甘肅省地震局、中國地震局蘭州地震研究所公文處理辦法

甘震發(fā)〔2012〕85號

關于印發(fā)局(所)公文處理辦法的通知

各部門、單位：

《局（所）公文處理辦法》經(jīng)2013年4月18日局（所）辦公會審議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

                  甘肅省地震局

                   2013年4月25日

甘肅省地震局、中國地震局蘭州地震研究所

公文處理辦法

第一章  總  則

    第一條  為適應新形勢下防震減災工作需要，推進黨組（機關黨委）、局（所）公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化管理，根據(jù)中辦、國辦《黨政機關公文處理工作條例》、中國地震局《地震工作部門公文處理辦法》規(guī)定，結合局（所）實際，制定本辦法。

第二條  黨組（機關黨委）、局（所）公文是實施黨政領導、處理黨務公務、履行職能、依法行政，具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，落實中國地震局和省委、省政府重要部署，請示答復問題，指導和商洽工作，報告、通報和交流情況的重要工具。

    第三條  公文處理是指公文擬制、辦理、管理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

    第四條  公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

    第五條  辦公室負責局（所）公文擬制和中國地震局及各司室、直屬單位，省委、省政府及其他部門、單位公文辦理、歸檔工作。機關黨委負責黨組（機關黨委）公文擬制工作。

各部門、單位負責公文處理的人員應具有較強的文字能力和相應的專業(yè)知識，掌握公文處理的工作程序。

第二章  公文種類

    第六條  黨組（機關黨委）、局（所）使用的重點公文種類有以下幾種：

（一）決定。適用于對重要事項作出決策和部署，獎懲有關單位和人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

（二）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

    （三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（四）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

    （五）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

    （六）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

    （七）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

    （八）批復。適用于答復下級機關的請示事項。

    （九）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

    （十）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章  公文格式

第七條  公文一般由下列主要部分組成：

    （一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

    （二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注絕密、機密、秘密和保密期限。

    （三）緊急程度。緊急公文應視緊急程度分別標注特急、加急。

    （四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志并列使用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，主辦機關排在前列。

    （五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關發(fā)文字號。

    （六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

    （七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

    （八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱。

    （九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。

    （十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍、聯(lián)系人姓名和電話等需要說明的事項。

    （十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

    （十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

    （十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

    （十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

    第八條  公文版式按照《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）國家標準執(zhí)行。

第九條  公文用紙幅面采用國際標準A4型；特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。公文應當左側裝訂，訂位為兩釘外訂眼距離版面上下邊緣各70mm處，允許誤差正負4mm；騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與脊間的距離為正負3—5mm。

第四章  行文規(guī)則

    第十條  行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十一條  向上級機關行文原則

（一）局黨組可以向中國地震局黨組，省委行請示、報告和意見；局（所）可以向中國地震局，省政府，省人大常委會行請示、報告和意見。主送機關原則上只有一個，必要時同時抄送中國地震局黨組或省委，中國地震局或省政府。

（二）市州地震部門需要呈轉中國地震局的請示事項，應以局（所）名義向中國地震局請示，并提出傾向性意見，不得原文轉報。

（三）請示應一文一事。不得在報告等非請示公文中夾帶請示事項。

（四）除領導交辦的事項外，不得直接向中國地震局，省委、省政府領導個人呈報公文。

第十二條  向同級、下級機關行文原則

（一）黨組（機關黨委）可以向各部門、單位、中心地震臺（黨支部）行文。

（二）機關黨委可以向中國地震局直屬機關黨委和省委內設機構以函的形式行文。

（三）局（所）可以向各部門、單位，中心地震臺，市州地震部門行文。

（四）局（所）可以向中國地震局內設機構、直屬單位，省政府內設機構以及各省區(qū)市地震局以函的形式行文。

（五）局（所）可以向其他部門、單位，市州政府以函的形式行文，但不得提出指令性要求。

（六）局（所）可以與其他部門、單位聯(lián)合行文。

（七）局（所）公文內容涉及其他部門、單位職權范圍時，必須會簽并取得一致意見后方可行文。

（八）各部門、單位在職責范圍內可以以便函的形式與其他部門、單位商洽工作，詢問和答復問題，但不得對外正式行文。

（九）事業(yè)單位對外行文應由歸口機關管理部門負責辦理。

第五章  公文擬制

第十三條  黨組（機關黨委）、局（所）公文擬制包括公文起草、核稿、審核、簽發(fā)、印制等程序。

第十四條  主辦部門、單位負責人或承辦人起草公文應做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)局黨組意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（三）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（四）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（五）文種準確，格式規(guī)范。

（六）主辦部門、單位分管領導應當主持、指導重要公文的起草工作。

第十五條  公文文稿審核、簽發(fā)前，主辦部門、單位負責人應認真核稿并簽字；黨組（機關黨委）公文報機關黨委審核；局（所）公文報辦公室審核。

公文嚴格執(zhí)行“先核后簽”的原則，審核時限為1個工作日（特殊情況除外）。公文審核的重點是：

（一）行文理由是否充分、依據(jù)是否準確。

（二）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整體現(xiàn)局黨組意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及其他部門、單位職權范圍的事項是否達成一致意見并會簽。涉及內部有關部門、單位職能的事項是否會簽。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

第十六條  經(jīng)審核不宜發(fā)的公文文稿，應退回主辦部門、單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由主辦部門、單位修改后，重新提交機關黨委或辦公室審核。

第十七條  上行文由局（所）主要領導簽發(fā)。其他公文由分管局（所）領導簽發(fā)。簽發(fā)公文時應簽署是否同意發(fā)文的明確意見、姓名和完整日期。聯(lián)合行文由局（所）主要領導及聯(lián)合行文的部門、單位領導簽發(fā)。

第十八條  公文印制由辦公室負責。

第六章  公文辦理

    第十九條  黨組（機關黨委）、局（所）公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

    第二十條  收文辦理主要程序是：

    （一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽收，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）承辦。批辦性公文由辦公室負責人提出擬辦意見，報局（所）領導批示后轉送承辦部門、單位辦理。承辦部門、單位應按照規(guī)定時限要求辦理完畢，無具體時限要求的，應在7個工作日內辦結。

（四）傳閱。閱知性公文，由辦公室及時送達傳閱對象閱知。

（五）催辦。辦公室督促承辦部門、單位按期辦結來文辦理事項。

（六）答復。承辦部門根據(jù)工作需要，告知來文單位對公文的辦理結果。

第二十一條  發(fā)文辦理主要程序是：

（一）登記。已經(jīng)局（所）領導簽批的公文，由主辦部門、單位承辦人到辦公室（機關黨委）確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。涉密公文應到局保密辦辦理定密登記手續(xù)。

（二）校核。公文在印制前，由主辦部門、單位承辦人對公文的內容、文種、格式、密級等進行校核并簽字確認。

（三）印制。公文印制時限為1個工作日（特殊情況除外）。有特殊要求的公文可委托有資質的印刷廠印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢后，由主辦部門、單位承辦人裝訂、分發(fā)或上報。上報甘肅省委、省政府的公文份數(shù)不少于30份。

第二十二條  黨組（機關黨委）公文由機關黨委負責管理、整理，年底前交辦公室歸檔；局（所）公文由辦公室負責歸檔。局（所）與其他部門、單位聯(lián)合印發(fā)的公文，由主辦部門、單位交辦公室歸檔。

第二十三條  涉密公文應通過機要郵政、省委機要交換站、專人、中國地震局電子公文交換系統(tǒng)進行傳遞報送。

第七章  公文管理

    第二十四條  局（所）建立專門的機要保密室和機要閱文室，配備專門人員和安全保密設施設備，采取規(guī)定的保密措施保管公文。

    第二十五條  涉密公文的清退、銷毀工作按省委保密委員會和機要局要求進行。

    第二十六條  復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)局保密委員會辦公室主任批準。絕密級公文不得復制、匯編。復制、匯編的公文視同原件管理。

第二十七條  不具備歸檔和保存價值的公文，在登記造冊后可以銷毀；個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第二十八條  借閱公文需經(jīng)辦公室領導同意，并辦理借閱手續(xù)。

第二十九條  工作人員離崗離職時，各部門、單位應督促其將暫存、借用的公文移交、清退。

第八章  附  則

    第三十條  本辦法自2013年4月 25日起施行。局（所）2002年1月21日印發(fā)的《局（所）公文處理辦法》（甘震發(fā)〔2002〕1號）同時廢止。