辦公室審核、局領導審核簽發(fā)等程序。發(fā)文辦理按照“誰承辦，誰負責”的原則，承辦部門負責從公文的草擬到分發(fā)追蹤整個發(fā)文辦理的流程，以確保發(fā)文的質(zhì)量和效率。
　　第十六條 公文起草：
　　部門起草應著重注意：
　?。ㄒ唬┌l(fā)文確有必要，符合國家法律和黨的路線方針政策，所提措施和辦法切實可行；
　?。ǘ┓习l(fā)文程序和手續(xù)；內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點明確、結(jié)構嚴謹、表述準確、文字精煉、切合實際。
　?。ㄈ┕膬?nèi)容涉及局內(nèi)多個部門業(yè)務時，主辦部門應主動商請相關部門會簽。如相關部門對公文內(nèi)容有異議，經(jīng)協(xié)商達不成一致意見時，主辦部門應報請分管局領導裁定。
　　（四）需對該文件能否在局內(nèi)外網(wǎng)公開提出建議，部門主要負責人應審核確認。
　?。ㄎ澹┢鸩?、修改、簽發(fā)公文要統(tǒng)一使用發(fā)文稿紙。在打印稿上修改文稿、審核和簽批文件，一律使用鋼筆、毛筆(藍黑墨水或碳素墨水)書寫，書寫不應越過裝訂線。文稿修改較多，稿面不清楚的，應清稿后送審，修改稿與清稿后的稿件一并保存歸檔。
　　第十七條 公文審核：
　　局辦公室審核應重點審核：
　　（一）行文理由是否充分，依據(jù)是否準確；
　　（二）是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合公文處理有關規(guī)定；
　?。ㄈ┯“l(fā)具有普遍約束力的規(guī)范性文件和政策性文件，須首先經(jīng)過局法規(guī)部門審核、會簽后，再送局辦公室核稿；
　?。ㄋ模┰诓桓淖冊獾那闆r下，核稿人員可對文稿進行刪節(jié)和文字加工。如需對文稿進行較大修改時，應退回起草部門進行修改；
　　（五）文稿內(nèi)容涉及其他部門業(yè)務，而未取得其他部門會簽意見的，審核時作退文處理。
　　第十八條 公文簽發(fā)：
　　（一）以局行政名義向市交通委、省港航局等上級單位的請示、報告、意見的公文，以及需要由各縣（市）區(qū)港航管理機構主要領導參加的重要會議通知，由局長簽發(fā)。
　　以局黨委名義向市交通黨工委、省港航局黨委等上級黨組織的請示、報告、意見的公文，由黨委書記簽發(fā)。
　　以紀檢、群團組織名義向上級單位行文，按有關規(guī)定執(zhí)行。
　?。ǘ┮跃置x制發(fā)的公文，涉及下列內(nèi)容的，經(jīng)局分管領導審核后由局長簽發(fā)：
　　1.報上級部門的請示、報告和意見等上行文；
　　2.貫徹上級重大決策、重要會議精神和領導重要指示的實施意見和措施；
　　3.全市港航發(fā)展的方針、政策及重大措施；
　　4.依照法定權限和規(guī)定程序起草上報或印發(fā)的行政規(guī)范性文件；
　　5.全市港航發(fā)展中長期規(guī)劃、年度計劃、水運建設規(guī)劃；
　　6.局內(nèi)設機構職責調(diào)整、干部任免、職稱聘任及行政、經(jīng)濟獎勵處分；
　　7.重大審計事項；
　　8.未明確局分管領導的綜合性工作；
　　9.涉及大額資金使用劃撥、可能影響穩(wěn)定等重大事項；
　　10.其他需要局長簽發(fā)的重大事項。
　　局分管領導認為內(nèi)容重要或有不同意見需要局長決策的，應提出意見建議后報局長簽發(fā)。
　　局長出國、出差時，時限緊急的文件，由局長授權局分管領導簽發(fā)。采用簡化程序制發(fā)的行政規(guī)范性文件，由局長授權局分管領導簽發(fā)。
　?。ㄈ┮跃置x制發(fā)的下行文或平行文，一般按局領導分管業(yè)務范圍，由局分管領導簽發(fā)；內(nèi)容涉及其他局分管領導分管業(yè)務范圍的，需請其他局分管領導會簽。
　?。ㄋ模┚珠L辦公會議、局黨委會議及專題會議、業(yè)務工作會議議定的事項，由主持會議的局領導簽發(fā)。
　?。ㄎ澹┪揖峙c不相隸屬的平行單位聯(lián)合發(fā)文時，承辦部門負責送達有關聯(lián)合發(fā)文單位會簽。由主辦單位首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，標注主辦單位的發(fā)文字號，一般不使用復印件會簽。我局會簽時，應根據(jù)涉及事務重要程度，送局分管領導或主要領導審簽。若有關單位有實質(zhì)性改動或改動較多的，應按程序送原簽發(fā)局領導復審。
　?。┚诸I導在審批發(fā)文文稿時，應明確表態(tài)“同意發(fā)”，同時還應簽署審批人的姓名和審批時間。如局領導認為公文需要修改，或需要其他局領導審閱，或需要其他部門會簽，承辦部門應按照局領導批示要求辦理。
　　凡是局領導未明確簽署“同意發(fā)”的文稿，局辦公室不得印發(fā)。
　?。ㄆ撸┕暮灠l(fā)人對所簽發(fā)的公文內(nèi)容全面負責。

第六章公文辦理

　　第十九條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
　　第二十條 收文辦理包括簽收、登記、初審、擬辦、承辦等程序。
　?。ㄒ唬┖炇铡＞洲k公室收發(fā)人員負責本局機關公文的收取、簽收、拆封、清點和登記工作，各業(yè)務部門不得直接受理外單位正式來文。
　　1.取文。安排專人取文，需直取的急件、密件必須及時取回。
　　2.受文。收取各單位郵寄直送我局的函件。
　　3.拆封。收到函件應及時拆封，拆封時應仔細檢查來件信封，防止漏拆和信封內(nèi)留有余件。對署名收件人的函件，交由本人拆封，不得擅自拆封。
　　4.清點。及時清點每件文件的份數(shù)，檢查文件主件和附件等是否完整。發(fā)現(xiàn)漏蓋公章、缺頁、缺附件的請示性公文，應及時與來文單位聯(lián)系，要求補齊。直取的密件、急件、傳真件，要當面清點件數(shù)，辦理簽收手續(xù)。
　?。ǘ┑怯?/span>
　　1.分文。收到各單位的公文后，有關收文人員按類別分文、登記。登錄應完整準確、字跡清楚。
　　2.登記。
　?。?span>1）登記方式。對閱知件和批辦件通過電子公文（OA系統(tǒng)）進行掃描登錄。
　?。?span>2）登記要求。登記應做到完整、準確、字跡清楚。來文單位應用規(guī)范全稱。
　　（3）轉(zhuǎn)并處理。對有前文背景的公文，屬于對批辦件的回復意見和辦理情況的報告，要與前辦件并號處理。如屬對批辦件的回復，應將回復與批辦件并號處理。
　?。ㄈ┏鯇彙Ｊ盏降墓膽M行初審。對下列不符合規(guī)范的公文，經(jīng)局辦公室審核并說明理由后原則上退回來文單位：
　　1.不應當由本局辦理的；
　　2.不符合行文規(guī)則越級行文;
　　3.文種使用錯誤，“請示”與“報告”不分，“報告”與“意見”不分;
　　4.“請示”多頭主送，一個文件中包含多個請示事項;
　　5.“請示”未標注簽發(fā)人（會簽人）、聯(lián)系人和聯(lián)系電話;
　　6.直接送局領導個人（局領導交辦事項和緊急突發(fā)事件除外）;
　　7.未使用行文單位文頭紙或未加蓋單位印章;
　　8.以復印件、手寫稿報送;
　　9.反饋意見件未附征求意見原件;
　　10.不符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定與政策要求;
　　11.涉及其他部門職權范圍，未與有關部門協(xié)商或征求有關部門意見;
　　12.未附文中引用的政策、規(guī)定等相關文件;
　　13.其他不應受理的。
　　經(jīng)審核需作退文處理的，由收文人員填寫《寧波市港航管理局退文通知單》（樣式附后），連同公文原件退報文單位。
　?。ㄋ模M辦。局辦公室將初審后應由本局辦理的文件分為閱知性和批辦性兩類，根據(jù)內(nèi)容及局領導、部門職責分工等提出擬辦意見。
　　1.閱知性公文。上級、不相隸屬單位的普發(fā)文件、簡報、信息及下級報備文件、報告或抄送文件等送我局參閱、知照、備案性質(zhì)的公文。
　　閱知性公文辦理程序：局辦公室根據(jù)文件內(nèi)容及局領導、部門職責分工提出擬辦意見，通過電子公文（OA系統(tǒng)）送局各領導和有關部門傳閱。
　　2.批辦性公文。需要我局辦理的公文。包括:
　　（1）市交通委、省港航局等上級單位頒發(fā)的要求貫徹落實的文件，以及主送我局的批復性公文和其他需要辦理的公文
　?。?span>2）上級領導在閱件、各類刊物、重要來信以及有關部門直送上級領導的公文上批示要求我局辦理的公文。
　　（3）批辦性公文辦理程序：
　　根據(jù)公文內(nèi)容和局領導分工、各部門職能職責，提出擬辦意見。對涉及到多部門業(yè)務來文，由局辦公室確定主辦部門和協(xié)辦部門；對因分工不明確或內(nèi)容復雜無法歸口的來文，由局辦公室請示局領導后，協(xié)調(diào)確定承辦部門。
　　局領導分工明確，可由一個部門辦理的，應提出“請×××局長閱示，擬請××科（室、所）辦理?！?/span>
　　對涉及兩個以上局領導分工，需要兩個以上部門共同辦理的，應確定一個局領導閱示，并區(qū)分主辦、協(xié)辦部門，可提出“請×××局長閱示，擬請××科（室、所）商××科、××科辦理?！蓖瑫r，抄送相關局領導。
　　對內(nèi)容復雜，涉及局領導及部門職能交叉，難以確定主辦領導和部門的，需請局主要領導或分管局辦公室的領導審定，可提出“請×××局長審示，擬請××科（室、所）商××科、××科辦理?！?/span>
　　上級及橫向部門的傳真、電話、電報，均應填寫統(tǒng)一的記錄辦理單（樣式附后），先呈有關領導審批后，送有關部門辦理。
　?。ㄎ澹┏修k。主辦部門為第一責任部門，對辦理結(jié)果負責。會辦部門應主動配合，及時辦理，不得延誤、推諉。
　　1.局機關各部門負責人每天應處理2次以上電子公文（OA系統(tǒng)）文件，一般工作人員應隨時處理文件，減少文件積壓。對于各類會議通知，各部門應及時做好參會準備，并按照要求及時報送參會名單;在限定的時間內(nèi)，沒有完成文件要求的事項和任務，應提前與有關單位溝通協(xié)調(diào);各部門負責人出差時，應妥善處理好電子公文（OA系統(tǒng)）文件的流轉(zhuǎn)。
　　2.承辦部門接到需要辦理的公文，一般公文在5個工作日內(nèi)辦畢。對涉及緊急事項、突發(fā)性事件、搶險救災等來文及上級有關領導批示件、轉(zhuǎn)辦件，局辦公室要及時分辦，承辦部門要急事急辦、特事物辦、隨到隨辦、不得延誤。除有規(guī)定時限外，緊急公文在3個工作日內(nèi)辦畢，特急公文在2個工作日內(nèi)辦畢。
　　3.對超出辦理期限積壓公文的，局辦公室將定期予以通報。
　　第二十一條 發(fā)文辦理包括復核、登記、印制、核發(fā)等程序。
　?。ㄒ唬秃恕Ｒ押灠l(fā)的公文，印發(fā)前應重點復核發(fā)文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式、分送范圍等。需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。
　?。ǘ┑怯洝秃撕蟮墓?，局辦公室確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
　?。ㄈ┯≈啤秃?、登記后的公文，局辦公室按規(guī)定進行繕印、蓋章、裝訂和寄送。涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行了傳輸。
　?。ㄋ模┖税l(fā)。公文印刷完畢，應對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
　　（五）辦理程序及時限。
　　1.發(fā)文的承辦部門主要負責人審核應不超過1個工作日（若需相關部門會簽，會簽部門不超過1個工作日），局辦公室核稿不超過1個工作日，局領導審簽不超過2個工作日。
　　2.經(jīng)局長辦公會議、局黨委會議等重要會議研究決定的事項，需擬文辦理的，由承辦部門在會后3個工作日內(nèi)予以辦理。
　　3.文件由局領導簽發(fā)后，應在1個工作日內(nèi)完成校對。除電子文件、“甬港航閱”文件不必紙質(zhì)寄送外，其余發(fā)文的紙質(zhì)文本應在繕印后2個工作日內(nèi)寄出。
　?。┚o急發(fā)文的處理。
　　1.急件的界定。急件是指按上級規(guī)定在指定時限上報的文件，以及局領導要求立即辦理的處理重大突發(fā)事件的文件。
　　2.急件的處理。采取有關部門聯(lián)合辦公的方式，即承辦部門完成文件擬稿后，由辦文人員和局辦公室人員核稿，直送局領導簽發(fā)，局辦公室完成印發(fā)。
　　第二十二條 整理歸檔。公文辦理完畢后，應當根據(jù)檔案法律法規(guī)以及本局檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。各部門應在次年3月底前整理、歸檔，送局檔案室存檔。
　　公文歸檔包括紙質(zhì)文件和電子公文（OA系統(tǒng)）兩方面公文的歸檔，由局辦公室負責落實。
　?。ㄒ唬┪揖峙c不相隸屬的平行單位聯(lián)合辦理的公文，屬我局主辦的，原件由局辦公室整理立卷歸檔;其他相關單位主辦的，原件由主辦單位整理、歸檔，我局須保存公文的印件和原稿的復印件，由我局承辦部門收集并送交局辦公室整理立卷歸檔，其他協(xié)辦單位保存復制件或其它形式的公文副本。
　?。ǘ┮艳k結(jié)的公文（包括蓋局印章的便箋）由局辦公室臨時歸檔，年終由檔案室統(tǒng)一正式歸檔，歸檔時應辦理移交手續(xù)。個人不得保存應當歸檔的公文。
　?。ㄈw檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進行整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本局的主要工作情況，便于保管和利用。歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限、按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。
　?。ㄋ模M制、修改和簽批公文，所有紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第七章公文管理

　　第二十三條 局辦公室應建立健全本局公文處理的有關制度。公文由局辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
　　第二十四條 公文復印件作為正式公文使用時，應加蓋復印機關證明章。
　　第二十五條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)局辦公室主任批準，可以銷毀。銷毀秘密公文應按保密部門的規(guī)定，到指定場所由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
　　第二十六條 工作人員調(diào)離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第八章公文督辦

　　第二十七條 局辦公室要掌握公文辦理的進度情況，跟蹤了解，及時催辦。對于上級領導批請我局提出意見，從速辦理、嚴肅查處、需要報告辦理結(jié)果的批示件，應及時綜合有關材料上報。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。同時，實行督辦單制度（樣式附后），對公文和領導交辦事項進行催辦、督辦。
　　局辦公室是公文督辦工作的主管部門，負責督辦事項的組織實施。每半個月在局內(nèi)網(wǎng)通報公文辦理情況。
　　第二十八條 督辦事項主要分為以下兩類:一類是來文督辦.包括需批復、答復、貫徹的重要來文；另一類是要事督辦，包括上級領導、局領導的批示件、指示件，以及局黨委會議、局長辦公會議等重要會議議定的重要事項。
　　第二十九條 重點督辦工作必須做到立項下達、跟蹤督查、情況反饋及時。由局辦公室填寫督辦通知單，逾期未落實按照有關規(guī)定追究責任。

第九章附則

　　第三十條 本辦法自發(fā)文之日起施行，原《寧波市港航管理局公文處理辦法》（甬港航〔2012〕62號）同時廢止。上級有規(guī)定的從其規(guī)定。