湘潭技師學(xué)院公文處理規(guī)定、印章管理規(guī)定

關(guān)于印發(fā)《湘潭技師學(xué)院公文處理規(guī)定》、《湘潭技師學(xué)院印章管理規(guī)定》的通知

潭技院字〔2014〕第 16號                簽發(fā)人：鄧德艾

各處、室、系，院工會，院團(tuán)委：

《湘潭技師學(xué)院公文處理規(guī)定》和《湘潭技師學(xué)院印章管理規(guī)定》已經(jīng)2014年3月26日學(xué)院黨委會議通過?，F(xiàn)予印發(fā)，請認(rèn)真遵照執(zhí)行。

湘潭技師學(xué)院

                              二O一四年三月二十八日

主題詞：學(xué)院  公文　印章　規(guī)定　通知            

主　送：各處 室系 院工會 院團(tuán)委　　            

湘潭技師學(xué)院公文處理規(guī)定

為了及時(shí)貫徹上級有關(guān)指示精神及學(xué)院公文辦理，保證政令暢通，提高公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，特制定本規(guī)定。

一、公文處理包括收文以及學(xué)院發(fā)文兩部分，常用公文的種類有：決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。

二、學(xué)院上級機(jī)關(guān)來文以及署名收件人是學(xué)院或院辦的外來文件（含傳真、電報(bào)、電子郵件等），均由院辦統(tǒng)一簽收、拆封、登記、分類處理。署名院領(lǐng)導(dǎo)親收件，交本人拆封，如收件人認(rèn)為需按程序辦理的，可交院辦登記、辦理。對收件人不詳?shù)膩砦?，由院辦拆封后酌情處理。學(xué)院各職能部門直接收到或參加會議帶回的上級機(jī)關(guān)文件，均應(yīng)先送院辦登記，辦理有關(guān)手續(xù)后再行辦理，不要直接簽批或橫傳。

三、收發(fā)員收到上級有關(guān)文件，應(yīng)當(dāng)即轉(zhuǎn)交檔案保密員，不能和報(bào)刊雜志混在一起傳遞，以免漏傳，誤傳或延傳。檔案保密員簽發(fā)后，應(yīng)及時(shí)根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)和機(jī)密等級，分門別類進(jìn)行登記，交黨政辦主任處理。黨政辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和指示精神，在文件處理單上簽署批辦意見后交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱或傳閱。一般不準(zhǔn)將公文在領(lǐng)導(dǎo)人之間自行傳遞。

四、收文處理的簽收、登記、分類、擬辦、批辦、承辦等各環(huán)節(jié)，都要加快節(jié)奏，提高辦文效率。黨政辦根據(jù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的批示，組織有關(guān)處室和人員，落實(shí)和執(zhí)行上級有關(guān)指示精神，并負(fù)責(zé)催辦和查辦。前4項(xiàng)應(yīng)在當(dāng)日或者1個(gè)工作日以內(nèi)完成；領(lǐng)導(dǎo)批示或圈閱也應(yīng)盡快完成（需要討論研究的重要事項(xiàng)或者特殊情況除外）；經(jīng)辦文秘人員或待批文單位應(yīng)適時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)。

對于院領(lǐng)導(dǎo)批辦的或者院辦交辦的公文，有關(guān)部門和單位必須及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。主辦單位要認(rèn)真負(fù)責(zé)，協(xié)辦單位要積極配合。緊急公文和有辦理期限要求的公文，必須在規(guī)定期限前辦理完畢；無規(guī)定辦理期限的，一般在10個(gè)工作日內(nèi)辦完。在辦文過程中，如確有困難不能按時(shí)完成，應(yīng)及時(shí)向院辦申明理由，并將文件退回院辦送原閱批的院領(lǐng)導(dǎo)再批示。對于一般參閱文件，有關(guān)部門、單位自收到文件之日起，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)閱畢，送還院辦。

承辦單位到院辦簽收經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批辦的或者院辦交辦的公文原件。如公文涉密、承辦時(shí)間較長、有協(xié)辦單位或者承辦單位認(rèn)為有保存價(jià)值的，經(jīng)院辦同意，可以復(fù)制公文原件和辦文單，加蓋院辦公章后視同正式公文辦理。

五、凡以學(xué)院名義發(fā)出的公文，按以下程序辦理：（一）承辦處室擬稿，處室負(fù)責(zé)人審稿；（二）黨政辦核稿；（三）院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；（四）黨政辦復(fù)稿、編號、登記、打?。唬ㄎ澹┏修k處室校對；（六）黨政辦蓋章、存檔；（七）主辦處室裝訂分發(fā)。

六、我院常用發(fā)文字號的含義是：

院黨字——用于學(xué)院黨委綜合性、全局性的重要公文；

院字——用于全院性、綜合性、重要性的公文，向上級機(jī)關(guān)和外單位行文；

院長任字——專門用于院長聘任和解聘學(xué)院工作人員；

院教字——用于學(xué)院關(guān)于教學(xué)、科研、招生、就業(yè)工作方面的行文；

院學(xué)字——用于學(xué)院關(guān)于學(xué)生工作方面的行文；

院人字——用于學(xué)院關(guān)于人事管理方面的行文；

院財(cái)字——用于學(xué)院關(guān)于財(cái)務(wù)管理方面的行文；

院辦字——用于貫徹執(zhí)行院領(lǐng)導(dǎo)的指示，處理院辦職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，按照院領(lǐng)導(dǎo)的指示對學(xué)院外行文。

院行政職能部門可以在其職權(quán)范圍內(nèi)向?qū)W院內(nèi)發(fā)文，發(fā)文字號用：教字、學(xué)字、人字、財(cái)字、宣字、招字等。院行政職能部門內(nèi)部發(fā)文應(yīng)同時(shí)抄報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)和院辦備案。

以學(xué)院和院行政職能部門名義，在學(xué)院內(nèi)印發(fā)的未編字號文號的簡易公文，與有字號文號的正式公文具有同等效力。

各系、成教學(xué)院也可以在職權(quán)范圍內(nèi)行文，字號文號自擬，但不得與學(xué)院相沖突或相混淆。

七、學(xué)院的綜合性公文，由黨政辦公室會同有關(guān)部門共同擬稿。凡屬職能部門業(yè)務(wù)性、專業(yè)性公文，由職能部門擬稿。重要的公文，領(lǐng)導(dǎo)人要親自起草或者主持起草。有關(guān)部門和單位與我院聯(lián)合發(fā)文，文稿必須先送黨政辦審核，必要時(shí)由黨政辦送有關(guān)處室提出意見后，再送院領(lǐng)導(dǎo)審批。向上級的重要請示、報(bào)告；對上級交辦的重大事項(xiàng)的答復(fù)；下發(fā)綜合性、規(guī)范性文件，分管院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簽署明確意見。

八、擬制公文應(yīng)填寫“湘潭技師學(xué)院發(fā)文單”，詳細(xì)記載發(fā)文過程。擬稿人要簽上姓名和日期；主辦部門或單位負(fù)責(zé)人要核稿簽字；涉及其他部門或單位職權(quán)的，要送有關(guān)部門或單位會簽；帶“黨”字、“院”字頭的公文，要送院辦審核簽字，最后送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。院黨字、院字、院長任字公文由院黨委書記、院長分別簽發(fā)；其他“院”字頭公文由院長或委托分管副院長簽發(fā)；院辦字公文也可由院辦主任簽發(fā)。院行政職能部門負(fù)責(zé)人可以簽發(fā)非“院”字頭內(nèi)部發(fā)文。凡在發(fā)文單上簽字的各次修改稿都必須存檔，以便分清責(zé)任。

九、公文正式印制前，主辦部門或單位經(jīng)辦文秘人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，最后的修改稿電子版是否與紙質(zhì)文本相符。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。凡帶“院”字頭的公文，均由院辦編號、登記、組織或指導(dǎo)印制。以院行政職能部門名義發(fā)文的，由有關(guān)部門自行編號、登記、印制。

十、 公文印制后，主辦部門或單位經(jīng)辦文秘人員憑領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的發(fā)文單、公文清樣及各次修改稿，到印章保管單位登記蓋章，然后按公文的目的和要求投送到主送、抄報(bào)、抄送單位和院領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)在發(fā)文簽收單上做好登記。對與公文內(nèi)容無關(guān)的單位和個(gè)人，不應(yīng)濫發(fā)濫送。凡“技師學(xué)院黨字”、“技師學(xué)院院字”文件，均應(yīng)發(fā)送到院領(lǐng)導(dǎo)和各處室，并報(bào)送上級主管機(jī)關(guān)和有關(guān)部門，一般業(yè)務(wù)性文件只發(fā)有關(guān)處室。加蓋印章后的正式公文一式四份和發(fā)文單、公文清樣、各次修改稿及電子文檔一起交院辦留存、歸檔。

十一、草擬的文稿一律使用A4紙打印，要求內(nèi)容明確、行文規(guī)范，書寫工整，加訂填寫“發(fā)文審批單”。重要文件應(yīng)將上級有關(guān)文件規(guī)定附后。

十二、以學(xué)院名義印發(fā)的公文由學(xué)院負(fù)責(zé)人簽發(fā)，以部門名義印發(fā)的公文由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)后的公文即成為定稿，并據(jù)此生效。簽發(fā)人對公文在政治上、內(nèi)容上、文字上的正確性負(fù)責(zé)。凡需要經(jīng)會議通過的，必須按規(guī)定程序提交會議通過后再行簽發(fā)。會議紀(jì)要由會議主持人簽發(fā)。會議討論通過的規(guī)章制度，必須注明會議名稱和會議通過日期。

十三、充分利用學(xué)院電子信息網(wǎng)絡(luò)，加快公文傳輸速度，逐步實(shí)行無紙化公文處理。

（一）不涉密、宜公開、時(shí)效性強(qiáng)尤其是需周知的公文，應(yīng)優(yōu)先選擇在學(xué)校網(wǎng)站上發(fā)布；

（二）須簽收以明確責(zé)任的，除在網(wǎng)上發(fā)布外，可同時(shí)發(fā)到各系秘書和各部門、單位內(nèi)勤特定的電子郵箱內(nèi)，并在公文右下方括號內(nèi)注明不另發(fā)文；

（三）不宜公開發(fā)布的公文，只發(fā)電子郵件，并在公文右下方括號內(nèi)注明不另發(fā)文；

（四）在執(zhí)行時(shí)經(jīng)常需要對照的公文，既發(fā)電子郵件，又發(fā)傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文；

（五）有密級、發(fā)文范圍局限的公文，只發(fā)紙質(zhì)公文。

以上公文發(fā)布的形式，須在發(fā)文單上注明，由主辦部門或單位經(jīng)辦文秘人員負(fù)責(zé)辦理，并跟蹤催辦；各類文檔除按規(guī)定報(bào)院辦存檔、備案外，主辦部門或單位應(yīng)自留底稿與電子文檔。

十四、要精簡文件。凡上級已經(jīng)發(fā)文的不重復(fù)發(fā)文，領(lǐng)導(dǎo)講話不作文件印發(fā)，已經(jīng)會議布置的工作不再發(fā)文。除黨政辦外，各處室不得對外行文。

十五、嚴(yán)格規(guī)范打印、復(fù)印。原則上所有材料均須經(jīng)黨政辦簽字后，在學(xué)院文印室打印、復(fù)印，沒有黨政辦簽字，任何材料不得在院外打印、復(fù)印，否則學(xué)院不予報(bào)帳。

湘潭技師學(xué)院印章管理規(guī)定

第一章   總    則

第一條 為規(guī)范學(xué)院和學(xué)院所屬各單位的印章管理工作，明確管理責(zé)任，防范使用風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團(tuán)體印章管理的規(guī)定》和《國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會監(jiān)管企業(yè)印章制發(fā)管理辦法》，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定本辦法。

第二條  本辦法適用于湘潭技師學(xué)院啟用和湘潭技師學(xué)院批準(zhǔn)啟用的各單位法定名稱章和冠以法定名稱的業(yè)務(wù)專用章（含電子印章）的管理。

第三條  學(xué)院辦公室為學(xué)院印章的歸口管理部門，對下屬各單位印章管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條  學(xué)院公章(含鋼印)、院長個(gè)人印鑒；黨委印章、黨委書記個(gè)人印鑒分別由院辦、黨辦辦公室主任或機(jī)要人員負(fù)責(zé)使用管理。冠以湘潭技師學(xué)院法定名稱的業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)使用管理，其中，財(cái)務(wù)專用章由湘潭技師學(xué)院財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)使用管理。各下屬單位印章由下屬單位負(fù)責(zé)使用管理。

第二章    印章的制發(fā)

第五條 各單位刻制法定名稱章應(yīng)以學(xué)院制發(fā)的編制文件為依據(jù)，所刊名稱應(yīng)與編制文件嚴(yán)格一致。

第六條  印章應(yīng)按照規(guī)定的規(guī)格刻制。

第七條  各類印章均為圓形，中央刊五角星，五角星外刊文字，并應(yīng)當(dāng)符合以下規(guī)定：

（一）法人單位法定名稱文字自左而右環(huán)行排刊。

（二）非法人單位法定名稱文字分段排刊，前段自左而右環(huán)行排列，后段自左而右橫向排列。

（三）專用印章文字分段排刊，前段自左而右環(huán)行刊單位名稱，后段自左而右橫排刊專用印章名稱。同一用途的專用印章如有兩個(gè)以上時(shí)，應(yīng)在橫排文字下方居中括號內(nèi)標(biāo)注阿拉伯?dāng)?shù)字序號。

（四）印章所刊文字為國務(wù)院公布的簡化字，字體為宋體。

第八條  各單位印章刻制后須報(bào)學(xué)院備案，經(jīng)審核無誤后，行文啟用。未經(jīng)學(xué)院行文啟用的印章，不得使用。

印章啟用后，印章使用管理單位應(yīng)派專人憑本單位介紹信領(lǐng)取印章，并辦理交接手續(xù)。

第九條  印章行文啟用前，核對印模、試印等嚴(yán)禁使用紅色印油。

第三章    印章的使用

第十條  用印的審批

(一)使用學(xué)院、黨委印章。使用學(xué)院公章經(jīng)院長、主管院長，使用黨委印章經(jīng)院黨委書記、副書記批準(zhǔn)；院長、黨委書記因事外出，可授權(quán)院辦、黨辦主任批準(zhǔn)。其中：

1.學(xué)院工作計(jì)劃、教學(xué)科研計(jì)劃、工作總結(jié)、教學(xué)科研總結(jié)、年度人事報(bào)表、學(xué)院年度基層統(tǒng)計(jì)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算等重要計(jì)劃、規(guī)劃、報(bào)表須經(jīng)院長審閱簽字后，方可蓋公章。

2.凡以學(xué)院或?qū)W院黨委名義擬寫的請示、報(bào)告、通知、函件等文件材料，須憑院長或黨委書記有效簽發(fā)的公文“發(fā)文稿紙”方可蓋公章（黨委印章），一般性便函可以由主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)蓋公章，蓋章后，應(yīng)留下附“發(fā)文稿紙”的原文稿及正本文件于辦公室存檔。

3. 學(xué)生證、畢業(yè)證、結(jié)業(yè)證必須由主辦部門按規(guī)定列出名單，造冊登記，報(bào)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批后方可蓋公章，蓋章后留名冊一份于辦公室備查。

4. 以學(xué)院名義頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、錦旗、聘書，簽訂的合同、協(xié)議等，須有相關(guān)文件依據(jù)或經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可用印。

5．下列情況下，可由院辦主任批準(zhǔn)加蓋學(xué)院公章：⑴師生領(lǐng)取匯款、包裹單等郵件確需加蓋學(xué)校公章的；⑵師生開具證明自己是本校教工、學(xué)生身份的“證明”的；⑶一般性介紹信。

(二)使用院長、黨委書記個(gè)人印鑒必須經(jīng)院長、黨委書記批準(zhǔn)。

(三)使用院工會、院團(tuán)委印章，分別由院工會主席、院團(tuán)委書記批準(zhǔn)。

(四)使用科室、部門印章，由科室、部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第十一條  印章管理部門應(yīng)對用印請示批件和用印文件資料進(jìn)行核對，核對無誤后方可用印。用印應(yīng)詳細(xì)登記，用印請示批件要妥善保管、按時(shí)歸檔。

第十二條  用印原則上在印章管理部門辦公地點(diǎn)。

各單位因工作特殊需要，需攜帶“湘潭技師學(xué)院”印章外出用印的，應(yīng)至少提前3個(gè)工作日書面報(bào)請學(xué)院批準(zhǔn)后，由學(xué)院印章管理部門派印章管理人員攜帶印章協(xié)同辦理，申請單位應(yīng)派專人陪同。印章使用完畢后應(yīng)及時(shí)帶回辦公室。

第十三條  用印須蓋住文字，用印文件資料注明日期，合同協(xié)議須加蓋騎縫章。復(fù)印件需加蓋印章的，經(jīng)辦人須在復(fù)印件上注明使用范圍和日期。

第十四條  禁止在空白件上用印。

第四章    印章的保管

第十五條  為確保印章安全，印章應(yīng)由專人保管并存放于保險(xiǎn)柜中。除第十二條第二款規(guī)定的情形外，印章及保險(xiǎn)柜鑰匙不得攜帶外出，不得交他人代管。保險(xiǎn)柜密碼不得外泄。

第十六條  印章保管人必須是我院在職在編在崗員工，政治素質(zhì)好、保密觀念強(qiáng)，敢于堅(jiān)持原則，具有高度的事業(yè)心和責(zé)任心，能恪盡職守，照章辦事。

第十七條  印章保管人因出差等原因不能履行職責(zé)的，應(yīng)將印章交直接主管領(lǐng)導(dǎo)或其指定的符合條件的人員管理。

印章保管人工作崗位變動(dòng)的，須將印章移交后方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

第五章    印章的回收

第十八條  因機(jī)構(gòu)撤銷、名稱變更或其他原因印章停用的，印章使用管理單位應(yīng)在導(dǎo)致印章停用的事實(shí)發(fā)生后10個(gè)工作日內(nèi)，將印章上交。印章歸口管理部門應(yīng)及時(shí)核對回收并行文停用。

 印章因磨損等原因需要重新刻制的，印章使用管理單位在領(lǐng)取新印章時(shí)，需將舊印章上交歸口管理部門。印章歸口管理部門應(yīng)在新印章啟用中規(guī)定舊印章同時(shí)作廢。

上述回收的印章應(yīng)與備案的印模一致。

第十九條  回收的印章應(yīng)詳細(xì)登記造冊后封存。印章銷毀應(yīng)報(bào)請學(xué)院批準(zhǔn)，并登記造冊、保存印模、以備查考。

第六章    責(zé)任處罰

第二十條  學(xué)院及各單位負(fù)責(zé)人對本單位的印章管理工作承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，印章管理部門負(fù)責(zé)人為本單位的印章管理工作第一責(zé)任人，印章管理人員為印章管理工作的直接責(zé)任人。

第二十一條  對違反本辦法規(guī)定的，視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人給予處罰。涉嫌犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。