日照市交通運(yùn)輸局公文處理辦法

關(guān)于印發(fā)《日照市交通運(yùn)輸局公文處理辦法》的通知

各區(qū)縣交通運(yùn)輸局、局機(jī)關(guān)各科處室隊：
      為適應(yīng)機(jī)關(guān)工作需要，推進(jìn)機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《山東省交通運(yùn)輸廳公文處理辦法》，結(jié)合我市交通運(yùn)輸工作實際，市局組織制定了《日照市交通運(yùn)輸局公文處理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
 

                         日照市交通運(yùn)輸局
                          2013年3月21日
 

日照市交通運(yùn)輸局公文處理辦法

第一章   總  則
    第一條  為適應(yīng)日照市交通運(yùn)輸局機(jī)關(guān)工作需要，推進(jìn)機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《山東省交通運(yùn)輸廳公文處理辦法》，結(jié)合我市交通運(yùn)輸工作實際，制定本辦法。
第二條  本辦法適用于市交通運(yùn)輸局機(jī)關(guān)公文處理工作。
第三條  市交通運(yùn)輸局的公文，是履行交通運(yùn)輸職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹上級機(jī)關(guān)的方針政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。
第四條  公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第五條  公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
第六條  局機(jī)關(guān)各科處室隊負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化隊伍建設(shè)，指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。公文處理工作人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，恪盡職守，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，遵守紀(jì)律，保守秘密。
第七條  市交通運(yùn)輸局辦公室主管局機(jī)關(guān)的公文處理工作，負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)公文制發(fā)、公文辦理、公文管理及安全保密工作，制定與實施局機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)章制度；對全市交通運(yùn)輸系統(tǒng)公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。
第二章  公文種類
第八條  交通運(yùn)輸系統(tǒng)適用的公文種類主要有：
    （一）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
（二）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
（三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（四）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
（五）通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
（六）報告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級的詢問。
（七）請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
（八）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。
（九）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
（十）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
第三章  公文格式
第九條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
（一）份號。公文印刷份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。
（三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機(jī)關(guān)名稱。
（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。
（七）標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。
（八）主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。
（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
（十三）印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。翻印的公文、紀(jì)要和電報可以不加蓋印章。
（十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍、聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式等需要說明的事項。
（十五）附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
（十六）抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
（十七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。
（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。
第十條  公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十一條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。
第四章  行文規(guī)則
第十三條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。
第十四條  從嚴(yán)控制公文制發(fā)數(shù)量。凡國家法律法規(guī)和黨內(nèi)法規(guī)有明確規(guī)定的，不再制發(fā)公文?，F(xiàn)行公文規(guī)定仍然適用的，不再重復(fù)發(fā)文。非緊急重要事項不以電報形式發(fā)文，已以電報形式發(fā)出的不再印發(fā)文件。對上級機(jī)關(guān)制發(fā)的普發(fā)性公文，可根據(jù)自身實際提出貫徹落實措施，沒有新內(nèi)容的不再重復(fù)行文轉(zhuǎn)發(fā)，受文單位應(yīng)當(dāng)遵照執(zhí)行。
第十五條  行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機(jī)關(guān)，并說明原因。
第十六條  向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：
（一）以正式公文形式報送，不得以“請閱件”、“呈閱件”等非規(guī)范形式報送。向市委、市政府報送工作情況，統(tǒng)一用規(guī)范簡報形式報送，交通運(yùn)輸局簡報編號為“日簡051號”。簡報重點反映重要工作動態(tài)、工作舉措、經(jīng)驗做法、存在問題及意見建議等內(nèi)容，減少一般性工作情況匯報。
（二）原則上主送一個上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，不抄送下級機(jī)關(guān)。
（三）屬于黨委職權(quán)范圍內(nèi)的工作，以交通運(yùn)輸局黨委名義報送市委或省交通運(yùn)輸廳；屬于局政務(wù)職權(quán)范圍內(nèi)的工作，以交通運(yùn)輸局名義報送市政府和省交通運(yùn)輸廳。
（四）下級機(jī)關(guān)的請示事項，如需以局機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機(jī)關(guān)。
（五）請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
（六）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，一律按照程序報上級機(jī)關(guān)辦公室辦理，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報送公文。
第十七條  向下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：
（一）主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。
（二）交通運(yùn)輸局依據(jù)部門職權(quán)，可以向下一級政府相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。確實需要向下一級政府正式行文的，文稿應(yīng)當(dāng)經(jīng)市政府辦公室文秘部門審核并送市政府負(fù)責(zé)人審簽，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)市政府同意。
（三）涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)調(diào)一致的，不得向下行文。
（四）向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個上級機(jī)關(guān)。
第十八條  交通運(yùn)輸局與同級黨政機(jī)關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文單位不宜過多。一般應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，其他機(jī)關(guān)按照黨、政、軍、群的順序排列。屬于職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。
局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得對外正式行文，臨時機(jī)構(gòu)一般不對外行文。
第五章  公文擬制
第十九條  公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
以局名義擬制公文，主要包括：主辦科處室隊承辦人擬稿，科處室隊負(fù)責(zé)人核稿，局辦公室審核，送分管副局長審簽、簽發(fā)或直送局長簽發(fā)。
第二十條  公文起草應(yīng)當(dāng)做到：
（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練，語言莊重，用詞規(guī)范。
（四）人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序和引文等準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法規(guī)范。
（五）引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明準(zhǔn)確、規(guī)范的中文含義。
（六）公文中使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或者其規(guī)范縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明經(jīng)國家語言文字工作部門或者其他有關(guān)部門審定的中文譯名。
（七）文種正確，格式規(guī)范。
（八）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。
（九）公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草前應(yīng)當(dāng)征求相關(guān)部門意見，力求達(dá)成一致。
（十）公文的信息公開屬性、涉密公文密級和保密期限的確定，起草部門應(yīng)當(dāng)提出初步意見。
（十一）局長、副局長應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。
第二十一條  擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，會簽應(yīng)注意以下事項：
（一）會簽文稿均以會簽部門負(fù)責(zé)人簽字為有效。
（二）局內(nèi)會簽，由主辦部門送轉(zhuǎn)會簽。如有關(guān)部門意見不一致，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后請局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)由局法規(guī)科把關(guān)會簽。
（三）局外會簽（包括會印），由局主辦部門指定專人承辦。外部門對會簽稿有較大修改的，應(yīng)重新呈送局領(lǐng)導(dǎo)審簽。
（四）外部門送我局會簽的文稿，先由業(yè)務(wù)對口部門提出意見，然后按局發(fā)文程序辦理。
第二十二條  局以市政府或市政府辦公室名義行文，應(yīng)當(dāng)經(jīng)市政府或市政府辦公室授權(quán)或同意，局代擬文稿。
（一）未經(jīng)授權(quán)或者同意的，代擬文稿應(yīng)當(dāng)先行書面請示。
（二）代擬文稿應(yīng)當(dāng)由局辦公室審核，局主要負(fù)責(zé)人審簽。
（三）代擬文稿應(yīng)當(dāng)在保證質(zhì)量的前提下盡量縮短在局和會簽部門的運(yùn)轉(zhuǎn)時間，經(jīng)局主要負(fù)責(zé)人審簽和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽后報市政府辦公室。
（四）局報送代擬文稿，應(yīng)當(dāng)說明背景情況、行文依據(jù)、起草情況、會簽情況等。
第二十三條  公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由局辦公室進(jìn)行審核。審核的重點是：
（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
（三）涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。
（四）重要公文文稿是否按照有關(guān)規(guī)定經(jīng)有關(guān)會議審議。
（五）主題是否鮮明、材料是否真實、判斷是否正確、內(nèi)容是否完整、結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)、語言是否莊重、用詞是否規(guī)范。
（六）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。
（七）公文的信息公開屬性、涉密公文的密級和保密期限是否恰當(dāng)。
（八）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。
第二十四條  未經(jīng)局辦公室審核的公文文稿，不得直送局長、副局長簽發(fā)。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新送局辦公室。
第二十五條  公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)局長、副局長審批簽發(fā)。重要公文和上行文由分管副局長審簽、局長簽發(fā)。簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。
已經(jīng)局長、副局長簽發(fā)的文稿不得擅自改動，若必須改動，需經(jīng)原簽發(fā)人批準(zhǔn)。
第二十六條  局機(jī)關(guān)各科處室隊以局名義上報的非正式公文，需經(jīng)局辦公室審核，報局長同意后上報。
第二十七條  審簽和修改公文應(yīng)當(dāng)使用鋼筆、毛筆和碳素、藍(lán)黑墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)、紅色墨水等。審批、修改時應(yīng)當(dāng)在公文左側(cè)留出裝訂位置。
第二十八條  涉密文電起草，應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，使用涉密計算機(jī)處理，嚴(yán)禁在外網(wǎng)和局機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公系統(tǒng)內(nèi)處理。
 

第六章  公文辦理
 

第二十九條  公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
第三十條  收文辦理主要程序是：
（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。
（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。
（三）初審。對收到的公文，局辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本局辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權(quán)范圍的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。
（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。
批辦性公文一般由局辦公室按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，提出準(zhǔn)確規(guī)范、簡明扼要的擬辦意見，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)局有關(guān)科處室隊及有關(guān)單位辦理。轉(zhuǎn)辦時應(yīng)當(dāng)提出明確的辦理要求。需要兩個以上部門辦理的，排名在前的為主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢；對不宜由本部門辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回局辦公室并說明理由。
（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要，將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。公文傳閱應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行登記和交接手續(xù)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科處室隊閱完后要及時交回局辦公室，由辦公室人員按順序送交到下一個領(lǐng)導(dǎo)或部門。辦公室要隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、橫傳、延誤。
（六）催辦。局辦公室應(yīng)主動掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)跟蹤催辦。
（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
第三十一條  發(fā)文辦理主要程序是：
（一）擬稿。發(fā)文部門起草相關(guān)公文。
（二）核稿。公文起草以后由擬稿單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)核稿。
（三）審核。核稿完成后由承辦部門送局辦公室進(jìn)行審核。
（四）審簽。經(jīng)過審核的公文，由承辦部門送交局分管領(lǐng)導(dǎo)審簽。
（五）簽發(fā)。經(jīng)審簽的公文，承辦部門要送交局辦公室，由局辦公室送局主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
（六）復(fù)核。對簽發(fā)后的公文，由局辦公室對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核。
（七）登記。公文復(fù)核完畢后，由局辦公室確定發(fā)文字號并進(jìn)行登記。
（八）印制。承辦人應(yīng)嚴(yán)格履行校對、制版、印刷、裝訂等程序，確保公文印制質(zhì)量和時效。
（九）核發(fā)。公文印制完畢，承辦人應(yīng)當(dāng)對成品公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查，然后到辦公室蓋章后進(jìn)行分發(fā)。
（十）存檔。承辦部門須及時將發(fā)文底稿和兩份蓋章的正式公文送交辦公室，由辦公室統(tǒng)一歸檔、保存。
第三十二條  涉密公文應(yīng)當(dāng)通過郵政機(jī)要通信、機(jī)要文件交換站進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。傳遞涉密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行編號、登記，并嚴(yán)格履行交接手續(xù)。禁止通過普通傳真、普通郵政、快遞、互聯(lián)網(wǎng)或者其他非涉密網(wǎng)絡(luò)等無保密措施的渠道傳遞傳輸涉密公文。
第三十三條  需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上單位聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位歸檔，相關(guān)單位保存復(fù)制件。
第七章  公文管理
第三十四條  建立健全局機(jī)關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。
第三十五條  建立健全局機(jī)關(guān)各科處室隊及所屬單位公文管理專人負(fù)責(zé)制度。公文管理責(zé)任人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)，及時解決工作中存在的問題，確保公文利用高效、管理嚴(yán)格。
第三十六條  公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。
公文的密級需要變更或者解除的，報局黨委保密委員會研究確定。不能確定的報上級保密機(jī)關(guān)。
第三十七條  嚴(yán)格落實涉密公文保密管理有關(guān)規(guī)定。
（一）涉密公文應(yīng)當(dāng)存放在符合安全保密要求的場所，配備必要的保密設(shè)備，與非涉密公文和材料分別存放，并定期進(jìn)行清查、核對；涉密公文電子版（含過程稿）應(yīng)當(dāng)存儲在涉密計算機(jī)或者專用涉密存儲介質(zhì)中。
（二）組織閱讀、傳達(dá)、審議或者以其他方式使用涉密公文，應(yīng)當(dāng)在符合安全保密要求的場所進(jìn)行，嚴(yán)格限定知悉范圍，并提出明確保密要求。
（三）借閱、復(fù)制、下載、匯編、摘抄涉密公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)局黨委保密委員會批準(zhǔn)。絕密級公文不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)印、下載、匯編的公文視同原件管理。
復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注并進(jìn)行管理。
存儲公文的磁盤、光盤及其他存儲介質(zhì)按照所存儲公文的最高密級管理。
（四）涉密公文未經(jīng)批準(zhǔn)，不得攜帶外出。確需攜帶外出的，必須經(jīng)局黨委保密委員會同意。
（五）涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定定期清理、清退或者銷毀。
（六）涉密公文遺失或者泄密的，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施，并及時報告局黨委保密委員會按程序處理。
第三十八條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
第三十九條  不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，報機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批并履行審批登記手續(xù)，到市銷毀中心或區(qū)縣各銷毀中心進(jìn)行集中銷毀。絕密級公文應(yīng)當(dāng)逐頁清點登記，機(jī)密級公文應(yīng)當(dāng)逐份清點登記，送交市保密行政管理部門指定的承銷單位銷毀。銷毀涉密公文應(yīng)當(dāng)使用符合國家保密標(biāo)準(zhǔn)的銷毀設(shè)備和方法，確保涉密信息不可還原，確保涉密公文不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十條  機(jī)關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；機(jī)關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門；臨時設(shè)置的機(jī)構(gòu)任務(wù)結(jié)束時，其公文集中移交局辦公室或者承擔(dān)其任務(wù)的部門管理。
工作人員離崗離職時，所在部門應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第八章  附　則
第四十一條  局機(jī)關(guān)公文含電報、電子公文以局名義發(fā)文。電子公文處理工作的具體辦法根據(jù)市委、市政府文件另行制定。
第四十二條  局各科處室隊的公文處理及各區(qū)縣交通運(yùn)輸部門報市局的公文參照本辦法執(zhí)行。
第四十三條  法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。
第四十四條  本辦法自2013年4月1日起施行。原《日照市交通運(yùn)輸局公文處理辦法》停止執(zhí)行。
 

附件：1．公文印制版式說明
　　　2．公文格式樣本
 

附件1
 

公文印制版式說明
 

一、總體要求
1.用紙：采用60g/m²-80g/m²膠版印刷紙或者復(fù)印紙，紙張白度80%-90%。
2.開本：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，成品幅面尺寸為210mm×297mm。
3.版心與頁邊：版心尺寸為156mm×225mm，公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm。
4.字體與字號：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。
5.行數(shù)與字?jǐn)?shù)：一般每頁22行，每行28個字。行間距用3號漢字高度的7/8。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。
6.標(biāo)點：采用規(guī)范全角標(biāo)點，符合中文排版規(guī)范。
7.文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
8.制版：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。
9.印刷：雙面印刷，頁碼套正，兩頁誤差不超過2mm，印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。
10.裝訂：公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°。采用騎馬訂或者平訂的公文，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm—5mm。
二、公文格式各要素編排規(guī)則
版心內(nèi)的公文格式各要素分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體，公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
頁碼位于版心外。
（一）版頭部分
11.份號：如需標(biāo)注份號，一般用3-6位黑體阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。
12.密級和保密期限：如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；密級和保密期限用“★”隔開。未標(biāo)明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項30年、機(jī)密級事項20年、秘密級事項10年認(rèn)定。
13.緊急程度：如需標(biāo)注緊急程度，一般用黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
14.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm。推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，字號應(yīng)當(dāng)不大于上級機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字號，以醒目、美觀、莊重為原則。
聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，其他機(jī)關(guān)按照黨、政、軍、群的順序排列，上下居中排布；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。
15.發(fā)文字號：年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。
普發(fā)性公文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布；上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
16.簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用仿宋體字，簽發(fā)人姓名用楷體字。
如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
17.版頭中的分隔線：發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線，其高度一般不小于0.5mm。
（二）主體部分
18.標(biāo)題：一般用2號小標(biāo)宋體字，編排在紅色分隔線下空二行位置，分一行或者多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)；多行標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。四個（含）以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時，標(biāo)題中發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以省略。
19.主送機(jī)關(guān)：編排在標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記部分。
20.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用仿宋體字，編排在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，特殊情況下可以作適當(dāng)調(diào)整；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。標(biāo)點符號應(yīng)當(dāng)符合排版規(guī)則，數(shù)字、年份不拆行。
批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文另頁編排，標(biāo)題居中編排在版心第三行。
21.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.×××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。
22.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章
（1）加蓋印章的公文
成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。
單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或者附件說明）一行之內(nèi)。
聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或者相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或者附件說明）一行之內(nèi)。
（2）成文日期中的數(shù)字
用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
23.特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌潞统晌娜掌跁r，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
24.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
25.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍煤隗w字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。
（三）版記部分
26.版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
27.抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。
如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。
28.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期后加“印發(fā)”二字右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
29.翻印機(jī)關(guān)和翻印日期：翻印的公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)注翻印機(jī)關(guān)和翻印日期。一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之下一行位置。翻印機(jī)關(guān)左空一字，翻印日期后加“翻印”二字右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期（或者翻印機(jī)關(guān)和翻印日期）用一條細(xì)分隔線隔開。
（四）頁碼
30.一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
三、公文中的橫排表格
A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
四、公文特定格式
（一）信函格式
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色線（推薦高度為0.15mm），線長為160mm，居中排布。
如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在紅色線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在紅色線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
標(biāo)題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。
首頁不顯示頁碼。
版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。
（二）紀(jì)要格式
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排紀(jì)要編號。
紀(jì)要編號下一行編排發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期，發(fā)文機(jī)關(guān)居左空一字，成文日期居右空一字。
標(biāo)注出席人員名單，一般用黑體字，在正文（或者附件說明）下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。
標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或者“列席”外，編排方法同出席人員名單。
紀(jì)要的特殊形式可以根據(jù)實際制定。
 

附件2
 

公 文 格 式 樣 本
  

001
機(jī)密★1年
特急
日照市交通運(yùn)輸局文件
 

日交××〔201×〕××號
 

日照市交通運(yùn)輸局
關(guān)于×××××××××工作的通知
 

各區(qū)縣交通運(yùn)輸局，各有關(guān)部門、單位：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

附件：××××××××××××××××
 

                               日照市交通運(yùn)輸局
                                201×年×月××日
 

   抄送：×××××××。
  日照市交通運(yùn)輸局辦公室 　　  　　       201×年×月×日印發(fā)
 

000001
機(jī)密★1年
特急
日照市交通運(yùn)輸局文件
 

日交××〔201×〕××號                簽發(fā)人：×××
 

日照市交通運(yùn)輸局
關(guān)于×××××××××工作的請示
 

市政府：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

附件：××××××××××××××××
 

                            日照市交通運(yùn)輸局
201×年×月××日
（聯(lián)系人：×××
聯(lián)系電話：××××××××）
 

   抄送：×××××××，×××××××。
  日照市交通運(yùn)輸局辦公室 　　  　　     201×年×月×日印發(fā)
 

日照市交通運(yùn)輸局
 

000001                          日交×函〔201×〕××號
機(jī)  密
特  急
 

日照市交通運(yùn)輸局
關(guān)于××××××××××的通知
 

×××××××××：
    ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

                                  日照市交通運(yùn)輸局
201×年×月×日
 

抄送：×××，××××××××，×××××××，××××××××××××××××××××××××××。

000001
機(jī)密★1年
特急
×××××紀(jì)要
（第×××期）
××××××××                     201×年×月×日
 

××××××××××××××
 

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
 

出席：×××、×××、×××、×××、×××、
      ×××、×××、×××、×××、×××。
請假：×××、×××。
列席：×××、×××、×××、×××。
  

  分送：×××××××。
××××××××××　　            　　201×年×月×日印發(fā)
 

日照市交通運(yùn)輸局辦公室                2013年3月21日印發(fā)