南充市環(huán)境保護局公文處理辦法

南市環(huán)〔2015〕15號

關于印發(fā)《南充市環(huán)境保護局公文處理辦法》的通知

局機關各科室、局屬各單位：

根據(jù)市委、市政府有關公文處理的相關要求，經(jīng)研究，現(xiàn)制定《南充市環(huán)境保護局公文處理辦法》，請各科室、單位認真組織學習，并遵照執(zhí)行。

附件：南充市環(huán)境保護局公文處理辦法

南充市環(huán)境保護局

2015年1月20日

附件

南充市環(huán)境保護局公文處理辦法

第一章  總則

第一條 為促進南充市環(huán)境保護局（以下簡稱“市環(huán)保局”）公文處理規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《四川省人民政府關于印發(fā)〈四川省國家行政機關公文處理實施細則〉的通知》、《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012，2012年7月1日實施）和市委、市政府有關規(guī)定，制定本辦法。

第二條 市環(huán)保局公文是市環(huán)保局實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第三條 本辦法適用于市環(huán)保局各科室、各直屬單位公文處理工作。

第四條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條市環(huán)保局辦公室對局系統(tǒng)公文處理工作統(tǒng)一監(jiān)督管理。

各科室、各直屬單位負責人應高度重視公文處理工作，遵守公文處理的有關規(guī)定，加強組織領導，強化隊伍建設，對本部門公文處理工作負責。

第二章  公文種類和形式

第七條 市環(huán)保局常用公文種類有：

（一）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

對重要問題提出見解和處理辦法。可以用于上行文、下行文和平行文。

作為上行文，按請示性公文的程序和要求辦理。

作為下行文，對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行。無明確要求的，下級機關可參照執(zhí)行。

作為平行文，提出的意見供對方參考。

（二）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

（三）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

（四）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（五）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（六）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（七）批復。適用于答復下級機關請示事項。

（八）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（九）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第八條 發(fā)文類別及適用范圍：

（一） 本局制發(fā)的文件分以下八類：

1.南市環(huán)組：發(fā)文機關標志為“中共南充市環(huán)境保護局黨組”，主要適用于局黨組向上級黨組織報告、請示工作和呈報意見，以及局機關和各直屬單位領導干部任免事項等。

2.南市環(huán)組函：發(fā)文機關標志為“中共南充市環(huán)境保護局黨組”，主要用于黨內商洽工作。

3.南市環(huán)：發(fā)文機關標志為“南充市環(huán)境保護局”，主要適用于向市委、市政府和省環(huán)境保護廳報告、請示工作和呈報意見；向各科室、局屬各單位和各縣（市、區(qū)）環(huán)保局印發(fā)通知、通報、意見、通告等；以市環(huán)保局名義回復市委辦公室、市政府辦公室督辦件（來文有編號的）；部署環(huán)保系統(tǒng)的全局性工作，印發(fā)重要的、對全市環(huán)保系統(tǒng)工作有普遍指導意義的文件，施行行政措施，下達環(huán)保目標任務；批轉帶有普遍指導意義的重要請示、報告或意見，轉發(fā)上級機關的重要文件。

4.南市環(huán)函：發(fā)文機關標志為“南充市環(huán)境保護局”，主要適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項；答復下級單位的有關請示事項等；與縣（市、區(qū)）人民政府商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。

5.南市環(huán)復：發(fā)文機關標志為“南充市環(huán)境保護局”，主要適用于答復市人大、市政協(xié)議提案辦理結果，向上級領導、上級單位報告批示督辦和信訪等事項的具體辦理結果發(fā)文。

6.南市環(huán)審：發(fā)文機關標志為“南充市環(huán)境保護局”，用于環(huán)境影響評價審批公文，發(fā)文加蓋專用審批章。

7.南市環(huán)建函：發(fā)文機關標志為“南充市環(huán)境保護局”，用于告知企業(yè)執(zhí)行標準。

8.南市環(huán)辦：發(fā)文機關標志為“南充市環(huán)境保護局辦公室”，主要適用于經(jīng)局領導同意（或經(jīng)局有關會議研究決定的事項）以辦公室名義發(fā)送的公文，即向局機關科室、局屬單位和縣（市、區(qū)）環(huán)保局傳達上級機關和市環(huán)保局關于某一方面工作的要求，傳達局領導對有關環(huán)保工作的指示，傳達需系統(tǒng)內有關部門和單位周知或要求辦理的一般性事項；轉發(fā)上級、同級或不相隸屬機關的公文；處理一般性事務的公文，包括會議通知、編輯、出版、征訂、發(fā)行、培訓等事項的通知。

9.南市環(huán)辦函：用于局辦公室向其他單位辦公室或其他不相隸屬機關辦公室行文；其他有關工作聯(lián)系的公文。

以上發(fā)文字號中，南市環(huán)審和南市環(huán)建函由局行政審批科編號，其它發(fā)文字號由局辦公室統(tǒng)一編號。行政審批科應于每年2月底前將上年其負責編號的所有文件連同編號登記本交局辦公室歸檔。

（二）設在本局的議事協(xié)調機構的辦事機構分別用專用文頭和專用發(fā)文代號印發(fā)職責范圍內的業(yè)務文件。印發(fā)領導小組決定事宜時，用文字說明。

第三章  公文格式

第九條 公文一般包括版頭、主體、版記三個部分，由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）版頭

1.份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

2.密級和保密期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密事項30年，機密事項20年，秘密事項10年認定。公文秘級由擬文單位提出意見，由局定密責任人在核稿時確定。

3.緊急程度。根據(jù)公文送達和辦理時限要求的緊急程度，應當分別標注“特急”、“加急”。

如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

4.發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，一般將主辦機關名稱排列在前，也可以單獨使用主辦機關名稱。

5.發(fā)文字號。由機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

6.簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

（二）主體

7.標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，應準確簡要地概括公文主要內容。

8.主送機關。公文的主要受理機關，應當使用受理機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

9.正文。公文的主體，用來表述公文的內容。應當符合國家法律、法規(guī)和方針、政策，力求簡明扼要，觀點鮮明，用語準確，層次清楚，結構嚴謹。公文首頁必須顯示正文。

10.附件說明。公文附件的順序號和名稱。印發(fā)、轉發(fā)、批轉的對象不能作為附件。

11.發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

12.成文日期。署會議通過或者市環(huán)保局負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

13.印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。

14.附注。公文信息公開屬性、請示件中的聯(lián)系人及聯(lián)系方式等需要說明的事項。

15.附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當放在版記之前，格式同正文。

（三）版記

16.抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

17.印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

18.頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第十條 公文用紙采用國際標準A4型。

第十一條 公文應當雙面印刷，頁碼套正，左側裝訂。

第十二條 公文的版式按照《黨政機關公文處理格式》（GB/T9704-2012）執(zhí)行。

第四章  行文規(guī)則

第十三條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十四條 行文關系應當根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況下需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。不得越權行文。

第十五條 向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要可以同時抄送相關上級機關和同級機關，不得抄送下級機關。

（二）以市環(huán)保局黨組、市環(huán)保局名義向市委、市政府請示、報告重大事項，行為規(guī)范依照市委、市政府相關規(guī)定執(zhí)行。以市環(huán)保局名義向省環(huán)境保護廳報送重要請示、報告重大事項時，應當經(jīng)市政府同意或授權；屬于職能范圍內的一般事項，可以直接報送。

（三）下級環(huán)境保護部門報送的請示事項，如需以市環(huán)保局名義向市委、市政府或省環(huán)境保護廳請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報。

（四）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（五）除市委、市政府領導或省環(huán)境保護廳領導直接交辦的事項外，不得以市環(huán)保局名義向市委、市政府領導或省環(huán)境保護廳領導報送公文，也不得以市環(huán)保局負責人名義向市委、市政府或環(huán)境保護廳報送公文。

（六）以市環(huán)保局名義向市委、市政府（省環(huán)境保護廳）報送公文，必要時抄送省環(huán)境保護廳（市委、市政府）。

（七）上行文應當注明簽發(fā)人。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，并用圓括號括入。

第十六條 向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當抄送市委、市政府和省環(huán)境保護廳。

（二）除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題外，不得向各縣（市、區(qū)）人民政府正式行文或提出指令性要求；如確需行文，應當報請市政府批轉或由市政府辦公室轉發(fā)，也可報經(jīng)市政府同意后，由市環(huán)保局直接行文，文中應當注明“經(jīng)市政府同意”。

（三）市環(huán)保局可以在職權范圍內向下級環(huán)境保護部門行文。需要商請同級其他部門解決的問題，應當用函的形式直接行文。

（四）涉及多個部門職權范圍內的事務，應當與相關部門協(xié)商一致后行文，不得擅自行文。

（五）市環(huán)保局向縣（市、區(qū)）環(huán)境保護部門行文，必要時抄送該部門的所在地人民政府（管委會）。

第十七條 除市環(huán)保局辦公室外，機關各科室不得對外正式行文。市環(huán)保局各直屬單位非以局名義對外行文不得使用局文頭紙，應當使用具有本單位標識的文頭紙。市環(huán)境信息管理中心（南充市汽車尾氣管理中心）、市監(jiān)測中心站、市環(huán)境監(jiān)察執(zhí)法支隊、市環(huán)境評估管理中心等局屬事業(yè)單位一般性公文不再以市環(huán)保局名義下發(fā)，與局機關會商、會辦相關工作事項時應發(fā)函至局辦公室，再按照相關程序辦理。

第五章  公文擬制

第十八條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十九條 公文起草應當做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）擬制公文要深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見，公文內容應一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。報送市委、市政府和省環(huán)境保護廳的請示、報告原則上不超過1500-2000字，特殊情況不超過4000字。超過規(guī)定篇幅的，退回起草科室自行壓縮后再報。

（四）文種正確，格式規(guī)范，公文結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為 “1.”，第四層為“（1）”，第五層為“①”。

（五）公文涉及其他科室（單位）和相關部門職權范圍內的事項，必須征求相關科室（單位）和相關部門意見，力求達成一致。

第二十條 公文文稿簽發(fā)前，應當經(jīng)擬稿科室（單位）負責人、市環(huán)保局辦公室進行審核。涉及業(yè)務工作的規(guī)范性文件，局法規(guī)網(wǎng)絡宣傳科應提出審核意見。

擬稿科室（單位）審核的主要職責：公文內容是否符合國家法律法規(guī)；是否觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確；提出的政策、措施是否切實可行；涉及有關部門職權范圍內的事項，是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

局辦公室審核的主要職責：是否確需行文，文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。需經(jīng)市環(huán)保局黨組會、局務會、局長辦公會審議的重要公文文稿，審議前應當由局辦公室進行初核。

審核人應本著高度負責的態(tài)度,對公文進行認真審核,并在審核后簽署姓名和審核時間。

第二十一條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草科室（單位）并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

第二十二條 公文簽發(fā)

市環(huán)保局文件，按局領導分工一般由分管領導簽發(fā)，重要的公文經(jīng)分管領導審核同意后報局長簽發(fā)，局長出差期間，由主持工作的局領導簽發(fā)。市環(huán)保局辦公室文件，經(jīng)辦公室主任審核后，報局長或分管領導簽發(fā)。成文日期以領導簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關領導的簽發(fā)日期為準。

簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文應當由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。

第六章  公文辦理

第二十三條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條 收文辦理主要程序是：

（一）簽收。所有外來公文、材料、信件（含個人信件）均由辦公室公文管理人員統(tǒng)一簽收，并對其中的公文信件按要求拆封，私人信件轉交收信人。

（二） 分類。簽收的公文、重要材料，由文檔管理人員按照領導職責分工進行分類，交局辦公室負責人審閱。辦公室負責人在《公文處理單》上提出初步處理建議后，交局主要領導或分管領導批示。

（三）進網(wǎng)。領導批示完成的公文交電子文檔管理人員，當日內將文件掃描進入本局局域網(wǎng)《文件專用電腦》，并按文件內容，分別存入相關責任領導《未辦理文件》及《閱讀文件》夾內。

（四）登記。紙制公文由電子文檔管理人員交公文管理人員登記、編號、存檔。

（五）辦理。

1.承辦：閱知性公文應當根據(jù)公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報局機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上科室辦理的，應當明確主辦科室。承辦科室對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢；沒有時限要求的，應當自收到公文之日內15個工作日內辦畢回復。緊急公文應當急事急辦。

2.傳閱：根據(jù)局主要領導或分管領導批示和工作需要，將公文及時送傳閱對象閱知或者辦理。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、橫傳、延誤。

3.催辦。局辦公室應及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。催辦工作應由局辦公室正式函告相關科室。

4.答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復核。已經(jīng)市環(huán)保局負責人簽批的公文，擬稿人在印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批負責人復審。

（二）登記。對復核后的公文，應當由局辦公室確定發(fā)文字號，由擬稿科室根據(jù)實際需要確定分送范圍和印制份數(shù)。

（三）印制。公文印制必須確保質量和時效。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，擬稿人應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。

（五）其他。

1.單獨發(fā)文：按照本規(guī)定辦理。

2.聯(lián)合發(fā)文：以本局為主，聯(lián)合其他部門制發(fā)的文件，經(jīng)辦人負責送有關部門會簽后，交局辦公室登記、編號，按公文規(guī)定格式進行印制、核發(fā)、歸檔。

3.代擬公文：本局代市委、市政府或市政府辦公室擬訂的公文，擬稿人根據(jù)本規(guī)定第五章擬制公文，待局領導審核同意并簽署意見，由經(jīng)辦人員負責送請市委、市政府辦公室。

第二十六條 涉密公文應當通過收發(fā)件單位機要人員進行傳遞。

第七章  公文歸檔

第二十七條 公文辦理完畢，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

（一）辦公室職責。負責指導各科室檔案的整理、立卷、歸檔工作；指導局屬單位的檔案管理；負責機關檔案的接收、規(guī)范化整理、保管、查詢和銷毀工作。

（二）各科室（單位）職責。負責本科室（單位）內的文件、資料的立卷歸檔工作，對本科室（單位）內的文件、資料負責保管、整理、分類。

第七章  公文管理

第二十八條 市環(huán)保局公文由局辦公室根據(jù)相關規(guī)定統(tǒng)一管理。

第二十九條 工作人員離崗離職時，其所在科室、單位應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第三十條 公文類信息公開工作應當遵循依法、及時、高效的原則，在公文產(chǎn)生的過程中同步確定其主動公開、依申請公開、不予公開三種屬性。除涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私以及法律法規(guī)禁止公開的其他政府信息外，其余公文均應以一定形式公開。

公文的草擬部門在完成公文草擬的同時，應當根據(jù)公文的內容，在發(fā)文單上注明其公開屬性；屬于不予公開的，還應當注明不予公開的理由。經(jīng)局辦公室審核，由公文簽發(fā)人確定。

公文簽發(fā)后，信息公開工作機構應當按照其公開屬性，做好主動公開和依申請公開工作。屬于主動公開的，信息公開專門機構可以直接通過局政務網(wǎng)站或者其他形式全文發(fā)布。

第八章  附則

第三十一條 市環(huán)保局辦公室負責對本辦法的貫徹落實情況進行監(jiān)督檢查，并負責對本辦法的解釋。

第三十二條 本辦法自印發(fā)之日起開始施行。本局以前制定的公文處理規(guī)定凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。市委、市政府有新的規(guī)定，從其規(guī)定。