雨花區(qū)教育局公文處理實施細則

雨花區(qū)教育局公文處理實施細則  
（2012年9月1號）

一、總則
1、為了促進機關公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化建設，提高公文運轉效率和公文質量，根據(jù)2012黨政機關公文處理工作條例(中辦發(fā)〔2012〕14號)以及《關于進一步精簡會議、文件和區(qū)領導同志事務性活動的規(guī)定（試行）》（雨辦發(fā)[2010]9號）文件有關規(guī)定，制定本實施細則。
2、做好公文處理工作，是黨政機關一項重要職能，局機關各科室、局屬各單位都要按照本細則，以高度負責的精神，相互支持、主動配合，努力做好公文處理工作，提高公文處理的質量和效率。
3、公文處理必須做到準確，及時、安全。公文處理各個環(huán)節(jié)，應力求當日事當事畢，急件隨到隨辦。有時限要求的文件，必須在限時內完成。一般文件應在5個工作日內辦理完畢。
二、職責分工
1、機關公文處理按照“統(tǒng)分結合”的原則組織實施。
2、局辦公室是機關公文處理的綜合機構，負責統(tǒng)一收文、分辦和以局黨委、局行政發(fā)出的各類文件的核稿、印制、發(fā)送（特殊情況除外）、立卷、歸檔等工作。
3、機關各科室按照業(yè)務對口的原則，具體承辦本部門業(yè)務的文書處理工作。
三、公文種類
區(qū)教育局公文的種類主要有：
1、決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。
2、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排。
　　3、通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
　　4、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
5、通知：適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)范性文件；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。
　　6、通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和情況。
　　7、報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。
　　8、請示：適用于向上級機關請求指示、批準。
　　9、批復：適用于答復下級機關的請示事項。
　　10、函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。
11、紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
（公文種類中另有“命令”、“公報”、“公告”、“議案”四種，因教育局公文較少涉及，不詳說明）
四、公文格式
　　1、 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等部分組成。公文用紙一般采用國際標準A4型，左側裝訂；張貼公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。
　　⑴需要保密的公文，應當在公文眉首右上角標注秘密等級和保密期限。秘密等級分為“絕密”，“機密”和“秘密”，“絕密”“機密”文件應標明份數(shù)序號。
　?、瓢l(fā)文機關標識應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關應排列在前。
　?、前l(fā)文字號應當包括機關代字、年份、序號；聯(lián)合行文，只編主辦機關的發(fā)文字號。
　?、壬闲形膽斣谑醉撟⒚骱灠l(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
　?、晒臉祟}應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。標題中除規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。發(fā)布決定、規(guī)范性文件(如規(guī)定、辦法、實施細則等)應冠以發(fā)文機關的名稱。在有發(fā)文機關標識的情況下，其他種類的公文標題可省略發(fā)文機關名稱。標題轉行時不要把詞、詞組和專用術語分開。
　?、手魉蜋C關指公文的主要受理單位，應使用全稱或規(guī)范化簡稱。正式公文一般不得主送領導者個人。
　?、斯娜缬懈郊?，應當注明附件的順序和名稱；公文正文中已標明附件的，無需附件說明。
⑻公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。加蓋印章應當端正，印章的下部邊緣應當壓年蓋月。
⑼發(fā)文機關署名全稱為“長沙市雨花區(qū)教育局”。
⑽成文時間以局長簽發(fā)日期為準，聯(lián)合發(fā)文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
⑾公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注于成文日期之下。
　?、谐蜋C關指除主送機關外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱。抄送機關由起草科室擬定，局辦公室核定。
五、行文規(guī)則
　　1、行文應當確有必要，注重效用。
　　2、行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級請示和報告時，應當抄送被越過的上級機關。
　　3、區(qū)教育局在職權范圍內，可以同區(qū)政府各部門相互行文，可以向下一級單位行文。
　　4、區(qū)教育局可以同區(qū)政府各部門、各相應的黨組織和軍隊機關、同級人民團體、具有同級行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當確有必要，單位不宜過多。
　　5、向下級機關的重要行文，應當同時抄送市教育局、區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)。
　　6、“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。
　　7、除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
六、發(fā)文處理
（一）擬稿。機關發(fā)文擬稿，本著“誰主辦、誰擬稿”的原則進行。
1、辦公室負責草擬下列文稿
（1）局上報的綜合性、全局性的請示、報告；
（2）年度工作要點、總結；
（3）根據(jù)上級文件或會議精神，局做出的重大決定，階段性工作安排，重大行政措施和機關管理的帶有綜合性的規(guī)章制度；
（4）轉發(fā)綜合性、全局性文件；
（5）黨委會、局長辦公會議紀要；
（6）領導交辦的其他重要材料。
2、除辦公室外的機關各科室代擬下列文稿：
（1）以局名義簽發(fā)的專業(yè)性較強的通知、意見、請示、報告、函等；
（2）專業(yè)性會議的會議紀要；
（3）應由各業(yè)務部門草擬的具體管理制度；
（4）反映各部門工作動態(tài)的簡報文稿；
（5）對下屬單位請示的批復或專業(yè)性工作的實施方案；
（6）領導交辦的其他文稿。
3、草擬文稿，由所承辦的科室（單位）負責。草擬公文應當做到：
⑴符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。
⑵情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，簡明扼要，字詞規(guī)范，標點正確。
⑶文種應根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。
⑷擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
⑸人名、地名 、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，應將發(fā)文機關、引文標題和發(fā)文字號全部引出。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
⑹結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
⑺應當使用國家法定計量單位。
⑻文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
⑼公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。
（二）審核：公文審核包括分管領導審定和辦公室校核。
分管領導主要審定：是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定，是否和有關部門協(xié)商、會簽，是否完整、準確地體現(xiàn)行文意圖。
局發(fā)文的所有文稿均應通過辦公室校核。校核的目的主要是把好公文的政策、質量關。文稿校核的內容是：報批程序是否符合規(guī)定；是否確需行文；內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神；文字、格式是否正確、規(guī)范；是否完整、準確地體現(xiàn)行文意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見，履行了會簽手續(xù)；所提措施和辦法是否切實可行等。 
（三）簽發(fā)：簽發(fā)是對文稿的又一次全面核查，更是對公文質量與正式效用的最終確認。簽發(fā)人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時糾正或彌補文稿中的錯漏，確認無誤后再行批注正式發(fā)出意見并簽注姓名和日期。文稿經(jīng)簽發(fā)成為定稿后，其他人不經(jīng)簽發(fā)人同意，均不得再做任何修改。
1、屬于全局性、綜合性和重大方針政策方面的文件，由主要領導簽發(fā)；
2、屬分管業(yè)務工作方面的文件，由分管領導簽署意見后送主要領導簽發(fā)；
3、涉及兩位或兩位以上分管領導的業(yè)務工作，應經(jīng)有關分管領導審核后的，再由主要領導簽發(fā)；
4、主要領導有明確批示和授權簽發(fā)的文件，可由分管領導簽發(fā)。
簽發(fā)時，同時指出是否公開發(fā)布（在網(wǎng)上公布）。
（四）復核：公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
修改和簽批公文，必須使用黑色簽字筆、鋼筆或毛筆，不可使用鉛筆或圓珠筆；所用墨水應符合存檔要求（藍黑、純藍和炭素墨水均可）。不得在裝訂線外書寫。
文稿如需作較大修改，應與起草科室（單位）協(xié)商或請其修改。
（五）繕印：繕印就是印制文件的過程。經(jīng)局領導簽發(fā)后的文稿，應送辦公室登記。登記內容為編文號、確定發(fā)送范圍和份數(shù)，按緩急程度安排打印和裝訂。
（六）用印：用印就是在文件上加蓋印章，以表明印章所代表的國家機構或其他社會組織對文件承擔法律責任，表明其對公文法律效力的認可。
文件印制完畢后由辦文科室（單位）到辦公室用印。文稿印發(fā)后，并將原稿（簽發(fā)稿）和正稿一式三份送辦公室，由辦公室室負責存檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
（七）分發(fā)：凡本局產(chǎn)生的公文，印制裝訂蓋章后，由辦文科室（單位）到取回并分主、抄送機關分發(fā)。
（八）歸檔 ：公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。
歸檔范圍內的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。
聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。
七、收文處理
1、文件傳閱、送發(fā)實行專人管理。做到全程追蹤，直至退回歸檔；密級文件傳閱過程中不能摘抄、復制、遺失，否則按失泄密處理。
2、辦理。來文需要辦理落實的，由辦公室登記后分送主要領導、分管領導批辦，辦公室根據(jù)領導批示意見辦理或分送有關科室辦理。
3、經(jīng)領導批示辦理件，相關科室辦理落實后，應進行注明。
4、任何單位或個人從辦公室領取經(jīng)收文登記的文件，均應由辦公室做好記錄，歸還文件時核銷。
5、召開會議的通知及邀請局領導參加政務活動的電函，先送辦公室主任，再呈送相關領導閱知，屆時由辦公室提醒領導出席。
6、領導同志對未納入收文登記的零散文件或其他材料的批示，參加有關會議帶的文件，應交辦公室統(tǒng)一登記后辦理。
八、 電子公文管理
1、電子公文管理指的是利用計算機系統(tǒng)進行電子公文的辦理、接發(fā)、整理、歸檔、保管等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。辦公期間，必須打開電子公文系統(tǒng)，及時處理相關電子公文。
2、電子公文的收文和發(fā)文一律歸口由辦公室處理，收文處理、公文運行、擬文發(fā)文程序均通過區(qū)電子公文處理系統(tǒng)設置程序，參照紙制公文運行基本原則進行。
3、電子公文要按文種對公章的要求，加蓋發(fā)文單位電子印章。電子印章由辦公室指定人員在專用計算機上使用，等同于實物印章，加蓋電子印章的電子公文具有法律效力。我局電子印章指定由辦公室專人負責保管和使用。
4、電子公文管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定。嚴禁在非涉密電子公文交換系統(tǒng)中存儲、處理和傳輸涉密信息。要及時做好電子公文的數(shù)據(jù)備份工作，防止公文丟失，保證數(shù)據(jù)安全。
5、電子公文處理的計算機及其相關設備由信息中心指定專人管理和維護，用于電子公文處理的計算機要安裝防病毒軟件,定期進行殺毒。
九、其它
1、公文應分類歸檔，保證檔案的齊全、完整，便于保管和利用。其他單位牽頭會同區(qū)教育局聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，局辦公室保存復制或其他形式的公文副本。
2、本規(guī)定由區(qū)教育局辦公室負責解釋。
3、本規(guī)定自2012年9月1日起施行。