呼倫貝爾市政協(xié)公文歸檔程序及管理辦法

（2012年6月5日  市政協(xié)二屆二十三次秘書長(zhǎng)會(huì)議通過）

為加強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)公文管理，完善辦理程序，正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。

一、總體要求

l.文件及公文處理做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高文件和公文處理的效率和質(zhì)量。

2.實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，嚴(yán)守國(guó)家秘密。

3.公文的起草簽發(fā)做到格式、文風(fēng)、行文關(guān)系的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、政協(xié)機(jī)關(guān)公文歸檔范圍

1.《呼倫貝爾市政協(xié)委員會(huì)文件》適用的主要文種有：決議、決定、規(guī)定、意見、通知、調(diào)研報(bào)告、工作規(guī)則、工作要點(diǎn)等。主要用于市政協(xié)處理政務(wù)性工作；發(fā)布經(jīng)全委會(huì)議、常委會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)；任免政協(xié)主席、副主席，秘書長(zhǎng)、副秘書長(zhǎng)，各委室主任、副主任；向市委、市政府報(bào)送的調(diào)研（視察）報(bào)告、建議案等。

2.《呼倫貝爾市政協(xié)黨組文件》適用的主要文種有:決定、意見、報(bào)告、請(qǐng)示、通知、工作規(guī)則等。主要用于需要市委研究決定的重要事項(xiàng)，市政協(xié)黨組貫徹落實(shí)黨的方針政策，作出重要工作部署，處理日常工作等。

3.《呼倫貝爾市政協(xié)辦公廳文件》適用的主要文種有：決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、辦法、函、工作規(guī)則、工作計(jì)劃等。主要用于市政協(xié)辦公室處理日常工作，以及辦公室職權(quán)范圍內(nèi)辦理的事項(xiàng)；公布市政協(xié)機(jī)關(guān)的規(guī)章、制度、辦法和意見；下發(fā)通知；請(qǐng)求批準(zhǔn)等。

4.有關(guān)自治區(qū)政協(xié)、呼倫貝爾市委、市政府、各市直單位等需歸檔的文件。

三、公文歸檔管理

1.公文辦理完畢后，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、呼倫貝爾市檔案史志局管理的有關(guān)規(guī)定和市政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，由公文承辦人及時(shí)將公文正本、定稿、軟盤及有關(guān)資料收集齊全，交秘書處整理歸檔。

2.市政協(xié)召開的全委會(huì)議、常委會(huì)議、主席會(huì)議形成的會(huì)議材料，由秘書處負(fù)責(zé)整理，交辦歸檔。

3.聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位負(fù)責(zé)整理，交秘書處歸檔，相關(guān)單位可保留復(fù)制件和正本。

4.自治區(qū)政協(xié)、呼倫貝爾市委、市政府、各市直單位等需歸檔的文件。

四、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第一條：機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍

（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

第二條：機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍

（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

第三條：凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔。

第四條：機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第五條：永久保管的文書檔案主要包括

（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文 件材料；

（七）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、 請(qǐng)不與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

第六條：定期保管的文書檔案主要包括

（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

第七條：機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

第八條：機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。

附件：《文書檔案保管期限表》

附：

文書檔案保管期限表

1.本級(jí)黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議，工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料

1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄等文件材料  永久

1.2 大會(huì)發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復(fù)，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡(jiǎn)報(bào)，快報(bào)  永久

1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料  30年

1.4討論未通過的文件  10年

2.本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、紀(jì)律檢查委員會(huì)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)、全體委員會(huì)會(huì)議，政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料

2.1公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件、參加人員名冊(cè)  永久

2.2討論未通過的文件  10年

3.本機(jī)關(guān)組(或?qū)嵭悬h委制的黨委)會(huì)議和行政辦公會(huì)的紀(jì)要、會(huì)議記錄  永久

4.本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料

4.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要  永久

4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)30年

5.機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料

5.1本機(jī)關(guān)為主辦的

5.1.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要  永久

5.1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)  30年

5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

5.2.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本  30年

5.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本  10年

7.上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件材料

7.1重要的  水久

7.2一般的  30年

7.3本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作匯報(bào)材料  30年

8.本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料

8.1本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要等文件材料  永久

8.2本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示

8.2.1重要業(yè)務(wù)問題的  永久

8.2.2一般業(yè)務(wù)問題的  30年

8.3同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料

8.3.1重要業(yè)務(wù)問題的  永久

8.3.2一般業(yè)務(wù)問題的  30年

8.4本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿  30年

8.5機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料

8.5.1本機(jī)關(guān)為主辦的

8.5.1.1重要業(yè)務(wù)問題的  永久

8.5.1.2一般業(yè)務(wù)問題的  30年

8.5.2本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的

8.5.2.1重要業(yè)務(wù)問題的  30年

8.5.2.2一般業(yè)務(wù)問題的  10年

8.6本機(jī)關(guān)編輯、編寫的文件材料

8.6.1大事記、組織沿革等  永久

8.6.2簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等  10年

8.7行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料

8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料  永久

8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)，整改通知等 永久

8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料

8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批(核準(zhǔn))、管理、驗(yàn)收(評(píng)估)等文件材料  永久

8.7.3.2不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料  永久

8.7.3.3  20年(含)以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料永久

8.7.3.4  20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料  30年

8.7.4行政管理工作中形成的備案文件材料 10年

8.7.5行政處罰、處分、復(fù)議、國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?/span>

8.7.5.1重要的  永久

8.7.5.2一般的  30年

8.8計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料

8.8.1年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料  永久

8.8.2年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料  10年

8.8.3重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料 永久

8.8.4一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料   10年

8.9出國(guó)或出境訪問考察、參加國(guó)際會(huì)議，接待來訪等外事活動(dòng)形成的文件材料

8.9.1發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等  水久

8.9.2出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗?span>  30年

9.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作文件材料

9.1機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡(jiǎn)則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料  永久

9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件  30年

9.3人事任免文件  永久

9.4先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料

9.4.1受縣級(jí)(含)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的  永久

9.4.2受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的  30年

9.5對(duì)本機(jī)關(guān)有關(guān)人員的處分材料

9.5.1受到警告(不含)以上處分的  永久

9.5.2受到警告處分的  30年

9.6職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料  永久

9.7人事考核、職稱評(píng)審工作文件材料  永久

9.8職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根  永久

9.9職工名冊(cè)  永久

9.10黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的文件材料

9.10.1工作報(bào)告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果  永久

9.10.2重要專項(xiàng)活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)等  永久

9.10.3黨團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，批準(zhǔn)加入黨團(tuán)、工會(huì)組織的文件材料  永久

9.10.4情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)  lO年

9.11紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料

9.11.1重要的  永久

9.11.2一般的  30年

9.12保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄  10年

9.13本機(jī)關(guān)處理人民來信來訪的文件材料

9.13.1有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的  永久

9.13.2其他有處理結(jié)果的  30年

10.本機(jī)關(guān)事務(wù)管理文件材料

10.1房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料   永久

10.2與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料

10.2.1重要的  永久

10.2.2一般的  10年

10.3接待工作的計(jì)劃、方案

10.3.1重要的  30年

lO.3.2一般韻  lO年

10.4機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算  30年

10.5機(jī)關(guān)物資(辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等)采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料   30年

10.6國(guó)有資產(chǎn)管理(登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等)文件材料

10.6.1重要的  永久

10.6.2一般的  10年

10.7職工承租、購(gòu)置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)   永久

10.8職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則，職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請(qǐng)  30年

11.上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件材料

11.1上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料

11.1.1重要的  永久

11,1.2一般的  lO年

11.2上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料  永久

11.3上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料  永久

12.同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料   10年

13.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件材料

13.1重大問題的專題報(bào)告  30年

13.2年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年