棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局公文處理實施細則

關于印發(fā)《棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局公文處理實施細則》的通知 

局屬各單位、機關各科室：
      按照中共山東省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)的《山東省〈黨政機關公文處理工作條例〉實施辦法（試行）》（魯辦發(fā)〔2012〕25號）及市委有關規(guī)定，結合我局工作實際，特制定《棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局公文處理實施細則》。現印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

                         棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局
                             2013年1月31日   

棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局公文處理實施細則

第一章  總  則
第一條  為推進機關公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文質量和辦理效率，根據《黨政機關公文處理工作條例》、《山東省〈黨政機關公文處理工作條例〉實施辦法（試行）》及有關規(guī)定，結合我局實際，制定本細則。
第二條  本細則適用于棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局機關（以下簡稱局機關）的公文。
第三條  局機關的公文，是實施領導、履行職能、處理公務的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹上級方針政策，發(fā)布規(guī)章制度，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文處理，是指公文擬制（包括公文的起草、審核、簽發(fā)等）、公文辦理（包括收文辦理、發(fā)文辦理、整理歸檔）、公文管理（包括對公文及公文形成、運轉、辦理、傳遞、存貯、歸檔直至銷毀的全面管理）等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條  局辦公室主管公文處理工作，負責局機關公文制發(fā)、公文辦理、公文管理及安全保密，負責局機關公文處理規(guī)章制度的制定與實施，負責局機關科室、局屬單位公文處理工作的業(yè)務指導、業(yè)務培訓、督促檢查、考核表彰。
第二章  公文種類
第五條  局機關常用的規(guī)范性公文主要是：
(一)決定。適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
(二)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(三)通知。適用于發(fā)布行政措施，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，任免和聘用干部。
(四)通報。適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。
(五)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。
(六)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
(七)批復。適用于答復下級機關請示事項。
(八)函。適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
(九)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
第六條  擬制公文，應根據公文內容、行文目的、局機關權限、局機關與主送機關的關系，正確選擇和使用文種。
第三章  行文規(guī)則
第七條  行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。行文關系根據局機關的隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。
第八條  局機關可向同級黨政部門、人民團體、企事業(yè)單位、高等院校行文。除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，原則上不直接向各區(qū)（市）黨委、政府行文。但市委、市政府明確規(guī)定、授權或指示答復的問題，可以局機關名義向各區(qū)（市）黨委、政府行文，但文中須注明“經市委同意”或“經市政府同意”。局機關的同級行文，如需有關區(qū)（市）委、區(qū)（市）政府以及其他部門、單位周知，可同時抄送。
第九條  因工作需要，局機關可與同級黨政部門、人民團體、具有行政職能的事業(yè)單位聯合行文。聯合行文由主辦機關和協辦機關共同簽發(fā)，由主辦機關編號。
第十條  局機關向下級機關行文，一般主送各區(qū)（市）住房城鄉(xiāng)建設行業(yè)具有行政或行業(yè)管理職能、直接隸屬區(qū)（市）政府管理、業(yè)務上接受局機關指導的機關和事業(yè)單位。局機關辦理區(qū)（市）住房城鄉(xiāng)建設部門報送的公文。
第十一條  通常情況下，局機關不越級向鄉(xiāng)鎮(zhèn)行文，不直接向非直屬建設行業(yè)企事業(yè)單位行文，也不辦理鄉(xiāng)鎮(zhèn)和非直屬企事業(yè)單位主送的公文。鄉(xiāng)鎮(zhèn)和非直屬企事業(yè)單位若需向市住房城鄉(xiāng)建設局行文，應由相應區(qū)（市）住房城鄉(xiāng)建設行政主管部門報送或轉報。
第十二條  局機關向下級機關制發(fā)的政策性公文，應視情況同時抄送市委、市人大、市政府、市政協、省住房城鄉(xiāng)建設廳等上級機關。區(qū)（市）級住房城鄉(xiāng)建設部門制發(fā)，尤其是區(qū)（市）委、政府制發(fā)的政策性公文，應抄送局機關。
第十三條  “請示”應一文一事，不得在“報告”中夾帶請示事項；需既向上級機關簡要說明情況，又要請示問題或提出建議的，以“請示”向上級機關行文?！罢埵尽币话阒粚懸粋€主送機關，如需同時送其他機關應用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦事項外，“請示”不得直接送領導者個人。
第十四條  局屬單位可依職權獨立行文，可向各區(qū)（市）對口單位發(fā)文，但主送區(qū)（市）級住房城鄉(xiāng)建設部門的文件應以局機關名義行文。局機關科室除辦公室外，不得以科室名義對外正式行文，但可向各區(qū)（市）對口業(yè)務科室印發(fā)函件。
第十五條  未經市委、市政府批準，不得以領導小組、協調小組、聯席會議等議事協調機構及其辦公室名義，向區(qū)（市）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府發(fā)布指令性公文，也不得要求區(qū)（市）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府報送公文。但召開會議、舉辦活動、變更組成人員（組長、副組長除外），可以議事協調機構辦公室名義制發(fā)公文。
第十六條  對有關問題，局機關各科室、局屬單位之間未經協商一致，與需聯合行文或征求意見的其他部門、單位之間未經協商一致，不得擅自行文。若擅自行文，局辦公室報經局領導同意后，有權責令糾正或撤銷。
第四章 公文格式
第十七條  局機關規(guī)范性公文組成要素一般是：
(一)發(fā)文機關標志和發(fā)文字號。發(fā)文機關標志即公文文頭，使用紅色小標宋體字居中排布，字樣共6類15種。發(fā)文字號，由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文序號組成，年份標全稱，序號不加“第”、不編虛位，聯合行文時使用主辦機關發(fā)文字號。發(fā)文字號使用3號仿宋體字，在發(fā)文機關標志下空兩行，普發(fā)性公文和下行文居中排布，上行文居左空一字排布。發(fā)文字號統一由局辦公室登記編號。
(二)簽發(fā)人。上行文應注明簽發(fā)人姓名，與發(fā)文字號同行，居右空一字排布，“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，后標全角冒號，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。聯合行文的上行文還應注明會簽人姓名。
(三)標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，一般用2號小標宋體字，格式為“棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局關于××××××的通知（通報、報告、請示、批復、意見、決定、函）”。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題居中排布，回行時應做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當，使用正梯形、倒梯形或菱形排列，不采用長方形和沙漏形。聯合行文的主送機關限于市內時，局機關名稱用規(guī)范化簡稱“市住房城鄉(xiāng)建設局”。四個（含）以上機關聯合行文時，標題中發(fā)文機關名稱可省略。
(四)主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統稱。一般公文的主送機關應寫于標題之下、正文之前，頂格并加全角冒號，用3號仿宋體字。
(五)正文。公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。標點符號應當符合規(guī)則，數字、年份不拆行。轉發(fā)、批轉的公文另頁編排。
(六)附件及說明。公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。附件是公文正文的說明、補充或者參考資料，與正文另面編排，非特殊情況應一起裝訂、依次編頁碼。
(七)發(fā)文機關署名、成文日期和印章。公文落款一般署“棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局”，在正文或附件說明下空一行右空二字排布；成文日期署局領導簽發(fā)的日期，聯合行文時署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期，一律用阿拉伯數字，在發(fā)文機關署名下一行、首字比署名首字右空二字排布；在機關署名和成文日期上加蓋局機關公章（翻印公文不蓋章）。
(八)附注?！罢埵尽睉斪⒚髀撓等撕吐撓惦娫?，一般用3號仿宋體字，在成文日期下一行、居左空二字加括號分兩行排布。
(九)信息公開屬性。標明公文的信息公開要求，視情況注明“此件主動公開”、“此件依申請公開”或“此件不予公開”，一般用4號仿宋體字、中間用全角冒號，在印發(fā)機關或抄送機關上一行、左空一字排布。
(十)抄送機關。除主送機關外需執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關統稱。一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關上一行、左右各空一字排布，“抄送”用全角冒號，回行時與冒號后首字對齊，最后一個標句號。
(十一)印發(fā)機關和印發(fā)日期。在公文文末標注“棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局辦公室 ××××年×月×日印發(fā)”，日期用阿拉伯數字，一般用4號仿宋體字，左右各空一字排布。
(十二)頁碼。公文頁數順序號。單頁碼居右，雙頁碼居左。
第十八條  涉密和緊急公文，在文頭還加注：
(一)份號。涉密公文印制份數的順序號，用6位3號黑體阿拉伯數字，頂格編排在左上角第一行。
(二)密級和保密期限。根據涉密程度分別標注“秘密”、“機密”、“絕密”和保密期限，一般用3號黑體字頂格編排在左上角第二行。
(三)緊急程度。根據公文送達和辦理的時限要求，分別標注“特急”、“加急”，一般用3號黑體字頂格編排在左上角；若需同時標注份號、密級，在其下分行排列。
第十九條  局機關公文版式按《山東省黨政機關公文格式》標準執(zhí)行；使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按國家有關標準和規(guī)定執(zhí)行；用紙采用國際標準A4型紙(210mm×297mm)，雙面印刷，左側裝訂。
第五章 公文擬制
第二十條  公文起草應當做到：
（一）符合國家、省、市的法律、法規(guī)和方針政策及有關規(guī)定，并注意政策上的銜接性和實際工作中的可操作性。
（二）情況確實，數據準確；主題突出，觀點鮮明；結構嚴謹，層次清晰；字詞規(guī)范，標點無誤；語言莊重，表述得當；內容簡潔，文字精煉。
（三）人名、地名、時間、數字、段落順序和引文等準確；引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號；若使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。
（四）結構層次序數，第一層為“一”，用黑體字；第二層為“(一)”，用楷體字；第三層為“l(fā)”，第四層為“(1)”，均用仿宋體字。一般第一層、第二層、第三層和第四層標注。公文中應避免采用過多的層次結構。
（五）對信息公開屬性、緊急程度、涉密公文密級和保密期限提出初步意見。
第二十一條  擬制局機關公文，應使用局機關統一印制的擬稿處理單。
第二十二條  代擬市政府及市政府辦公室文電，事先應經市政府授權或同意，否則應書面請示。報送代擬稿必須附關于文稿起草背景、行文依據、起草情況、會簽情況的《送簽說明》，經辦公室審核、局主要領導審簽和有關部門會簽后，于公文印發(fā)前2周送達市政府辦公室。
第二十三條  嚴格執(zhí)行公文會簽制度，未經協商一致，不得制發(fā)公文。對涉及其他科室或部門職權范圍內的事項，擬稿科室、單位應當主動與有關科室或部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，擬稿科室、單位的主要負責人應出面協調，仍不能取得一致時，可列明各方理據、提出建設性意見，與有關科室或部門會簽后，報請局領導、市領導協調或裁定。
第二十四條  公文送局領導簽發(fā)前，由擬稿人簽字，經承辦科室、單位負責人審簽后，送辦公室審核。公文審核的重點是：
（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。
（二）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現廳機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
（三）涉及有關科室或部門職權范圍內的事項，是否經過充分協商并達成一致意見。
（四）重要公文文稿是否按照有關規(guī)定經局黨委會、局長辦公會審議。
（五）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
（六）其他內容是否符合公文起草的有關要求。
第二十五條  經審核不宜發(fā)文的公文文稿，應退回擬稿單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由擬稿單位修改后重新報送。
第二十六條  “棗住建字、棗住建×字、專紀字、局長辦公會議紀要”等4類公文，須經辦公室文秘人員核稿，報局領導簽發(fā)。其中，“棗住建字”公文由辦公室主任審簽，局主要負責人或主持工作的局領導簽發(fā)?！皸椬〗ㄎ?、黨委會議紀要”由局人事科核稿，報局黨委書記簽發(fā)?！皸椬〗h辦字”由局人事科核稿，報局領導簽發(fā)。主批人應明確簽署意見，并寫上姓名和簽發(fā)日期；其他審批人員圈閱，應視為同意，圈閱時應署明日期。經局領導簽發(fā)后的公文，未經簽發(fā)人同意，不得隨意改動。
第六章  公文辦理
第二十七條  收文辦理的主要程序是：
（一）簽收。寫明局機關簽收的公文和其他資料，由辦公室收發(fā)、機要人員簽收、拆封。寫明科室、單位簽收的信件，由相應科室、單位拆封。簽收如發(fā)現問題，必須及時向來文單位查詢，并采取相應的處理措施。
（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況進行詳細記載。登記內容包括收文日期、發(fā)文字號、公文標題、密級和保密期限、緊急程度、公文份數、主送機關、成文日期、分送范圍、經辦人。
（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關或本科室（單位）辦理；是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求；涉及部門職權內的事項是否已經協商、會簽；是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。
（四）擬辦和承辦。經審核，凡需答復辦理或批示的公文，由辦公室主任提出擬辦、分辦意見，送局領導批示后交有關單位（科室）辦理。承辦科室、單位收到應辦的文電后，應抓緊辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的應及時說明。對不屬于本單位（科室）職權范圍或不宜由本單位（科室）辦理的，應及時退回辦公室并說明理由。公文辦理中遇有涉及其他科室或部門職能事項，主辦部門應當主動協商、會簽。如無特殊情況，會簽文件在科室、單位不得超過l天。
（五）傳閱。公文按規(guī)定的閱文級別傳閱，一般傳閱到縣級干部。凡送局領導傳閱的公文，由辦公室統一分送。局領導批示要求有關科室和單位負責人傳閱的公文，由辦公室統一登記、分送。傳閱后的公文應及時退回。閱讀人員應簽名，互相之間不得自行傳遞文件。傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密文件，必須采用加密裝置。
   （六）催辦。送局領導批示或交有關科室、單位辦理的公文、電報，收發(fā)、機要人員要逐一登記并負責催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
   （七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。
第二十八條  發(fā)文辦理的主要程序是：
（一）復核。已經局領導簽發(fā)的公文，印發(fā)前應當由起草人或承辦科室、單位負責，對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式進行校對、審核；需作實質性修改的，應報原審批人復審。
（二）登記。對復核后的公文，應確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數，并對公文標題、密級和保密期限、成文日期等詳細記載。
（三）印制。嚴格履行校對、制版、印刷、裝訂等程序，確保公文印制質量和時效。印制涉密公文應當使用符合保密要求的設備，并在符合保密要求的場所由專人、專機操作。
（四）用印。局機關行政性公文用印，需嚴格按照我局印鑒管理有關規(guī)定，由辦公室鑒印人員辦理。蓋章后，3份正式文件連同正文底稿送局檔案室存檔，并同時存儲電子版。黨務性公文由局人事科蓋章，在局檔案室存檔，并存儲電子版。
（五）發(fā)送。公文印制完畢，對成品公文進行校核后，由承辦科室、單位分封，局機關科室擬制的文件由局辦公室發(fā)送，局屬單位印制的文件由該單位發(fā)送。通常情況下，送市委、市政府的請示、報告5份，發(fā)涉密文件、電報、資料時，使用專用信封并加貼封條，送機要郵政投遞。其他學會、協會及企事業(yè)單位的文件，辦公室不負責發(fā)送。
（六）歸檔。公文辦理完成后，應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規(guī)定整理立卷。歸檔范圍內的公文，應根據其相互聯系、特征和保存價值等整理立卷，保證歸檔公文齊全完整，便于保管和利用。局與其他部門聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式公文副本。歸檔范圍內的公文應確定保管期限，按有關規(guī)定定期向檔案部門移交。
第二十九條  擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張字跡材料必須符合存檔要求。應當使用鋼筆或簽字筆，不得用鉛筆、圓珠筆、紅筆和純藍墨水。
第七章 公文管理
第三十條  局機關在辦公室配齊配強文秘人員具體負責公文處理工作，機關各科室、局屬各單位應指定專人負責公文處理工作。局機關從事公文處理的工作人員，應當具備較高的政治和業(yè)務素質，恪盡職守，嚴謹細致，遵守紀律，保守秘密，準確高效。
第三十一條  嚴格控制印發(fā)公文數量。貫徹上級文件精神，如果沒有實質性貫徹意見，不必照抄照轉上級來文，可在文末注明“棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局 ××××年×月×日翻印”，按保密要求將原文翻印下發(fā)；凡會議上已經部署解決的問題，不再重復行文部署；省、部、廳、局領導在各類會議上的講話，不再以正式文件轉發(fā)；經批準在報刊上發(fā)布的行政法規(guī)、規(guī)章及重要文件，應當視為正式公文依照執(zhí)行，一般不再行文。文件印制份數除少量普發(fā)文件固定份數外，其他文件應根據實際情況從嚴掌握，無關單位盡量少發(fā)或不發(fā)。
第三十二條  局機關工作人員參加外部門、單位主辦的會議，若會議主持機關說明不再發(fā)文，回局后應及時交辦公室收發(fā)或機要人員登記簽收。局機關召開會議印發(fā)的公文，若明確告知不再另行發(fā)送，與會人員后應及時交局機關公文管理人員登記簽收。
第三十三條  處理公文必須嚴格遵守保密規(guī)定，遵循嚴格管理、嚴格規(guī)范、確保安全、方便工作的原則。對于需要保密的公文，主辦科室、單位應商辦公室準確標注密級，并嚴格限制涉密人員。確定密級前，應按擬定密級先行采取保密措施；確定密級后，按照所定密級嚴格管理。涉密公文未經批準，不得復制、匯編，不得攜帶外出。
第三十四條  秘密公文運轉完畢后應送交檔案室，科室、單位不得留存；銷毀由檔案室統一負責，二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。嚴禁向廢品收購部門及個人出售公文和內部資料。
第三十五條  局機關各級負責人應高度重視公文處理工作，模范遵守本《細則》，加強對重要公文的起草、辦理的指導和檢查。
第八章  附  則
第三十六條  其他群團組織和局屬單位的公文處理工作，可以參照本《細則》執(zhí)行。
第三十七條  本《細則》自印發(fā)之日起正式施行，由局辦公室負責解釋。

棗莊市住房和城鄉(xiāng)建設局辦公室       2013年1月31日印發(fā)