建始縣氣象局機(jī)關(guān)公文處理規(guī)范

為進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理，提高公文處理質(zhì)量和效率，根據(jù)《湖北省氣象局公文處理實(shí)施細(xì)則》要求，制定本規(guī)范。

公文（含電子版）一般指文件、電報(bào)、信件、函件等，是行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)。公文處理是指收文處理過(guò)程中的接收、拆封、登記、批辦、分送(傳閱)、承辦、催辦(查辦)、歸檔和行文過(guò)程中的擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、分發(fā)、督辦反饋、立卷歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。局辦公室主管局機(jī)關(guān)公文處理工作。

一、收文處理

(一)收進(jìn)

凡屬發(fā)送給建始縣氣象局及其機(jī)關(guān)股室的公文，統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)接收并認(rèn)真履行清點(diǎn)、檢查、簽字手續(xù)。局領(lǐng)導(dǎo)或中層干部外出參加會(huì)議時(shí)，會(huì)上發(fā)的所有文件、材料等，都應(yīng)主動(dòng)交給局辦公室（資料室管理人員）登記、辦理。

(二)啟封

1、發(fā)送給氣象局的公文，由局辦公室主任負(fù)責(zé)啟封；局領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)股室若收到上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的公文，應(yīng)交局辦公室處理。年底由辦公室組織歸檔。

2、啟封后應(yīng)對(duì)封內(nèi)文件進(jìn)行檢查、清點(diǎn)。對(duì)少發(fā)或錯(cuò)發(fā)的公文要及時(shí)通知發(fā)文機(jī)關(guān)補(bǔ)齊或調(diào)換改正;對(duì)不完整的公文(如有缺頁(yè)、白頁(yè)、未具落款、未蓋章等)要及時(shí)進(jìn)行處理后才能分發(fā)。

 (三)登記

1、局辦公室對(duì)收到的公文要及時(shí)進(jìn)行登記。對(duì)于一般性的簡(jiǎn)報(bào)、公開(kāi)或不帶密級(jí)的刊物、資料以及純屬事務(wù)性的便條、請(qǐng)柬和一般性的通知等,可不予登記，直接分發(fā)處理。

2、登記一般應(yīng)列收文日期、序號(hào)、來(lái)文單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、緩急、批辦意見(jiàn)、承辦(主辦)單位、分轉(zhuǎn)日期及簽收人、催辦情況等欄目。

(四)分辦

公文分辦由局辦公室主任負(fù)責(zé)。根據(jù)文件的內(nèi)容及各科室的職責(zé)分工，分輕重緩急，在文件“處理意見(jiàn)”欄中提出分辦意見(jiàn)，也可提出初步處理意見(jiàn)供局領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)參考。

公文分辦應(yīng)掌握好以下幾種情況：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的批示性文件，首先送請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)批示。

2、屬股室職責(zé)范圍內(nèi)能直接辦理的公文，在處理箋上寫(xiě)“請(qǐng)XX股室閱處”。

3、對(duì)非承辦性公文，需局領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)股室了解文件中重大問(wèn)題和情況的，可在處理箋上寫(xiě)“請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)或XX股室負(fù)責(zé)人閱”。

（五）傳閱

公文傳閱由辦公室工作人員負(fù)責(zé)。公文傳閱應(yīng)注意如下事項(xiàng)：

1、傳閱公文要應(yīng)及時(shí)并執(zhí)行登記交接制度。一般應(yīng)做到當(dāng)日文件當(dāng)日送出,急件和有時(shí)限要求的文件要立即送出,不得積壓延誤。

2、傳為防止丟失，公文不得橫傳。

3、傳閱公文要根據(jù)文件內(nèi)容和緩急程度,保證重點(diǎn),按順序送達(dá)分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)和承辦股室。 承辦股室有2個(gè)以上時(shí)，先送主辦股室。

（六）批辦

只需閱知不需承辦的公文，局領(lǐng)導(dǎo)閱后簽字并注明日期即可。需承辦的公文，局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確批示辦理部門(mén)、辦理原則、辦理意見(jiàn)等。對(duì)需要兩個(gè)以上股室承辦的公文，應(yīng)明確主辦、協(xié)辦股室。主辦股室要速商協(xié)辦股室辦理。

（七）承辦

承辦是公文處理的中心環(huán)節(jié)。

1、上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事項(xiàng),屬本局職責(zé)范圍內(nèi)的,應(yīng)立即辦理；涉及其他部門(mén)的,應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商，意見(jiàn)不一致的,要如實(shí)反映,并報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

2、對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，承辦股室（單位）要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見(jiàn),及時(shí)提出處理意見(jiàn)(有前案材料的應(yīng)將前案材料作為參閱件附在后面),超出職責(zé)權(quán)限范圍或不宜由本股室辦理的公文，應(yīng)迅速退回局辦公室文秘人員，并注明理由。理由不充分的，承辦科室仍應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。

3、局領(lǐng)導(dǎo)有明確批示的公文，承辦股室應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)辦理，辦理情況要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋。局領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有明確批示或由局辦公室負(fù)責(zé)人直接分辦的公文，由承辦股室根據(jù)有關(guān)規(guī)定或慣例處理。

4、在承辦中有什么意見(jiàn)和看法，承辦股室可直接向分管局領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，也可直接與有關(guān)股室當(dāng)面商量，不應(yīng)以簽字的形式將公文轉(zhuǎn)回局領(lǐng)導(dǎo)重閱或送其他股室閱。

5、涉及多個(gè)股室辦理的文件,主辦股室要先擬好處理意見(jiàn),再與協(xié)辦股室協(xié)商、會(huì)簽,然后歸納整理各股室意見(jiàn)辦理,需報(bào)批的要報(bào)批后辦理。若主辦股室與協(xié)辦股室的意見(jiàn)有分歧,經(jīng)主辦股室主要負(fù)責(zé)人協(xié)商后仍難以協(xié)商一致,主辦股室應(yīng)將各方意見(jiàn)、理?yè)?jù)及處理建議一并整理后報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)裁決。

6、承辦股室應(yīng)抓緊辦理公文，不得推諉或延誤。需請(qǐng)示局領(lǐng)導(dǎo)的事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)抓緊做好前期工作及時(shí)上報(bào),給局領(lǐng)導(dǎo)留出研究、決策的時(shí)間:一般事項(xiàng)不得少于7個(gè)工作日,緊急事項(xiàng)不得少于3個(gè)工作日,特別緊急的事項(xiàng),需要即時(shí)批辦的,必須在文中說(shuō)明特別緊急原因及在本部門(mén)的辦理過(guò)程。

7、公文辦理結(jié)束后，承辦股室負(fù)責(zé)人或承辦人應(yīng)在公文處理簽上作簡(jiǎn)要“注辦”，說(shuō)明辦理情況，并及時(shí)將公文交還局辦公室工作人員保管。

(八) 催辦（查辦）

為提高辦文效率,辦公室主任要對(duì)文件運(yùn)轉(zhuǎn)特別是承辦情況進(jìn)行催辦(查辦)。對(duì)于呈送局領(lǐng)導(dǎo)批閱的公文,辦公室主任要根據(jù)緩急程度進(jìn)行催批。對(duì)于需要承辦的文件, 辦公室主任要按時(shí)限要求催促承辦單位及時(shí)辦理。

催辦公文的時(shí)限要求：

“特急件”應(yīng)即收即辦；“急件”一般應(yīng)在3日內(nèi)(或來(lái)文要求的時(shí)間內(nèi))辦復(fù)；一般公文應(yīng)在15日內(nèi)辦復(fù)。因某些原因不能按時(shí)限要求辦復(fù)的,應(yīng)書(shū)面答復(fù)報(bào)文單位。

(九)歸檔

1、局辦公室每年底應(yīng)將全局所有公文（包括人教科登記處理的公文）收集齊全，按照“三合一”制度,及時(shí)及時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)、立卷、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。對(duì)所接收的電子文檔，年底以光盤(pán)方式存貯，一式2份編號(hào)歸檔。

2、公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章,視同正式文件妥善保管。

（十）銷(xiāo)毀

沒(méi)有存檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期進(jìn)行登記、銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀帶有密級(jí)的公文,至少有兩人監(jiān)銷(xiāo),保證不泄密、不漏銷(xiāo)。銷(xiāo)毀公文由局辦公室主任會(huì)同局保密人員在分管局領(lǐng)導(dǎo)的組織下進(jìn)行。

二、發(fā)文處理

(一)行文規(guī)則

1、行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)單位的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。我局對(duì)州氣象局、縣委、縣政府行文屬上行文(請(qǐng)示、報(bào)告等);對(duì)州局各科室、地市有關(guān)平級(jí)單位和部門(mén)行文屬平行文(函、通知等)；對(duì)本局辦、站、中心行文屬下行文（通知等）。

2、一般不越級(jí)行文,若遇特殊或緊急情況需越級(jí)行文時(shí),應(yīng)當(dāng)抄報(bào)被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。

3、縣氣象局與我縣正科級(jí)單位和有關(guān)行使行政職能的事業(yè)單位等可以聯(lián)合行文。

4、局機(jī)關(guān)中除辦公室外,其他股室不應(yīng)以正式文件行文。屬機(jī)關(guān)股室職權(quán)范圍內(nèi)的工作聯(lián)系和事務(wù)性通知，確需對(duì)外行文的，采用“函”的形式。

5、上報(bào)、下發(fā)的公文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄報(bào)（送）有關(guān)單位和州局或州局相關(guān)科室。

6、嚴(yán)格控制重復(fù)性行文和不必要的行文。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件,若無(wú)具體的貫徹意見(jiàn),不再行文,可直接復(fù)印加蓋公章后下發(fā)執(zhí)行。凡能口頭商量、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系、電話(huà)答復(fù)等形式解決的問(wèn)題,不發(fā)文件。

7、各辦、站、中心向縣局請(qǐng)示、報(bào)告問(wèn)題,要以規(guī)范的書(shū)面形式上報(bào)。

8、行文要堅(jiān)持“黨政分開(kāi)”的原則。要嚴(yán)格按黨、政各自的職責(zé)范圍分別行文。黨內(nèi)行文參照《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》執(zhí)行。

 (二)發(fā)文程序及要求

以縣局名義行文的，一般為如下程序：起草人擬稿——股室負(fù)責(zé)人核稿并在《發(fā)文處理箋》相應(yīng)欄簽字——辦公室主任核稿并在《發(fā)文處理箋》上注明“已核”字樣——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字——主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)——工作人員排版打印。

1、擬稿。以縣局名義發(fā)文的,在擬稿之前，承辦股室負(fù)責(zé)人應(yīng)事先向局領(lǐng)導(dǎo)口頭說(shuō)明發(fā)文意圖和依據(jù)。起草公文應(yīng)達(dá)到如下要求：

(1)應(yīng)符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他相關(guān)規(guī)定。若提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。重要文稿,局分管領(lǐng)導(dǎo)要親自動(dòng)手或主持起草。

(2)要全面客觀地反映問(wèn)題，重點(diǎn)突出,觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字簡(jiǎn)練通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)得當(dāng)，篇幅力求簡(jiǎn)短(“請(qǐng)示”一般不超過(guò)1000字，“報(bào)告”一般不超過(guò)3000字)。

(3)需要貫徹落實(shí)的公文,措施要具體、明確,具有可操作性。

(4)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文要先引標(biāo)題,然后在括弧中注明發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí),應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng),并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日,不應(yīng)將“20××"年簡(jiǎn)化成"××"年。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩的語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

(5)應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

(6)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

(7)正確使用文種,符合公文格式。

(8)承辦人完成擬稿后，用黑色墨水手工抄正或打出清樣，首頁(yè)附《建始縣氣象局發(fā)文處理箋》。并按要求填寫(xiě)處理箋，如主辦單位、起草人姓名、主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)、抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)、文件標(biāo)題、附件標(biāo)題、印發(fā)分?jǐn)?shù)等。若有前案參考材料，一并附后供領(lǐng)導(dǎo)參考。

2、核稿。

⑴承辦股室（單位）主要負(fù)責(zé)人是第一核稿人。審核后，分別在行文處理箋上“核稿人”和“承辦單位送簽意見(jiàn)”欄簽字和簽署意見(jiàn)。

若涉及到幾個(gè)股室職責(zé)范圍的行文,還需送有關(guān)股室會(huì)簽。會(huì)簽一般不要超過(guò)2個(gè)工作日。因領(lǐng)導(dǎo)外出或公文中的事項(xiàng)確需開(kāi)會(huì)研究等原因無(wú)法按時(shí)限要求會(huì)簽的,應(yīng)及時(shí)告訴主辦股室。會(huì)簽時(shí)若需修改原文,應(yīng)當(dāng)另附紙說(shuō)明,不得在原件上圈、改、涂、劃。承辦股室根據(jù)會(huì)簽意見(jiàn)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。

⑵辦公室主任是第二核稿人。主要檢查內(nèi)容有：一是與上級(jí)文件有無(wú)抵觸；二是同一份公文前后段落、條款之間有無(wú)自相矛盾；三是屬于指示、決定、條例、規(guī)定等政策性文件有無(wú)模棱兩可或規(guī)定過(guò)死、過(guò)于繁瑣的現(xiàn)象；四是措施是否可行,由誰(shuí)執(zhí)行,怎樣執(zhí)行及時(shí)限是否相宜；五是程序和手續(xù)方面是否齊全，發(fā)文處理箋是否按規(guī)定填寫(xiě)完整等；六是文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉、通順、明了、合乎語(yǔ)法邏輯，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否正確；計(jì)量單位是否符合國(guó)家法定標(biāo)準(zhǔn),有無(wú)錯(cuò)漏等；七是文種的使用是否恰當(dāng)，語(yǔ)氣是否得體,文件標(biāo)題、發(fā)送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、主題詞標(biāo)引等是否準(zhǔn)確和安排的位置是否妥當(dāng)八是公文應(yīng)附的會(huì)簽意見(jiàn)、依據(jù)、事由和前案等參閱材料和發(fā)文的附件是否齊全；九是否排列與標(biāo)注一致；十是公文制發(fā)份數(shù)是否合理(除有特殊需要，下發(fā)的文件一般一個(gè)單位只發(fā)一份。請(qǐng)示性的上行文和商洽性的平行文按受文機(jī)關(guān)的要求份數(shù)發(fā)送)。

3、簽發(fā)

(1)送簽。文稿審核后，由承辦股室送分管領(lǐng)導(dǎo)審核并簽字，再送局長(zhǎng)簽發(fā)。局領(lǐng)導(dǎo)審批公文一般不超過(guò)4個(gè)工作日。

(2)簽發(fā)公文的權(quán)限（含網(wǎng)上發(fā)送）。以縣局名義向州氣象局及機(jī)關(guān)科室和縣委、縣政府、無(wú)隸屬關(guān)系的其他單位行文,經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)局長(zhǎng)簽發(fā),特殊情況可由局長(zhǎng)委托主持工作或其他副局長(zhǎng)簽發(fā)；以股室名義向州局各科室發(fā)請(qǐng)示、匯報(bào)（含網(wǎng)上發(fā)送），由各股室直接送分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

⑶局領(lǐng)導(dǎo)在審核或簽發(fā)公文時(shí)，若有疑問(wèn)或認(rèn)為還需修改，可直接在原稿上修改，也可找承辦股室了解情況或提出修改意見(jiàn)，承辦股室拿回修改后直接送局領(lǐng)導(dǎo)再次審核或簽發(fā)。局領(lǐng)導(dǎo)若認(rèn)為不必行文或暫不行文，則說(shuō)明情況，由辦公室將文稿退回承辦股室。

⑷最終簽發(fā)人對(duì)公文從政治上到文字上負(fù)有完全責(zé)任。簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明“發(fā)”、“同意”或其他具體意見(jiàn),圈閱或簽字視為同意。姓名要寫(xiě)全名。注明簽批日期。

(5)局領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)若有分歧,應(yīng)以職務(wù)較高者簽批的意見(jiàn)為準(zhǔn)。

⑹局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將公文退還給送簽人員，便于其掌握公文辦理結(jié)果并安排打印或網(wǎng)上發(fā)送。

⑺已經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或?qū)徟墓?一般不得再行修改。若要修改,則必須回呈簽發(fā)人或最終審定人批準(zhǔn)同意。若只有個(gè)別字需修改 ，則由辦公室主任親自修改或委托相關(guān)人員修改。

⑻擬稿、修改和簽批公文,所用紙張和書(shū)寫(xiě)字跡等必須符合存檔要求。不能使用鉛筆和純藍(lán)墨水。

4、編號(hào)、繕印、校對(duì)

(1)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，辦公室予以編號(hào)。對(duì)未按規(guī)定程序簽字的公文，工作人員應(yīng)拒絕辦理（含網(wǎng)上發(fā)送公文）。

(2)對(duì)需編制文號(hào)的，要編號(hào)后登記。

(3)辦公室要根據(jù)公文種類(lèi)，按規(guī)定格式和字體排版、付印。排印工作有如下過(guò)程：起草人將文稿電子版交文印室輸出清樣——起草人校對(duì)——文印室修改——起草人再次校對(duì)——文印室最后付印。

(4)從交付排印之日起，公文一般要在3個(gè)工作日內(nèi)印出,急件要在一個(gè)工作日內(nèi)印出,特急件要當(dāng)日或限時(shí)印出。

⑸辦公室及有關(guān)人員應(yīng)注意做好保密工作。

5、用印、分發(fā)

(1)排印完畢的公文，文印室要及時(shí)送起草人用印和分發(fā)。

(2)印鑒管理人員要嚴(yán)格審驗(yàn)發(fā)文定稿中的發(fā)文機(jī)關(guān)和簽發(fā)人,符合規(guī)定后方可在公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章,并在發(fā)文定稿印發(fā)日期處蓋章封文。

(3)控制公文蓋章份數(shù),留存和多余的公文不加蓋印章。

6、督辦、反饋

局發(fā)文（函）和各股室發(fā)文(函),需要貫徹落實(shí)或回復(fù)的,承辦單位應(yīng)盡快組織落實(shí)和催辦,并將貫徹落實(shí)和催辦情況適時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋。

7、立卷、歸檔

(1)公文辦完后,承辦單位（聯(lián)合辦理的公文,由主辦單位）要及時(shí)將公原始稿、文定稿、原文正本及有關(guān)資料收集齊全，送辦公室工作人員根據(jù)文書(shū)立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理立卷。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

(2)公文立卷要按事件和發(fā)生時(shí)間的順序及相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)立卷,保證檔案的真實(shí)、齊全和完整。

(3)凡本機(jī)關(guān)召開(kāi)或主辦的重要會(huì)議形成的公文及錄音、錄像、照片等有關(guān)資料，應(yīng)由會(huì)議組織人員負(fù)責(zé)送本機(jī)關(guān)辦公室工作人員立卷、存檔。

(三)  正確使用文種

1、決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

2、通告

適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

3、通知

適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;發(fā)布部門(mén)規(guī)章;傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng);任免和聘用人員。

4、通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。

5、報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)求審批等需要答復(fù)的問(wèn)題和事項(xiàng),更不能“請(qǐng)示”和“報(bào)告”合二為一。如果提出意見(jiàn)和建議,應(yīng)當(dāng)注明僅供上級(jí)機(jī)關(guān)參考。

6請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)?！罢?qǐng)示”應(yīng)一文一事,只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān),若確需同時(shí)報(bào)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”等公文。

請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門(mén)的,主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商,取得一致意見(jiàn)后再上報(bào)；不能取得一致時(shí),主辦部門(mén)可列明各方理?yè)?jù),提出處理建議,并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)裁定。

7批復(fù)

適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

8意見(jiàn)

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

9函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

10、會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

三、公文格式

 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、校對(duì)人等部分組成。

（一）用紙及裝訂

公文用紙大小為A4型，其成品幅面尺寸為：210mm*297mm，公文版心尺寸為：156mm*225mm（不含頁(yè)碼）。公文應(yīng)在左側(cè)用兩顆平訂裝訂，不掉頁(yè)。釘鋸與書(shū)脊間的距離為5mm，與書(shū)脊平行，兩顆釘之間的距離為文件整個(gè)高度的1／3。

（二）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“文件”二字組成，如“建始縣氣象局文件”。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，如“建氣發(fā)〔2002〕1號(hào)”。具體規(guī)定如下：

1、以縣氣象局名義向州氣象局、縣委、縣政府呈送請(qǐng)示、報(bào)告，用上行文格式。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“建始縣氣象局文件”。發(fā)文字號(hào)為：“建氣文〔XXXX〕X號(hào)”。

2、以縣氣象局名義向各辦、站、中心下發(fā)重要通知、決定等，用下行文格式。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“建始縣氣象局文件”。發(fā)文字為“建氣發(fā)〔XXXX〕X號(hào)”。

3、以縣氣象局名義與州氣象局各科室、縣直各有關(guān)單位聯(lián)系、商洽工作，用“函”的形式。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“建始縣氣象局”，屬平行文。發(fā)函字號(hào)為：“建始縣氣函〔XXXX〕X號(hào)”。

上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣80mm。下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣25mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)使用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)應(yīng)小于22mm（長(zhǎng)）×15mm（寬）。

聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

發(fā)文字號(hào)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“〔 〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色線(xiàn)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

（三）簽發(fā)人

只有上行文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。聯(lián)合上報(bào)的公文,應(yīng)同時(shí)標(biāo)識(shí)相關(guān)部門(mén)簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名排列應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)順序一致。

簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字。簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷書(shū)體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。

如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線(xiàn)，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線(xiàn)與之距離為4mm。

（四）標(biāo)題

公文標(biāo)題,一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三部分組成,也可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類(lèi)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

在某些公文標(biāo)題中,發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由可省略,但在任何情況下文種都不能省略。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文,標(biāo)題應(yīng)避免使用重復(fù)用語(yǔ)和相同的公文種類(lèi)。標(biāo)題一般不超過(guò)40個(gè)字。

標(biāo)題排列在紅色反線(xiàn)下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布，回行時(shí),要做到詞意完整,排列對(duì)稱(chēng),間距恰當(dāng)，不得將人名、地名、年份、詞組分隔成兩行。

（五）主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。主送兩個(gè)以上機(jī)關(guān)時(shí),一般按先系統(tǒng)外，后系統(tǒng)內(nèi),先大后小的順序排列。建始縣氣象局普發(fā)性公文,主送機(jī)關(guān)一律統(tǒng)稱(chēng)為“各辦、站、中心”；非普發(fā)性公文，主送機(jī)關(guān)為受文單位名稱(chēng)。

主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題下空1行左側(cè)頂格處。用3號(hào)仿宋體字，回行時(shí)仍頂格。最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。

（六）正文

正文是公文的主要部分。公文首頁(yè)必須顯示正文。

正文在主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每自然段左空2字，回行時(shí)頂格。

正文用3號(hào)仿宋體字，一般每頁(yè)排22－23行，每行排28個(gè)字。數(shù)字、年份不能回行。

（七）附件

公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱(chēng)。具體位置在正文下空1行，左空2個(gè)字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)。附件如有序號(hào)則使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件：1 、”）。附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)，如“附件1”。附件的序號(hào)和名稱(chēng)及排列順序前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。           

（八）成文日期

成文時(shí)間是公文生效的日期，一般以簽發(fā)人的署名日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后一個(gè)簽發(fā)人的署名日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“O”。

成文日期的標(biāo)識(shí)位置在最后一頁(yè)，右空4個(gè)字；會(huì)議通過(guò)的公文,其成文日期外加圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方。

（九）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

由局辦公室組織印制的公文，印發(fā)機(jī)關(guān)一律標(biāo)注“建始縣氣象局辦公室”。

印發(fā)日期為完成公文印制的日期，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

（十）印章

印章是公文的生效標(biāo)志。一般情況除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的公文以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章（印章用紅色），否則應(yīng)視為無(wú)效。印章必須清晰端正地蓋在成文日期中間,上不壓正文,下壓成文日期。

1、單一行文印章

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文日期。

當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；

當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線(xiàn)壓在成文日期上。

2、聯(lián)合行文印章

聯(lián)合上報(bào)的公文,由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。

聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章排列順序應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)順序相一致。當(dāng)兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合下發(fā)文件時(shí)，應(yīng)將成文日期的字距拉開(kāi)，左右端離版心各空7個(gè)字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm，保證印章排列整齊。當(dāng)三個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合下發(fā)文件時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)（可用簡(jiǎn)稱(chēng)）排在正文和成文日期之間，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。

3、特殊情況說(shuō)明

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

（十一）附注

附注一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明。不是對(duì)公文的內(nèi)容作出的解釋或注釋。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下一行。

（十二）主題詞

公文應(yīng)按規(guī)定標(biāo)注主題詞。上報(bào)的公文,應(yīng)按照上報(bào)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

（十三）抄送

指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)一般按先外后內(nèi)、先大后小的順序排列。

抄送機(jī)關(guān)在主題詞下1行，左空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。

（十四）“局內(nèi)發(fā):”

指主送單位以外的需知曉文件內(nèi)容的本局機(jī)關(guān)股室。其排列順序根據(jù)《湖北省國(guó)家氣象系統(tǒng)機(jī)構(gòu)改革方案》(鄂氣人發(fā)〔2001〕113號(hào))文件中的排序?yàn)橐罁?jù)。

（十五）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1個(gè)字，印發(fā)日期右空1個(gè)字。印發(fā)時(shí)間以公文完成付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

（十六）校對(duì)

公文應(yīng)注明校對(duì)人。

校對(duì)人姓名位于印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間之下占1行位置，右空1個(gè)字。用3號(hào)仿宋體字。

（十七）版記中的反線(xiàn)

主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、校對(duì)、印制份數(shù)作為版記各要素，前4個(gè)要素之下均加一條反線(xiàn)，寬度同版心。

（十八）版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)（若公文有附件，版記應(yīng)在附件的最后一頁(yè)）。版記的最后一個(gè)要素置于公文的最后一行。

（十九）頁(yè)碼

用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線(xiàn)，一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1個(gè)字，雙頁(yè)碼居左空1個(gè)字?；蝽?yè)碼居中。空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。

（二十）公文特定格式

1、涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)及保密期限,“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。秘密等級(jí)和保密期限的確定，按照國(guó)家保密工作部門(mén)的規(guī)定確定。

2、帶有密級(jí)的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明印制份數(shù),并用括號(hào)括起。

3、緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

4、函件格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“建始縣氣象局”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的上邊緣距紙邊的距離為30mm，用紅色小標(biāo)宋字體；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下4mm處為一條紅色反線(xiàn)，反線(xiàn)長(zhǎng)為170mm。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文字號(hào)位于反線(xiàn)下右上角頂格。其他要素的標(biāo)識(shí)方法與其他公文相應(yīng)要素相同。

5、會(huì)議紀(jì)要格式：會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“XX會(huì)議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”，用紅色小標(biāo)宋字體。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。

公  文  管  理

（一）公文的運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞等環(huán)節(jié),必須建立登記、簽收制度。 傳遞帶有密級(jí)的公文,應(yīng)采取保密措施。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳送帶有密級(jí)的公文應(yīng)采用加密裝置；絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

（二） 上級(jí)機(jī)關(guān)的公文,除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以翻印。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和發(fā)放范圍。復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。

（三） 公文被撤銷(xiāo),視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

（四）  密碼電報(bào)的使用和管理,按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

附  則

(一)行政法規(guī)、規(guī)章類(lèi)的公文,依照有關(guān)行政法規(guī)處理。

(二)本規(guī)范由建始縣氣象局負(fù)責(zé)解釋。

(三)本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。