福鼎市人民政府辦公室公文處理規(guī)程

福鼎市人民政府辦公室
關于印發(fā)市政府辦公室公文處理規(guī)程的通知
鼎政辦〔2013〕16號

各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處，龍安管委會，市人民政府各部門、各直屬機構，本辦各科室：
        為進一步規(guī)范公文辦理程序，使公文處理更加科學、精簡、高效、及時、準確、安全，適應新形勢對公文處理工作的要求，根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》、《福鼎市人民政府工作規(guī)則》，結合工作實際，重新修訂《福鼎市人民政府辦公室公文處理規(guī)程》。經市政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們。
本規(guī)程是市人民政府辦公室內部工作規(guī)程，各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、各部門可參照執(zhí)行。

                                福鼎市人民政府辦公室
                                   2013年1月20日

（此件主動公開）

福鼎市人民政府辦公室公文處理規(guī)程

一、公文處理原則
（一）市人民政府辦公室公文處理工作應當按照《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。
（二）公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關保密規(guī)定，確保國家秘密安全。行文要少而精、注重實效。
（三）市人民政府辦公室文電科（以下簡稱文電科）是本機關管理公文處理工作的內設職能部門，受本機關委托對機關公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。辦公室各科室都應指定專人負責本科室的公文處理工作。公文辦理人員應當忠于職守，廉潔正派，具備相關業(yè)務知識。
（四）進出本機關的正式公文由文電科統(tǒng)一負責收發(fā)、登記、分辦、傳遞、復核、立卷、歸檔和銷毀。
（五）充分利用現(xiàn)代辦公手段，逐步實現(xiàn)通過計算機網絡進行公文處理工作，不斷促進公文處理工作的科學化、制度化和規(guī)范化，切實提高工作效率。
二、公文種類與發(fā)文字號
公文種類主要有：決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函以及紀要等11種。
以市政府名義發(fā)文的可使用鼎政、鼎政綜、鼎政地、鼎政干、鼎政函、紀要等發(fā)文字號；以市政府辦公室名義發(fā)文的可使用鼎政辦、鼎政辦函、內部情況通報等發(fā)文字號。
（一）福鼎市人民政府文件
1.鼎政：文種一般用決定、意見、通知、通報、通告等。
適用于主動公開的普發(fā)性、規(guī)范性公文，主要包括：
（1）發(fā)布指導全市工作的重要公文，對重要事項作出決策和部署、對下級機關布置工作，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項等。文種用決定、意見。
（2）發(fā)布經濟建設和社會發(fā)展方面重大決策、舉措的公文。文種用決定、意見或通知。
（3）批轉市政府部門事關重大或涉及全局性重要工作的意見和建議。文種用通知。
（4）進行全市性表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和重要情況等內容的公文。文種用決定、通報。
（5）在一定范圍內公布應當遵守或周知事項的公文，文種用通告。
2．鼎政綜：文種一般用請示、報告、意見、議案、批復、通知等。
適用于以下公文：
（1）向上級請求指示、批準或者要求解決有關事項等內容的公文。文種用請示。
（2）向上級政府匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問等內容的公文。文種用報告、意見。
（3）答復下級機關向市政府請示事項的公文。文種用批復。
（4）按照法律程序向市人民代表大會及其常委會提請審議事項的公文。文種用議案。
（5）對專項工作或者局部區(qū)域的工作做出安排或者闡明工作活動的指導原則的公文。文種用決定、意見、通知。
（6）成立由市政府領導參加組成的專項工作機構。文種用通知。
（7）轉發(fā)上級的重要公文。文種用通知。
3. 鼎政地：文種一般用請示、批復、通知等。
適用于土地審批事項，主要包括：
（1）向上級請示批準土地審批事項，文種用請示。
（2）答復下級機關向市政府請示有關土地事項的公文，文種用批復。
（3）對土地工作做出安排或闡明土地工作指導原則的公文，文種用通知。
4．鼎政干：文種用通知。
適用于人事任免、干部獎懲、退休待遇等事項的公文。
5．鼎政函：文種一般用函、意見、通知等。
適用于以下公文：
（1）懇請省、寧德市直有關部門解決有關事項，以及與不相隸屬機關、平級機關之間商洽工作、詢問和答復問題等內容的公文。文種用函、意見。
（2）要求下級機關辦理，要求有關單位知曉或者執(zhí)行事項的公文。文種用通知。
6．紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。主要有《福鼎市人民政府常務會議紀要》、《福鼎市人民政府市長辦公會議紀要》、《福鼎市人民政府專題會議紀要》等。
（二）福鼎市人民政府辦公室文件
1．鼎政辦：文種用通知、意見、通報等。
適用于以下公文：
（1）經市政府批準，以市政府辦公室名義布置工作、協(xié)調事項、安排任務的公文。文種用通知、意見。
（2）轉發(fā)上級政府辦公廳（室）的公文。文種用通知。上級部門的公文，原則由各職能部門自行轉發(fā)。
（3）轉發(fā)市政府部門涉及全市性事關重大的公文。文種用通知。
（4）調整由市政府領導參加組成的專項工作機構。文種用通知。
（5）以市政府辦公室名義就某方面工作表彰先進，批評錯誤，傳達有關精神或者情況的公文。文種用通報。
2．鼎政辦函：文種用函、通知、通報、意見等。
適用于以下公文：
（1）以市政府辦公室名義在一定范圍內傳達應當遵守或者周知的事項的公文。文種用通知、通報。
（2）對下級政府及部門辦公室進行具體業(yè)務指導、事務性工作布置和會議通知等內容的公文。文種用通知。
（3）以市政府辦公室名義與不相隸屬的機關商洽工作、詢問和答復問題的公文。文種用函、意見。
（4）經市政府同意，以市政府辦公室名義就市政府所屬各單位及下級政府向市政府的請示事項予以答復的公文。文種用函。
3．內部情況通報
適用于以下公文：
（1）印發(fā)市政府和辦公室領導在重要會議上的講話和調研材料。
（2）印發(fā)市政府部門、直屬機構、各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）重要的典型材料。
（3）對政府系統(tǒng)內部重要工作情況的通報。
三、公文的辦理程序
公文辦理程序分為收文辦理、公文擬制、發(fā)文辦理和整理歸檔。
收文辦理主要包括簽收、登記、初審、分辦、承辦、傳閱、催辦、答復等程序；公文擬制包括公文的起草、審核、會稿、簽發(fā)等程序；發(fā)文辦理主要包括復核、登記、印制、核發(fā)等程序；整理歸檔包括立卷、歸檔、清退、銷毀等程序。
（一）收文辦理程序
1.簽收
（1）收發(fā)室每天要對送達的公文和信件進行清點，辦理收件手續(xù)?？傊蛋嗍以陔p休日、節(jié)假日或者正常工作日非上班時間收到緊急公文（含特快專遞、明傳電報），值班員應認真做好記錄，貼“福鼎市人民政府辦公室文件呈批單”或“內部傳真電報”封面，按辦公室?guī)О囝I導或辦公室主任意見送有關領導或科室處理，至正常工作日上班時間交文電科登記、續(xù)辦、歸檔；收到一般性公文，值班人員做好交接后，于正常工作日上班時間交文電科辦理。密碼電報、機要件及政務網上的緊急公文由文電科按照有關規(guī)定辦理。
（2）收發(fā)室對掛號信件、快遞應逐一登記；有特急件應立即通知辦公室工作人員領取。
（3）收件對象是市政府或辦公室的信件，由文電科處理。
2.登記
文電科在正常工作日上班時間對公文隨到隨拆，拆封后，應分清閱件與辦件。一般性閱件直接分發(fā)相應的領導及科室；重要閱件和辦件應登錄計算機，對公文的主要信息和辦理情況進行記載，并編收文流水號。省政府辦公廳及寧德市政府辦公室普通電子公文傳輸平臺上的電子公文也按上述程序登記、編號。
辦件指省委、省政府、省直機關，寧德市委、市政府及部門等單位主送市人民政府或辦公室需要辦理的公文；市直機關，各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處，龍安管委會，市屬重點企業(yè)和重點項目業(yè)主主送市人民政府的請示件。重要閱件指中共中央、國務院、省委、省政府（含辦公廳）、寧德市委、市政府（含辦公室）等單位發(fā)送的正式公文。
各科室直接收到上述主送市人民政府或辦公室的公文，應及時轉交文電科統(tǒng)一初審、登記編號。
3.初審
文電科對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權范圍內的事項是否已經協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。
（1）除市人民政府領導直接交辦的事項和確需直接報送的敏感涉密事項、重大突發(fā)事件以及部分涉外事項外，市直機關和各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處，龍安管委會不得以機關名義向市人民政府領導個人報送“請示”、“意見”和“報告”，也不得以機關負責人名義向市人民政府報送公文。
（2）凡不符合行文規(guī)則或制作不規(guī)范的公文，經文電科初審后，作錯情登記，并向來文單位說明原因后及時退回來文單位。緊急或重要的須經辦公室分管領導批準方可退文。退文時，要填寫“退文單”并陳述理由。不予受理的公文包括：公文內容與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)及黨和國家的方針政策不符的；多頭主送、越級上報的；屬于市政府部門職權范圍可辦理的；需與相關部門（單位）協(xié)調而未經協(xié)調的；反映問題模糊、請示的內容含混不清、行文不規(guī)范、文面不清、報文程序不符合要求的。
4.承辦、傳閱
（1）中共中央、國務院、省委、省政府（含辦公廳）、寧德市委、市政府（含辦公室）等單位來文，省政府辦公廳及寧德市政府辦公室內部情況通報、紀要按規(guī)定貼“文件呈批單”后由辦公室主任（或受委托的辦公室領導）簽呈市政府主要領導、分管領導閱及辦公室分管領導閱處，呈送順序從上至下。
（2）上級黨委、政府和省直、寧德市直機關等單位來文，包括內部明電、專項性、有明確辦理時限要求的通知、領導批示辦理單等辦件的，貼“內部傳真電報”或“文件閱批單”后由辦公室主任（或受委托的辦公室領導）提出擬辦意見后，呈報市政府分管領導、主要領導審示；涉及特別緊急事項的，可分別呈送市政府主要領導和分管領導，同時復印辦公室分管領導和相關業(yè)務科室（或跟班人員）辦理。
（3）各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處，龍安管委會和市本級有關部門主送市政府的請示、報告、通知等，由文電科收文登記后，貼“文件閱批單”，由辦公室主任（或受委托的辦公室領導）提出擬辦意見，文電科應當及時根據(jù)擬辦意見直接交由跟班人員呈送市政府領導閱批，領導批示由跟班人員及時反饋、落實。緊急公文，應當提出辦理時限。閱件直接分送市政府及辦公室領導、相關業(yè)務科室。本級普發(fā)性文件、鄉(xiāng)鎮(zhèn)及部門一般性抄送件，簡報等，由文電科統(tǒng)一整理后，貼“文件傳閱單”，分送辦公室領導輪閱。
（4）文電科根據(jù)辦公室主任（或受委托的辦公室領導）的擬辦意見，將公文裝入專用文件夾，由跟班人員負責呈送閱批，緊急公文遞交跟班人員送閱。呈送辦公室領導的由文電科直接送到領導辦公室。
密級公文（含密碼電報）呈送市政府領導的，由跟班人員負責簽收、傳遞；呈送辦公室領導的由文電科負責傳遞。密級公文閱后直接退回文電科，由專人專柜保管，跟班人員不得復印、銷毀，防止失泄密；因工作確實需要復印的，應按保密工作管理規(guī)定由辦公室分管領導審批登記后，方可復印，復印件視同原件管理，辦結后應及時退回文電科。
（5）傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序進行。凡屬業(yè)務性或專項性的公文，領導閱后送相關科室（或跟班人員）閱知。需相關科室（或跟班人員）及時反饋情況的急件，應在領導傳閱的同時，復印給相關科室（或跟班人員）辦理。
（6）除分辦人標注“先送”者外，一般應按順序傳遞。如遇領導外出，可超順序傳遞，但應備注原因。
（7）公文閱畢后，閱文人應在“文件呈批單”、“文件閱批單”或“文件傳閱單”上簽署姓名和日期。對呈送的閱批公文，閱文人原則上應當天閱批。市長、副市長閱批后，由跟班人員負責及時退回文電科；辦公室主任閱批后由文電科負責收回；副主任等領導閱批后直接退回文電科。
5.分辦、催辦、答復
需要辦理的公文，文電科根據(jù)領導批示送有關科室（或跟班人員）辦理，緊急公文應隨到隨送。
（1）市政府領導在上級來文上有批示需辦理的，辦公室相關領導應視具體情況提出落實意見，由文電科轉相關科室（或跟班人員）跟蹤承辦落實。如有工作交叉事項，辦公室主辦領導應與協(xié)辦領導協(xié)商辦理。需轉部門（單位）辦理的轉辦件，由相關科室（或跟班人員）將領導批辦意見轉告承辦部門（單位）。
（2）上級黨委、政府和部門的明傳電報，因時效性較強，文電科收文后，應立即送辦公室主任（或受委托的辦公室領導）提出辦理意見，文電科或跟班人員呈送市政府領導閱批后，復印轉送相關領導、部門及相關科室（或跟班人員）。
（3）省政府督查室、寧德市政府督查室，市委督查室的督辦件，人大代表建議、政協(xié)委員提案和市政府主要領導重要批示件送市政府督查室辦理；其他批示件和上級機關有明確反饋時間的督辦件，由相關科室（或跟班人員）負責辦理反饋。需轉入督查渠道跟蹤辦理或通報督辦的，按督查工作有關程序辦理。
（4）市直機關和各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處，龍安管委會、市屬重點企業(yè)和重點項目業(yè)主報送市政府公文，需轉給市直部門提出意見的或者轉給市直部門直接辦理的，由辦公室主任（或受委托的辦公室領導）提出擬辦意見，經副主任等領導閱后，通過相關科室（或跟班人員）轉出。來文辦理過程中，辦文科室（或跟班人員）負有催辦、查辦職責，直至辦結。
（5）有關科室（或跟班人員）應當抓緊辦理公文，不得延誤、推諉。從文電科收到公文之日起計算辦文時間。特急件隨到隨辦，當天辦結；一般性公文在一周內辦結；重要的規(guī)劃性、政策性和法規(guī)性公文視情況適當寬限。
（6）若市政府領導或辦公室領導出差，急件（密級件除外）由相關科室（或跟班人員）負責傳真或電話告知相關領導，并按領導回復意見辦理，原則上公文在辦公室領導層面上不過夜；涉及有時限要求的公文，由相關科室（或跟班人員）負責跟蹤督促，在規(guī)定時間內反饋；涉及領導批示后續(xù)辦理的，由相關科室（或跟班人員）負責跟蹤督促，并抓緊反饋，原則上一周內辦結。
（7）緊急程度為特提的明電，隨到隨辦，不得延誤，特別是在非上班時間由值班人員收到的緊急明電應立即送帶班領導或辦公室主任閱批并辦理；緊急程度為特急的明電，3個工作日內辦結。
公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。
公文辦結后，有關科室（或跟班人員）要及時將完整的來文原件退還文電科歸檔，同時將“文件呈批單”送文電科歸檔。
（二）公文的擬制程序
公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
1.起草
實現(xiàn)計算機起草公文。以市人民政府及辦公室名義制發(fā)的公文，由科室（或跟班人員）負責擬稿。遇有分工交叉的，由主辦科室（或跟班人員）牽頭，會同有關科室共同擬稿；需由有關職能部門代擬稿的，主辦科室（或跟班人員）應進行核稿，主要是核查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；遣詞造句是否符合語法、準確精練、語氣得當；結構層次序數(shù)、標點符號、數(shù)字計量、人名地名、專用術語等是否正確、規(guī)范。
起草公文應當做到：
（1）符合國家法律、法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。
（2）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
（3）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。
（4）文種正確，格式規(guī)范。
（5）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
（6）公文涉及其他部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關部門意見，力求達成一致。
（7）應根據(jù)《中華人民共和國政府信息公開條例》，準確確定公文的公開屬性。屬于不予公開的，應當注明不予公開的依據(jù)。
2.審核
公文送市政府領導審批、簽發(fā)前，都應當經過辦公室主任或分管副主任等領導的嚴格審核。上報上級的公文，市政府的重要公文、常務會議紀要、市長辦公會議紀要等在呈送市長簽發(fā)前，送辦公室主任審核。
審核的重點是：
（1）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。
（2）內容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
（3）涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協(xié)商并達成一致意見。
（4）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
（5）是否按《中華人民共和國政府信息公開條例》準確確定公文的公開屬性。
（6）其他內容是否符合公文起草的有關要求。
審核的程序：
（1）一般公文：科室（或跟班人員）擬稿，由該科室負責人核稿，送分管副主任等領導審核后，呈分管副市長審批。部門代擬的文稿，由擬文單位主要負責人審核，相關科室（或跟班人員）核稿后，送分管副主任等領導審核，再呈分管副市長審批。
（2）重要公文：由科室（或跟班人員）稿或核稿，分管副主任等領導審核，送辦公室主任統(tǒng)籌把關后，呈分管副市長審閱，再呈市長審批。
（3）規(guī)范性文件：以市政府辦名義制定的規(guī)范性文件，由科室（或跟班人員）核稿，科室（或跟班人員）對規(guī)范性文件制定的必要性、文字表述等內容進行審查修改，形成草案，并附起草說明和部門征求意見及相關依據(jù)轉市政府法制辦審查把關，由科室（或跟班人員）送副主任等領導簽批后，呈分管副市長和辦公室主任審定后發(fā)。以市政府名義制定的規(guī)范性文件，由科室、市政府法制辦、辦公室副主任等領導把關后，送分管副市長（或者辦公室主任）審閱，再呈市長審批。重要的規(guī)范性文件要提交市政府常務會議研究決定。
審核文稿的各級負責人應在審核文稿后簽署意見、姓名和審核日期。經審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。
3.簽發(fā)
（1）以市人民政府名義發(fā)文，屬日常工作的或已經市人民政府常務會議研究同意的，由市長或分管副市長簽發(fā)。涉及幾位副市長分管范圍的，經有關副市長會簽后，送市長簽發(fā)；但在時間緊急等特殊情況下，經辦公室主任審核后，可直接送市長簽發(fā)。涉及重大問題，或涉及機構、編制、人事、資金、資產及規(guī)劃、政策和管理權限等調整利益和職權關系的，由有關副市長審核后，送市長簽發(fā)。
市人民政府向市人民代表大會及其常務委員會提出的議案，由市長簽署；市人民政府報送省政府、寧德市政府的公文，由市長簽發(fā)。
市政府常務會議紀要、市長辦公會議紀要由市長簽發(fā)，專題會議紀要由市長或副市長簽發(fā)。
（2）以市政府辦公室名義發(fā)文，一般公文可按工作分工，經有關科室擬稿和核稿后，由分管副主任等領導簽發(fā)；重要公文經分管副主任等領導審核后，由辦公室主任簽發(fā)。
以市委辦、市政府辦名義聯(lián)合發(fā)文的，經分管副主任等領導審核后，由辦公室主任會簽。
文中注明“經市人民政府同意”的，應報市長或副市長審定同意；文中注明“經市人民政府研究”的，審核人在“公文處理單”上要備注“×年×月×日市政府××會議研究”的。
因工作需要寫入市人民政府及辦公室公文的單位和人員，一般應是副科以上的單位和人員。
（3）簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。
（4）擬稿、核稿、會稿、審核、簽發(fā)公文時，用筆用墨必須符合存檔要求，不使用純藍水筆、圓珠筆、鉛筆。
（5）公文底稿如有多處修改的，應當由主辦科室（或跟班人員）清稿后再送審核、簽發(fā)。
（三）發(fā)文辦理程序
1.復核、編號登記
（1）經領導簽發(fā)的文稿由經辦科室（或跟班人員）將文稿送至文電科核稿。
（2）印發(fā)前由文電科復核公文的審批手續(xù)是否完備、發(fā)送單位是否準確，主、附件是否一致等；如有不符合要求的文稿，應退回有關科室（或跟班人員），補辦有關手續(xù)。
（3）文電科應根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》、《福鼎市人民政府公文格式細則》對文稿的格式進行把關，復核擬定的公文文種、標題、主送抄送機關、密級、緊急程度、公開屬性、發(fā)文機關、成文時間等格式是否符合規(guī)定。
（4）需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。
（5）符合要求的文稿由文電科根據(jù)領導簽署的意見或文稿的內容，確定是否編號，并辦理發(fā)文登記、編寫發(fā)文字號、確定份數(shù)。
2.印制、蓋章
（1）文電科負責公文的電子版錄入、印制。一般公文應在2個工作日完成印制；急件按要求的時限完成印制。
（2）市人民政府及辦公室所發(fā)公文的體例格式按《福鼎市人民政府辦公室關于印發(fā)福鼎市人民政府公文格式細則的通知》（鼎政辦〔2012〕121號）辦理。
（3）印制的公文由文電科蓋章。
（4）印制的文稿如確需更改，應當報原簽發(fā)該文件的領導簽署明確意見后交由文電科重新辦理。
3.核發(fā)、分發(fā)
（1）公文核發(fā)實行“第一讀者”辦法，即公文印制完畢，由文電科專人會同經辦科室人員（或跟班人員），分別對印制好的公文再讀一遍，并對公文的文字、格式和印刷質量進行核查，確保無誤后分發(fā)。
（2）分發(fā)
①印成的公文由經辦人員裝訂并送文電科及時分發(fā)。分發(fā)要求：以市人民政府及辦公室名義發(fā)的普發(fā)性公文，呈送市長、副市長、副主任等領導并分發(fā)各科室，以及公文主送、抄送單位；其他公文根據(jù)工作需要，按業(yè)務內容，呈送有關領導并分發(fā)有關科室以及公文主送、抄送單位；規(guī)范性文件送市政府法制辦10份備案。
②文電科負責分發(fā)的公文是經正式編號的發(fā)文代字為“鼎政”、“鼎政地”、“鼎政干”、“鼎政綜”、“鼎政函”、“鼎政辦”、“鼎政辦函”、內部情況通報、會議紀要等文件。未經正式編號的公文，如簡報、便函及特殊格式公文等由各主辦科室（或跟班人員）自行印制分發(fā)。市直部門以辦公室明傳電報形式發(fā)的會議通知、檢查或調研通知，由市直部門負責分發(fā)到位。
③收發(fā)室負責將裝訂好的公文發(fā)往各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和市直有關部門。發(fā)往各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府的公文，通過指定的郵政專遞郵寄。
④公文分發(fā)后，文電科應及時將正式公文連同公文底稿整理歸檔；紀要應同時保存會議簽到表、會議原始記錄。
4.傳遞、公開
（1）發(fā)出的公文由收發(fā)室負責傳遞。
（2）傳遞密級公文，必須采取保密措施，通過機要渠道進行傳遞，或者通過符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸，確保安全。
（3）屬于主動公開的公文由信息公開科通過政府網站等便于公眾知曉的方式公開。
（四）整理歸檔程序
1.立卷、歸檔
（1）公文辦結后，有關科室（或跟班人員）應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和相關要求，及時將有關領導批示，能反映公文辦理全過程的材料包括來文原件、公文底稿、正本、“文件呈批單”和有關材料退還文電科，文電科按要求立卷、歸檔。
（2）公文歸檔，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，以便于保管和利用。
（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位存檔、立卷，其他單位保存復制件。
（4）公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制機關證明章，視同正式文件妥善保管。
（5）案卷應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期移交檔案部門。
2.清退、銷毀
（1）中共中央、國務院、省委、省政府及辦公廳，寧德市委、市政府及辦公室的密級公文，按有關規(guī)定，由文電科辦理清退、銷毀手續(xù)。
（2）沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由2人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。