協(xié)同OA軟件的公文管理應(yīng)用解決方案

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協(xié)同OA軟件的公文管理應(yīng)用解決方案
XX實(shí)業(yè)集團(tuán)關(guān)鍵需求
　　　一個(gè)發(fā)文，發(fā)文單主要由表頭、表單、正文、附件組成。最后形成發(fā)文單要實(shí)現(xiàn)國家規(guī)范的發(fā)文文件，需要把表頭、表單中的內(nèi)容加入正文，最終形成一定格式的發(fā)文文件。所以通過系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)發(fā)文管理的時(shí)候需要可以靈活自定義公文的類型，并需要可以實(shí)現(xiàn)每種類型公文的格式可以對應(yīng)多個(gè)自定義模板，以此達(dá)到“規(guī)范公文形式、減少紙質(zhì)公文、提高公文質(zhì)量”的公文管理要求。
泛普OA軟件需求實(shí)現(xiàn)方案
　　　公文管理，以泛普OA軟件公司應(yīng)用支撐平臺的工作流引擎為核心，以泛普OA軟件協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)建公文管理解決方案。
　　　
　　　公文管理主要實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報(bào)、請示、通知、任免等公文的流轉(zhuǎn)、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡單易用的實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)制，方便單位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握單位工作人員的工作情況。公文信息流轉(zhuǎn)的處理范圍完全涵蓋國家現(xiàn)有13種日常公文類型，包括如命令、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、會議紀(jì)要、議案、請示、報(bào)告、公告、通告、公報(bào)、函等等。公文管理具體工作流程可以由XX實(shí)業(yè)集團(tuán)系統(tǒng)管理員在無須改動程序的情況下進(jìn)行靈活定義，實(shí)現(xiàn)員工收發(fā)文處理工作流自動化，過程計(jì)算機(jī)化，提高辦公效率。
　　　其中通過OA軟件解決方案，日常的發(fā)文文件流轉(zhuǎn)整體過程為：
　　　同時(shí)，日常的收文文件流轉(zhuǎn)整體過程為：
　　　泛普OA軟件公文管理主要功能特點(diǎn)是：
系統(tǒng)提供圖形化的公文流程自定義功能：用戶可以根據(jù)實(shí)際需要制定出所需的公文流程，而且當(dāng)實(shí)際情況發(fā)生變化時(shí)可以由管理員隨時(shí)進(jìn)行更改。
系統(tǒng)提供公文流程的實(shí)時(shí)監(jiān)控及統(tǒng)計(jì)：管理員可以通過管理工具查看公文流轉(zhuǎn)過程中的狀況，還可以統(tǒng)計(jì)出個(gè)人或部門的文件辦案率。
提供公文格式（表頭、正文、附件、表單）的全屏設(shè)計(jì)功能：用戶可以根據(jù)需要設(shè)計(jì)所需的格式，并且可以隨時(shí)根據(jù)變化進(jìn)行更改。
支撐WORD，可保留所有修改痕跡：無論是正文、附件還是公文處理表單，無論是word還是wps文件的修改的痕跡都可以保留，方便查詢，并且表格中的簽名、批示也可以保留批示人的信息。
支持電子簽名、印章、二維條碼：手寫筆簽名批示、多級領(lǐng)導(dǎo)手寫會簽，領(lǐng)導(dǎo)可蓋電子印章簽名，以及支持二維條碼的驗(yàn)證控制。
支持包括手寫簽名在內(nèi)的所有信息原稿打?。和暾仫@示出表格的批示內(nèi)容，符合中國人的辦公習(xí)慣。
協(xié)同辦公軟件提供外出代理的授權(quán)功能：工作人員可以在出差時(shí)委托指定的代理人處理其負(fù)責(zé)的公文。
提供公文回收功能：用戶可對誤操作的公文通過回收進(jìn)行修改，增強(qiáng)系統(tǒng)的容錯(cuò)、排錯(cuò)能力。
提供公文的并發(fā)處理功能：同一公文的不同傳閱人員可同時(shí)辦理公文，進(jìn)一步保證了公文的辦理效率。
提供完善的遠(yuǎn)程辦公功能：不僅可實(shí)現(xiàn)單位總部與各地區(qū)分部之間的公文互流、信息傳遞，還可實(shí)現(xiàn)出差領(lǐng)導(dǎo)、人員的異地辦公功能。
提供常用詞條功能：用戶對一些常用批示意見進(jìn)行設(shè)置后，便可在辦理公文時(shí)自由調(diào)用，提高公文處理效率。
提供實(shí)時(shí)提醒功能：個(gè)人所有待辦事務(wù)、待辦公文的實(shí)時(shí)提醒。
提供強(qiáng)大的在線幫助功能。
文檔一體化功能：公文在流轉(zhuǎn)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后可自動或者手工歸檔到檔案系統(tǒng)內(nèi)，并且保持公文原有的筆跡留痕。
來文批量處理：可以方便地設(shè)計(jì)出符合用戶辦公的批量來文登記和轉(zhuǎn)出，提高辦文工作效率。
辦公OA支持公文格式自動規(guī)范化：按照制定的公文表單樣式，有針對性的約束所需填寫內(nèi)容。
支持公文正文自動套紅：根據(jù)不同類型的公文模板，系統(tǒng)可自動套紅形成正式公文文件。
支持文件自動編號、文件主題詞的自動標(biāo)引和手動標(biāo)引功能。
支持多表單處理模式：在文件審批過程中，支持多表單的處理模式，當(dāng)審批一件超過一頁A4紙時(shí)，在打印過程中，系統(tǒng)能夠根據(jù)審批內(nèi)容的大小分頁打印，并保留表單的基本格式。
領(lǐng)導(dǎo)查詢：領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)可對在辦公文、結(jié)案公文進(jìn)行查詢，快捷實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)閱示、閱辦公文、查詢統(tǒng)計(jì)。
協(xié)同OA軟件支持與不同單位之間的公文交換：通過公文交換接口，可自定義與上下游單位或關(guān)聯(lián)單位的公文交換。
　　　公文處理包括WEB客戶端與管理工具端兩部分，WEB客戶端主要完成日常文件的流轉(zhuǎn)與辦理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理與日常維護(hù)工作。
公文基礎(chǔ)信息
　　　協(xié)同平臺中，對于企業(yè)常用到的收發(fā)文，存在單獨(dú)的管理模塊，其中對收發(fā)文常用的一些基礎(chǔ)信息可進(jìn)行定義，如發(fā)文字號、主題詞、機(jī)構(gòu)代字等，如下圖所示。
　　　
公文流轉(zhuǎn)
　　　協(xié)同平臺通過強(qiáng)大的流程引擎，泛普OA辦公系統(tǒng)可以支撐企業(yè)中各種特殊的流轉(zhuǎn)條件以及人工調(diào)整，尤其對于公文這種特殊的審批流程，經(jīng)常會出現(xiàn)回退修改的情況，可以進(jìn)行完善的控制。
　　　同時(shí)，協(xié)同平臺的流程與文檔的權(quán)限結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)公文擬稿、審稿、校對、套紅、發(fā)布等不同的階段，給與文檔不同的權(quán)限，使公文內(nèi)容只出現(xiàn)在需要查看他的人面前。
公文格式和發(fā)布
　　　 對于公文套紅的特殊格式和要求，協(xié)同平臺也能夠進(jìn)行支持，如下圖所示的發(fā)文處理單和正式紅頭。
公文閱讀日志
　　　對于協(xié)同平臺中出現(xiàn)的任何公文，我們都能夠控制到此公文對應(yīng)的閱讀權(quán)限，不僅僅控制哪些人不該閱讀，更做到了，該閱讀的人員是否閱讀的記錄。
　　　這樣的應(yīng)用能夠幫助企業(yè)有效的監(jiān)控制度的擴(kuò)散程度，并對于規(guī)定時(shí)間內(nèi)未閱讀對應(yīng)制度的關(guān)鍵崗位予以提醒和通知。