中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院公文處理辦法

院辦發(fā)〔2013〕36號(hào)

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室關(guān)于印發(fā)

《中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院公文處理辦法》的通知

各院區(qū)管委會(huì)、各單位、各部門：

為進(jìn)一步提高我院公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，根據(jù)國(guó)家《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》和《農(nóng)業(yè)部公文處理辦法》規(guī)定，我院修訂了《中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院公文處理辦法》。現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)并遵照?qǐng)?zhí)行。

特此通知。

附件：1.中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件（平行文、下行文）格式

2.中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件（上行文）格式

      3.中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院函件格式

      4.中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組文件格式

      5.中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室文件格式

6.中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室函件格式     

      7.中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院發(fā)文稿紙

      8.中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院公文呈批單

                   中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室

2013年3月29日

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院公文處理辦法

第一章　總則

第一條  為進(jìn)一步推進(jìn)院公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，切實(shí)提高公文處理質(zhì)量和效率，根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）和《農(nóng)業(yè)部公文處理辦法》（農(nóng)辦辦〔2012〕63號(hào)），結(jié)合我院工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條  本辦法所指公文是指院機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。

第三條  公文處理是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條  公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、高效。

第五條  院辦公室主管院機(jī)關(guān)公文處理工作，并對(duì)院屬各單位、機(jī)關(guān)各部門的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。

第六條  院屬各單位、機(jī)關(guān)各部門應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，切實(shí)加強(qiáng)本單位、本部門公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，并指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。公文處理人員應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任心、較高的政策水平和良好的公文處理能力。

第二章  公文種類

第七條  結(jié)合實(shí)際工作需要，院適用的公文種類包括決定、意見、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要。

（一）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（二）公告。適用于向院內(nèi)外宣傳重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

（三）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（四）意見。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。

（五）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文；發(fā)布規(guī)章制度，任免人員等。

（六）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

（七）報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

（八）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（九）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。

（十）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十一）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

第三章公文格式

第八條  公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。

（一）份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。

（二）密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)該分別標(biāo)注“特急”、“加急”，電報(bào)應(yīng)該分別標(biāo)注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。

（五）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（七）標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。

（八）主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

（九）正文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱。

（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

（十二）成文日期。署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，除紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（十五）附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。

（十六）抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。院公文的印發(fā)機(jī)關(guān)為熱科院辦公室。

（十八）頁(yè)碼。公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。

第九條  公文版式要求。

（一）公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙(210mm×297mm)，雙面印刷、左側(cè)裝訂、不掉頁(yè)。版心為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）；附件用紙應(yīng)當(dāng)與主件一致，并一起裝訂；張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字，公文中文字的顏色均為黑色。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。版心內(nèi)公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁(yè)紅色分隔線（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

（二）版頭，由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等部分組成。

1. 份號(hào)。如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

2. 密級(jí)和保密期限。如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

3. 緊急程度。如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

4. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

5. 發(fā)文字號(hào)。編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行、紅色分隔線上方；位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。

6. 簽發(fā)人。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行、紅色分隔線以上右側(cè)位置，同時(shí)發(fā)文字號(hào)移至左側(cè)?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

（三）主體，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注等部分。

1. 標(biāo)題。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)；公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

2. 主送機(jī)關(guān)。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。

3. 公文正文。公文首頁(yè)必須顯示正文。編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

4. 附件說(shuō)明。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1. ××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。

5. 發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。除“會(huì)議紀(jì)要”以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。

6. 附注。如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行?！罢?qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

7. 附件。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。

8. 公文中的橫排。表格A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。

（四）版記，包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

1. 版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2. 抄送機(jī)關(guān)。如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

3. 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。院發(fā)文和辦公室發(fā)文的印發(fā)機(jī)關(guān)為中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室（簡(jiǎn)稱“熱科院辦公室”）。

4. 頁(yè)碼。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

第十條  公文的特定格式。

（一）信函格式

1. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。

2. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長(zhǎng)均為170mm，居中排布。

3. 如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

4. 發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

5. 標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。

6. 第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。

7. 首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。

8. 版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。

（二）紀(jì)要格式

1. 紀(jì)要標(biāo)志由“××××紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。

2. 標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。

3. 標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

4. 紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定。

第十一條  裝訂要求。

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/span>l/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損。

第四章行文規(guī)則

第十二條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。

第十三條  行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的單位。

第十四條  向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個(gè)上級(jí)單位，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位，不抄送下級(jí)單位。

（二）各單位、部門向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位所（站、場(chǎng)、中心、學(xué)校）務(wù)會(huì)、本部門處務(wù)會(huì)同意或者授權(quán)；屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)單位。

（三）各單位和部門的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以院名義向上級(jí)單位請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出我院傾向性意見后上報(bào)，不得原文直接轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)單位。

（四）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

（五）除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)單位報(bào)送公文。

（六）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個(gè)上級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)單位。

第十五條  向下級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位。

（二）院辦公室根據(jù)院黨組和院的授權(quán)，可以向院屬各單位、各部門行文，除人事處、機(jī)關(guān)黨委外其他部門不得向院屬單位和部門發(fā)布指令性文件。

（三）院屬單位在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)單位和部門行文。

（四）涉及機(jī)關(guān)多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，院應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。

（五）向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)單位。

第十六條  因工作需要，院可以與同級(jí)黨政單位及其他同級(jí)單位聯(lián)合行文；屬于院自身職權(quán)的工作，不得聯(lián)合行文。院機(jī)關(guān)各部門除院辦公室外不得對(duì)外正式行文。

第十七條  院屬單位原則上不得以“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院”、“中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組”和“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室”名義對(duì)外行文，也不得使用帶有“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院”、“中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組”和“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室”字樣的文頭對(duì)外行文。確需以“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院”、“中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組”和“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室”名義對(duì)外行文的，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)歸口管理部門辦理。

第十八條  我院公文分為“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件”、“中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組文件”、“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室文件”、“紀(jì)要”四類。

（一）中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件”，代字為“熱科院×”的發(fā)文適用于下列事項(xiàng)（其中代字為“熱科院發(fā)” 的主要適用于重要、重大、全局性的事項(xiàng)；“熱科院×”的主要適用于某個(gè)方面為主的事項(xiàng)）：

1. 需要向農(nóng)業(yè)部等上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告的重大事項(xiàng)。

2. 公布我院制定的有關(guān)政策、重大措施、規(guī)章制度，以及干部人事任免。

3. 印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)農(nóng)業(yè)部等上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話。

4. 制定或調(diào)整院中長(zhǎng)期規(guī)劃、專項(xiàng)發(fā)展規(guī)劃。

5. 發(fā)布重大獎(jiǎng)懲決定。

6. 確定或調(diào)整院屬單位方向任務(wù)、管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制等重大事項(xiàng)。

7. 與地方政府及其部門商洽工作。

8. 下達(dá)或調(diào)整院年度計(jì)劃和財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、基建計(jì)劃等。

9. 與有關(guān)單位的聯(lián)合發(fā)文。

10. 開展重要的外事活動(dòng)。

11. 對(duì)院屬單位請(qǐng)示重大問(wèn)題的批復(fù)。

12. 公布需要院各單位、各部門周知的重要事項(xiàng)。

13. 其他確需以院名義行文的事項(xiàng)。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志為“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院”， 代字為“熱科院×”的發(fā)文適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。

（二）中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組文件

發(fā)文單位標(biāo)識(shí)為“中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組文件”，代字為“院黨組發(fā)”，適用于下列事項(xiàng)：

1. 需要向農(nóng)業(yè)部黨組或有關(guān)業(yè)務(wù)部門請(qǐng)示、報(bào)告的重大事項(xiàng)。

2. 公布有關(guān)黨的工作的政策、重大措施、規(guī)章制度，以及干部任免。

3. 印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)農(nóng)業(yè)部黨組領(lǐng)導(dǎo)的重要講話。

4. 發(fā)布重大獎(jiǎng)懲決定。

5. 發(fā)布對(duì)綜合治理等重大問(wèn)題的通知和批復(fù)。

6. 對(duì)組織建設(shè)和發(fā)展、工會(huì)、共青團(tuán)、職工代表大會(huì)等有關(guān)事宜的批復(fù)，部署統(tǒng)一戰(zhàn)線、民族宗教和知識(shí)分子工作。

7. 公布需要各基層黨組織、各單位、各部門周知的重要事項(xiàng)。

8. 其他確需以院黨組名義行文的事項(xiàng)。

（三）中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室文件

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室文件”，代字為“院辦×”的發(fā)文適用于下列事項(xiàng)（其中代字為“院辦發(fā)” 的主要適用于重要或普遍性事項(xiàng)；“院辦×”的主要適用于某個(gè)方面為主的事項(xiàng)）：

1. 向院屬單位和部門行文。

2. 通知召開全院性的會(huì)議。

3. 詢問(wèn)、答復(fù)院屬單位和部門有關(guān)問(wèn)題。

4. 布置業(yè)務(wù)工作。

5. 印發(fā)節(jié)假日放假通知。

6. 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件，印發(fā)院工作會(huì)議報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)講話等。

7. 其他確需以院辦公室名義行文的事項(xiàng)。

（四）紀(jì)要

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志為“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院院務(wù)會(huì)紀(jì)要”、“中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組會(huì)紀(jì)要”、“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院常務(wù)會(huì)紀(jì)要”、“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院院長(zhǎng)辦公會(huì)紀(jì)要”的公文分別適用于記載、傳達(dá)院務(wù)會(huì)、黨組會(huì)、常務(wù)會(huì)和院長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

第五章公文制發(fā)

第十九條  公文制發(fā)包括起草、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、制文、繕印、分發(fā)等程序。

第二十條  公文起草。公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）堅(jiān)持確有必要的原則。凡國(guó)家法律法規(guī)已作出明確規(guī)定的，一律不再制發(fā)文件；現(xiàn)行文件規(guī)定仍然適用的，不再重復(fù)發(fā)文；沒(méi)有實(shí)際內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的文件，一律不發(fā)。

（三）從實(shí)際出發(fā)，深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

（四）內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

（五）文種正確，格式規(guī)范。

（六）公文涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)單位或者部門意見，力求達(dá)成一致。

（七）單位和部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)組織并直接參與重要公文起草，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)公文起草工作的指導(dǎo)。

第二十一條  公文審核。公文審核實(shí)行分級(jí)審核制度。各級(jí)審核人員必須認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，有效控制公文數(shù)量，確保發(fā)文質(zhì)量。

院發(fā)文和辦公室發(fā)文審核重點(diǎn)和程序如下：

（一）公文主辦部門對(duì)公文質(zhì)量負(fù)主要責(zé)任，在擬制公文的各個(gè)環(huán)節(jié)，主辦部門的擬稿人、業(yè)務(wù)分管負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人必須切實(shí)承擔(dān)起審核責(zé)任，嚴(yán)格把好公文出口關(guān)。

1. 主辦單位公文涉及的業(yè)務(wù)分管負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)初審，重點(diǎn)審核文稿內(nèi)容、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，是否符合草擬公文的有關(guān)要求。

2. 主辦單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)復(fù)審。重點(diǎn)審核文稿的內(nèi)容是否符合國(guó)家方針政策、法律法規(guī)以及農(nóng)業(yè)部的有關(guān)規(guī)定，文稿的觀點(diǎn)是否正確，文稿中所提措施是否切實(shí)可行，是否超越本部門業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍，文字表述是否準(zhǔn)確。并核簽需要會(huì)簽的單位、部門，提出需要簽閱和簽發(fā)的院領(lǐng)導(dǎo)。

（二）院辦公室對(duì)公文質(zhì)量負(fù)監(jiān)督檢查責(zé)任，在文稿送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，負(fù)責(zé)對(duì)文稿進(jìn)行全面審核。其中重點(diǎn)審核：是否確需行文，行文程序是否規(guī)范，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求。

（三）經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門（單位）并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門（單位）修改后重新報(bào)送。

第二十二條  會(huì)簽。凡涉及其他部門的業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍的公文，文稿在送院辦公室審核之前，應(yīng)當(dāng)先送有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽；未協(xié)調(diào)一致、未經(jīng)會(huì)簽的公文，不得送院領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)。院機(jī)關(guān)內(nèi)部會(huì)簽文件時(shí)，擬稿部門可針對(duì)不同事項(xiàng)提出時(shí)限要求，會(huì)簽部門應(yīng)及時(shí)會(huì)簽并反饋。

第二十三條  公文簽發(fā)。

（一）簽發(fā)權(quán)限。院各類公文的簽發(fā)權(quán)限，按《中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院工作規(guī)則》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

1. 院發(fā)文原則上由院長(zhǎng)簽發(fā)，院黨組文件原則上由書記簽發(fā)。

2. 上報(bào)農(nóng)業(yè)部以及其他中央部委、地方省級(jí)機(jī)構(gòu)的發(fā)文，一般經(jīng)業(yè)務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)簽閱后，由院長(zhǎng)或書記簽發(fā)。

3. 其他院發(fā)文，一般由業(yè)務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如涉及事項(xiàng)重大或業(yè)務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為確有必要，應(yīng)報(bào)院長(zhǎng)、書記簽發(fā)或?qū)忛啞?/span>

4. 院領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)通過(guò)一定形式批示同意的院發(fā)文，經(jīng)有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，可由院辦公室主任、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

5. 遇有緊急公文或負(fù)責(zé)審核和簽發(fā)的院領(lǐng)導(dǎo)不在院內(nèi)時(shí)，由院辦公室通過(guò)電話、短信、傳真、電子郵件等方式請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后發(fā)文，待院領(lǐng)導(dǎo)回院后履行補(bǔ)簽手續(xù)。

6. 我院主辦的聯(lián)合發(fā)文，本院簽發(fā)后再送聯(lián)合發(fā)文單位（部門）簽發(fā)。其他單位（部門）主辦的聯(lián)合發(fā)文或會(huì)簽文，由有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。

7. 院辦公室發(fā)文原則上由主辦部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；如有需要，可由主辦部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)請(qǐng)業(yè)務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

8. 已經(jīng)簽發(fā)的文稿，其他人員不得再作改動(dòng)，確需修改的，須經(jīng)簽發(fā)人同意。

（二）簽發(fā)方法。

1. 擬制、簽發(fā)、會(huì)簽、審核、修改公文一律使用黑色或藍(lán)色墨水的鋼筆、簽字筆、毛筆，不允許使用圓珠筆、鉛筆、色彩筆。

2. 簽發(fā)人應(yīng)在發(fā)文稿紙首頁(yè)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

3. 簽發(fā)和審核文稿時(shí)，審改意見應(yīng)寫在文稿左側(cè)裝訂線內(nèi)，以免裝訂壓字，影響文稿查閱。

第二十四條  復(fù)核。公文簽發(fā)后，應(yīng)由院辦公室文秘部門負(fù)責(zé)復(fù)核，重點(diǎn)審核：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。并進(jìn)行編號(hào)、登記，根據(jù)保密要求和事項(xiàng)輕重緩急，分別標(biāo)注密級(jí)和緊急程度。

第二十五條  印制。要嚴(yán)格控制公文印制數(shù)量，公文承辦單位應(yīng)按主送、抄送單位、分送領(lǐng)導(dǎo)和留存數(shù)量計(jì)算印刷份數(shù)。

第二十六條  校對(duì)。公文在用印前必須進(jìn)行校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤后方可用印。

第二十七條  用印?！爸袊?guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院”、“中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組”、“中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室”印章，由院辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)印。

第二十八條  核發(fā)。公文制作完畢，由主辦單位對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。院內(nèi)單位通過(guò)送達(dá)、信箱投遞、電子郵件等方式分發(fā)，分發(fā)后須備注確認(rèn)；郵寄的公文應(yīng)掛號(hào)郵寄，上報(bào)農(nóng)業(yè)部的公文應(yīng)特快專遞郵寄；重要文件、涉密文件由院辦公室機(jī)要員通過(guò)機(jī)要交換站封發(fā)。

第二十九條  院網(wǎng)公布。根據(jù)院務(wù)公開有關(guān)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)讓廣大職工知曉且不涉密的文件應(yīng)在院網(wǎng)上公布，院辦公室統(tǒng)一管理院網(wǎng)公文發(fā)布事宜。在院網(wǎng)公布公文需由主辦部門報(bào)請(qǐng)?jiān)恨k公室批準(zhǔn)同意。

第三十條  發(fā)文一律填寫發(fā)文稿紙。用計(jì)算機(jī)草擬和修改文稿，應(yīng)當(dāng)保留領(lǐng)導(dǎo)的修改稿，作為原稿存檔。

第三十一條  公文原稿及正式文件2份由院辦公室存檔。

第六章收文辦理

第三十二條  收文辦理，是指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、初審、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。收文辦理應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，主次分明，手續(xù)嚴(yán)密。

第三十三條  主送我院的收文，應(yīng)當(dāng)由院辦公室統(tǒng)一處理。機(jī)關(guān)各部門收到外單位主送我院的來(lái)文，應(yīng)及時(shí)送院辦公室處理。

第三十四條  對(duì)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)和農(nóng)業(yè)部、海南省領(lǐng)導(dǎo)的重要批示件，農(nóng)業(yè)部下發(fā)或交辦的公文，以及院領(lǐng)導(dǎo)批示上報(bào)農(nóng)業(yè)部等上級(jí)機(jī)關(guān)的批示件，應(yīng)作為緊急公文優(yōu)先辦理。辦理完畢后應(yīng)主動(dòng)將辦理情況和辦復(fù)時(shí)間及時(shí)報(bào)院辦公室，以便及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)反饋。

第三十五條  簽收、審核與登記。

（一）簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，并認(rèn)真履行簽收手續(xù)。

（二）初審。院屬單位和部門上報(bào)的公文，院辦公室文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則，公文內(nèi)容是否符合國(guó)家方針政策和院有關(guān)規(guī)定，文種的使用、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)等公文格式是否符合規(guī)范。

對(duì)不符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和本辦法規(guī)定，有下列情況之一的公文，經(jīng)院辦公室批準(zhǔn)后，應(yīng)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由：

1. 內(nèi)容不符合國(guó)家法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定的。

2. 要求辦理或者解決的事項(xiàng)，不屬于院職權(quán)范圍或者不應(yīng)當(dāng)由院受理的。

3. 無(wú)特殊情況而越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告的。

4. 屬于院機(jī)關(guān)部門或院屬單位職權(quán)范圍內(nèi)處理的事項(xiàng)而要求院處理的。

5. 內(nèi)容涉及有關(guān)部門但未經(jīng)與有關(guān)部門協(xié)商一致，或者雖經(jīng)協(xié)商但沒(méi)有如實(shí)反映有關(guān)部門意見、不符合會(huì)簽程序的。

6. 一文多事，多頭請(qǐng)示或者不蓋印章的。

7. “報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的。

8. 上行文未按照要求注明簽發(fā)人或者簽發(fā)人不是主要負(fù)責(zé)人而未附說(shuō)明的。

9. “請(qǐng)示”未在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話的。

10. 代上級(jí)部門草擬或者送審的文稿，未附上相關(guān)的文件、法規(guī)和材料的。

11. 其他違反《黨政公文處理工作條例》和本辦法規(guī)定的。

（三）登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括來(lái)文單位、收文日期、來(lái)文字號(hào)、公文標(biāo)題等。

第三十六條  分類辦理。上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)等來(lái)文和經(jīng)審核符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和本辦法規(guī)定的公文，我院實(shí)行分類處理，收文分為閱辦件和閱知件兩種。

（一）閱辦件：包括農(nóng)業(yè)部、科技部、海南省等上級(jí)部門來(lái)文交辦事項(xiàng)；平級(jí)單位來(lái)文需回復(fù)或辦理事項(xiàng)；院屬各單位、機(jī)關(guān)各部門來(lái)文需要辦理的事項(xiàng)。

辦理程序如下：由院辦公室提出擬辦意見呈送院領(lǐng)導(dǎo)批示，或直接批轉(zhuǎn)院機(jī)關(guān)各部門辦理。

1. 擬辦。院辦公室文秘部門認(rèn)真仔細(xì)閱讀文件內(nèi)容，撰寫文件摘要和擬辦意見，院辦公室負(fù)責(zé)人審定擬辦意見。

2. 征求意見。如來(lái)文涉及機(jī)關(guān)部門業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)擬辦意見充分征求相關(guān)部門的書面意見，為院領(lǐng)導(dǎo)批辦提供參考依據(jù)。

3. 批辦。由院領(lǐng)導(dǎo)審閱院辦公室擬辦意見并提出批辦意見。院領(lǐng)導(dǎo)出差在外的，由院辦公室通過(guò)電話、短信、郵件等方式請(qǐng)示院領(lǐng)導(dǎo)批辦，或由院辦公室負(fù)責(zé)人批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)職能部門先予辦理。

4. 分發(fā)。院辦公室根據(jù)批辦意見分發(fā)公文承辦部門和單位。分發(fā)應(yīng)準(zhǔn)確及時(shí)、主次分明、手續(xù)嚴(yán)密。無(wú)時(shí)限的公文，應(yīng)當(dāng)在收文的當(dāng)日分送。特急公文應(yīng)當(dāng)隨到隨分，不得拖延、積壓。

5. 承辦。承辦部門（單位）收到公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得拖延、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)立即辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向院辦公室說(shuō)明情況。對(duì)不屬于本部門（單位）業(yè)務(wù)和職權(quán)范圍的，應(yīng)經(jīng)部門（單位）負(fù)責(zé)人簽署意見后，及時(shí)退回院辦公室并書面說(shuō)明理由。

6. 催辦。建立健全公文的催辦制度，加強(qiáng)公文的催辦工作。要做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。院辦公室文秘部門負(fù)責(zé)對(duì)各公文承辦單位的催辦工作。院屬單位和部門文秘人員負(fù)責(zé)對(duì)本單位（部門）承辦公文的催辦工作。

7. 答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)反饋來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

8. 注辦。辦理完畢的公文，院辦公室文秘部門注辦并歸檔。

（二）閱知件：不需要回復(fù)或辦理的閱知性文件

由院辦公室文秘部門定期匯編成冊(cè)，呈送院領(lǐng)導(dǎo)閱知。院領(lǐng)導(dǎo)簽閱過(guò)程中認(rèn)為應(yīng)當(dāng)讓院屬單位和機(jī)關(guān)部門知曉的，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示由院辦文秘部門復(fù)印分發(fā)至有關(guān)單位、部門閱知；院辦公室領(lǐng)導(dǎo)或院辦公室文秘部門認(rèn)為機(jī)關(guān)有關(guān)單位和部門有必要知曉的，也可復(fù)印分發(fā)至有關(guān)單位、部門閱知。

第七章公文歸檔

第三十七條  公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)按照檔案法和我院檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理立卷歸檔。任何個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十八條  歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理立卷，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十九條  聯(lián)合辦理的公文，我院為主辦單位的，由擬稿部門將會(huì)簽后的原件交院辦公室歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十條  歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十一條  擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

第四十二條  院公文由院辦公室文秘部門統(tǒng)一管理。

第四十三條  涉密公文的使用和管理按照保密法規(guī)進(jìn)行管理。

第四十四條  公文復(fù)制件作為工作辦理使用時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)的證明章。

第四十五條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)規(guī)定決定。公文被撤銷的，視為自始無(wú)效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第四十六條  院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文，整理后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員離崗離職時(shí)，所在單位（部門）應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第四十七條  不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)鑒別和本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第九章  電子公文

第四十八條  院大力推進(jìn)電子政務(wù)辦公系統(tǒng)建設(shè)，公文辦理視條件逐步實(shí)行計(jì)算機(jī)自動(dòng)化處理。在電子政務(wù)辦公系統(tǒng)未建立應(yīng)用前，鑒于我院?jiǎn)挝坏赜蚍稚⒌脑颍瑸樘岣吖霓k理效率，可以使用公共網(wǎng)絡(luò)發(fā)送非涉密公文，發(fā)布的公文在我院內(nèi)部具有行政效力，可以作為內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。院屬單位要安排專人負(fù)責(zé)登錄郵箱管理文件。

第四十九條  院內(nèi)部發(fā)送的各類布置性、告知性、事務(wù)性公文，應(yīng)采用電子公文。既有電子公文，又有紙質(zhì)文件的，以紙質(zhì)文件為準(zhǔn)。需要對(duì)院以外的其他單位發(fā)送的公文，應(yīng)當(dāng)制成紙質(zhì)文件。

第十章附 則

第五十條  本辦法自公布之日起施行，2008年7月1日印發(fā)的《中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院公文處理辦法》（試行）停止執(zhí)行。本辦法由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。

附件1

000001

機(jī)密★1年

特急

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件

熱科院×〔20××〕××號(hào)

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院

關(guān)于××××××××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

     中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院

20××年××月××日

附件2

000001

機(jī)密★1年

特急

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院文件

熱科院×〔20××〕××號(hào)             簽發(fā)人：×××

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院

關(guān)于××××××××××的請(qǐng)示

××××：

    ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                           中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院

20××年××月××日

（聯(lián)系人：×××，聯(lián)系電話：×××，手機(jī)：×××）

抄送：××××，××××，××××。

熱科院辦公室                       20××年××月××日印發(fā)

附件3

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院

熱科院×〔20××〕××號(hào)

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院

關(guān)于××××××××××的函

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

    中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院

20××年××月××日

附件4

000001

機(jī)密★1年

特急

中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組文件

院黨組發(fā)〔20××〕××號(hào)

                          ★

中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組

關(guān)于××××××××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                   中共中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨組

20××年××月××日

附件5

000001

機(jī)密★1年

特急

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室文件

院辦×〔20××〕××號(hào)

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室

關(guān)于××××××××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                   中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室

20××年××月××日

附件6

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室

院辦×〔20××〕××號(hào)

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室

關(guān)于××××××××××的函

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                   中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室

20××年××月××日

附件7

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院發(fā)文稿紙

密級(jí)（    ）    緊急程度（    ）    熱科院× 〔20××〕× 號(hào)

簽發(fā)：

會(huì)簽：

辦公室審核

××月××日

處室負(fù)責(zé)人：

主辦單位: ×××  電話: ××

擬稿人: ××  ××月×××日

標(biāo)題：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件： 1．×××××××××××××

　　　　2．×××××××××××××

主送單位：××××

抄送單位：××××，××××，××××

院內(nèi)發(fā)送：××××，××××，××××  

膠印        打印           主件××份        附件××份

附件8

中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院公文呈批單

來(lái)文單位

收文日期

   年   月   日

來(lái)文字號(hào)

辦文編號(hào)

公文標(biāo)題

辦理時(shí)限要求

摘要及擬辦意見：

院領(lǐng)導(dǎo)批示：

院辦公室主任擬辦意見：

業(yè)務(wù)承辦部門意見：

秘書科承辦人：                                             聯(lián)系電話：66962965