南京市食品藥品監(jiān)督管理系統(tǒng)公文處理工作辦法（試行）

關(guān)于印發(fā)《南京市食品藥品監(jiān)督管理系統(tǒng)公文處理工作辦法（試行）》的通知
寧食藥監(jiān)辦〔2012〕231號 

 
各區(qū)縣藥監(jiān)局，市局機關(guān)各處室，各直屬單位：　
為了進一步加強和規(guī)范全市藥監(jiān)系統(tǒng)公文處理工作，提高機關(guān)公文處理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《江蘇省黨政機關(guān)實施〈黨政機關(guān)公文處理工作條例〉細則（試行）》（蘇辦發(fā)〔2012〕37號），結(jié)合近幾年     全局系統(tǒng)公文處理工作實際情況和江蘇省食品藥品監(jiān)督管理局的有關(guān)要求，特制定《南京市食品藥品監(jiān)督管理系統(tǒng)公文處理工作辦法（試行）》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真遵照執(zhí)行。2004年2月14日《南京市藥品監(jiān)督管理局公文處理制度》（寧藥監(jiān)辦〔2004〕29號）同時廢止。
 

南京市食品藥品監(jiān)督管理局
2012年11月15日
 

南京市食品藥品監(jiān)督管理系統(tǒng)
公文處理工作辦法（試行）
 

一、總 則 
為促進我市藥監(jiān)系統(tǒng)各級機關(guān)、直屬單位公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化建設(shè)，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，制定本辦法。?　　
（一）本辦法適用于我市藥監(jiān)系統(tǒng)各級機關(guān)和直屬單位公文處理工作。
（二）黨政機關(guān)的公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、上級指示精神，公布法規(guī)和規(guī)章，指導和布置工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。
（三）公文處理工作是指公文的擬制、辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。?
（四）公文處理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。?　　
（五）市藥監(jiān)系統(tǒng)各級機關(guān)和直屬單位全體人員應重視公文處理工作。市、區(qū)縣局機關(guān)及各直屬單位辦公室（綜合科，以下同）是公文處理工作的管理機構(gòu)和主管部門。?　　
（六）公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、編印、用印、整理、歸檔和銷毀。各辦公室由專人負責公文處理工作。
二、公文種類?　　                                        
市、區(qū)縣局和各直屬單位常用的公文種類有：
（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。
（三）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
（四）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。
（五）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
（六）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
（七）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。
（八）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
（九）批復。適用于答復下級機關(guān)請示事項。
（十）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（十一）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
（十二）會議紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
其中，報告、請示屬上行文；決定、通報屬下行文；意見可以用于上行文、下行文和平行文；通知可用于下行文或平行文。?　　
三、公文格式
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注（政府信息公開屬性等）、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。?　　
（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應標注份號。
（二）密級和保密期限。涉及國家秘密的公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
（三）緊急程度。緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別在公文首頁標注“特急”、“加急”。
（四）發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱（全市藥監(jiān)系統(tǒng)規(guī)范化簡稱見附件1）。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱；黨委（組）機關(guān)或主辦機關(guān)排列在前，在首頁上端居中套紅。市局機關(guān)公文標志主要有：
1．“中共南京市食品藥品監(jiān)督管理局黨組文件”。適應于市局黨組向上級黨委（黨組）請示、報告工作，印發(fā)黨組重要決定，任免人員，以及其他需要以黨組名義印發(fā)的重要公文。
2．“南京市食品藥品監(jiān)督管理局文件”。適應于以市局名義制發(fā)的各種公文（“函”除外）。駐局紀檢組、監(jiān)察室，機關(guān)黨委，工會，團委制發(fā)公文亦使用此公文標志。
3．“南京市食品藥品監(jiān)督管理局”。適應于以市局名義制發(fā)的函的形式公文。
4．“南京市食品藥品監(jiān)督管理局公告（通告）”。適應于向社會宣布(公布)重要的事項或法定事項，以及有關(guān)方面應當遵守或周知的事項等。
5.“南京市食品藥品監(jiān)督管理局會議紀要”。適用于記載會議主要事項和議定事項。
（五）發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份(公元全稱)、序號組成，聯(lián)合行文，使用主辦機關(guān)發(fā)文字號(市局公文發(fā)文字號見附件2 )。
（六）簽發(fā)人。上行文應注明簽發(fā)人姓名，下行文不署簽發(fā)人。
（七）公文標題。由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。
（八）主送機關(guān)。指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。?
（九）正文。正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。
（十一）發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
（十二）成文日期。署會議通過或發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。                
（十三）印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應加蓋發(fā)文機關(guān)章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可不加蓋印章，會議紀要不加蓋印章。
（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍、政府信息公開屬性（一般標注主動公開、依申請公開、不公開）等需要說明的事項。
（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
（十六）抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān),應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型統(tǒng)稱。
（十七）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。
（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。
（十九）公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。
（二十）公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。
（二十一）公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊情況根據(jù)實際需要確定。
四、公文規(guī)則
（一）行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。對必須印發(fā)的公文嚴格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍，杜絕亂發(fā)濫送，避免重復行文。
（二）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應同時抄送被越過的機關(guān)。
（三）向上級機關(guān)行文規(guī)則。
1.原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。
2.各區(qū)縣食品藥品監(jiān)督管理局或市局直屬單位請示事項，如需以市局名義向上級機關(guān)請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。
3.請示必須一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。請示一般只寫一個主送機關(guān)；需要同時送其他機關(guān)的，應當采用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。在公文末頁附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。文末應當有請示語，如：“當否，請批示?！薄ⅰ巴追?，請批復?！钡?。
4.除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以各局、單位的名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以各局、單位負責人名義向上級機關(guān)報送公文。
（四）向下級機關(guān)行文規(guī)則。
1.市局主送區(qū)縣藥監(jiān)局、市局直屬單位的公文，可根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要發(fā)文應當同時抄送省藥監(jiān)局、市政府等上級機關(guān)。
2.各局機關(guān)不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文。
3.涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。
4.向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時抄送該機關(guān)的另一個上級機關(guān)。
5.市局機關(guān)可以與市政府同級機關(guān)聯(lián)合行文。
（五）各局機關(guān)可以與同級政府各部門按職權(quán)相互行文。
（六）各局內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得對外正式行文。根據(jù)領(lǐng)導授權(quán)，辦公室可以以函的形式行文。
（七）市稽查支隊、餐監(jiān)所、各區(qū)縣食品藥品監(jiān)督所可以以函的形式向有關(guān)部門核查有關(guān)案件情況。市稽查支隊、餐監(jiān)所、藥檢所不得向各區(qū)縣藥監(jiān)局印發(fā)指令性公文，可以以函的形式向各區(qū)縣食品藥品監(jiān)督所印發(fā)指導性公文。
五、公文擬制
公文擬制指以各局名義制發(fā)公文的過程，包括起草、審核、簽發(fā)、復核、校對、繕印、用印、登記、封發(fā)等程序。
（一）公文起草應做到：
1．符合國家的法律、法規(guī)和黨的方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
2．一切從實際出發(fā)。分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
3．內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精練。
4．文種正確，格式規(guī)范。引用公文應當先引標題，后用圓括號引發(fā)文字號。日期應當寫明具體的年、月、日。
5．深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
6．公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草公文處室（科）必須征求相關(guān)部門的意見，力求達成一致。
7．機關(guān)處室（科）負責人應主持、指導重要公文起草工作。
（二）公文審核重點是：
公文文稿簽發(fā)前，應當由辦公室負責人進行審核。
1．行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。
2．內(nèi)容是否符合國家的法律、法規(guī)和黨的方針政策，是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。所提政策措施和辦法是否切實可行。
3．公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。
4．文種是否正確，格式是否規(guī)范; 人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確度；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等是否規(guī)范，是否涉及保密內(nèi)容。
5．文件是否屬于規(guī)范性文件。
6．其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。
7. 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應退回起草處室并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草處室修改后重新報送。
（三）公文審批簽發(fā)應做到：
公文應經(jīng)局負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由局主要負責人簽發(fā)。其中，以黨組名義的行文，由黨組書記簽發(fā)；以局名義制發(fā)的上行文，由局長簽發(fā)或分管局長審核后局長簽發(fā)；以局名義制發(fā)的平行文或下行文，由局領(lǐng)導按分工簽發(fā)；公文涉及事項有交叉或涉及其他局領(lǐng)導分管工作的，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導會簽后再簽發(fā)；對涉及重要政策或重大問題的，由分管領(lǐng)導審閱后送局長簽發(fā)；會議紀要由會議主持人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。
（四）除保密公文外，承辦公文部門的負責人送簽時應明確公文公開屬性（主動公開、依申請公開、不公開）。
六、公文辦理
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。?
（一）收文辦理主要程序和要求是：
1．簽收。所有公文由辦公室（檔案室）統(tǒng)一簽收，辦公室（檔案室）對收到的公文應逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。
2．登記。辦公室（檔案室）對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。登記的內(nèi)容主要包括：收文編號、日期、來文機關(guān)、文號、標題、密級、緊急程度、附件、份數(shù)、處理情況等。
3．初審及擬辦。經(jīng)簽收、登記后的公文，辦公室負責人進行初審。初審的重點是：是否應當由本局（單位）辦理；來文是否符合行文規(guī)則，文種格式是否符合要求，是否符合公文的其他要求等。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文應當及時退回來文單位并說明理由。需要本局（單位）閱辦的公文，辦公室應當提出擬辦意見，擬辦意見應當明確、具體。擬辦意見報局（單位）主要負責人及分管領(lǐng)導批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。局（單位）領(lǐng)導批示的擬辦事項辦公室公文處理人員做好登記，并及時報辦公室負責人，以便督辦落實。
4．分辦與傳閱。辦公室根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者辦理。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。
5.承辦。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理。一般情況下，各部門對領(lǐng)導批辦的公文，屬本部門職權(quán)范圍的事項，應在5個工作日內(nèi)報告領(lǐng)導；需與相關(guān)部門會辦的，主辦部門要主動會商，并在10個工作日內(nèi)報告領(lǐng)導；需要調(diào)查論證的事項，應先在5個工作日內(nèi)答復，說明情況，并認真組織調(diào)查論證，上報結(jié)果不得超過20個工作日；特殊重大事項，以領(lǐng)導明確要求的時限為準。
6．催辦。辦公室及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按時辦結(jié)。緊急公文或者重要公文辦公室負責人應當隨時跟蹤催辦。
7．答復。公文的辦理結(jié)果承辦部門應當及時報交辦的領(lǐng)導后答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
（二）發(fā)文辦理主要程序和要求是：
1．起草公文。承辦部門（處、室、科）起草公文后，承辦人填寫“XXX市（區(qū)、縣）食品藥品監(jiān)督管理局文件（擬搞紙）”（見附件3），送本處、室、科主要負責人審查簽名。涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關(guān)職能部門協(xié)商、會簽后核稿送簽。除規(guī)章外，涉及公民、法人、其他組織權(quán)利義務(wù)，具有普遍約束力，在一定期限內(nèi)反復適用所制定的規(guī)范性文件必須送法規(guī)處審核會簽，并確定規(guī)字文號。
2．核稿。公文送局領(lǐng)導或單位領(lǐng)導簽發(fā)前，應當由辦公室負責人進行審核。
3. 簽發(fā)。核稿后由公文承辦人送局或單位相關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)。
4. 復核。已經(jīng)領(lǐng)導簽批的公文，統(tǒng)一由辦公室印發(fā)。印發(fā)前辦公室應再次對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需要作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。
5. 登記編號。對復核后的公文，辦公室應當確定發(fā)文號、分送范圍和印制份數(shù)并做好詳細登記。
6. 印制。承辦人應將公文電子稿交辦公室印制，公文電子稿應與領(lǐng)導簽發(fā)的的文稿一致，且符合公文格式。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。
7. 核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后送檔案室蓋章后分發(fā)。并留存二份公文連同領(lǐng)導簽發(fā)的公文原件交檔案室存檔，存檔的公文原件用紙應符合檔案管理費用要求。
（三）需要歸檔的公文，應當根據(jù)有關(guān)檔案管理要求，檔案室及時收集齊全、整理歸檔。
七、公文管理
（一）各局（單位）應建立公文管理制度，確保管理嚴格規(guī)范。
（二）各局（單位）公文由辦公室專人統(tǒng)一管理。應建立機要保密室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。
（三）秘密公文的管理。
1．各局（單位）負責人及其辦公室負責人為定密責任人，負責本局（單位）的秘密確定、變更和解除工作。
2．確定、變更和解除本局（單位）的秘密，應當由承辦人提出具體意見，經(jīng)定密責任人審核批準。
3．公文確定密級前，應當按照擬定的密級先采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。
4. 秘密公文的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、保存、維修和銷毀，應當符合國家保密規(guī)定。復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)局（單位）領(lǐng)導批準。絕密級公文不得復制、匯編。
5．涉密計算機、涉密存儲設(shè)備不得接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)；涉密公文應當通過機要交通、專網(wǎng)等傳遞。
6. 從保密渠道收的公文，辦文時也從保密渠道辦理。
（四）收發(fā)、傳遞和外出攜帶公文，應當指定人員負責，并采取必要的安全措施。
（五）公文的撤銷和廢止，由局（單位）領(lǐng)導根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。
（六）不具備歸檔和保存價值的公文，辦公室申請經(jīng)批準后辦理銷毀手續(xù)可以銷毀。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
（八）工作人員離崗離職時，辦公室應當及時督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交。
八、附則
（一）公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。
（二）本辦法由市局辦公室負責解釋。
（三）2004年2月14日《南京市藥品監(jiān)督管理局公文處理制度》（寧藥監(jiān)辦〔2004〕29號）停止執(zhí)行。
 

附件：1.全市藥監(jiān)系統(tǒng)規(guī)范化簡稱
2.南京市食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)公文字號格式
3.南京市食品藥品監(jiān)管局文件（擬稿紙）
4.南京市食品藥品監(jiān)管局公文格式有關(guān)說明
附件下載：2013030839694705.doc
附件下載：2013030839694706.doc
附件下載：2013030839694707.doc
附件下載：2013030839694708.doc
附件下載：2013030839694709.doc