鳳縣公文處理手冊

公文處理手冊

鳳縣人民政府辦公室

二O零一二年十二月

鳳縣人民政府辦公室

發(fā)文字號應(yīng)用分類辦法

    一、為了使公文發(fā)文字號的使用更科學(xué)、規(guī)范，同時為了正確掌握行文規(guī)則、區(qū)分使用文種，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》有關(guān)規(guī)定，參照省、市政府的做法，結(jié)合我辦工作實際，制定本辦法。

二、縣政府或縣政府辦公室公文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、對象和作用，分別使用編號冠以“鳳政發(fā)”、“鳳政辦發(fā)”、“鳳政字”、“鳳政辦字”、“政府令”、“鳳政函”、“鳳政辦函”或者使用不冠字的“送閱件”、“鳳縣政情”、“紀(jì)要”(包括縣政府常務(wù)會議紀(jì)要、縣長辦公會議紀(jì)要、縣政府專項問題會議紀(jì)要)和不編號使用不冠字的專用紙的“通知”。

（一）“鳳政發(fā)”主要用于：實施有關(guān)全縣經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的方針、政策，發(fā)布縣政府規(guī)范性文件和行政措施，傳達(dá)涉及全縣的重要工作部署和周知事項，批轉(zhuǎn)各鎮(zhèn)政府、縣政府工作部門、直屬機(jī)構(gòu)有關(guān)全縣經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展重要問題的請示、意見、報告，表彰縣政府常務(wù)會議審定的先進(jìn)集體和先進(jìn)個人，批評錯誤、通報重要情況等公文。

（二）“鳳政辦發(fā)”主要用于：傳達(dá)縣政府作出的決定、規(guī)定、部署和采取的行政措施，根據(jù)縣政府的意見，通報有關(guān)重要工作情況，轉(zhuǎn)發(fā)省、市政府及其他部門對我縣工作有指導(dǎo)意義和參考價值的文件，轉(zhuǎn)發(fā)鎮(zhèn)政府及縣政府工作部門貫徹執(zhí)行縣政府有關(guān)文件及省、市政府有關(guān)部門重要文件精神實施意見，傳達(dá)其他需要周知事項的公文等。

    （三）“鳳政字”主要用于：以縣政府名義向省政府、市政府匯報重要情況、請示專項問題、提出重要建議或按規(guī)定必須由縣政府報請市政府、省政府審批的事項；向縣人大及其常委會報告工作，提請人事任免、議案以及其它需要審議通過的事項；縣政府成立設(shè)置時間長、工作范圍廣、工作內(nèi)容全面的臨時機(jī)構(gòu)的發(fā)文。

（四）“鳳政辦字”主要用于：根據(jù)縣政府的意見向市政府辦公室或者其他上級機(jī)關(guān)匯報工作、請示問題、提出建議；對縣政府辦公室內(nèi)部管理事項作出安排部署；辦公室內(nèi)部人事任免及內(nèi)部工作人員工資調(diào)整，晉升級別等；縣政府成立機(jī)構(gòu)設(shè)置時間短、工作內(nèi)容單一的臨時機(jī)構(gòu)的發(fā)文。

（五）“鳳政函”主要用于：以縣政府名義向省、市政府有關(guān)部門及其他縣區(qū)發(fā)出邀請、聯(lián)系工作、征詢意見、答復(fù)問題；按規(guī)定由縣政府向市政府有關(guān)部門申報情況和請求批準(zhǔn)的重要事項，由縣政府批準(zhǔn)或者答復(fù)各部門、各鎮(zhèn)請示的專項問題；下發(fā)告知性和其它非指示性通知等。

（六）“鳳政辦函”主要用于：以縣政府辦公室名義向有關(guān)機(jī)關(guān)和部門聯(lián)系商洽工作，詢問和答復(fù)問題；傳達(dá)縣政府領(lǐng)導(dǎo)對有關(guān)部門或鎮(zhèn)請示事項的批復(fù)意見；答復(fù)人大代表建議、政協(xié)委員提案的辦理情況；答復(fù)其他不相隸屬機(jī)關(guān)、單位、個人有關(guān)重要問題的詢問；向有關(guān)主管部門申報人、財、物計劃和其它工作方案，請示批準(zhǔn)有關(guān)事項等。

（七）“政府令”主要用于：發(fā)布重要的、涉及面廣的縣政府規(guī)范性文件和重大強(qiáng)制性行政措施。

（八）“送閱件”主要用于：提供領(lǐng)導(dǎo)參閱的有關(guān)資料、信息。

（九）“會議紀(jì)要”主要用于：記載會議情況和議定事項，傳達(dá)會議精神 ；縣政府常務(wù)會議紀(jì)要、縣長辦公會議紀(jì)要、專項問題會議紀(jì)要，以印有“會議紀(jì)要”文頭專用紙印發(fā)，一般不另加通知。

三、縣政府或縣政府辦公室與縣委或縣委辦公室聯(lián)合發(fā)文時，應(yīng)掛縣委或縣委辦公室發(fā)文字號；與其它部門聯(lián)合發(fā)文，需要掛縣政府或者縣政府辦公室發(fā)文字號的，按本辦法辦理。

市政府辦公室發(fā)文辦理工作規(guī)則

為了進(jìn)一步規(guī)范公文起草、審核、簽發(fā)程序，減少公文數(shù)量，提高公文質(zhì)量，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定本規(guī)則。

    一、嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量

（一）減少縣政府表彰性文件。對在全縣重大工程建設(shè)、搶險救災(zāi)、重大科研活動及其他社會影響大的工作中做出突出貢獻(xiàn)的先進(jìn)集體、先進(jìn)個人，縣政府決定授予榮譽(yù)稱號或以其他形式進(jìn)行表彰獎勵的，經(jīng)縣長或縣長授權(quán)的副縣長簽署，以縣政府名義發(fā)文。

    對在部門、系統(tǒng)、行業(yè)年度工作、專項性工作、階段性工作中做出顯著成績，經(jīng)縣政府批準(zhǔn)給予獎勵的先進(jìn)集體、先進(jìn)個人，按照《國家公務(wù)員法》、《國家公務(wù)員獎勵暫行規(guī)定》及有關(guān)規(guī)定，可冠以“經(jīng)縣政府批準(zhǔn)”字樣，由縣政府辦公室或部門發(fā)文，獎勵證書加蓋縣政府印章。

    （二）嚴(yán)格控制以縣政府、縣政府辦公室名義批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)部門文件。屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)當(dāng)由部門自行發(fā)文或幾個部門聯(lián)合發(fā)文。縣政府、縣政府辦公室原則上不批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)部門的工作安排、工作總結(jié)以及根據(jù)上級主管部門文件精神制定的貫徹性文件。

    （三）對縣政府工作部門的文件，縣政府辦公室除轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)涉及面廣的重要政策性文件外，一般業(yè)務(wù)性文件不予轉(zhuǎn)發(fā)。確需轉(zhuǎn)發(fā)的，按規(guī)定程序簽發(fā)。

    二、文稿擬制、審核、簽發(fā)程序

    （一）文稿擬制

應(yīng)切實做到符合國家法律、法規(guī)和上級有關(guān)規(guī)定，符合黨的路線、方針、政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。如提出新的規(guī)定，應(yīng)就提出的理論依據(jù)和可行性作出說明。公文內(nèi)容要做到有高度、有深度，可操作性強(qiáng)；主題突出，觀點明確，事實確切，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，語言、標(biāo)點符號規(guī)范，文字精練；文種正確，格式規(guī)范；擬制的緊急文稿必須說明理由和要求；報上級機(jī)關(guān)的請示，應(yīng)一文一事，不得一文多事；報告中不得夾帶請示事項。

文稿擬制單位和擬制人員對文稿質(zhì)量負(fù)首要責(zé)任。

（二）文稿審核

    文稿審核程序。縣政府各部門或縣政府辦公室草擬，準(zhǔn)備以縣政府或縣政府辦公室名義發(fā)出的文稿，經(jīng)縣政府辦公室綜合股初核后，送分管主任核稿，分管主任核稿后必須送辦公室主任再審核，辦公室主任審核后分別送分管副縣長、縣長按權(quán)限簽發(fā)。

1.政府辦公室綜合股初核責(zé)任

（1）審查有無必要以縣政府或縣政府辦公室名義行文。 應(yīng)當(dāng)明確：不能準(zhǔn)確體現(xiàn)政府決策意圖的公文不發(fā)；可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)；過時的公文不發(fā)；上級機(jī)關(guān)在報刊上已公布并注明不再行文的法規(guī)、行政規(guī)章、規(guī)范性文件、決定、通知等以及已發(fā)至基層單位的公文，本機(jī)關(guān)無新的要求時，不再原文轉(zhuǎn)發(fā)；凡能通過當(dāng)面商定、電話聯(lián)系、便函聯(lián)系、開會協(xié)商和領(lǐng)導(dǎo)面示等方式解決或答復(fù)的問題，或?qū)㈩I(lǐng)導(dǎo)批示已抄轉(zhuǎn)、復(fù)印有關(guān)部門執(zhí)行的，不再發(fā)文；已經(jīng)會議研究解決，不須立案考查的一次性安排的事項，不再正式行文；不是縣政府或縣政府辦公室直接召開的會議，不以縣政府辦公室名義發(fā)通知（經(jīng)請示縣政府同意召開的會議，由有關(guān)部門發(fā)會議通知并在通知中注明“經(jīng)縣政府同意”字樣）；各部門按職權(quán)可以自行處理或縣政府已經(jīng)授權(quán)部門處理的事項，不以縣政府或縣政府辦公室名義發(fā)文；各部門向?qū)谏霞壷鞴懿块T聯(lián)系業(yè)務(wù)、要錢要物、申報計劃、請求批準(zhǔn)具體事項，不以縣政府或縣政府辦公室名義行文；部門工作總結(jié)、安排以及根據(jù)上級主管部門文件精神制定的貫徹性文件，不以縣政府或縣政府辦公室名義發(fā)文；各部門請求縣政府或縣政府辦公室批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，內(nèi)容過于原則、抽象，不具備操作性，或有關(guān)部門意見不一致，或所提措施和辦法暫不具備實施條件，不以縣政府或縣政府辦公室名義發(fā)文；市政府工作部門的文件，除涉及面廣、政策性強(qiáng)的以外，一般不予轉(zhuǎn)發(fā)，確需轉(zhuǎn)發(fā)的，按程序簽發(fā)。

（2）審查行文關(guān)系是否合理，文種是否正確。

（3）審查文稿內(nèi)容。著重審查：文稿內(nèi)容是否符合法律、 法規(guī)和上級有關(guān)規(guī)定，是否符合黨的路線、方針和政策；文稿內(nèi)容是否與上級機(jī)關(guān)和本級機(jī)關(guān)已發(fā)的公文內(nèi)容銜接一致，是否需要修改和廢止以前的有關(guān)規(guī)定；文稿內(nèi)容是否符合實際，所提要求是否明確，措施是否具有針對性、指導(dǎo)性和可操作性。

（4）審查文字表達(dá)。包括標(biāo)題是否精練，條理是否清楚， 結(jié)構(gòu)是否合理，語言是否貼切，標(biāo)點符號是否規(guī)范，涉及的數(shù)字、名稱、概念、術(shù)語是否準(zhǔn)確。特別是有關(guān)重要數(shù)據(jù)、人名、地名、機(jī)構(gòu)名稱等是否準(zhǔn)確無誤。

（5）審查體式規(guī)范。文稿涉及的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、標(biāo)題、 主送機(jī)關(guān)、正文、秘密等級、附件、成文時間、附注、抄送機(jī)關(guān)等要素是否齊全、規(guī)范。

（6）審查制發(fā)程序是否規(guī)范。對部門代擬的文稿，要審查部門負(fù)責(zé)人是否簽署意見、姓名及時間；涉及其他部門和有關(guān)方面的，是否已協(xié)調(diào)溝通并會簽，意見不一致的是否如實反映，并作出說明或提出建設(shè)性意見。

（7）文稿有關(guān)依據(jù)文件及其他相關(guān)文件資料是否齊全； 是否符合發(fā)文擬稿的有關(guān)規(guī)定。

辦公室承辦初核工作的業(yè)務(wù)科室對呈送審核的文稿中存在的法律、政策方面的問題，事實、數(shù)據(jù)方面的問題，體例、格式和行文規(guī)則方面的問題，負(fù)主要責(zé)任。

2.分管主任審核責(zé)任

分管主任根據(jù)職權(quán)、分工或授權(quán)對綜合股初核后的文稿進(jìn)行審查。重點審核：

（1）文稿內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)、規(guī)章和黨的路線、方針、政策，與上級和本級已經(jīng)發(fā)布的有關(guān)文件是否一致；是否準(zhǔn)確體現(xiàn)了政府意圖和決策精神。

（2）涉及有關(guān)部門和下一級政府的權(quán)利、義務(wù)是否與其職責(zé)符合，有無職責(zé)重復(fù)、空檔或交叉，有關(guān)問題是否進(jìn)行了協(xié)商，對協(xié)商意見不一致的事項處理是否妥當(dāng)。

（3）發(fā)文時機(jī)是否成熟，所提措施是否切實可行，公文發(fā)出后會不會產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng)。

（4）起草的文稿存在與國家和縣政府現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定相?；虿汇暯拥韧怀鰡栴}，需要退回原呈報單位修改或不應(yīng)以縣政府或縣政府辦公室名義發(fā)文的意見作出決定。

分管主任對經(jīng)審核后送縣政府領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)的文稿中存在的法律、政策、審批程序、重要事實和數(shù)據(jù)方面的問題負(fù)責(zé)。

3.辦公室秘書股復(fù)核責(zé)任

對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)的文稿，由秘書人員在編號登記前進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核內(nèi)容主要是：

（1）制發(fā)程序是否符合規(guī)范。 重點是：文稿擬制是否規(guī)范，是否按程序進(jìn)行了初核、審核，領(lǐng)導(dǎo)同志是否已簽發(fā)。

 　 （2）行文關(guān)系是否合理，文種選擇是否正確。

（3）文稿體例格式是否規(guī)范。 重點是：主送機(jī)關(guān)是否合乎行文規(guī)則，排列順序是否正確；有附件的，附件是否齊全，附件內(nèi)容與排列順序是否正確；落款與成文日期標(biāo)識是否符合規(guī)定，有附注的，附注標(biāo)識是否規(guī)范準(zhǔn)確；請示件是否標(biāo)注簽發(fā)人、聯(lián)系人和聯(lián)系方式；是否需要抄送，排列順序是否正確；是否標(biāo)識印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)時間；翻印文件是否標(biāo)識翻印機(jī)關(guān)、翻印日期、翻印份數(shù)和印發(fā)范圍。

（4）文稿是否謄寫工整、清楚。

秘書人員在復(fù)核中，對文稿的體例、格式、行文規(guī)則方面存在的一般性問題進(jìn)行必要的規(guī)范化處理；對涉及法律、政策和審批程序等方面的重要問題，提請綜合股訂正；如需對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，須報請簽發(fā)文稿的領(lǐng)導(dǎo)同志復(fù)審。

    辦公室承辦復(fù)核工作的科室，對領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)的文稿，在發(fā)文形式方面應(yīng)作規(guī)范化處理而未作處理或處理不當(dāng)?shù)?，?fù)重要責(zé)任。

　　（三）文稿簽發(fā)

1.縣政府公文的簽發(fā)權(quán)限

（1）縣政府向市政府和縣委、縣人大及其常委會、 縣政協(xié)等機(jī)關(guān)的重要行文，如請示、報告、意見、議案、通報等，由縣長簽發(fā)。

（2）縣政府發(fā)布規(guī)范性文件，制發(fā)政策性強(qiáng)、涉及面廣的重要公文，如命令（令）、決定、通告、通報、關(guān)于成立機(jī)構(gòu)和人事任免的通知、對重大問題的批復(fù)等，由縣長簽發(fā)。

（3）縣政府批轉(zhuǎn)下級行政機(jī)關(guān)的請示、報告、意見及轉(zhuǎn)發(fā)其他機(jī)關(guān)文件的公文，由縣長簽發(fā)。

（4）縣政府與上級行政機(jī)關(guān)的工作部門、兄弟縣行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，由縣長簽發(fā)。

　?。?span>5）依據(jù)會議決定或辦理例行手續(xù)制發(fā)的縣政府文件，根據(jù)文件內(nèi)容由簽發(fā)。

　　（6）縣政府常務(wù)會議紀(jì)要、縣長辦公會議紀(jì)要由縣長簽發(fā)；縣政府專項問題會議紀(jì)要，由主持會議的縣政府領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

　　2.縣政府辦公室公文的簽發(fā)權(quán)限

　?。?span>1）縣政府辦公室文內(nèi)出現(xiàn)“經(jīng)縣政府同意”字樣的公文以及由縣長或副縣長決定、批準(zhǔn)辦理的事項，由縣長或常務(wù)副縣長簽發(fā)。

（2）縣政府辦公室一般性公文由常務(wù)副縣長簽發(fā)；涉及人、財、物及制度、規(guī)定等重大事項的，常務(wù)副縣長審核后縣長簽發(fā)。

　?。?span>3）以縣政府辦公室名義制發(fā)的會議通知，由縣長或常務(wù)副縣長簽發(fā)。辦公室內(nèi)部制發(fā)的通知由辦公室主任簽發(fā)。

　?。?span>5）縣政府及縣政府辦公室其他公務(wù)文書的簽發(fā)，如賀電（信）、慰問電（信）等，參照以上程序辦理。

　　（6）縣政府黨組、辦公室黨組文件的簽發(fā)，按黨委系統(tǒng)公文處理有關(guān)規(guī)定辦理。

三、公文打印、校對、發(fā)送、歸檔程序

　?。ㄒ唬┌匆?guī)定掛號登記的公文，要嚴(yán)格按公文格式打印，急件做到隨到隨打印，不得延誤。

　　（二）對打出的清樣，先由公文起草人員校對，從內(nèi)容、文字、格式等方面嚴(yán)格把關(guān)，后由確定的秘書人員對公文復(fù)校，主要把好格式關(guān)，確保發(fā)出的公文準(zhǔn)確無誤。

　?。ㄈΥ蛴『玫奈募?、急件要及時發(fā)出，一般件三天內(nèi)發(fā)出。

　　（四）對縣政府、縣政府辦公室制發(fā)的文件和收到的各類文件，在按要求辦理完畢后要及時交文書室整理歸檔。

行政公文報送和處理工作有關(guān)要求

一、嚴(yán)格執(zhí)行公文審核簽發(fā)制度

各鎮(zhèn)、各部門報送縣政府的重要公文，必須由本單位主要負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。主要負(fù)責(zé)人外出期間可由主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，但必須隨文以書面形式說明情況。主管部門的下級單位報縣政府的公文需由主管部門轉(zhuǎn)報?？h屬企業(yè)、行業(yè)協(xié)會等一般不得直接向縣政府報送公文。部門報請縣政府審批的事項，凡涉及其他部門職權(quán)的，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門充分協(xié)商，經(jīng)會簽后報市政府審批。如部門之間有分歧，協(xié)商后仍不能達(dá)成一致意見的，主辦部門應(yīng)列明各方理由和依據(jù)，提出辦理建議，報縣政府決定。

二、嚴(yán)格執(zhí)行公文報送工作規(guī)程

（一）各鎮(zhèn)、各部門要嚴(yán)格按照縣政府辦公室公文報送程序報送公文。報請縣政府審批的公文，由縣政府辦公室文書機(jī)要股統(tǒng)一收文。除縣政府領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的事項和需要直接報送縣政府領(lǐng)導(dǎo)同志的絕密事項以及少數(shù)特別緊急的涉外事項、重大突發(fā)事件外，各鎮(zhèn)、各部門一般不得將需要縣政府審批的公文，以機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的名義直接報送縣政府領(lǐng)導(dǎo)同志個人；不得以送閱件、部門內(nèi)部簡報、白頭信函等形式，代替需要縣政府審批的公文直接報送縣政府領(lǐng)導(dǎo)同志個人。

（二）凡邀請縣政府領(lǐng)導(dǎo)出席有關(guān)會議或活動的，不得使用請柬，一律以正式公文或函件形式，注明會議或活動時間、地點、議程、主要內(nèi)容，按規(guī)定程序報縣政府辦公室文書機(jī)要股辦理。

（三）各鎮(zhèn)、各部門報送縣政府的請示公文應(yīng)一事一報，并注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式。請示文件必須一文一事，只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。報送縣政府的報告等非請示性公文中不得夾帶請示事項。

（四）各鎮(zhèn)、各部門報送公文時，對緊急事項應(yīng)在公文上標(biāo)注“加急”，對特別緊急的事項應(yīng)在公文上標(biāo)注“特急”。對涉及國家秘密的公文，要按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定，準(zhǔn)確標(biāo)注密級和保密期限。

三、高度重視縣政府領(lǐng)導(dǎo)批示件辦理工作

對縣政府領(lǐng)導(dǎo)明確要求各鎮(zhèn)、各部門辦理的批示件，有關(guān)鎮(zhèn)或部門要抓緊辦理，并及時報告辦理情況。凡明確提出時限要求的，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時限內(nèi)辦理完畢并報結(jié)果；無具體時限要求的公文，相關(guān)鎮(zhèn)、部門應(yīng)在收到后20日內(nèi)辦理完畢并書面報送辦理結(jié)果。確因情況復(fù)雜，難以在規(guī)定時間內(nèi)辦結(jié)的，可適當(dāng)延長辦結(jié)時限，但要及時以書面形式向縣政府辦公室說明理由和辦理進(jìn)展情況；對不符合要求退回承辦單位需重辦、重報的，承辦單位應(yīng)在7日內(nèi)重新辦理和反饋。

對縣政府領(lǐng)導(dǎo)批示或縣政府辦公室轉(zhuǎn)交鎮(zhèn)、部門提出處理意見的公文，鎮(zhèn)、部門應(yīng)在5個工作日內(nèi)辦理，并按要求以函的格式及時向縣政府辦公室承辦股室反饋意見。確因特殊原因需要延長時間的，應(yīng)及時以書面形式向縣政府辦公室說明，并及時報告辦理進(jìn)展情況。

四、建立健全退文通報制度

為切實維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、統(tǒng)一性和規(guī)范性，對不符合要求的公文，縣政府辦公室收到后將作退文處理，由報送單位按規(guī)范要求和程序重新報送?？h政府辦公室將加強(qiáng)對各鎮(zhèn)、各部門公文報送工作的指導(dǎo)，定期對各鎮(zhèn)、各部門的公文報送情況進(jìn)行綜合分析、督促檢查，并視情予以通報。