黔西南州關于進一步規(guī)范公文處理工作的通知

州府辦函〔2014〕56號

州人民政府辦公室

關于進一步規(guī)范公文處理工作的通知

各縣、市人民政府，義龍新區(qū)管委會，州政府各部門、各直屬機構：

根據(jù)黨的十八屆三中全會有關“改革會議公文制度”的精神，為進一步加強政府系統(tǒng)公文管理，提高辦文質(zhì)量，實現(xiàn)黔西南州政府系統(tǒng)公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，按照《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)及《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）的有關規(guī)定，結合黔西南州政府系統(tǒng)工作實際，現(xiàn)就規(guī)范公文處理工作通知如下：

一、州政府、州政府辦主要發(fā)文字號及方式

（一）黔西南自治州人民政府令。以州政府名義，向社會發(fā)布的政府重大決策。

（二）州府發(fā)。以州政府名義，發(fā)布重要政策，安排部署重要工作，對重大問題作出的決定、命令、通知。批轉(zhuǎn)州政府各部門、各單位涉及全州全局性工作的重要文件。

（三）黔西南府呈。以州政府名義，向省政府呈報的請示、報告。

（四）州府函。以州政府名義，向省政府各部門、各直屬機構、各州（市）人民政府和不相隸屬機構聯(lián)系、商洽工作，詢問、答復問題，請求批準和答復事項。批復各縣（市）人民政府、義龍新區(qū)管委會、州政府各部門、各直屬機構、各單位（以下簡稱各地各部門）請示、報告事項。傳達各地各部門需執(zhí)行和周知的事項。以州長或州政府名義提請州人大常委會審議的報告和人事事項。批轉(zhuǎn)州政府各部門、各單位方案和意見。

（五）州府任。任免屬于州政府決定的干部人事事項。

（六）黔西南府公告。以州政府名義，向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（七）黔西南府通告。以州政府名義，向本轄區(qū)范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項。

（八）黔西南府規(guī)備字。以州政府和州政府辦公室名義下發(fā)的行政規(guī)范性文件報省政府及州人大常委會備案。

（九）黔西南府黨組。以州政府黨組名義，向州委請示、報告工作。

（十）州府常議。州政府常務會議議定事項。

（十一）州府專議。州政府專題會議議定事項。

（十二）州府發(fā)電。以州政府名義，向省政府請示、報告緊急工作，與省政府各部門、各州（市）人民政府和不相隸屬機關聯(lián)系、商洽緊急事項。要求各地各部門辦理緊急工作。

（十三）州府辦發(fā)。經(jīng)州政府同意，以州政府辦公室名義行文貫徹省政府、州政府重要文件的意見，以及對全州重大政策和全局性工作進行安排部署的通知、通報、意見，轉(zhuǎn)發(fā)州政府各部門、各單位涉及全州全局性工作的重要文件。

（十四）州府辦函。經(jīng)州政府同意，以州政府辦公室名義對下級機關的函復、通知。對州人大代表建議和州政協(xié)委員提案的答復。與省直各部門辦公室、州（市）人民政府辦公室等不相隸屬機關聯(lián)系、商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。成立各種州政府議事機構（領導小組、聯(lián)席會議制度）。批轉(zhuǎn)州政府各部門、各單位方案和意見。

（十五）州府辦發(fā)電。經(jīng)州政府同意，以州政府辦公室名義要求各地各部門辦理緊急工作，進行會議通知。

（十六）情況通報。經(jīng)州政府同意，對某項工作進行通報，印發(fā)州政府領導在以州政府名義召開會議上的講話。

（十七）州府便函。經(jīng)州政府同意，以州政府名義，通知需各地各部門辦理的臨時、短期工作。成立各種州政府議事機構（領導小組、聯(lián)席會議制度）。

（十八）州府辦便函。經(jīng)州政府同意，以州政府辦公室名義，通知需各地各部門辦理的臨時、短期工作。成立各種州政府議事機構（領導小組、聯(lián)席會議制度）。

二、黔西南州政府系統(tǒng)公文制定

（一）嚴控發(fā)文數(shù)量。上下級和部門之間，凡通過電話、傳真電報、函件等方式可以解決的問題，不印發(fā)正式文件。凡由主管部門行文或有關部門聯(lián)合行文可以處理的問題，不以州政府、州政府辦公室的名義印發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)。以州政府名義下發(fā)的“州府發(fā)”字號和以州政府辦公室名義下發(fā)的“州府辦發(fā)”字號文件，原則上只用于關系全州重大政策和全局性工作的安排部署。內(nèi)容單一、專項工作部署、階段性事務工作安排以及轉(zhuǎn)發(fā)州政府各單位、各部門不涉及全州重要、重大事項和全局性工作的文件，原則上用“州府函”或“州府辦函”字號發(fā)文。以州政府名義成立的領導小組，除州長擔任領導小組組長的文件用“州府辦函”字號發(fā)文以外，其余州領導一律用“州府辦便函”字號發(fā)文。除州委、州政府重要工作安排外，一般一年內(nèi)不就同一工作下發(fā)兩次文件，現(xiàn)行文件規(guī)定仍然適用的不再重復發(fā)文。州政府議事機構（領導小組、聯(lián)席會議制度）會議形成的紀要不得以州政府專題會議紀要形式印發(fā)，召開的會議也不再以州政府任何字號下發(fā)通知。不屬于全州全局性的工作會議、座談會、專題會和部門的單項工作會議不再以“州府辦明電”字號下發(fā)通知。

（二）扎實改進文風。黔西南州政府系統(tǒng)下發(fā)的文件，要減少關于重要性、指導思想內(nèi)容的闡述篇幅，一般不再“穿衣戴帽”，要直入主題、開門見山。各地各部門上報州政府的公文要主題鮮明，盡量精簡、提煉，減少文件的篇幅，在提請以州政府或州政府辦公室名義下發(fā)文件時，內(nèi)容要具有較強的可操作性，應付性、大篇幅抄襲其他地方或上級文件、指導性不強的文件，州政府辦公室在審核時將予以退回。在代州政府起草各種政策性文件，在上報前，要充分征求工作所涉及到的相關單位意見，必須在代擬稿的每項政策措施后標注工作責任單位，確保下發(fā)文件的措施具體、責任明確，便于州政府對工作落實情況的督查，未明確責任單位，指導性、操作性不強的文件，州政府辦公室將予以退回。

（三）規(guī)范行文規(guī)則。州政府和州政府辦公室下發(fā)文件嚴格按照州政府工作規(guī)則審簽，公文經(jīng)州政府、州政府辦公室領導簽發(fā)后，統(tǒng)一由州政府辦公室文書科進行公文格式把關及時印制和發(fā)送。除“州府發(fā)”、“州府辦發(fā)”字號文件普發(fā)以外，其余文件根據(jù)工作需要由州政府辦公室經(jīng)辦科室提供主送和抄送單位范圍，轉(zhuǎn)交州政府辦公室文書科發(fā)送，不得隨意擴大范圍。州政府批復類文件一般只抄送與該工作密切聯(lián)系的相關地區(qū)和部門，不得普遍抄送給各地各部門。州政府各部門、各直屬機構、各單位在行文時，要嚴格按照《黨政機關公文處理工作條例》要求行文，不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性文件或在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求，不得向不相隸屬之間的部門、單位行文和請示、報告，一般不能越級行文，特殊、緊急情況需越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。向下級對外正式行文只能以本部門、本單位名義或本部門、本單位辦公室名義行文，其余業(yè)務科室一般不得行文，需業(yè)務部門內(nèi)部行文時不能對下級部門、單位行文，只能對下級部門、單位所涉及科（股、室）行文。各地各部門下發(fā)文件必須準確控制發(fā)文范圍，應當只發(fā)與該工作密切相關的部門、單位，不能隨意擴大范圍，不得隨意抄送州政府、州政府領導個人及州政府辦公室。

（四）提高公文質(zhì)量。各地各部門要加強對公文質(zhì)量的管理，對領導干部和工作人員要強化文字功底的培養(yǎng)和鍛煉，進一步提升公文起草質(zhì)量。公文中不能有錯別字、語句意義不清、內(nèi)容表述不明等情況發(fā)生；要正確把握標點符號、出版物數(shù)字、單位和度量的使用方法；各地各部門的排序要正確，在公文中部門、單位要使用全稱或標準簡稱，上下要一致統(tǒng)一；要遏制公文的相互抄襲現(xiàn)象，可以在一定范圍內(nèi)學習借鑒其他地方或上級政府、部門的公文內(nèi)容，但必須結合本地、本部門、本單位工作實際加以修改和提煉，絕不允許大篇幅的抄襲。

三、黔西南州政府系統(tǒng)公文處理

（一）嚴格按程序報送公文。各地各部門向州政府、州政府辦公室主送和抄送的公文嚴格按照 “一個口子進、一個口子出”報送，原則上只通過黔西南州OA辦公系統(tǒng)傳送電子文檔至州政府辦公室文書科，統(tǒng)一審核、登記，按規(guī)定程序呈批。州政府、州政府辦公室原則上不再接收紙質(zhì)文件（涉密件除外）。州政府領導下到各地各部門開展工作時，各地各部門呈報的請示、報告，同時也需發(fā)送一份到州政府辦公室文書科。除州政府領導同志直接交辦的個別事項和需要直接報送州政府領導同志的涉密公文以及少數(shù)特別緊急事項、涉外事項、重大突發(fā)事件外，各地各部門不得將需要州政府審批的公文直接報送州政府領導同志個人，更不得同時報送多位領導同志，主送州政府的公文也不應同時報送州政府領導同志個人，文件主送單位不能出現(xiàn)報州人民政府并抄報州政府領導同志和同時出現(xiàn)主送多位領導同志的情況。確需呈送領導個人的緊急文件，應注明呈送情況，并經(jīng)州政府秘書長或辦公室主任同意，事后必須按照辦文要求補辦有關手續(xù)，以備日后查閱。州政府原則上只接收各地各部門上報的請示、報告，不直接處理歸口主管部門管理的二級部門、企事業(yè)單位和各縣（市）、義龍新區(qū)部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道辦事處越級上報公文。隸屬歸口主管部門管理的二級部門、企事業(yè)單位和各縣（市）、義龍新區(qū)管理的部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道辦事處需請示、報告州政府研究的事項，原則上需先報請主管部門或本地區(qū)人民政府（管委會）審核同意，以主管部門或本地區(qū)人民政府（管委會）名義行文上報州政府，緊急情況需直接向州政府請示或報告工作時，應同時抄送主管部門。

（二）明確公文接收時限。州政府、州政府辦公室下發(fā)的正式或非正式公文，除緊急文件、會議通知和短消息提醒的文件在當天簽收以外，其余文件須在兩個工作日之內(nèi)簽收。普通文件不采用短消息提醒，緊急文件和會議通知在工作日上班時間內(nèi)不采用短消息提醒，下班、公休、放假時間采用短消息提醒。各地各部門公文收發(fā)員上班后、下班前和接收到文件短消息提醒后，要及時檢查是否有公文需要接收，緊急文件和會議通知州政府辦公室不再另行通知接收，上班時間為正常接收，下班、公休、放假時間以短消息提醒為準。州政府、州政府辦公室文件從OA辦公網(wǎng)發(fā)送到各地各部門后就視為已送達，如因文件接收和處理不及時造成的后果，將追究相關責任單位和責任人責任。

（三）規(guī)范公文運轉(zhuǎn)程序。各地各部門報送州政府的請示、報告要嚴格按照公文印發(fā)日期報送州政府辦公室文書科，并在文件附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，報送時間和印發(fā)時間不相符的，州政府辦公室文書科將予以退回。州政府辦公室文書科接到上報公文后立即簽收、審核、登記，按規(guī)定程序轉(zhuǎn)送相關科室報請州政府領導審批。州政府辦公室相關業(yè)務科室接到州政府辦公室文書科轉(zhuǎn)辦文件后，要及時報送相關領導，對于請示原則上要在10個工作日內(nèi)答復請示單位，如請示事項在10個工作日之內(nèi)未辦結或不能答復的，需向州政府辦公室文書科寫明書面原因，由州政府辦公室文書科轉(zhuǎn)告請示單位，在隨后的5個工作日之內(nèi)盡快辦結，如有特殊情況在15個工作日之內(nèi)不能答復或請示事項不能辦理的，由州政府辦公室經(jīng)辦科室書面寫明原因轉(zhuǎn)州政府辦公室文書科登記后由州政府辦公室文書科回復請示單位。

四、實行公文糾錯通報退文制度

各地各部門要牢固樹立公文管理意識，建立健全機關公文處理制度，加強對公文特別是上報公文的審核把關，嚴格執(zhí)行辦文規(guī)則，提高公文處理質(zhì)量，堅決防止公文處理失誤給黔西南州政府系統(tǒng)工作帶來損害。州政府辦公室將對公文處理進行糾錯，對發(fā)現(xiàn)有問題的公文，除退還發(fā)文單位說明退還理由外，還將在全州范圍內(nèi)進行通報。

（一）糾錯通報退文事項。1.報送州政府、州政府辦的請示、報告多頭報送，請示、報告混淆，報告中夾帶請示事項，請示并非一事一請的。2.印發(fā)時間與報送時間不符的。3.文種和行文規(guī)則不符合《黨政機關公文處理工作條例》要求的。4.公文格式不符合《黨政機關公文格式》要求的。5.接收公文不及時和接收公文不及時導致會議延誤、不能參加會議，需辦理的公文未能及時辦理造成工作失誤的。6.公文內(nèi)容含糊不清、表述不明，有錯別字的。7.部門、單位排名及簡稱、全稱錯誤，前文、后文名稱使用不一致的。8.議事機構（領導小組、聯(lián)席會議制度）人員姓名和職務出現(xiàn)錯誤的。9.標點符號運用，出版物數(shù)字用法，單位和度量使用不符合國家有關規(guī)定的。10.代擬文稿大篇幅抄襲其他地方或上級政府、部門文件導致內(nèi)容重復，代擬文稿不經(jīng)調(diào)研、審核，導致質(zhì)量低、而造成工作延誤、失誤的。

（二）糾錯通報退文執(zhí)行時間。2014年4月21日至4月30日試運行，各地各部門報送州政府、州政府辦的文件州政府辦公室將按照本文要求執(zhí)行，對各地各部門出錯的情況只作統(tǒng)計、退文不進行通報。2014年5月1日起，嚴格按照文件要求進行通報。

五、其他事項

（一）明確專職公文收發(fā)員。各地各部門在2014年4月20日前到州政府電子政務辦公室明確一名專職公文收發(fā)員，公文收發(fā)員采取定崗不定員的方式，在OA辦公網(wǎng)上的用戶名顯示為“本單位標準簡稱+公文收發(fā)員”，并將公文收發(fā)員手機一并報送，以便州政府電子政務辦公室修改公文收發(fā)員信息。如本地區(qū)、本單位公文收發(fā)員有變動，要及時報告州政府電子政務辦公室更換信息，如不及時報送，出現(xiàn)工作失誤自行承擔。州政府電子政務辦公室聯(lián)系電話：3239990。

（二）加強公文保密和檔案管理工作。各地各部門要建立和完善公文保密和檔案管理制度，認清公文保密和檔案管理的重要性，規(guī)范公文保密和檔案管理流程，嚴格按照《中華人民共和國保守國家秘密法》的要求開展好公文保密工作。明確專人專職負責公文的檔案管理工作，做到文件存儲有序、安全，查詢高效、快捷。

（三）完善公文處理職責和程序。各地各部門要強化對公文報送和流轉(zhuǎn)等各個環(huán)節(jié)的管理，建立收發(fā)文登記、流轉(zhuǎn)、糾錯、問責制度。收文要履行簽收手續(xù)，準確記錄收文時間、公文標題、交辦或轉(zhuǎn)辦人、急緩程度和密級等情況，對來往的公文辦理要做到及時準確，將流程和責任落實到每個環(huán)節(jié)和具體責任人，確保公文的運轉(zhuǎn)更加高效、快捷、準確。

（四）州委各部門、州人大常委會辦公室、州政協(xié)辦公室、州紀委、駐州軍警部隊、各人民團體、各大專院校、州法院、州檢察院、各民主黨派州委與州政府、州政府辦公室公文處理參照本通知執(zhí)行。

附件：1.《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)

      2.《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）

      3.《圖書編校質(zhì)量差錯認定細則》

      4.《標點符號的用法》（GB/T15834-2011）

      5.《出版物上數(shù)字用法》（GB/T15835-2011）

      6.公文中若干事務和概念的特殊表達要求

      7.黔西南州州直各單位全稱和簡稱

      黔西南州人民政府辦公室

          2014年4月14日

（附件略）