上海市電子公文歸檔管理實(shí)施辦法（暫行）

　　核心提示：上海市電子公文歸檔管理實(shí)施辦法（暫行）（發(fā)布日期：2010-02-09）第一條為了保障電子公文的科學(xué)保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結(jié)合本市實(shí)...

（發(fā)布日期：2010-02-09）

第一條為了保障電子公文的科學(xué)保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱電子公文，是指本市各類電子政務(wù)系統(tǒng)中形成或處理的，具有公文規(guī)范格式的電子文件。

電子公文歸檔，是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將按規(guī)范程序形成的電子公文，按一定要求向本機(jī)關(guān)檔案部門移交的過(guò)程。

歸檔電子公文，是指具有查考和利用價(jià)值，并按一定要求歸檔后作為檔案保存的電子公文。

第三條本辦法適用于本市各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)，其他組織可參照?qǐng)?zhí)行。其他類型電子文件的歸檔管理可參照本辦法。

第四條電子公文歸檔管理的原則是：遵循電子公文形成特點(diǎn)和規(guī)律，維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，便于電子公文的科學(xué)保管和長(zhǎng)期有效利用。

第五條本市各機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將電子公文歸檔管理納入本地區(qū)、本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)、公文管理和機(jī)關(guān)有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)監(jiān)督檢查，切實(shí)落實(shí)機(jī)構(gòu)、人員、資金等保障措施。

第六條市和區(qū)縣檔案行政管理部門應(yīng)明確電子公文歸檔管理職責(zé)，對(duì)同級(jí)機(jī)關(guān)電子公文歸檔管理工作實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

電子公文形成單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子公文的歸檔工作，將電子公文的形成、積累、收集、整理、鑒定、歸檔、保管和利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位職責(zé)；各機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，歸檔前由形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第七條電子公文的歸檔范圍及保管期限，由檔案部門會(huì)同文書部門、信息技術(shù)部門，根據(jù)本機(jī)關(guān)電子政務(wù)的應(yīng)用情況，參照國(guó)家和本市的有關(guān)規(guī)定劃定，并不斷予以補(bǔ)充和完善。歸檔類目和編號(hào)應(yīng)按照本機(jī)關(guān)檔案分類的結(jié)構(gòu)與層次設(shè)定。

第八條電子公文一般在辦理完畢后即時(shí)歸檔，也可在形成部門保留一段時(shí)間后實(shí)行批量歸檔；可以卸載到脫機(jī)載體上進(jìn)行歸檔，也可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行歸檔。

第九條電子公文形成時(shí)應(yīng)由公文處理系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生相關(guān)的元數(shù)據(jù)和背景信息，在擬制、流轉(zhuǎn)等過(guò)程中及時(shí)進(jìn)行跟蹤、檢查和補(bǔ)充，并隨同電子公文一并歸檔。

電子公文處理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份識(shí)別、權(quán)限控制、防計(jì)算機(jī)病毒及防攻擊等技術(shù)措施，以確保電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。涉密的電子公文必須標(biāo)明相應(yīng)的密級(jí)，并禁止在非涉密網(wǎng)和非涉密信息系統(tǒng)中傳輸、處理。

第十條電子公文形成機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立邏輯關(guān)聯(lián)；對(duì)已經(jīng)實(shí)行電子簽名的并具有法律效力的電子公文，需要永久保存的，歸檔時(shí)仍應(yīng)當(dāng)附加具有憑證作用的紙質(zhì)公文，國(guó)家法律、法規(guī)或本市地方性法規(guī)、政府規(guī)章另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十一條各機(jī)關(guān)檔案部門在接收電子公文時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔電子公文逐件核查其技術(shù)狀況，確保歸檔電子公文無(wú)病毒、未壓縮、未加密并采用符合檔案管理要求的存儲(chǔ)格式，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)將其退回形成部門整改；通過(guò)脫機(jī)載體進(jìn)行歸檔的電子公文，檔案部門還應(yīng)對(duì)其載體進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒、未磁化、符合保管期限要求等。

檔案部門驗(yàn)收合格后，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理電子公文移交手續(xù)。

第十二條歸檔電子公文以件為單位進(jìn)行整理，按照本機(jī)關(guān)檔案分類方案進(jìn)行分類，并拷貝至符合保管期限要求的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十三條歸檔電子公文參照DA/T 18進(jìn)行著錄，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，補(bǔ)充電子公文特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)，并將結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

第十四條各機(jī)關(guān)檔案部門的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)納入本機(jī)關(guān)電子政務(wù)系統(tǒng)，并與電子公文管理系統(tǒng)相銜接，設(shè)置足夠容量的存儲(chǔ)空間，存放歸檔保存的電子公文，使歸檔的電子公文能被有效識(shí)別，便于管理和利用。有條件的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)把公文管理和檔案管理整合成統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)。

涉密電子公文載體的保存，應(yīng)按照不同密級(jí)的管理規(guī)定，選擇安全保密的場(chǎng)所和部位，配備必要的軟硬件加密技術(shù)。

第十五條各機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)會(huì)同信息技術(shù)部門每年對(duì)電子公文的讀取設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換，原載體保留時(shí)間不少于3年，保留期滿后按保密要求進(jìn)行處置。

第十六條各機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)在確保載體安全可利用的前提下，定期對(duì)歸檔電子公文進(jìn)行可識(shí)別性檢測(cè)和轉(zhuǎn)存。對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。對(duì)磁性載體上的歸檔電子公文，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

第十七條歸檔電子公文的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，防止非法調(diào)閱和復(fù)制。檔案部門應(yīng)當(dāng)按權(quán)限提供利用歸檔電子公文，封存的歸檔電子公文只供內(nèi)部管理，不得直接提供利用。

各機(jī)關(guān)檔案部門提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子公文時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制和審計(jì)跟蹤，并安裝加密機(jī)、防火墻和防電磁泄漏等設(shè)備。

第十八條超過(guò)保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定辦理。屬于保密范圍的歸檔電子公文，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子公文可進(jìn)行邏輯刪除。已銷毀的歸檔電子公文由檔案部門列出銷毀目錄存檔備查。

第十九條本辦法由上海市檔案局負(fù)責(zé)修訂和解釋。本辦法未盡事宜，參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范執(zhí)行。

第二十條本辦法自2006年4月1日起施行。

發(fā)布：2007-03-27 15:19 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

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