寧波市港航管理局公文處理辦法

關(guān)于印發(fā)寧波市港航管理局公文處理辦法的通知

局各部門：
　 《寧波市港航管理局公文處理辦法》（修訂稿）經(jīng)第20次局長辦公會議審議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
　　附件：1.有關(guān)常用發(fā)文單位、部門規(guī)范化簡稱（統(tǒng)稱）
　　      2.寧波市港航管理局退文通知單
　　      3.寧波市港航管理局來文處理單
　　      4.寧波市港航管理局工作督辦通知單
　　                                                                                                  寧波市港航管理局

2013年7月2日

寧波市港航管理局公文處理辦法

第一章總則

　　第一條 為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高辦文質(zhì)量和效率，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）和《寧波市港航管理局工作規(guī)則》要求，制訂本辦法。
　  第二條 局公文是指本局實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。
　　第三條 本辦法適用于中共寧波市港航管理局委員會、寧波市港航管理局、寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處（以下統(tǒng)稱“本局”）的公文處理工作。
　　第四條 公文處理是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效、規(guī)范的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。
　　第五條 局辦公室是局公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)局機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級單位的公文處理工作。局辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)電子公文和紙質(zhì)公文處理工作。

第二章公文主要種類

　　第六條 本局常用的公文種類主要包括：
　　（一）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
　　（二）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
　?。ㄈ┩ㄖ?。適用發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
　　（四）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
　　（五）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。
　?。┱埵?。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
　　（七）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
　?。ò耍┮庖?。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
　　（九）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
　　“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關(guān)權(quán)限決定的法定效力。
　　（十）會議紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
　　第七條 “決定”和“通報”兩個文種用于獎勵時，應(yīng)當(dāng)依據(jù)法律的規(guī)定和職權(quán)，根據(jù)獎勵的性質(zhì)、種類、級別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應(yīng)的文種?！巴ǜ妗币部梢栽谶m當(dāng)場合粘貼公布和刊登報紙等方式發(fā)布。

第三章公文格式

　　第八條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。公文各個要素標(biāo)注的具體要求按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機關(guān)公文格式》以及市交通委、省港航局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　第九條 公文應(yīng)有政府信息公開建議，公開建議應(yīng)按下列程序進行審查：
　　1.承辦科（室、所，以下統(tǒng)稱“部門”）在起草文件時，按照《寧波市關(guān)于政府信息公開前進行審查的規(guī)定》，對信息進行全面審查，提出是否公開建議。
　　2.局辦公室在核稿時，要把政府信息公開情況作為一項重要審核內(nèi)容。對沒有提出是否公開建議、沒有標(biāo)明信息分類、沒有明確公開時限的，做退稿處理。
　　3.最后簽發(fā)文件的局領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對是否公開進行審核把關(guān)，難以確定的可提出研究。
　　第十條公文的排版
　　公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（210mm×297mm）。
　　（一）公文的字號、字體：標(biāo)題用2號華文中宋體字或方正小標(biāo)宋簡體字；正文用3號仿宋體字。一般一頁22行，一行28個字。
　?。ǘ┕牡男虚g距為：固定值28磅。
　?。ㄈ┕牡捻撨吘酁椋荷?span>37mm，下35mm；左28mm，右26mm。
　　（四）公文段落排版：第一層“一”為黑體，第二層“（一）”為楷體。
　?。ㄎ澹┨厥馇闆r說明：
　　1.當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌?、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)注“此頁無正文”的方法解決。
　　2.A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
　　3.公文中計量單位的用法應(yīng)當(dāng)符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標(biāo)點符號的用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T 15834，數(shù)字用法應(yīng)當(dāng)符合GB/T 15835。
　　第十一條 本局常用發(fā)文字號：
　　（一）中共寧波市港航管理局委員會、紀(jì)委、團組織文件
　　1.甬港航黨〔〕號：適用于以本局黨委名義制發(fā)的決定、意見、通知、通報、報告、請示及基層黨組織干部任免等文件。
　　2.甬港航紀(jì)〔〕號：適用于以本局紀(jì)委名義制發(fā)的決定、意見、通知、通報、報告、請示等文件。
　　3.甬港航團〔〕號：適用于以本局團總支名義制發(fā)的決定、意見、通知、通報、報告、請示等文件。
　　以上文件分別蓋局黨委、局紀(jì)委、局團總支印章。
　　（二）寧波市港航管理局文件
　　1.甬港航〔〕號：適用于以寧波市港航管理局名義制發(fā)的決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等文件，規(guī)范性文件發(fā)布必須采用該文號?？勺鳛樯闲形?、下行文和聯(lián)合發(fā)文。
　　2.甬港航干〔〕號：適用于任免干部通知。
　　3.甬港航函〔〕號：適用于以寧波市港航管理局名義在不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
　　以上文件蓋局印章。
　　（三）寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處文件
　　1.甬航道〔〕號、甬船檢〔〕號：適用于以寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處名義制發(fā)的決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等文件?？勺鳛樯闲形?、下行文和聯(lián)合發(fā)文。
　　2.甬航道函〔〕號、甬船檢函〔〕號：適用于以寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處名義在不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
　　以上文件分別蓋寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處印章。
　?。ㄋ模幉ㄊ懈酆焦芾砭止瘑T會文件
　　甬港航工會〔〕號：適用于以寧波市港航管理局工會委員會名義制發(fā)的各類文件。蓋局工會印章。
　?。ㄎ澹h紀(jì)要
　　〔〕號：適用于記載會議主要情況和議定事項。本局黨委會議紀(jì)要、局長辦公會議紀(jì)要和專題會議紀(jì)要均采用該文號。
　　局長辦公會議紀(jì)要根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)班子任屆按期編號，局黨委會會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要按獨立序列實行年度編號。
　?。幉ㄊ懈酆焦芾砭謺h文件
　　甬港航會〔〕號：適用于以寧波市港航管理局名義通知召開、舉辦的各種會議和培訓(xùn)班。系統(tǒng)內(nèi)以寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處名義召開、舉辦的會議和培訓(xùn)班均采用該文號。蓋局印章。
　　（七）寧波市港航管理局辦公室文件
　　甬港航辦〔〕號：適用于局辦公室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件以及一般性事項通知、通報等。蓋局辦公室印章。
　　（八）便函文件
　　〔〕號：適用于進行一般事項的匯報、商洽、通知、答復(fù)等。中共寧波市港航管理局委員會、寧波市港航管理局、寧波市航道管理局、浙江省船舶檢驗局寧波檢驗處統(tǒng)一用《寧波市港航管理局》便函文稿，均采用該流水號。
　?。ň牛╅單募?/span>
　　甬港航閱〔〕號：適用于印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)查研究報告、資料性文件等（全市港航工作會議等重要會議領(lǐng)導(dǎo)講話除外），不下發(fā)紙質(zhì)文件，不蓋章。
　?。ㄊ╇娮游募?/span>
　　電〔〕號：適用于轉(zhuǎn)發(fā)本局沒有具體實施意見的上級或同級有關(guān)文件，不下發(fā)紙質(zhì)文件。
　?。ㄊ唬幉ǜ酆叫畔?/span>
　　涉及港航業(yè)務(wù)信息、簡報的，統(tǒng)一用“寧波港航信息”文樣發(fā)文。

第四章行文規(guī)則

　　第十二條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講究實效，注重針對性和可操作性。
　　（一）發(fā)文內(nèi)容上，凡法律法規(guī)已作明確規(guī)定的，一律不再制發(fā)文件；可發(fā)可不發(fā)、可轉(zhuǎn)發(fā)可不轉(zhuǎn)發(fā)的文件一律不發(fā)；能通過口頭傳達(dá)、面談、電子郵件布置，或通過電話可以請示、答復(fù)的事項，不應(yīng)發(fā)文；與已發(fā)文件內(nèi)容雷同，沒有新內(nèi)容和具體措施意見的，不應(yīng)發(fā)文；涉及同一事項的工作部署、配套政策、責(zé)任分工等文件，盡量合并下發(fā)。
　　（二）發(fā)文范圍上，嚴(yán)格控制發(fā)文主送和抄送范圍，可主送可不主送、可抄送可不抄送的文件一律不主送、不抄送；能利用局內(nèi)外網(wǎng)公布的通告、通報等公開周知的文件，原則上不再印發(fā)紙質(zhì)文件。
　?。ㄈ┌l(fā)文規(guī)格上，未提具體貫徹意見和要求的轉(zhuǎn)發(fā)件一律采用電子文件形式；能以局辦公室名義印發(fā)的文件一律不以局名義印發(fā)；能使用便函的，—律不印發(fā)正式函或文件，能以信箋頭、“白頭”文件等形式印發(fā)的，不以“紅頭”文件形式印發(fā)。
　　第十三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。
　?。ㄒ唬┫蛏霞墮C關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：
　　1.報市交通委、省港航局等上級機關(guān)的請示、報告，一律以局名義上報。原則上主送一個上級機關(guān)，不能多頭報送，同時根據(jù)需要抄送相關(guān)上級和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。
　　2.下級機關(guān)的請示事項，如需以本局名義向上級機關(guān)請示的，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。
　　3.請示應(yīng)當(dāng)一文一事。請示和報告要區(qū)分，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。上行文的“意見”按“請示”公文要求辦理。
　　4.除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。
　?。ǘ┫蛳录墮C關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：
　　1.向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。
　　2.涉及多個部門或外單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，未協(xié)商一致的，不得擅自行文。
　　第十四條 同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。局內(nèi)設(shè)機構(gòu)除局辦公室外不得對外正式行文。

第五章公文擬制

　　第十五條 公文擬制包括公文擬稿部門起草、局辦公室審核、局領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)等程序。發(fā)文辦理按照“誰承辦，誰負(fù)責(zé)”的原則，承辦部門負(fù)責(zé)從公文的草擬到分發(fā)追蹤整個發(fā)文辦理的流程，以確保發(fā)文的質(zhì)量和效率。
　　第十六條 公文起草：
　　部門起草應(yīng)著重注意：
　　（一）發(fā)文確有必要，符合國家法律和黨的路線方針政策，所提措施和辦法切實可行；
　?。ǘ┓习l(fā)文程序和手續(xù)；內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉、切合實際。
　?。ㄈ┕膬?nèi)容涉及局內(nèi)多個部門業(yè)務(wù)時，主辦部門應(yīng)主動商請相關(guān)部門會簽。如相關(guān)部門對公文內(nèi)容有異議，經(jīng)協(xié)商達(dá)不成一致意見時，主辦部門應(yīng)報請分管局領(lǐng)導(dǎo)裁定。
　?。ㄋ模┬鑼υ撐募芊裨诰謨?nèi)外網(wǎng)公開提出建議，部門主要負(fù)責(zé)人應(yīng)審核確認(rèn)。
　　（五）起草、修改、簽發(fā)公文要統(tǒng)一使用發(fā)文稿紙。在打印稿上修改文稿、審核和簽批文件，一律使用鋼筆、毛筆(藍(lán)黑墨水或碳素墨水)書寫，書寫不應(yīng)越過裝訂線。文稿修改較多，稿面不清楚的，應(yīng)清稿后送審，修改稿與清稿后的稿件一并保存歸檔。
　　第十七條 公文審核：
　　局辦公室審核應(yīng)重點審核：
　?。ㄒ唬┬形睦碛墒欠癯浞?，依據(jù)是否準(zhǔn)確；
　?。ǘ┦欠穹闲形囊?guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合公文處理有關(guān)規(guī)定；
　?。ㄈ┯“l(fā)具有普遍約束力的規(guī)范性文件和政策性文件，須首先經(jīng)過局法規(guī)部門審核、會簽后，再送局辦公室核稿；
　?。ㄋ模┰诓桓淖冊獾那闆r下，核稿人員可對文稿進行刪節(jié)和文字加工。如需對文稿進行較大修改時，應(yīng)退回起草部門進行修改；
　?。ㄎ澹┪母鍍?nèi)容涉及其他部門業(yè)務(wù)，而未取得其他部門會簽意見的，審核時作退文處理。
　　第十八條 公文簽發(fā)：
　　（一）以局行政名義向市交通委、省港航局等上級單位的請示、報告、意見的公文，以及需要由各縣（市）區(qū)港航管理機構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)參加的重要會議通知，由局長簽發(fā)。
　　以局黨委名義向市交通黨工委、省港航局黨委等上級黨組織的請示、報告、意見的公文，由黨委書記簽發(fā)。
　　以紀(jì)檢、群團組織名義向上級單位行文，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　?。ǘ┮跃置x制發(fā)的公文，涉及下列內(nèi)容的，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由局長簽發(fā)：
　　1.報上級部門的請示、報告和意見等上行文；
　　2.貫徹上級重大決策、重要會議精神和領(lǐng)導(dǎo)重要指示的實施意見和措施；
　　3.全市港航發(fā)展的方針、政策及重大措施；
　　4.依照法定權(quán)限和規(guī)定程序起草上報或印發(fā)的行政規(guī)范性文件；
　　5.全市港航發(fā)展中長期規(guī)劃、年度計劃、水運建設(shè)規(guī)劃；
　　6.局內(nèi)設(shè)機構(gòu)職責(zé)調(diào)整、干部任免、職稱聘任及行政、經(jīng)濟獎勵處分；
　　7.重大審計事項；
　　8.未明確局分管領(lǐng)導(dǎo)的綜合性工作；
　　9.涉及大額資金使用劃撥、可能影響穩(wěn)定等重大事項；
　　10.其他需要局長簽發(fā)的重大事項。
　　局分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為內(nèi)容重要或有不同意見需要局長決策的，應(yīng)提出意見建議后報局長簽發(fā)。
　　局長出國、出差時，時限緊急的文件，由局長授權(quán)局分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。采用簡化程序制發(fā)的行政規(guī)范性文件，由局長授權(quán)局分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
　　（三）以局名義制發(fā)的下行文或平行文，一般按局領(lǐng)導(dǎo)分管業(yè)務(wù)范圍，由局分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；內(nèi)容涉及其他局分管領(lǐng)導(dǎo)分管業(yè)務(wù)范圍的，需請其他局分管領(lǐng)導(dǎo)會簽。
　?。ㄋ模┚珠L辦公會議、局黨委會議及專題會議、業(yè)務(wù)工作會議議定的事項，由主持會議的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
　?。ㄎ澹┪揖峙c不相隸屬的平行單位聯(lián)合發(fā)文時，承辦部門負(fù)責(zé)送達(dá)有關(guān)聯(lián)合發(fā)文單位會簽。由主辦單位首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，標(biāo)注主辦單位的發(fā)文字號，一般不使用復(fù)印件會簽。我局會簽時，應(yīng)根據(jù)涉及事務(wù)重要程度，送局分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審簽。若有關(guān)單位有實質(zhì)性改動或改動較多的，應(yīng)按程序送原簽發(fā)局領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。
　?。┚诸I(lǐng)導(dǎo)在審批發(fā)文文稿時，應(yīng)明確表態(tài)“同意發(fā)”，同時還應(yīng)簽署審批人的姓名和審批時間。如局領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為公文需要修改，或需要其他局領(lǐng)導(dǎo)審閱，或需要其他部門會簽，承辦部門應(yīng)按照局領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理。
　　凡是局領(lǐng)導(dǎo)未明確簽署“同意發(fā)”的文稿，局辦公室不得印發(fā)。
　?。ㄆ撸┕暮灠l(fā)人對所簽發(fā)的公文內(nèi)容全面負(fù)責(zé)。

第六章公文辦理

　　第十九條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
　　第二十條 收文辦理包括簽收、登記、初審、擬辦、承辦等程序。
　　（一）簽收。局辦公室收發(fā)人員負(fù)責(zé)本局機關(guān)公文的收取、簽收、拆封、清點和登記工作，各業(yè)務(wù)部門不得直接受理外單位正式來文。
　　1.取文。安排專人取文，需直取的急件、密件必須及時取回。
　　2.受文。收取各單位郵寄直送我局的函件。
　　3.拆封。收到函件應(yīng)及時拆封，拆封時應(yīng)仔細(xì)檢查來件信封，防止漏拆和信封內(nèi)留有余件。對署名收件人的函件，交由本人拆封，不得擅自拆封。
　　4.清點。及時清點每件文件的份數(shù)，檢查文件主件和附件等是否完整。發(fā)現(xiàn)漏蓋公章、缺頁、缺附件的請示性公文，應(yīng)及時與來文單位聯(lián)系，要求補齊。直取的密件、急件、傳真件，要當(dāng)面清點件數(shù)，辦理簽收手續(xù)。
　　（二）登記
　　1.分文。收到各單位的公文后，有關(guān)收文人員按類別分文、登記。登錄應(yīng)完整準(zhǔn)確、字跡清楚。
　　2.登記。
　?。?span>1）登記方式。對閱知件和批辦件通過電子公文（OA系統(tǒng)）進行掃描登錄。
　　（2）登記要求。登記應(yīng)做到完整、準(zhǔn)確、字跡清楚。來文單位應(yīng)用規(guī)范全稱。
　?。?span>3）轉(zhuǎn)并處理。對有前文背景的公文，屬于對批辦件的回復(fù)意見和辦理情況的報告，要與前辦件并號處理。如屬對批辦件的回復(fù)，應(yīng)將回復(fù)與批辦件并號處理。
　?。ㄈ┏鯇?。收到的公文應(yīng)進行初審。對下列不符合規(guī)范的公文，經(jīng)局辦公室審核并說明理由后原則上退回來文單位：
　　1.不應(yīng)當(dāng)由本局辦理的；
　　2.不符合行文規(guī)則越級行文;
　　3.文種使用錯誤，“請示”與“報告”不分，“報告”與“意見”不分;
　　4.“請示”多頭主送，一個文件中包含多個請示事項;
　　5.“請示”未標(biāo)注簽發(fā)人（會簽人）、聯(lián)系人和聯(lián)系電話;
　　6.直接送局領(lǐng)導(dǎo)個人（局領(lǐng)導(dǎo)交辦事項和緊急突發(fā)事件除外）;
　　7.未使用行文單位文頭紙或未加蓋單位印章;
　　8.以復(fù)印件、手寫稿報送;
　　9.反饋意見件未附征求意見原件;
　　10.不符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定與政策要求;
　　11.涉及其他部門職權(quán)范圍，未與有關(guān)部門協(xié)商或征求有關(guān)部門意見;
　　12.未附文中引用的政策、規(guī)定等相關(guān)文件;
　　13.其他不應(yīng)受理的。
　　經(jīng)審核需作退文處理的，由收文人員填寫《寧波市港航管理局退文通知單》（樣式附后），連同公文原件退報文單位。
　　（四）擬辦。局辦公室將初審后應(yīng)由本局辦理的文件分為閱知性和批辦性兩類，根據(jù)內(nèi)容及局領(lǐng)導(dǎo)、部門職責(zé)分工等提出擬辦意見。
　　1.閱知性公文。上級、不相隸屬單位的普發(fā)文件、簡報、信息及下級報備文件、報告或抄送文件等送我局參閱、知照、備案性質(zhì)的公文。
　　閱知性公文辦理程序：局辦公室根據(jù)文件內(nèi)容及局領(lǐng)導(dǎo)、部門職責(zé)分工提出擬辦意見，通過電子公文（OA系統(tǒng)）送局各領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱。
　　2.批辦性公文。需要我局辦理的公文。包括:
　　（1）市交通委、省港航局等上級單位頒發(fā)的要求貫徹落實的文件，以及主送我局的批復(fù)性公文和其他需要辦理的公文
　?。?span>2）上級領(lǐng)導(dǎo)在閱件、各類刊物、重要來信以及有關(guān)部門直送上級領(lǐng)導(dǎo)的公文上批示要求我局辦理的公文。
　　（3）批辦性公文辦理程序：
　　根據(jù)公文內(nèi)容和局領(lǐng)導(dǎo)分工、各部門職能職責(zé)，提出擬辦意見。對涉及到多部門業(yè)務(wù)來文，由局辦公室確定主辦部門和協(xié)辦部門；對因分工不明確或內(nèi)容復(fù)雜無法歸口的來文，由局辦公室請示局領(lǐng)導(dǎo)后，協(xié)調(diào)確定承辦部門。
　　局領(lǐng)導(dǎo)分工明確，可由一個部門辦理的，應(yīng)提出“請×××局長閱示，擬請××科（室、所）辦理?！?/span>
　　對涉及兩個以上局領(lǐng)導(dǎo)分工，需要兩個以上部門共同辦理的，應(yīng)確定一個局領(lǐng)導(dǎo)閱示，并區(qū)分主辦、協(xié)辦部門，可提出“請×××局長閱示，擬請××科（室、所）商××科、××科辦理?！蓖瑫r，抄送相關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)。
　　對內(nèi)容復(fù)雜，涉及局領(lǐng)導(dǎo)及部門職能交叉，難以確定主辦領(lǐng)導(dǎo)和部門的，需請局主要領(lǐng)導(dǎo)或分管局辦公室的領(lǐng)導(dǎo)審定，可提出“請×××局長審示，擬請××科（室、所）商××科、××科辦理?！?/span>
　　上級及橫向部門的傳真、電話、電報，均應(yīng)填寫統(tǒng)一的記錄辦理單（樣式附后），先呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，送有關(guān)部門辦理。
　?。ㄎ澹┏修k。主辦部門為第一責(zé)任部門，對辦理結(jié)果負(fù)責(zé)。會辦部門應(yīng)主動配合，及時辦理，不得延誤、推諉。
　　1.局機關(guān)各部門負(fù)責(zé)人每天應(yīng)處理2次以上電子公文（OA系統(tǒng)）文件，一般工作人員應(yīng)隨時處理文件，減少文件積壓。對于各類會議通知，各部門應(yīng)及時做好參會準(zhǔn)備，并按照要求及時報送參會名單;在限定的時間內(nèi)，沒有完成文件要求的事項和任務(wù)，應(yīng)提前與有關(guān)單位溝通協(xié)調(diào);各部門負(fù)責(zé)人出差時，應(yīng)妥善處理好電子公文（OA系統(tǒng)）文件的流轉(zhuǎn)。
　　2.承辦部門接到需要辦理的公文，一般公文在5個工作日內(nèi)辦畢。對涉及緊急事項、突發(fā)性事件、搶險救災(zāi)等來文及上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示件、轉(zhuǎn)辦件，局辦公室要及時分辦，承辦部門要急事急辦、特事物辦、隨到隨辦、不得延誤。除有規(guī)定時限外，緊急公文在3個工作日內(nèi)辦畢，特急公文在2個工作日內(nèi)辦畢。
　　3.對超出辦理期限積壓公文的，局辦公室將定期予以通報。
　　第二十一條 發(fā)文辦理包括復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等程序。
　?。ㄒ唬?fù)核。已簽發(fā)的公文，印發(fā)前應(yīng)重點復(fù)核發(fā)文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式、分送范圍等。需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。
　?。ǘ┑怯?。對復(fù)核后的公文，局辦公室確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。
　?。ㄈ┯≈啤?fù)核、登記后的公文，局辦公室按規(guī)定進行繕印、蓋章、裝訂和寄送。涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行了傳輸。
　?。ㄋ模┖税l(fā)。公文印刷完畢，應(yīng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
　　（五）辦理程序及時限。
　　1.發(fā)文的承辦部門主要負(fù)責(zé)人審核應(yīng)不超過1個工作日（若需相關(guān)部門會簽，會簽部門不超過1個工作日），局辦公室核稿不超過1個工作日，局領(lǐng)導(dǎo)審簽不超過2個工作日。
　　2.經(jīng)局長辦公會議、局黨委會議等重要會議研究決定的事項，需擬文辦理的，由承辦部門在會后3個工作日內(nèi)予以辦理。
　　3.文件由局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成校對。除電子文件、“甬港航閱”文件不必紙質(zhì)寄送外，其余發(fā)文的紙質(zhì)文本應(yīng)在繕印后2個工作日內(nèi)寄出。
　　（六）緊急發(fā)文的處理。
　　1.急件的界定。急件是指按上級規(guī)定在指定時限上報的文件，以及局領(lǐng)導(dǎo)要求立即辦理的處理重大突發(fā)事件的文件。
　　2.急件的處理。采取有關(guān)部門聯(lián)合辦公的方式，即承辦部門完成文件擬稿后，由辦文人員和局辦公室人員核稿，直送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，局辦公室完成印發(fā)。
　　第二十二條 整理歸檔。公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案法律法規(guī)以及本局檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。各部門應(yīng)在次年3月底前整理、歸檔，送局檔案室存檔。
　　公文歸檔包括紙質(zhì)文件和電子公文（OA系統(tǒng)）兩方面公文的歸檔，由局辦公室負(fù)責(zé)落實。
　　（一）我局與不相隸屬的平行單位聯(lián)合辦理的公文，屬我局主辦的，原件由局辦公室整理立卷歸檔;其他相關(guān)單位主辦的，原件由主辦單位整理、歸檔，我局須保存公文的印件和原稿的復(fù)印件，由我局承辦部門收集并送交局辦公室整理立卷歸檔，其他協(xié)辦單位保存復(fù)制件或其它形式的公文副本。
　?。ǘ┮艳k結(jié)的公文（包括蓋局印章的便箋）由局辦公室臨時歸檔，年終由檔案室統(tǒng)一正式歸檔，歸檔時應(yīng)辦理移交手續(xù)。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
　　（三）歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進行整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本局的主要工作情況，便于保管和利用。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限、按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。
　　（四）擬制、修改和簽批公文，所有紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第七章公文管理

　　第二十三條 局辦公室應(yīng)建立健全本局公文處理的有關(guān)制度。公文由局辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
　　第二十四條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。
　　第二十五條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)按保密部門的規(guī)定，到指定場所由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
　　第二十六條 工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第八章公文督辦

　　第二十七條 局辦公室要掌握公文辦理的進度情況，跟蹤了解，及時催辦。對于上級領(lǐng)導(dǎo)批請我局提出意見，從速辦理、嚴(yán)肅查處、需要報告辦理結(jié)果的批示件，應(yīng)及時綜合有關(guān)材料上報。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。同時，實行督辦單制度（樣式附后），對公文和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項進行催辦、督辦。
　　局辦公室是公文督辦工作的主管部門，負(fù)責(zé)督辦事項的組織實施。每半個月在局內(nèi)網(wǎng)通報公文辦理情況。
　　第二十八條 督辦事項主要分為以下兩類:一類是來文督辦.包括需批復(fù)、答復(fù)、貫徹的重要來文；另一類是要事督辦，包括上級領(lǐng)導(dǎo)、局領(lǐng)導(dǎo)的批示件、指示件，以及局黨委會議、局長辦公會議等重要會議議定的重要事項。
　　第二十九條 重點督辦工作必須做到立項下達(dá)、跟蹤督查、情況反饋及時。由局辦公室填寫督辦通知單，逾期未落實按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第九章附則

　　第三十條 本辦法自發(fā)文之日起施行，原《寧波市港航管理局公文處理辦法》（甬港航〔2012〕62號）同時廢止。上級有規(guī)定的從其規(guī)定。