湖北省供銷合作總社公文處理辦法

湖北省供銷合作總社公文處理辦法

第一章 總則

    第一條 為促進(jìn)公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）的規(guī)定和省政府辦公廳有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

    第二條 湖北省供銷合作總社（簡稱省供銷社）公文（包括電報、電子公文，下同），是省供銷社實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范性文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

    第三條 本辦法適用于省供銷社機關(guān)各處室。

    第四條 公文處理是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

    第五條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

    第六條 省供銷社辦公室主管機關(guān)公文處理，指導(dǎo)和督促機關(guān)各處室的公文處理工作。

機關(guān)各處室負(fù)責(zé)人要高度重視公文處理工作，遵守公文處理規(guī)定，嚴(yán)格按照法律法規(guī)、政策對公文進(jìn)行審核，并對本處室起草的公文質(zhì)量負(fù)責(zé)。

第二章 公文種類和形式

    第七條 省供銷社常用公文種類有：

    （一）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎勵有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

    （二）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

    （三）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

    （四）通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

    （五）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

    （六）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

    （七）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

    （八）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

    （九）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

    第八條 省供銷社公文主要形式有：

    （一）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識為“中共湖北省供銷合作總社黨組文件”，發(fā)文代字為“鄂合黨”的公文，主要適用于省社黨組向上級黨組織報告、請示工作和呈報意見，向下級黨組織安排部署工作，發(fā)布重要通知事項等。

    （二）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識為“中共湖北省供銷合作總社直屬機關(guān)委員會文件”，發(fā)文代字為“鄂合直黨”的公文，主要適用于省社機關(guān)黨委向省直機關(guān)工委報告、請示工作，向省社機關(guān)黨總支、省社直屬單位黨組織安排部署工作，通知有關(guān)事項等。

    （三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識為“湖北省供銷合作總社文件”，代字為“鄂合文”的上行文，主要適用于向省委、省政府和全國供銷合作總社報告、請示工作和呈報意見；代字為“鄂合發(fā)”的下行文，主要適用于向下級供銷合作社及直屬單位傳達(dá)中央和省委、省政府及全國供銷合作總社的方針、政策、指示，部署全局性和重要工作，發(fā)布重要規(guī)范性文件等；代字為“鄂合xx”的下行文，主要適用于向下級供銷合作社及直屬單位安排部署各項業(yè)務(wù)工作和需要辦理的重要事項等。

    （四）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識為“湖北省供銷合作總社”，發(fā)文代字為“鄂合函”的平行文，主要適用于與省供銷社沒有隸屬關(guān)系的單位之間知照和商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等。

    （五）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識為“湖北省供銷合作總社辦公室文件”，發(fā)文代字為“鄂合辦xx”的公文，主要適用于與有關(guān)部門、單位辦公室和下級供銷合作社、直屬單位聯(lián)系工作，印發(fā)工作計劃、工作安排、工作總結(jié)，組織檢查、評審、調(diào)研，安排辦理系統(tǒng)內(nèi)及機關(guān)有關(guān)事務(wù)性事項等。

    （六）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識為“湖北省供銷合作總社會議紀(jì)要”的公文，主要適用于記載省供銷社黨組會、主任辦公會、及其他專題辦公會的主要情況和議定事項。

    （九）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識為“湖北省供銷合作總社內(nèi)部傳真電報”，發(fā)文代字為“鄂合電”的公文，主要適用于向下級供銷合作社、直屬單位通知重要事項。

第三章 公文格式

    第九條 公文一般包括版頭、主體、版記三個部分，由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

    （一）版頭

    1.份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。

    2.密級和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密事項30年，機密事項20年，秘密事項10年認(rèn)定。

    3.緊急程度。根據(jù)公文送達(dá)和辦理時限要求的緊急程度，應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”、“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

    如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

    4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，一般將主辦機關(guān)名稱排列在前，也可以單獨使用主辦機關(guān)名稱。

    5.發(fā)文字號。由機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

    6.簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名應(yīng)當(dāng)按發(fā)文機關(guān)順序自左到右、自上而下均勻排列。

    （二）主體

    7.標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文主要內(nèi)容。

    8.主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用受理機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱置于版記中抄送機關(guān)之上一行。

    9.正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)符合國家法律、法規(guī)和方針、政策，力求簡明扼要，觀點鮮明，用語準(zhǔn)確，層次清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。公文首頁必須顯示正文。

    10.附件說明。公文附件的順序號和名稱。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的對象不能作為附件。

    11.發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

    12.成文日期。署會議通過或者省供銷社負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

    13.印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

    14.附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍、請示件中的聯(lián)系人及聯(lián)系方式等需要說明的事項。

    15.附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)放在版記之前，格式同正文。

    （三）版記

    16.抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

    17.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。

    18.頁碼。公文頁數(shù)順序號。

    第十條 公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）。

    第十一條 公文應(yīng)當(dāng)雙面印刷，頁碼套正，左側(cè)裝訂。

    第十二條 公文處理格式參照《黨政機關(guān)公文處理格式》（GB/T9704-2012）執(zhí)行。

第四章 行文規(guī)則

    第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

    第十四條 行文關(guān)系應(yīng)當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況下需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。不得越權(quán)行文。

    第十五條 向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

    （一）原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要可以同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不得抄送下級機關(guān)。

    （二）下級單位報送的請示事項，如需以省供銷社名義向省政府或全國供銷合作總社請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報。

    （三）請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

    （四）除省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)或全國供銷合作總社領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，不得以省供銷社名義向省委、政省府領(lǐng)導(dǎo)或全國供銷合作總社領(lǐng)導(dǎo)報送公文，也不得以個人名義向省委、省政府或全國供銷合作總社報送公文。

    第十六條 向下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

    （一）主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。

    （二）除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，不得向地方人民政府正式行文或提出指令性要求。

    （三）省供銷社可以在職權(quán)范圍內(nèi)向下級供銷合作社行文。需要商請同級其他部門解決的問題，應(yīng)當(dāng)用函的形式直接行文。

    （四）涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)與相關(guān)部門協(xié)商一致后行文，不得擅自行文。

    第十七條 根據(jù)職權(quán)范圍，省供銷社可以與省委、省政府各部門及直屬機構(gòu)、人民團體，各省、自治區(qū)、直轄市省供銷社等相互行文或聯(lián)合行文。

    第十八條 除省供銷社辦公室外，機關(guān)各處室不得對外正式行文，確因工作需要，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，只能以函的形式與相關(guān)單位進(jìn)行工作商洽。

第五章 公文擬制

    第十九條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

    第二十條 公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

    （一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

    （二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

    （三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。報送省委、省政府和全國供銷合作總社的請示、報告，一般控制在1000字以內(nèi)，特殊情況下不超過2000字。

    （四）文種正確，格式規(guī)范。

    （五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。

    （六）公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，必須征求相關(guān)部門意見，力求達(dá)成一致。

    第二十一條 公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由省供銷社辦公室進(jìn)行審核。審核的重點是：

    （一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

    （二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

    （三）涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

    （四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。

    （五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

    第二十二條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

    第二十三條 省供銷社公文必須經(jīng)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由省供銷社主要負(fù)責(zé)人或委托其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)當(dāng)由所有聯(lián)署機關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。

第六章 公文辦理

    第二十四條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

    第二十五條 收文辦理主要程序是：

    （一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

    （二）登記。對公文的標(biāo)題、來文單位、辦理時限等信息應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

    （三）初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由省供銷社辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。

    （四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報省供銷社負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)急事急辦。承辦處室對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

    （五）傳閱。根據(jù)省供銷社負(fù)責(zé)人批示或工作需要，將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

    （六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

    （七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時回復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

    第二十六條 發(fā)文辦理主要程序是：

    （一）復(fù)核。已經(jīng)省供銷社負(fù)責(zé)人簽批的公文，擬稿人在印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需對內(nèi)容作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批負(fù)責(zé)人復(fù)審。

    （二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)由機要室確定發(fā)文字號，并做詳細(xì)記載，由擬稿人確定分送范圍和印制份數(shù)。

    （三）印制。能實現(xiàn)電子文檔傳輸?shù)墓某鏅n件外不再印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在機要室內(nèi)專用保密機器上印制。

    （四）核發(fā)。公文印制完畢，擬稿人應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

    第二十七條 涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件單位機要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

    第二十八條 需要歸檔的公文（含電子公文）及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及省供銷社檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。

第七章 公文管理

    第二十九條 省供銷社公文由辦公室統(tǒng)一管理。

    第三十條 涉密公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。

    公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。

    第三十一條 公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

    第三十二條 涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

    第三十三條 不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。

    第三十四條 工作人員離崗離職時，其所在處室、單位應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第八章 附則

    第三十五條 本辦法由省供銷社辦公室負(fù)責(zé)解釋。

    第三十六條 本辦法自印發(fā)之日起施行，原《湖北省供銷社公文處理辦法》廢止。

2013年2月1日