桐鄉(xiāng)市人民政府公文處理規(guī)則

桐鄉(xiāng)市人民政府關于印發(fā)《桐鄉(xiāng)市人民政府公文處理規(guī)則》的通知
桐政發(fā)〔2012〕87號

各鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處，市政府各部門，市直各單位：

    《桐鄉(xiāng)市人民政府公文處理規(guī)則》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

                               桐鄉(xiāng)市人民政府

                               2012年11月29日

桐鄉(xiāng)市人民政府公文處理規(guī)則

    根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）及《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）有關規(guī)定，為進一步推進公文規(guī)范處理，現(xiàn)就全市政府系統(tǒng)現(xiàn)行公文處理有關問題制定如下規(guī)則。

   一、公文種類

   公文種類主要有：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

   （一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

   （二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

   （三）命令（令）。適用于公布行政規(guī)范性文件、宣布施行重大強制性措施、嘉獎有關單位和人員。

   （四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

   （五）公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

   （六）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

   （七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

   （八）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

   （九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

   （十）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

   （十一）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

   （十二）批復。適用于答復下級機關請示事項。

   （十三）議案。適用于市人民政府按照法律程序向市人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

   （十四）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

   （十五）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

   二、市政府及市政府辦公室文件分類

   （一）市政府“桐政”字號文件和市政府辦公室“桐政辦”字號文件，用于上行文。

   （二）市政府“桐政發(fā)”字號文件和市政府辦公室“桐政辦發(fā)”字號文件，用于普發(fā)范圍的下行文。

   （三）市政府“桐政函”字號文件和市政府辦公室“桐政辦函”字號文件，用于部分或個別單位受文的下行文或平行文，或向不相隸屬機關行文。

   （四）市政府令用于公布市政府行政規(guī)范性文件和重大強制性措施等，自發(fā)第1號令起，按自然順序編號，不受年度限制。

   （五）市政府“桐政干”字號文件用于任免干部通知。

   （六）市政府“桐政發(fā)電”和市政府辦公室“桐政辦發(fā)電”字號的密傳電報，主要用于只需短暫保密但需快速傳發(fā)的事項。市政府“桐政發(fā)明電”和市政府辦公室“桐政辦發(fā)明電”字號的內部明電，用于發(fā)布不帶密級的緊急公文和會議通知等需快速傳發(fā)的事項。

   （七）市政府會議紀要分為《市政府常務會議紀要》、《市長辦公會議紀要》和《市政府專題會議紀要》，分別單獨編號。

   （八）《桐鄉(xiāng)市人民政府辦公室抄告單》主要用于簡要答復各鎮(zhèn)(街道)、各部門的請示事項。

   （九）《桐鄉(xiāng)市人民政府領導批示交辦單》主要用于市政府領導在請示件以外的其他材料上批示的交辦。

   （十）《桐政辦通報》主要用于摘要印發(fā)市政府領導在全市性重要會議上的講話，以及其他需要各鎮(zhèn)（街道）、各部門周知的文稿。

   （十一）市政府令和市政府及市政府辦公室“桐政”、“桐政辦”、“桐政發(fā)”、“桐政辦發(fā)”、“桐政函”、“桐政辦函”、“桐政干”字號文件，落款處印注發(fā)文機關署名的，應當同時加蓋印章（市政府令和市政府議案不印注發(fā)文機關署名，蓋市長簽名章），主題詞不再標注。傳真電報、桐政辦通報、紀要、抄告單、領導批示交辦單等可以不蓋印章。

   （十二）市政府令、桐政辦通報和“桐政發(fā)”、“桐政干”、“桐政辦發(fā)”字號文件一般為普發(fā)文件。市政府、市政府辦公室普發(fā)文件的主送機關為“各鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處，市政府各部門，市直各單位”。市政府普發(fā)文件的抄送機關為“市委，市人大常委會，市政協(xié)，市人武部，市法院，市檢察院，市委各部門”。市政府辦公室普發(fā)文件的抄送機關為“市委各部門，市人大辦，市政協(xié)辦，市人武部，市法院，市檢察院”。

   三、公文格式

   公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

   （一）涉密公文應當標注份號。份號位數(shù)根據(jù)公文的份數(shù)確定，一般編6位數(shù)，從“00000l”號起編。

   （二）涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。保密期限在1年及1年以上的，標注為“X密★X年”；保密期限在1年以內的，標注為“X密★X個月”；保密期限為長期的，標注為“X密★長期”；保密期限未作規(guī)定的，標注為“X密”，其保密期限按照絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定。

   （三）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。除電報外，公文已標明緊急程度的，標題中不再標注“緊急”字樣；標題中出現(xiàn)“緊急”字樣的，則不再標注緊急程度。

   （四）公文份號用阿拉伯數(shù)字頂格編排在版心左上角第一行。密級和保密期限頂格編排在版心左上角第二行。緊急程度頂格編排在版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，則按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

   （五）發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成；對一些特定的公文可只使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

   （六）發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和發(fā)文順序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注。年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入。序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。

   行政機關之間聯(lián)合行文，主辦機關排列在前，標注主辦機關的發(fā)文字號；行政機關與同級和相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列，原則上應使用排列在前的機關的發(fā)文字號，也可協(xié)商確定，但只能標注—個機關的發(fā)文字號。

   （七）上行文應當標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側；發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字?！罢埵尽薄ⅰ耙庖姟边€應在附注位置注明聯(lián)系人的姓名和電話。聯(lián)合行文一般由主辦機關首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽；一般不使用復印件會簽。

   （八）公文標題一般應當由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

   （九）主送機關應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

   （十）正文用來表述公文的內容，公文首頁必須顯示正文。

   （十一）附件說明在正文下空一行左空二字編排，用以說明公文附件的順序號和名稱。

   （十二）當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，應采取調整行距、字距的措施解決，務使印章、成文日期與正文同處一面，不得采取標注“此頁無正文”的方法解決。

   （十三）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

   （十四）成文日期署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。如負責人簽批后，因故不能及時行文，時間耽擱超過20天的，成文日期可由承辦單位確定，成文日期用阿拉伯數(shù)字標注。

   （十五）公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

   （十六）“附注”的位置在成文日期下一行左空二字編排。

   （十七）公文如有附件，一般應當另面編排。

   （十八）公文的抄送機關一般按黨委、人大、政協(xié)、法院、檢察院、群眾團體、民主黨派、事業(yè)單位、企業(yè)單位的順序排列，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

   （十九）印發(fā)機關為行政機關的辦公室或文秘部門。如發(fā)文機關未設專門的辦公室或文秘部門，也可標注發(fā)文機關。印發(fā)日期為公文的送印日期。

   （二十）公文必須標注頁碼，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

   （二十一）公文雙面印刷，版記應標注在公文的最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。

   （二十二）公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標準A4型（210mm×297mm），特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

   四、行文規(guī)則

   （一）行政機關的公文（包括電報，下同），是在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。行文時必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

   （二）行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。市政府各部門對某項工作的部署意見，屬于其職權范圍內的，由部門直接發(fā)文；涉及面較廣的，可由有關部門聯(lián)合發(fā)文，其中需要請示市政府同意的，經(jīng)市政府領導簽批后，可注明“經(jīng)市政府同意”后發(fā)文。

   屬于某個主管部門職權范圍內的具體問題，鎮(zhèn)（街道）、部門應當直接報送涉及該事項的主管部門處理。

   部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替部門審批下達應由部門審批下達的事項。

   （三）各鎮(zhèn)（街道）、各部門主送市政府的請示、報告、意見，必須由發(fā)文單位主要負責人（指各級行政機關的正職或主持工作的負責人）簽發(fā)。如遇主要負責人離職或外出學習、考察等特殊情況，可由主持工作的負責人簽發(fā)，但發(fā)文單位須隨文以書面形式說明情況。

   公文中請示市政府的事項如涉及其他部門的職責，主辦單位要主動征求有關部門的意見，協(xié)辦部門要積極配合，取得一致意見后，經(jīng)有關部門負責人會簽上報市政府。部門之間如有分歧意見，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調。經(jīng)協(xié)商仍未取得一致意見，需要市政府協(xié)調的，主辦部門應將有關部門的意見以及理由和依據(jù)列明，并將有關部門的正式意見或協(xié)調會議紀要作為附件，經(jīng)有關部門主要負責人會簽后上報市政府協(xié)調或裁定。

   公文在部門之間征求意見或會簽時，除主辦部門另有時限要求的以外，協(xié)辦部門必須在5個工作日內予以答復。如因特殊情況不能按期回復，協(xié)辦部門應當提前主動與主辦部門溝通并商定回復時限及方式，否則視為失職。主辦部門可以視其為沒有不同意見，并據(jù)此繼續(xù)辦理有關公文。需要報送市政府的公文應當在報送的公文中說明有關情況。

   （四）各鎮(zhèn)（街道）、各部門需要請示市政府或需要市政府轉報上級政府批準的事項，應當抓緊做好前期工作，并及時上報，給市政府留出研究、決策的時間：一般事項不得少于兩周，緊急事項不得少于5個工作日；特別緊急的事項，需要在5個工作日以內批復的，除突發(fā)事件以及法律、法規(guī)等另有規(guī)定外，必須在文中說明緊急原因及在本部門的辦理過程。

   （五）主送市政府的請示、報告、意見一般報送5份，需市政府常務會議、市長辦公會議審議的按要求報送相應份數(shù)。同時，以電子公文形式報市政府辦公室。“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時抄送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。原則上不得以鎮(zhèn)（街道）、部門名義向領導個人報送公文，不得以鎮(zhèn)（街道）、部門負責人名義向市政府報送公文。

   （六）上級政府系統(tǒng)主送市政府的文件，結合本市情況需要擬發(fā)相應文件的，應著重部署貫徹執(zhí)行的意見或作出有補充內容的規(guī)定，避免對上級文件的重復抄錄。上級政府部門發(fā)送市政府的文件，需要往下轉發(fā)或部署貫徹執(zhí)行的，原則上由各有關部門行文或聯(lián)合行文，其中需要請示市政府同意的，經(jīng)市政府領導簽批后，可在文內注明“經(jīng)市政府同意”。

   （七）各種領導小組、委員會等非常設機構的設立、調整和撤銷，經(jīng)市政府或有關領導、有關會議議定后，—般由市政府辦公室行文。非常設機構在其職責范圍內作出具體工作部署，或調整成員單位領導的，由其自行發(fā)文，市政府及市政府辦公室不再發(fā)文。

   五、公文擬制

   公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

   （一）公文起草

   1．凡需要市政府或市政府辦公室名義行文的文件，根據(jù)內容由市政府辦公室有關科室起草；由市政府有關部門代為起草的稿件，必須經(jīng)市政府辦公室有關科室修改核稿并署名后送簽。

   2．公文起草應當做到：

   （1）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

   （2）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

   （3）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

   （4）文種正確，格式規(guī)范。

   （5）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

   （6）公文涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。

   （7）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

   （8）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

   （9）結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

   （10）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

   （11）公文中的數(shù)字，除部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

   （二）公文審核

   1．凡需市政府、市政府辦公室名義行文的文件，起草完成后填寫市政府、市政府辦公室發(fā)文稿，送辦公室分管副主任、分管綜合文字副主任審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確，是否符合行文規(guī)則和公文起草的有關要求。行政規(guī)范性文件，在送領導審核前由市政府法制辦就有關內容的合法性進行審查，并出具審查意見。凡屬市委、市政府聯(lián)合行文的文件，如由市政府辦公室起草的，由分管副主任、分管綜合文字副主任審稿，主任審核后送市委辦審核，經(jīng)市政府領導會簽后送市委領導簽發(fā)；凡屬市委辦、市政府辦公室聯(lián)合行文的文件，如由市政府辦公室起草的，由分管副主任、分管綜合文字副主任審稿，主任會簽后送市委辦領導簽發(fā)。送審文稿必須是打印稿。

   2．經(jīng)初審后的文稿，如需征求其他有關領導、有關部門意見的，由各科室自行傳送和催收反饋意見。

   3．文稿起草人員，對已送請領導審簽的文稿，應注意及時催批。

   （三）公文簽發(fā)

   1．以市政府名義制發(fā)的文件，市政府發(fā)布的決定、命令（令）、制定的行政規(guī)范性文件和主送上級行政機關的文件，向市人民代表大會或其常務委員會提出的議案和人事任免事項，經(jīng)辦公室分管副主任、分管綜合文字副主任審稿，主任、分管副市長審核后，由市長簽發(fā)。其他以市政府名義行文的，經(jīng)辦公室分管副主任、分管綜合文字副主任審稿，主任審核后，一般由分管副市長簽發(fā)。文件內容涉及其他副市長分管工作的，須經(jīng)有關副市長會簽；屬于重大的問題，由分管副市長審核后，送市長簽發(fā)。

   2．以市政府辦公室名義發(fā)文，或市政府領導已明確意見由辦公室發(fā)文的，由辦公室主任簽發(fā)。其中內容重要、政策性強、涉及面廣的，由市政府分管副市長審定后送辦公室主任簽發(fā)。內容特別重要或分管副市長認為需要市長審定的，由市長審定后送辦公室主任簽發(fā)。

   3．拍發(fā)電報的審簽，按以下程序辦理：以市政府名義拍發(fā)的電報，先送辦公室領導審核，然后送市長或副市長簽發(fā)。以市政府辦公室名義拍發(fā)的電報，一般由辦公室主任簽發(fā)，其中用于會議通知的，凡會議參加人員涉及鎮(zhèn)（街道）、部門主要負責人的，由辦公室主任簽發(fā)，其他可由分管副主任簽發(fā)。

   六、公文辦理

   公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

   （一）收文辦理包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等工作環(huán)節(jié)。

   1．凡送市政府、市政府辦公室的文件，一律由行政秘書科簽收、登記、初審、分辦并確定專人負責傳送。

   2．行政秘書科對來文分以下幾種情況進行處理：

   （1）屬市政府處理的事項，填附“市政府文件處理單”，由傳文人員送辦公室主任批注后送有關領導閱批，閱批后需繼續(xù)辦理的，交有關科室辦理。

   屬市政府辦公室處理的事項，填附“市政府辦公室文件處理單”，由傳文人員送辦公室主任批注后送有關辦公室領導閱批，閱批后需繼續(xù)辦理的，交有關科室辦理。

   （2）對不符合行文規(guī)則或者不應該由市政府、市政府辦公室處理的文件，注明不予處理的原因并提出建議后，退還來文單位。

   3．屬市政府、市政府辦公室承辦的文件，分別按以下辦法處理：

   （1）上級來文的處理：

   上級黨委、政府發(fā)給市政府的文件或上級部門主送（抄送）市政府的文件，1份作為主辦件，送辦公室主任提出擬辦意見，呈有關領導閱批。

   （2）請示類公文的處理：

   ①各鎮(zhèn)（街道）、市級各部門主送市政府的請示、意見等請示類公文，一般一式5份，由行政秘書科統(tǒng)—收文、登記、編號。各鎮(zhèn)（街道）、部門在報送紙質文件的同時，必須將電子公文發(fā)給市政府辦公室行政秘書科。

   ②行政秘書科辦文人員收到請示類公文后，應審查來文份數(shù)、附件是否齊全，行文格式是否規(guī)范，是否越級請示，有無缺張少頁或字跡模糊等現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)上述現(xiàn)象，要及時與來文單位聯(lián)系。

   ③凡屬市政府、市政府辦公室承辦的請示類公文，l份作主辦件，送辦公室主任批注后送政府有關領導閱批。

   ④需批轉、上報的請示類公文，經(jīng)市政府領導同意后由承辦科室擬稿辦理。

   ⑤請示類公文的處理，一般應在收文后7個工作日內完成。行政秘書科辦文人員應適時向承辦科室了解辦理情況。轉往有關部門會商的請示類公文，有關部門要加快辦理進度，一般應在2個工作日內提出會辦意見并進行反饋，情況比較復雜的，最遲不超過5個工作日，承辦科室要及時催辦。對內容復雜，需多次協(xié)商的請示類公文，承辦科室也應在15天內將有關辦理情況告知來文單位。

   要求財政核撥經(jīng)費和購置車輛等請示件另行處理。

   ⑥請示類公文的辦理結果，一般以《桐鄉(xiāng)市人民政府辦公室抄告單》形式進行答復。

   （3）報告的處理：

   各鎮(zhèn)（街道）、市級各部門主送市政府的報告，一般一式5份，由行政秘書科統(tǒng)一登記，經(jīng)辦公室主任簽批后送有關領導和科室閱知。

   （4）內部明電的處理：

   上級黨委、政府及其部門主送市政府的電報，行政秘書科在收文后，根據(jù)來電內容，需辦理的按以下程序進行：發(fā)給市政府（或由市政府領導任負責人的臨時機構）需要辦理的電報，送市政府辦公室主任提出擬辦意見；發(fā)給市政府辦公室需要辦理的電報，送辦公室主任或分管副主任閱批。在辦公室領導外出的情況下，行政秘書科可視情送有關科室，由有關科室先行處理，嗣后再補辦閱批手續(xù)，上述幾類電報，在領導批示后，要及時轉送有關部門或告知有關人員閱辦，不得積壓耽誤。

   （5）其它文電的處理：

   ①上級黨委、政府和市委領導交市政府辦理的批示，市人大、政協(xié)機關的審議意見、建議函，兄弟縣（市）區(qū)商請市政府解決有關問題的來函等，由行政秘書科統(tǒng)一收文登記后，按來文要求進行處理。明確要求某位領導閱處的，送相應領導閱示；要求市政府、市政府辦公室研究辦理的，在收件上填附“文件處理單”，送辦公室主任批注。

   ②市級各部門來文需要市政府辦公室辦理、執(zhí)行的通知、規(guī)定，行政秘書科在收文登記后，1份作主辦件，送辦公室主任閱批。

   ③抄送件，1份留行政秘書科。行政秘書科作初步篩選，屬需要傳閱的，送辦公室主任閱批后，分送有關領導、有關科室傳閱，其余按有關領導、有關科室的順序分發(fā)。

   ④市政府領導在各類文件、信息、信函及其他材料上的批示，一般以《桐鄉(xiāng)市人民政府領導批示交辦單》或復印件等形式交辦。

   4．傳閱文件，送市政府的按市長、副市長，送市政府辦公室的按主任、副主任、各科科長和有關人員等層次依次傳送。如遇閱文者外出，可將送閱文件取回先送其他領導傳閱。

   5．閱件人在收到文件后，簽批時間一般不超過2天，市長、副市長簽批文件后由承辦科室收回交行政秘書科。閱件人閱文后，應用黑色（藍黑）鋼筆或毛筆在閱文單上簽上姓名和閱文時間。

   6．傳文人員在文件送出后，應及時查詢傳閱情況，將傳閱文件作明確的登記，以掌握文件流向。

   7．領導對閱件有批示時，分別由行政秘書科或承辦科室及時將領導簽署的意見抄告或交辦給相關部門。需要相關部門反饋的，由相應科室負責催辦。相關科室要對領導批示的落實情況進行督查并定期向領導匯報。

   （二）發(fā)文辦理主要包括文件的復核、登記、印制和核發(fā)等工作環(huán)節(jié)。

   1．文件從領導簽發(fā)到分發(fā)一般不超過3個工作日，各個環(huán)節(jié)要加快工作節(jié)奏，進行催校、催印。

   2．擬發(fā)文稿(含傳真電報等)在領導簽發(fā)以后，承辦科室要及時送達行政秘書科，由行政秘書科履行復核程序。復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，文種是否正確，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核對文稿需作實質性修改的，應按程序復審。經(jīng)復核后的文件由行政秘書科進行登記編號，計算印制份數(shù)。

   3．登記編號后的文件由行政秘書科負責完成文件格式的審核。

   4．文件由承辦科室校對。校對必須由兩人進行，共同完成，其中一人應當是文件擬文者。經(jīng)閱讀無誤簽字認可后，送公文第一讀者審閱，審閱無誤簽字認可后，由行政秘書科或承辦科室送文印中心印成待發(fā)文件，并再次核對無誤后蓋章發(fā)文。印制完成的文件，特急件應隨到隨辦、隨讀、隨發(fā)。其他文件一般要求當日發(fā)出。

   （三）涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信或者各鎮(zhèn)（街道）、部門機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。

   （四）文件整理歸檔

   市政府、市政府辦公室成文后的文稿，發(fā)文后要及時整理，正文和附件要完整。行政秘書科分發(fā)文件時，應留下2份正本文件與原稿一并歸檔。

   其他所有文件在批辦完畢后，由各承辦科室在“文件處理單” 上簽署“辦畢”字樣并連同原件一起及時退還行政秘書科。個人不得保存應當歸檔的公文。行政秘書科在每年年初對上一年所有文件集中整理和歸檔。

   七、公文管理

   （一）各鎮(zhèn)（街道）、市級各部門應當建立健全公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

   （二）公文應由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

   （三）上級機關的公文，除密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經(jīng)負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

   （四）公文的印發(fā)傳達范圍應當按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行；需要變更的，應當經(jīng)發(fā)文機關批準。

   涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關確定。

   公開發(fā)布行政機關公文，必須經(jīng)發(fā)文機關批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

   （五）公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

   （六）公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關或者權力機關根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

   （七）涉密公文應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定進行清退或者銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

   （八）不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)批準后，可以銷毀。

   （九）機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在單位應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

   （十）新設立的政府部門應當向市政府辦公室提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，部門合并或者撤銷時，相應進行調整。

   九、其他事項

   本規(guī)則從發(fā)布之日起施行，請各鎮(zhèn)（街道）、各部門認真貫徹執(zhí)行。市政府及市政府辦公室過去有關公文處理規(guī)定與《黨政機關公文處理工作條例》和本規(guī)則不一致的，以《黨政機關公文處理工作條例》和本規(guī)則為準。

   附件：市政府、市政府辦公室公文格式樣式

桐鄉(xiāng)市人民政府關于ＸＸＸ的通知

ＸＸＸＸ：

ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。

桐鄉(xiāng)市人民政府

                             2012年Ｘ月Ｘ日

桐鄉(xiāng)市人民政府關于ＸＸＸ的通知

ＸＸＸＸ：

ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。

桐鄉(xiāng)市人民政府

                             2012年Ｘ月Ｘ日

桐鄉(xiāng)市人民政府辦公室關于ＸＸＸ的通知

ＸＸＸＸ：

ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。

桐鄉(xiāng)市人民政府辦公室

                             2012年Ｘ月Ｘ日

桐鄉(xiāng)市人民政府辦公室關于ＸＸＸ的通知

ＸＸＸＸ：

ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。

                          桐鄉(xiāng)市人民政府辦公室

                             2012年Ｘ月Ｘ日

桐鄉(xiāng)市人民政府辦公室

抄 告 單

桐辦〔2012〕Ｘ號

來文

單位

來文編號

收文

日期

收文編號

文件

內容

批示人

簽批日期

批

示

內

容

辦理

要求

抄告

單位

辦理

結果

聯(lián)系

科室

聯(lián)系人

聯(lián)系電話

                                  抄告日期：2012年Ｘ月Ｘ日

桐 鄉(xiāng) 市 人 民 政 府

領導批示交辦單

密級：                                 桐政批〔2012〕Ｘ號

來文單位

來文編號

來文內容

批 示 人

簽批日期

  年  月  日

批

示

內

容

辦

理

要

求

交辦

單位

辦理

結果

聯(lián)系

科室

聯(lián)系人          

聯(lián)系電話

桐鄉(xiāng)市人民政府辦公室

交辦日期：   年  月  日